GERENCIAMENTO DAS METODOLOGIAS DE ARMAZENAGEM DE PRODUTOS ALIMENTICIOS QUE FACILITEM SUA LOCALIZAÇÃO E EXPEDIÇÃO

Universidade Municipal de São Caetano do Sul MBA em Operações e logística Thiago do Carmo Silva GERENCIAMENTO DAS METODOLOGIAS DE ARMAZENAGEM DE PRODUTOS ALIMENTICIOS QUE FACILITEM SUA LOCALIZAÇÃO E EXPEDIÇÃO Prof.Dr. Roberto Gardesani _____________________________ Data da entrega do TCC: ____/02/2012Código do TCC: _____________ 18h 19h 20h 21h 22h Data da Banca: ____/03/2012 Horário _______________________________________________________________PROPROTOCOLO DO ALUNO (A) Data da entrega do TCC: ____/02/2012 Código do TCC: _____________ 18h 19h 20h 21h 22h Data da Banca: ____/03/2012 Horário Universidade Municipal de São Caetano do Sul MBA em Operações e logística Thiago do Carmo Silva GERENCIAMENTO DAS METODOLOGIAS DE ARMAZENAGEM DE PRODUTOS ALIMENTICIOS QUE FACILITEM SUA LOCALIZAÇÃO E EXPEDIÇÃO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de pós-graduado em (MBA em operações e logística), oferecido pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS, sob orientação do Prof.(ª)Dr. Roberto Gardesani São Caetano do Sul 2012 Termo de Aprovação Aluno: Thiago Do Carmo Silva Título: GERENCIAMENTO DAS METODOLOGIAS DE ARMAZENAGEM DE PRODUTOS ALIMENTICIOS QUE FACILITEM SUA LOCALIZAÇÃO E EXPEDIÇÃO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de pós-graduado em (MBA operações e logística), oferecido pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS, sob orientação do Prof.(ª) Dr. Roberto Gardesani São Caetano do Sul, de de 2012. Banca examinadora: _________________________________________ Professor (a) Orientador (a) _________________________________________ Professor (a) convidado (a) _________________________________________ Professor (a) convidado (a) GERENCIAMENTO DAS METODOLOGIAS DE ARMAZENAGEM DE PRODUTOS ALIMENTICIOS QUE FACILITEM SUA LOCALIZAÇÃO E EXPEDIÇÃO Thiago Do Carmo Silva Acadêmico do Programa de Pós-graduação lato sensu MBA em operações logística da Universidade Municipal de São Caetano do Sul USCS. Resumo O Presente estudo teve como finalidade identificar metodologias de armazenagem que possam facilitar o fluxo de processos auxiliando sua rastreabilidade e expedição. O tema proposto tem importante impacto sobre a eficiência organizacional, sendo um diferencial competitivo em relação ao fluxo de armazenagem, proporcionando melhores resultados na administração do produto físico. O estudo foi baseado na pesquisa exploratória com levantamento bibliográfico e analise de questionários com pessoas que tiveram (ou tem) experiências práticas com o problema pesquisado e análise de exemplos que estimulem a compreensão e visa proporcionar uma visão geral de um determinado fato, a análise apresentou-se algumas ferramentas para uma melhor gestão e organização dos produtos alimentícios tendo como foco a acuracidade e eficiência sobre os recursos alocados na área. Palavras-chave: Logística. Armazenagem. Estoque. Acuracidade. Metodologias. Abstract The present study aims to present methods of storage that can facilitate the process flow aiding traceability and shipping. The theme has an important impact on organizational efficiency, and a competitive advantage in relation to the flow of storage, providing better results in the administration of the physical product. The study was based on the method exploratory literature review and interviews with people who have (or have) practical experiences with the problem studied and analysis of examples that encourage the understanding and aims to provide an overview of a particular fact, the analysis presented some tools for better management and organization of food products with a focus on accuracy and efficiency over the resources allocated in the area. Keywords: Logistics. Storage. Stock. Accuracy. Methodologies. 1 Introdução O crescimento econômico brasileiro exige das empresas um maior envolvimento com os processos logísticos, graças a uma combinação de aumentos de produção e demanda. Para implantar metodologias de melhoramentos na estrutura de uma operação interna é necessário dinamizar o sistema logístico usando uma logística de armazenagem estratégica, que engloba a acuracidade e o endereçamento dos produtos físicos e outras metodologias de acordo com a operação e produto. Neste contexto administradores estão reconhecendo, agora, a necessidade de se estabelecer processos bem definido de armazenagem logística. A movimentação de produtos em um armazém é sempre constante, e deve existir uma abordagem que seja rápida e precisa. Segundo BOWERSOX, CLOSS E COOPER (2006, pag. 190), dentro de um armazém o manuseio do material é muito importante. Os produtos devem ser recebidos, movimentados, estocados, classificados e montados a fim de atender as exigências do cliente: Quanto ao desempenho de forma inferior, o manuseio de materiais pode resultar em danos aos produtos perdas e danificações. De forma racional, pode-se dizer que quanto menos o produto é movimentado, menos sua chance de ser danificado, aumentando a eficiência do armazém. A uma variedade de mecanismo de manuseio de produtos que possam facilitar a expedição do produto. Na verdade, cada armazém e sua capacidade de manuseio de materiais representam um minissistema dentro do processo logístico (2006, pag. 190). Quando esta acuracidade não existe, os riscos de faltas e sobras de materiais e produtos tornam-se altamente relevante, podendo causar problemas, principalmente de compras desnecessárias ou desperdício de produtos. Aplicação de metodologias de controle de estoque para as atividades operacionais de armazenagem, movimentação interna e expedição, passa a ser vista como elemento fundamental de investimentos. Este estudo teve como objetivo responder como podemos analisar metodologias de armazenagem de produtos alimentícios para facilitar sua localização e expedição? Para tanto seu objetivo foi de identificar métodos de processos adotados para que possam facilitar o fluxo interno dos produtos no armazém, contribuindo para a sua localização e expedição no estoque. 