Planejamento financeiro para eventos

O sucesso de um evento compete a várias ações estratégicas, bem planejadas e muito bem sucedidas durante todo processo de sua realização até sua finalização. Todo organizador experiente tem a ciência de que todas as etapas são imprescindíveis para o resultado satisfatório do projeto. Não vamos nos estender a todas as ações de eventos, até porque, só conseguiríamos citar as básicas, pois há muitas tipologias em eventos e todas são muito diversificadas entre si. Porém, vale mencionar as quatro etapas fundamentais do evento: começo (planejamento), meio (logística), fim (realização) e pós (ações posteriores ao projeto).

Neste artigo, falaremos de uma ação muito importante que está presente em todas as etapas mencionadas acima e que é base essencial para o planejamento do evento, controle, finalização e justificativa do projeto. Daremos uma atenção especial para o planejamento financeiro do evento, que influencia em todas as tomadas de decisões e concretiza o evento.

O planejamento financeiro é um plano personalizado de desenvolvimento e implantação que ajuda a evitar ou resolver problemas de finanças, organiza o andamento do evento e claro, controla o budget disponível para o projeto.

É através do planejamento financeiro e orçamento que se poderá visualizar as medidas que deverão ser executadas, bem como as expectativas a respeito do futuro da empresa. As decisões importantes, quando embasadas no planejamento e no controle financeiros, têm grande possibilidade de serem eficazes e darem certo na empresa (ZDANOWICZ, 1995, p. 16).

 A análise financeira de um evento é fator preponderante para que ele possa ser realizado, pois por meio desta análise é possível conhecer sua situação de liquidez e redirecionar seu planejamento quando se fizer necessário, de forma a sanar as dificuldades e promover a boa realização do evento.

Para que o planejamento financeiro ou orçamentário consiga contribuir para uma ótima avaliação do evento, se faz necessário que seja uma das primeiras ações a ser realizada. “Orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje, introduzindo os dados previstos para o próximo exercício, considerando as alterações já definidas para o próximo período” (PADOVEZE, 2005, p. 31).

O desafio de “personalizar” o budget com as necessidades ou anseios do organizador ou cliente é difícil e extremamente importante para “startar” o planejamento das ações e a organização do evento por ser ele quem vai determinar a quantidade de dinheiro disponível a ser gasto para cada etapa, item ou serviço contratado.

 Analisando os valores de todas as contratações do evento pode-se determinar qual é a real situação econômica e financeira do projeto, claro que os valores devem ser bem acomodados com o total de investimento disponível pelo cliente. Nesta etapa, é muito importante que o relacionamento com o cliente faça parte de todo processo para ciência, acompanhamento do desenvolvimento e para auxiliar na determinação do que é viável e indispensável para o seu projeto.

O planejamento inicial deve ser elaborado com planilhas e justificadas por meio de relatórios. Após o planejamento e durante processo de organização do evento, este recebe o nome de planejamento financeiro de controle financeiro. A planillha deve ser atualizada e seus status precisam ser compartilhados constantemente com cliente.

Para qualquer organizador de eventos, não importando qual é o porte do projeto, o planejamento e controle financeiro são imprescindíveis. O  plano  não só auxilia no acompanhamento dos gastos, mas concretiza o quanto  poderá  ser gasto em uma determinada ação. Quando do final do evento, o controle financeiro é o documento formal de relatório de despesas e será de grande utilidade para a mensuração dos resultados, dos objetivos e até mesmo, para verificar a possibilidade e viabilidade do evento ser realizado novamente em novas datas – dependendo da campanha e estratégias do cliente.

Neste artigo, falaremos de uma ação muito importante que está presente em todas as etapas mencionadas acima e que é base essencial para o planejamento do evento, controle, finalização e justificativa do projeto. Daremos uma atenção especial para o planejamento financeiro do evento, que influencia em todas as tomadas de decisões e concretiza o evento.

O planejamento financeiro é um plano personalizado de desenvolvimento e implantação que ajuda a evitar ou resolver problemas de finanças, organiza o andamento do evento e claro, controla o budget disponível para o projeto.

É através do planejamento financeiro e orçamento que se poderá visualizar as medidas que deverão ser executadas, bem como as expectativas a respeito do futuro da empresa. As decisões importantes, quando embasadas no planejamento e no controle financeiros, têm grande possibilidade de serem eficazes e darem certo na empresa (ZDANOWICZ, 1995, p. 16).

 A análise financeira de um evento é fator preponderante para que ele possa ser realizado, pois por meio desta análise é possível conhecer sua situação de liquidez e redirecionar seu planejamento quando se fizer necessário, de forma a sanar as dificuldades e promover a boa realização do evento.

Para que o planejamento financeiro ou orçamentário consiga contribuir para uma ótima avaliação do evento, se faz necessário que seja uma das primeiras ações a ser realizada. “Orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje, introduzindo os dados previstos para o próximo exercício, considerando as alterações já definidas para o próximo período” (PADOVEZE, 2005, p. 31).

O desafio de “personalizar” o budget com as necessidades ou anseios do organizador ou cliente é difícil e extremamente importante para “startar” o planejamento das ações e a organização do evento por ser ele quem vai determinar a quantidade de dinheiro disponível a ser gasto para cada etapa, item ou serviço contratado.

 Analisando os valores de todas as contratações do evento pode-se determinar qual é a real situação econômica e financeira do projeto, claro que os valores devem ser bem acomodados com o total de investimento disponível pelo cliente. Nesta etapa, é muito importante que o relacionamento com o cliente faça parte de todo processo para ciência, acompanhamento do desenvolvimento e para auxiliar na determinação do que é viável e indispensável para o seu projeto.

O planejamento inicial deve ser elaborado com planilhas e justificadas por meio de relatórios. Após o planejamento e durante processo de organização do evento, este recebe o nome de planejamento financeiro de controle financeiro. A planillha deve ser atualizada e seus status precisam ser compartilhados constantemente com cliente.

Para qualquer organizador de eventos, não importando qual é o porte do projeto, o planejamento e controle financeiro são imprescindíveis. O  plano  não só auxilia no acompanhamento dos gastos, mas concretiza o quanto  poderá  ser gasto em uma determinada ação. Quando do final do evento, o controle financeiro é o documento formal de relatório de despesas e será de grande utilidade para a mensuração dos resultados, dos objetivos e até mesmo, para verificar a possibilidade e viabilidade do evento ser realizado novamente em novas datas – dependendo da campanha e estratégias do cliente.