Processos de Inovação nos Sistemas Internos de Controle das Organizações

FACULDADE NOSSA CIDADE-FNC

Administração de  Empresas

Lara Hingrity Cavequi

Orientador: Lawton Benatti

Sistemas internos de controle

 O controle interno é um conjunto de políticas e procedimentos que são elaborados em uma empresa para garantir a concretização dos resultados, uma maior autonomia de controle operacional e estratégico dos processos internos, de acordo com os planejamentos da administração.

Esses sistemas podem evidenciar um conjunto de atividades que envolvam recursos da organização, visando o equilíbrio entre os setores, alertando o surgimento de irregularidades para a correção possíveis de erros em tempo hábil de forma a permitir uma competente gestão.

Entende-se como sistema interno o alicerce de todo e qualquer tarefa realizada em setores de uma empresa, de maneira que estes setores se comuniquem, e compartilhem informações entre si, com o propósito em comum e geral da empresa.

A competitividade dos negócios e as constantes mudanças nos ambientes empresariais exigem maior controle e planejamento de gestão, com eficiência e qualidade na realização de suas atividades. Para essa condição, é favorável dimensionar todas as áreas da empresa e é necessário também adotar ferramentas, que possibilitam uma visão ampla e concreta de toda situação real da empresa.

Tendo em vista que a falta de organização pode causar impactos negativos na empresa e transtornos para os funcionários e clientes no que diz respeito à imagem, ao desempenho, à agilidade dos processos de maneira geral, e à lucratividade da empresa a administração ficou encarregada da implantação dos sistemas internos de controle, pois a utilização desses sistemas é um método eficiente para garantir que com essa implantação a empresa possa ter um desempenho satisfatório, já que esses sistemas permitem controlar as atividades desenvolvidas, evidencia-las, e também proteger seu patrimônio. Estes sistemas proporcionam segurança para a administração, no intuito que os objetivos e metas sejam atingidos. Eles são formados por normas, procedimentos, métodos, rotinas, manuais, e mecanismos, que são implantados para que os funcionários da organização possam segui-los, e aprimorá-los.

Estes sistemas proporcionam segurança para a administração na busca de seus objetivos e metas no que diz respeito a normas, procedimentos, métodos, rotinas, manuais, planejamentos, enfim, uma série de mecanismos, que juntos são implantados para que os membros da organização possam acompanha-los, e aprimorá-los em seus processos de trabalho. A administração visa a diminuição de erros, tanto propositais, ou não, de fraudes, falhas, e cabe ao administrador ser o responsável de prevenir e identificar qualquer ameaça. Ressalta-se que mesmo tendo a empresa um magnifico sistema de controle interno, ainda assim está exposto a erros, tendo em vista que o ser humano é falho, e principalmente por ele ser o executor de tarefas, é capaz de minimiza-lo. E por mais que se verifique a confiabilidade desses controles, sempre haverá uma brecha onde o ser humano será capaz de descobrir, e não seguir o que foi determinado talvez pelo sua má intenção, resistência ou comodismo.

Os controles internos funcionam como uma importante ferramenta no processo de gestão, estes bem elaborados e executados facilitam o progresso da organização, e as pessoas têm que ter consciência da sua importância à continuidade das atividades da empresa, pois procuram prevenir, corrigir falhas, e evitar informações distorcidas. Afirma-se que não existe controle perfeito, sempre que se cria um mecanismo de controle ele deve ser acompanhado verificando a sua exatidão: se é o mais recomendável; se merece aprimoramento; se está adequado à realidade da empresa.

Sendo a empresa um conjunto de atividades interligadas, Schimidt, Santos e Arima (2006) cita:

“O controle interno é um conjunto de controles interligados de maneira lógica, abrangendo todas as funções administrativas, ou seja, o planejamento, a execução e o controle”.

SAP

 O SAP (Sistema de Administração da Produção) é um software que proporciona inovação e crescimento, as aplicações e serviços permitem que as empresas em todo o mundo operem com rentabilidade, adaptando-se às constantes mudanças do mercado e crescendo de forma sustentável, vai da retaguarda à diretoria, do depósito à vitrine, do desktop ao dispositivo móvel.

O SAP capacita as pessoas e as organizações para um trabalho conjunto com uma utilização mais eficiente do programa de negócios para estar sempre à frente da concorrência. Os módulos são interligados e contém a maior parte dos processos necessários às grandes empresas, como manufatura, distribuição, vendas, finanças e recursos humanos. Por este sistema é possível tornar as empresas de todos os portes e setores, bem mais administradas.