2 Revisão da literatura 2.1 Logística Para Ballou (1993), a logística operacional trata-se de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição até o ponto de consumo final, com o proposito de fornecer níveis serviço adequado aos clientes. Ballou (2001), as decisões de estoque referem-se á maneira através da qual o estoque é gerado. Outro processo é gerenciar níveis de estoque por vários métodos de revisão continua de estoque. 2.2 Produto Para Dias (1993), o controle de estoque para produtos estocados de rápido giro deve ser feito por meio de método primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS), que mantém na saída a ordem cronológica das entradas dos materiais. Já Pereira (2006) menciona que com relação à administração de produtos alimentícios o método First Expire, First Out (FEFO), ou Primeiro que Expira, Primeiro que Sai (PEPS), é uma forma de controle de material que melhor auxilia a saída de produtos do estoque de acordo com o prazo de validade. Produtos alimentícios em estoque devessem ter um cuidado especial, pois tem seu shef-life diferente de outros produtos. Analisado por Bertaglia (2003), o prazo de validade do produto é o fator predominante e fundamental na demanda de formatação de decisão de um armazém. Produtos com períodos de validade pequenos não podem ter estoque elevados, uma vez que se tornaram obsoletos em um curto espaço de tempo. E este estoque não é um estoque simples de administrar, pois se deve estar atento ao prazo de validade do produto acompanhando assim sua demanda. 2.3 Armazenagem Segundo Lacerda (2000), armazenagem, uma das áreas mais tradicionais da logística, tem passado nos últimos anos por profundas transformações, por isso exige uma nova abordagem gerencial. Essas mudanças refletem-se na adoção de novos sistemas de informação aplicados ao gerenciamento da armazenagem. Da separação até a revisão da armazenagem como a finalidade é a estocagem de produtos. Conforme Martins (2006), a armazenagem refere-se a guarda de produtos acabados. A armazenagem exige que a empresa tenha grande velocidade e flexibilidade para atender as exigências e flutuações da operação. A agilidade da empresa nos processos de armazenagem gera também a agilidade nos outros processos. Na essência a principal função da armazenagem é gerenciar espaço e tempo. O espaço é sempre limitado, por isso, os gestores utilizam com eficiência os espaços disponíveis, porém tempo e mão-de-obra, são substancialmente mais difíceis que gerenciar que espaço. 2.4 Estoque Ching (2001), para gestão de estoque entendemos o planejamento do estoque, seu controle e sua retroalimentação sobre o planejamento. O planejamento consiste na determinação dos valores que o estoque terá com o correr do tempo, bem como na determinação das datas de entrada e saída dos materiais do estoque e na determinação dos pontos de pedidos de materiais. O controle consiste no registro dos dados de controle com os dados do planejamento a fim de constatar seus desvios e determinar suas causas. Quando for o caso, a empresa deve corrigir o plano para torna-lo mais realista fazendo com que o planejamento e o controle sejam cada vez mais coincidentes (acuracidade). A própria definição de gestão de estoque evidencia seus objetivos, que são, essencialmente, planejar o estoque, as quantidades de matérias que entram e saem; as épocas e os pontos de pedidos de materiais (CHING 2001, pag.36). Esses objetivos de gestão de estoque podem ser atingidos pela consecução das seguintes funções básicas:  Fazer o cálculo de capacidade;  Manter atualizada a ficha de estoque;  Replanejar os dados quando houver razões para modificações;  Receber material do fornecedor;  Acuracidade;  Conservar o material de forma adequada;  Atualizar a ficha de estoque e guardar os documentos de movimentação de material;  Ferramentas de desempenho. Stoner e Freeman (1999) falam da importância de maximizar o serviço prestado ao consumidor, minimizar o investimento com estoque e maximizar a eficiência operacional do sistema. Faz parte dos principais objetivos da administração encontrar alternativas viáveis para que isso venha a acontecer, tomando as decisões corretas. A administração do estoque favorece para o rastreamento dos produtos armazenados, o nível de endereçamento estando 100% não haverá retrabalho de fica procurando produtos. O produto está no endereço de origem, só separa e aguardar expedição. 