INOVAÇÃO EM PROCESSO NA EMPRESA VIAÇÃO OSASCO LTDA NO DEPARTAMENTO COM USO DO GED (GERENCIAMENTO ELETRÔNICO)

FACULDADE NOSSA CIDADE Curso: Administração de Empresas Aluna: Joice Cristina dos Santos Professor Orientador: Lawton Benatti INOVAÇÃO EM PROCESSO NA EMPRESA VIAÇÃO OSASCO LTDA NO DEPARTAMENTO COM USO DO GED (GERENCIAMENTO ELETRÔNICO) Há tempos que as empresas buscam inovar os seus processos, visando maior competitividade, organização e obter maiores lucros. A inovação tem de fazer parte da mentalidade dos empregados em todos os níveis, a forma mais eficiente de implantar uma mudança na empresa se dá quando o exemplo vem de cima. De acordo com Zilber et. al (2008, p. 79), “A inovação é um método criativo de obter novas aplicações para conhecimento existente ou ainda [...] a criação de uma nova habilidade ou de novas soluções”: O objetivo deste artigo é apresentar as dificuldades que o departamento jurídico tinha em controlar os documentos, mas fora modificado com a inovação em processo utilizando a tecnologia GED (gerenciamento eletrônico) como principal forma de controle dos documentos. 1 INFORMAÇÕES DA EMPRESA Empresa do ramo de transporte nascida em 1974, inicialmente com poucas linhas, foi crescendo ano a ano através de parcerias e aquisições, o que fez com que a empresa fosse se destacando cada vez mais no cenário do transporte público. Com o passar dos anos, foi modernizando a sua frota e adquirindo uma maior área de atuação. Atuante no transporte urbano de pessoas há quase 40 anos, a empresa sempre prezou pela qualidade e melhoria constante de seus serviços. Procurando se adequar cada vez mais às necessidades de seus clientes, se tornou hoje uma das maiores empresas de transporte público da Região Metropolitana de São Paulo. Desde sempre a empresa se dedica e se empenha para atender às expectativas de seus clientes, com a intenção de conquistar cada vez mais a sua confiança e credibilidade, se baseando em pesquisas operacionais, análises de relatórios, serviço de atendimento ao cliente e sistemas de tecnologia. Fonte: http://www.viacaoosasco.com.br/new/abrepaginae.asp 1.1 Departamento Jurídico O departamento Jurídico da empresa é constituído por um gerente jurídico, três advogados e quatro assistentes jurídicos tendo por missão: defender as ações trabalhistas e Cíveis, representar a empresa perante os órgãos públicos, acompanhar o andamento das ações judiciais de interesse da empresa, analisar e redigir contratos que possam comprometer a empresa, informar e auxiliar a diretoria quanto ao contingenciamento e riscos processuais. Ao lado dos outros departamentos da empresa, o jurídico busca assessorar com a aquisição do aumento no lucro líquido da empresa, visto que, o seu trabalho favorece a economia de valores, na contenção de despesas e no retorno de valores pagos indevidamente. 1.2 Descrição do problema O departamento jurídico tinha problemas no acesso aos documentos, por ser tudo em papeis e isso dificulta a localização com agilidade, o que causa um grande risco de perda de documentos importantes utilizados para audiências trabalhistas e cíveis e também, a falta de organização que podem causar perca de prazos e acompanhamento dos processos. Era necessário ter mais organização para que o material produzido pelo departamento começasse a ser arquivado num repositório único, permitindo que a informação fique facilmente disponível. Como inovar o processo do departamento jurídico, para que não tenha perda de documentos e falta de controle? 1.3 Inovação em processo do departamento jurídico Com a utilização de ferramentas, muitas vezes integradas ao sistema de gestão do escritório, que fazem parte de uma família de Gerenciadores Eletrônico de Documentos (GED), cada vez mais populares entre escritórios de advocacia e departamentos jurídicos aqui no Brasil. A Gestão Eletrônica de Documentos significa possuir, de forma eletrônica, informações sobre os documentos, independentemente da forma ou suporte em que estes se encontram. Além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED, tem como foco principal a agilidade na obtenção de informações, auxiliando na tomada de decisões. (ANDRADE, 2002, p.04) Conforme mostra a figura 1 com a utilização do GED em 8 meses, a meta que antes de 70 minutos foi reduzida para 5 minutos no processo considerado tempo ideal para localização de documentos Figura 1 – Tempo de localização de documentos e a meta Fonte: Dados primários fornecidos pela empresa 2 BENEFÍCIOS COM A UTILIZAÇÃO DO GED (GERENCIAMENTO ELETRÔNICO) Notavelmente são vários benefícios com a utilização do GED, tais como: - Evitar a perda de documentos: com a armazenagem virtual de documentos elimina-se o risco de extravio de documentos, pois deixam de ser manipulados de forma manual. - Extrema velocidade e brevidade na localização de documentos: o arquivo virtual propicia a localização e remessa de documentos de forma mais rápida, uma vez que são criadas pastas específicas para cada caso com fácil acesso pelo computador. - Minimização do recurso humanos aumentando a produtividade: a inexistência de arquivo físico propicia a realização de atividades com um número menor de funcionários e maior produtividade, pois demanda-se menor tempo na realização das tarefas. - Melhoria no processo de tomada de decisões: a agilidade de veiculação das informações torna o trabalho dos gestores mais eficiente, pois viabiliza a tomada de decisões de forma mais ágil. - Redução de custos com cópias já que há disponibilização de documentos em rede: com o arquivo virtual de documentos, não será necessária a extração de fotocópias de documentos, pois estes serão encaminhados por e-mail. - Grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes: a criação de backup garante a manutenção do arquivo mesmo na hipótese de perda do “original”. - Melhor aproveitamento de espaço físico, entre outros: A utilização do GED torna desnecessária a utilização de arquivos físicos, o que pode ocasionar a diminuição de custos com locação, materiais de escritório, mobília, etc. 3 REFERÊNCIAS ANDRADE, M. V. M. Gerenciamento eletrônico da informação: Ferramenta para a gerência eficiente dos processos de trabalho. In: Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, 12, 2002, RECIFE. ANAIS... Recife: Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), 2002. Anais. . . [S.l.: s.n.], 2002. ZILBER, M. A. et al. A inovação e os fatores organizacionais característicos. Revista de ciências da administração, v.10, n.21, Mai./ago. 2008. http://www.viacaoosasco.com.br/new/abrepaginae.asp Acessado em 21 de Setembro de 2014