O NOVO PERFIL DO SETOR DE COMPRAS HOTELEIRO
 
O NOVO PERFIL DO SETOR DE COMPRAS HOTELEIRO
 



O NOVO PERFIL DO SETOR DE COMPRAS NA HOTELARIA



Resumo: O setor de compras da hotelaria é muito abrangente ,sendo indispensável , a seleção de fornecedores de forma que facilite o ato da compra, deve-se ter um cuidado com o custo e a qualidade do produto adquirido sendo que este vai determinar o valor e o tipo de serviço prestado aos hospedes.

Palavras Chave: Compras, Logística, Fornecedores, Custo, Qualidade.


Abstract: The hospitality industry's procurement is very comprehensive, and indispensable, the selection of suppliers in order to facilitate the act of purchase, you should take extra care with the cost and quality of product purchased and this will determine the amount and type of service to guests.

Keywords: Purchasing, Logistics, Supplier, Cost, Quality.


Introdução
O processo de compras envolve todo o processo de localização de fornecedores e fontes de suprimentos, aquisição de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento, bem como o acompanhamento do processo junto aos fornecedores escolhidos e o recebimento do material comprado e garantir o fornecimento dentro das especificações solicitadas.
Alguns aspectos como diversificação dos produtos, uso intensivo da informática aliados a uma maior preocupação com os custos na empresa, decorrente do desenvolvimento das modernas técnicas de logística no mundo dos negócios buscando oferecer assim um melhor nível de serviço. O setor Hoteleiro não está fora deste contexto, com a adaptação às normas legais, além da cobrança da sociedade, cada vez mais consciente da sua cidadania, obriga os hotéis a trabalharem dentro de padrões éticos com enfoque na qualidade profissional e competitividade.
Na nossa economia atual, as expectativas quanto à lucratividade nos hotéis mudou. A lucratividade é agora necessária, juntamente com a manutenção do nível estabelecido de qualidade. Isto causou um novo interesse na função de compras e uma maior importância foi dada à redução de custos. (RUTHERFORD, 2004).
Desta forma é necessário que o setor de compras do hotel deva selecionar seus fornecedores pelos padrões internacionais de qualidade, como fator primordial para a obtenção de produtos de qualidade. Visto que é necessário que tal produto esteja disponível para os hospedes em tempo abio. Essa exigência competitiva está ligada ao nível de serviço, ou seja, ao modo como o hotel disponibiliza os serviços para seus clientes.
É possível afirmar que um adequado gerenciamento logístico dentro do setor de compras de um hotel tem potencial para auxiliar a organização a alcançar tanto a vantagem em custo/produtividade como a vantagem em valor. (CHRISTOPHER, 1999)
Somente hotéis detentores de processos logísticos bem estruturados é que serão capazes de vencer o desafio de sobrevivência e de superação de dificuldades, colocando-se à frente de seus competidores.

Logística como Garantia de Vantagem Competitiva
A evolução dos métodos de logística permitiu ao setor hoteleiro um nítido destaque, pois através destes métodos é possível se obter dois instrumentos eficazes na busca de vantagens competitivas: custo e valor. A importância do custo está na necessidade da redução dos mesmos para oferecer preços competitivos no mercado, garantindo a perpetuação do hotel. A segunda, por sua vez, deve ser considerada tendo em vista que o cliente se orienta pelo valor com tudo que isso implica. Pode-se afirmar, portanto, que grande parte do sucesso dos serviços hoteleiros está em se ter vantagem de custo e/ou de valor, isto é, obter maior lucro, com menor custo e melhor produtividade dos serviços. Como disse MONTGOMERY (1998) "a logística surge como ferramenta fundamental a ser utilizada para produzir vantagens competitivas".