Os principais mecanismos de controle deste sistema consistem em: criptografia, biometria, senhas individuais, limitação de acesso dos usuários e geração de histórico de uso, o que possibilita identificar e controlar os responsáveis por má utilização do sistema, no que o torna um software rígido no quesito de controle interno.

No processo de manufatura objetiva planejar e controlar processos como matérias, equipamentos, pessoas, fornecedores, e distribuidores, é por meio deste, que as empresas conseguem ter autonomia e noção em o que, como, quando, quanto produzir e comprar de acordo com suas necessidades operacionais e estratégicas de cada empresa.

Este sistema, que através de informação suporta o gerenciamento de qualidade do fluxo de materiais, da utilização da mão de obra e dos equipamentos, o monitoramento de atividades internas intermediando fornecedor e distribuidor através de comunicação com clientes em relação as suas necessidades operacionais. Um fator a chamar a atenção, é que o SAP necessita de conhecimento para ser manuseado, para saber utilizar informações para a tomada de decisões coerentes e inteligentes, pois este sistema não toma decisões ou gerencia sistemas por si só, é o administrador quem deve executar as atividades.

O SAP contribui para empresas que pretendem preparar-se para a competitividade, auxilia na quebra de barreiras organizacionais e na gestão de redes de suprimentos, esta simultaneidade faz dele, ser bem ministrado, um mecanismo importante para uma rede de suprimentos universal controlada e sem barreiras entre setores, que atinja grandeza nos critérios que o cliente final valoriza, sem perca de tempo nos esforços.

O SAP tem a função de suportar estes administradores para que possam executar sua função de forma adequada. (VOLLMAN, citado por CORREA e GIANESI, 1993).

Segundo Corrêa e Gianesi (1993, pg. 43), algumas atividades gerenciais típicas que devem ser suportadas pelos SAP são:

• Planejar as necessidades futuras de capacidade (qualitativa e quantitativamente) do processo produtivo, de forma que haja disponibilidade para atender ao mercado com os níveis de serviço compatíveis com as necessidades competitivas da organização;
• Planejar os materiais comprados, de modo que eles cheguem ao momento e nas quantidades certas, necessárias a manter o processo produtivo funcionando sem rupturas prejudiciais aos níveis pretendidos de utilização de seus recursos;
• Planejar níveis apropriados de estoques de matérias-primas, semi-acabados e produtos finais nos pontos corretos, de forma a garantir que as incertezas do processo afetem o menos possível o nível de serviços aos clientes e o funcionamento suave da fábrica;
• Programar atividades de produção, de forma que as pessoas e os equipamentos envolvidos no processo estejam, em cada momento, trabalhando nas coisas certas e prioritárias, evitando, assim, dispersões desnecessárias de esforços;
• Ser capaz de saber da situação corrente das pessoas, dos equipamentos, dos materiais, das ordens e de outros recursos produtivos da fábrica, de modo a poder informar e, de modo geral, comunicar-se de forma adequada com clientes e fornecedores;
• Ser capaz de reagir eficazmente, reprogramando atividades bem e rápido, quando algo correr mal no processo ou quando situações ambientais inesperadas ocorrerem;
• Prover informações a outras funções a respeito das implicações físicas e financeiras das atividades, presentes e prospectivas, da manufatura, contribuindo para que os esforços de todas as funções possam ser integrados e coerentes;
• Ser capaz de prometer prazos com precisão aos clientes e, depois, cumpri-los, mesmo em situações ambientais dinâmicas e, muitas vezes, difíceis de prever.

A maioria das atividades suportadas pelos SAP tem evidentes implicações estratégicas. Elas afetam os níveis de desempenho do sistema de produção, em termos de custo, qualidade, velocidade, confiabilidade e flexibilidade e, consequentemente afetam a forma com que a organização compete no mercado.

Bibliografia

SCHMIDT, Paulo, SANTOS, José Luiz dos, ARIMA, Carlos Hídeo. Fundamentos de auditoria de sistemas, São Paulo, editora Atlas S.A, 2006.

 

CORRÊA, Henrique L., GIANESI, Irineu G.N. Just in time, MRP II e OPT Um Enfoque Estratégico, 2. ed. São Paulo, editora Atlas S.A, 2009.

 

VOLLMANN, T. E., BERRY, W., WHYBARK, D. C. Manufacturing planning and control systems. 3. ed. Illinois: Irwin, 1992.