Textos Oficiais de Comunicação
 
Textos Oficiais de Comunicação
 


INTRODUÇÃO

Com vista a comunicação dentro, fora ou mesmo entre instituições, é inspensável o uso de aviso, circular, convocatória, entre outros. Estes são texto oficiais feitas por instituçoes ou pessoas com vista a dar de conhecer actos, reuniões, mudanças, etc.

O aviso e a circular são textos que visam dar a conhecer a instituições ou entidades ou particulares em determinadas circunstãncias sobre os vários temas em questão.

A convocatoria sendo um meio de comunicação que sobretudo visa informar ao destinatário que esta sendo convidado a uma determinada reunião, sendo assim é um texto breve, em que se apresenta o tema da reunião ou actividades inerentes a esta convocação.

O aviso, a circular e a convocatória, são semelhantes pelo facto de, terem como objectivo transmitir informações, são textos curtos e usa uma linguagem clara e coerente, diferindo apenas, nas circunstâncias em que são usadas.

AVISO

Definição:

É um documento escrito por meio do qual as empresas e instituições transmitem informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com quem elas tenham interesse em comum.

Técnicas de elaboração de um aviso:

Deve ser escrito em papel timbrado (com a marca da instituição);

Deve conter apenas o teor da comunicação. O conteúdo deve ser escrito em linguagem e objetiva, para que não haja dúvidas quanto à interpretação;

Sua estrutura é bem simples:

Título, que é a palavra AVISO (em letras maiúsculas);

Indicação da pessoa a quem se destina o aviso;

Texto contendo a mensagem;

Fecho simples (dispensável conforme o caso);

Local e data;

Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do responsável.

ORGANIZAÇÃO DO TEXTO

O aviso é constituido pelo:

Cabeçalho

(local e nome da instituição que emite o aviso).

Corpo de texto

(a mensagem a transmitir).

Encerramento

(data e a assinatura da entidade que emite o aviso).

TIPO DE LINGUAGEM

O aviso deve procurar ser o mais objectivo e o mais claro possivel, pois visa conseguir a comunicação. O aviso enfatiza determinada palavra ou frase que se quer que seja mais rápida e claramente compreendida, apresentando-a separadfa do resto do texto ou em caracteres diferenciados.

Modelo de aviso

AVISO

AOS ....................................................................................................

.......................................................................... levam ao conhecimento de todos que, a partir de ...................................., darão inicio a ................................................, e desejam informar àqueles .................................................................................................................

............................................................................................................................................, devem comparecer à ............................................ para ...................................................... .

Atenciosamente,

Maputo, aos ........ de ................... de 200......

(Assinatura)

...............................................................

(O responsável)

OBS: este tipo de aviso acima pode ser distribuído individualmente ou afixado em local considerado visível pelos interessados, como os quadros de aviso.

CIRCULAR

A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem como objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas.

A circular tem a particularidadce de usar apenas um nunico original no qual se tiram tantas copias quantos os envios que se queiram efectuar. O conteúdo deste documento é o mesmo, apenas variam os destinatários, que se incluem posteriormente em cada uma das copias.Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários.

Este documento oficial deve ter:

1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);2. Título e número (circular nº 02/2009);3. Data (sem a localidade, nome da cidade);4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;6. Texto (bem explicado e claro);7. Despedida breve8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina).

Tipos de circulares

Distinguem-se dois tipos de circulares:

Circulares externas:

São as que se fundem fora do ambito da empresa. Atrves destas cartas

empress imformam a outras empresas ou particulares de algum facto que deve ser conhecido por todos aqueles que mantem relações comerciais co a empresa remetente.

Na circular é conveniente que contenha não só a comunicação, mas também as suas causas, sempre que seja possivel, e as vantagens ou inconvenientes que esse facto terá para o destinatário.

Circulares internas:

São as que se fundem dentro de uma mesma empresa, atraves desta, comunicam-se assuntos que são de interesse para todas as pessoas que trabalham na empresa ou para um grupo delas.

As circulares internas são usadas por empresas com elevado numero de trabalhadores, ou que tem uma grande extensão territorial, ja que permite defundir a informação de forma rapida.

O conteúdo de uma circular interna pode variar desde reuniões, alterações de horarios, normas da empresa, elaboração de projectos, etc.

Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da administração, pode-se colocar (em letras menores) as iniciais de quem redigiu e de quem digitou a circular.

ORGANIZAÇÃO DO TEXTO

A circular é constituido pelo:

Cabeçalho

(local, número da circular, assunto, nome da instituição que a emite, etc.).

Corpo de texto

(a mensagem a transmitir).

Encerramento

(data e a assinatura da entidade que emite a circular).

TIPO DE LINGUAGEM

A circular usa uma lingagem:

Clara

Objectiva

Vocabulário técnico especializado.

Há um predominio de uso do futuro.

Modelo de Circular

Fundação Terceiridade CNPJ: 32.003.003/0001-01Rua do João, 600640030-300  Porto Alegre  RSCIRCULAR Nº 02/09. Em 16 de fevereiro de 2009.Ementa: ...........................Exmo Senhores ...............................:

Comunicamos que no dia .......... de ........... teremos expediente normal. Porém, nos dias ............ e .......... que, respectivamente, antecede e precede a data ...................., não haverá expediente. Em relação a este fato, estimo bom descanso a todos.

Atenciosamente,

..........................................................(O responsável)

CONVOCATÓRIA

É um texto normativo utilizado por instituições com objectivo de oficializar a marcação de reuniões para a discussão de assuntos de interesse das mesmas.

O prazo de publicação de uma convocatória obedece a normas aprovadas pelos orgãos competentes das respectivas instituições. A definição deste prazo tem como objectivo o conhecimento atempado da realização da reunião por todos os interessados.

Numa convocatória deve conter as seguintes informações:

Nome da instituição que convoca a reunião.

Indicação da pessoa ou grupo de pessoas que deverão participar na reunião.

Data, hora e local da reunião.

Motivo da renião (ordem de trabalhos).

Tipos de convocatória

Convocatória Automática

 
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Revisado por Editor do Webartigos.com


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