OBJETIVO DO SETOR DE COMPRAS
De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a função compras não existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações que antecedem ao ato final.
O setor de compras tem como objetivo comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa. (CHIAVENATO, 2005)
Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas fundamentais:
1 - Atender o cronograma de serviços, através do fornecimento contínuo de materiais;
2 - Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança dos serviços desde que represente uma economia para a organização;
3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência;
4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificações;
5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito a qualidade;
6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores.

Organização do setor de compras
O Setor de Compras pode ser organizado em três áreas básicas, sendo elas representadas da seguinte forma:
* Administrativa: Esta área consiste na conferencia de preços, seleção de fornecedores e a compra de produtos não estocáveis. Sendo os últimos itens que são comprados para uso imediato ou colocados em estoques de outros setores do Hotel.
* Recebimento: Há duas categorias de recebimento a 1ª é mercadorias do Hotel, que são colocadas em estoques na área de compras, ou outros item que são levados aos respectivos departamentos, hospedes ou grupos em caso de solicitação. A 2ª são itens encaminhados para um hospede ou um grupo.
* Circulação: Ela se dá em duas categorias 1º suprimento de alimentos e bebidas, consistindo de todos os itens destes para seus respectivos setores estoques. 2º itens como suprimentos de escritórios, formulários e roupas de camas.

Função do Setor de Compras
A área de compras tem por finalidade a aquisição de materiais, componentes e serviços para suprir ás necessidades certos, nas especificações exatas e nas datas acordadas.
Para atingir tal finalidade, o setor de compras precisa desenvolver e manter fontes de suprimentos adequadas, a qual chama-se de cadeia de suprimentos. Se a empresa pode ser visualizada como um sistema aberto, o subsistema de compras é que garante os seus insumos e entradas, atuando como interface em relação ao ambiente externo.
Apesar de ser um subsistema orientado para fora da empresa, isto é, voltado para os fornecedores externos, é o Setor de Compras que tem a função de interagir internamente com vários os demais setores; enfim a função do Setor de Compras é de conceder apoio e suporte ao para a manutenção dos serviços a serem prestados pelo Hotel.
Sendo assim responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima para a realização dos diversos serviços oferecidos pelo Hotel principalmente na área de tange alimentos e bebidas. É da responsabilidade de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela gerencia estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados garantindo a alta qualidade dos serviços prestados aos hospedes. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do serviço.

Importância do Setor de Compras
O Setor de Compras hoje pode ser considerado um centro de lucro e não simplesmente um centro de custos, uma vez que, quando bem administrado, pode trazer consideráveis economias, vantagens e lucros para o Hotel. Um Hotel bem gerenciado deve saber produzir e vender seus serviços e para isso necessita comprar bem. O setor de Comprar é importante, não apenas porque assegura o abastecimento normal das necessidades de insumos e materiais para o Hotel; garantindo o seu funcionamento regular, além de trazer benefícios adicionais como qualidade assegurada, prazos, economia e lucratividade.
O Setor de Compras moderno é conceituado como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização.
Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta a insatisfação dos clientes do hotel.

Centro de Compras
Cada empresa organiza o seu setor de compras de acordo com suas necessidades de materiais a serem comprados, as exigências dos processos e as características de seus fornecedores.
Visando uma melhor qualidade de seus serviços, levando-se em consideração a redução dos custos nos Hotéis se faz necessário que o setor de compras se apresente de forma centralizada. Este tipo de organização se caracteriza desta forma, pois as compras do hotel se encontram concentradas num único órgão de compras; tendo como vantagens:
a) visão do todo quanto à organização do serviço;
b) poder de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos fornecedores;
c) influência no mercado devido ao nível de relacionamento com os fornecedores;
d) análise do mercado, com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no serviço de compras;
e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controle de estoques;
f) economia de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais baixos;
g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantação do sistema de qualidade;
h) sortimento de produtos com mais consistência, para suportar as promoções nacionais;
i) especialização das atividades para o pessoal da produção não perder muito tempo com contatos com os vendedores.
A preocupação com melhor desempenho no setor busca estratégias voltadas a ganhos mais significativos, tanto financeiros quanto conquista e manutenção dos clientes, o que se traduz em um atendimento feito de forma personalizada, proporcionando melhores chances no mercado. Para tanto, é fundamental um trabalho mais coeso e unido dentro do setor de compra no que se refere à obtenção e compra centralizada de matérias-primas, que norteia toda a proposta apresentada neste artigo. Através da criação de um Centro de Compras.
Desta forma o Centro de Compras pode criar possibilidades de melhoria nas compras e armazenamento, alcançando resultados mais satisfatórios, pois além dos ganhos obtidos nas compras em volumes maiores, poderão comprar volumes individuais menores, sem perdas nos estoques de matérias-primas adquiridas em volumes mínimos.

Seleção de Fornecedores
A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício do Hotel. O número limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitação das atividades de compras.
O processo de seleção das fontes de fornecimento não se restringe a uma única ocasião, ou seja, quando e necessária a aquisição de determinado material.
A atividade deve ser exercida de forma permanente e contínua, através de várias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:

ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado
Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, e necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através dos seguintes instrumentos:
- Cadastro de Fornecedores do órgão de Compras;
- Edital de Convocação;
- Guias Comerciais e Industriais;
- Catálogos de Fornecedores;
- Revistas especializadas;
- Catálogos Telefônicos;
- Associações Profissionais e Sindicatos Industriais.

ETAPA 2 - Análise e Classificação
Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificação quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminação daqueles fornecedores que não satisfizerem as exigências da empresa.

ETAPA 3 - Avaliação de Desempenho
Esta etapa é efetuada pós - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo não raras vezes como elemento de eliminação das empresas fornecedoras.
Pode-se levar em consideração que em determinadas ocasiões visando à fidelização das compras entre o hotel e os fornecedores se faz necessário a constituição de parcerias, as quais garantiram a manutenção da qualidade, redução dos custos, padronização dos produtos e pontualidade nos serviços o que se caracteriza vital para a realização dos serviço oferecidos aos hospedes.

Gestão de Estoques
A gestão de estoques determinará em grande parte o sucesso do hotel. Com base na previsão de vendas, o Hotel deve efetuar em tempo hábil, a compra do volume de produtos necessários para o perfeito funcionamento de todos os setores.
Os programa de compras deve ser concedido de maneira que, a qualquer tempo se possa oferecer as seções consumidoras os artigos que necessitam em quantidade suficiente, com a qualidade exigida. (MARIN, 1974).
"A fixação do estoque mínimo é imprescindível para garantir o bom funcionamento do hotel. Caso contrario, haverá correrias e mau atendimento", (Castelli, 2003).
Para gerir os estoques são estabelecidos os seguintes itens;.
*a rotatividade dos produtos que, por sua vez, está condicionado à taxa de ocupação do hotel;
* a localização do hotel;
*o tempo necessário para a entrega do produto por parte do fornecedor;
*os estudos de rentabilidade feitos para cada produto;
*os espaços físicos adequado e necessário para estocagem.
Não adianta comprar bem se as compras não forem estocadas de acordo com suas especificações, correndo assim, o risco de ter prejuízos para o hotel.


REFERÊNCIAS


CASTELLI, Geraldo. Administração Hoteleira. 9 edição. Caxias do Sul. Educs. 2003
CHIAVENATO, Idalberto. Administração de Materiais. Uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro. Elisevier. 2005.
CHRISTOPHER, M. Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos: estratégias para a redução de custos e melhoria dos serviços. São Paulo: Pioneira, 1999.
MARIN, Carmelo. Gestão de Hotel. Barcelona. Editur. 1974.
MONTGOMERY, C. A., PORTER, M. Estratégia: a busca da vantagem competitiva. Rio de Janeiro: Campus, 1998.
RUTHERFORD, Denney. Hotel Gerenciamento e Operações. Tradução: Rosemary Neves de Sales Dias. Sã
 
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