2.5 Acuracidade de estoque Segundo Bertaglia (2003, pag. 319): A acurácidade de estoque é determinada pela relação entre a quantidade física existente no armazém e aquela existente nos registros de controle. Esses registros podem estar armazenados em sistemas avançados e que integram os processos (tipo Enterprise Resources Planning) ou em um simples controle de fichas. O estoque apresentará acuracidade igual a 100% quando a quantidade física coincidir com a quantidade teórica. Manter a acuracidade dos estoques em um nível elevado isentos de erros trata grandes vantagens significativas para a organização dos seguintes aspectos: - Nível de serviço adequado ao cliente, uma vez que o conteúdo teórico apresentado nos registros coincide com o existente fisicamente nos armazéns a operação será mais efetiva, se os valores estiverem divergentes ocorreram falhas no carregamento, pois não existira o produto fisicamente. - Garantir a disponibilidade de materiais na expedição, é extremamente desagradável estável estabelecer pedidos de vendas baseado no estoque sistêmico e esses pedidos não serem atendidos por falta de acuracidade. - Analisar níveis de existências e eliminar excessos; - Controlar o nível de endereçamento e - Contagem cíclica dos produtos mais críticos. Tabela 1 Indicador de desempenho de acuracidade Fonte: Elaborado pelo auto 2.6 Inventario Para Bowersox, Closs E Cooper (2006), mover inventários tem como objetivos alcançar benefícios de tempo e local na operação. As estratégias logísticas devem ser projetadas para manter o investimento financeiro em inventários o mais baixo possível, uma estratégia saudável de inventários baseasse na combinação de cinco aspectos de distribuição seletiva: (1) segmentação de clientes especiais, (2) lucratividade de produtos, (3) integração de transporte, (4) desempenho baseado em tempo, (5) desempenho competitivo. Em inventários gerais algumas empresas para garantir a confiabilidade das informações contratam auditorias confiáveis para administrarem esse fim. Já Bertaglia (2003), refere-se sobre a importância do inventário rotativo, por proporcionar uma melhor identificação das causas dos problemas, corrigindo erros, além de pessoal com maior especialização envolvido, trazendo benefícios em relação ao planejamento de estoque, mantendo-os com níveis mais adequados. Em avaliação, o inventário em questão deve ser adequá-los de acordo com a necessidade e o nível de importância de inventário de cada produto. Através do inventário que podemos ter uma acuracidade no estoque, pois ele nos mostrara os furos que temos em relação à quantidade física e sistêmica. Podendo assim atar os produtos mais criticos, para não procurarmos produtos que não existem, atrasando a expedição de alguns pedidos. 2.7 Indicadores de desempenho Identificado Dornier (2000), a integração e globalização da logística têm grandes impactos sobre a definição e a utilização de medidas de desempenho para ela. Técnicas e medidas de desenvolvimento adaptadas às realidades do armazém podem-nos mostra como esta andando a operação. Os indicadores tornaram-se tão essenciais na logística que passaram a serem usados em outras áreas para outras finalidades como o estoque. Assim, os indicadores de desempenho logístico podem monitorar a qualidade das atividades logísticas internas à empresa ou a de seus parceiros (fornecedores). Quanto ao âmbito, devem ser monitorados o desempenho dos processos internos da empresa: Giro de estoques Curva abc Ruptura de estoque Tabelas comparativas Analise ishikawa Processos de melhorias O aprimoramento da logística interna da empresa, através da melhoria dos processos e do fluxo de dados e informações que trafegam em cada um dos departamentos e entre estas entidades há tempos vem sendo objeto de preocupação das empresas. Por isso, o monitoramento das atividades logísticas internas não é uma novidade no ambiente empresarial e facilita a expedição do mesmo. 2.8 Análise curva ABC No sistema de administração de estoque a curva ABC é um dos sistemas de análise de estoques mais utilizados pelas empresas devido à facilidade, praticidade e eficiência além de poder ser utilizada em qualquer empresa de qualquer segmento. A curva ABC busca o relacionamento entre o consumo do estoque, o investimento aplicado e a quantidade de itens que formam o estoque, identificando os produtos mais críticos. Para Viana (2002), a Curva ABC é o método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo num período estabelecido e pode ser usada para medir a importância no estoque em quesito de expedição. Quando o estoque esta com um nível de endereçamento muito divergente em relação a sua acuracidade a ferramenta de curva ABC nos mostra os produtos mais críticos em estoque, classificando-os. 3 Metodologia Para o desenvolvimento do estudo considerou-se a pesquisa exploratória. Foram enviados questionários com questões fechadas contendo 10 questões que esta no anexo 01. Para Gil (1999) pesquisa Exploratória é um levantamento bibliográfico e entrevistas com pessoas que tiveram (ou tem) experiências práticas com o problema pesquisado e análise de exemplos que estimulem a compreensão e visam proporcionar uma visão geral de um determinado fato, do tipo aproximativo para tanto o estudo utilizou-se questionários para 45 gestores da área de armazenagem. Utilizado como roteiro o levantamento de dados ocorridos por meio de perguntas relacionados ao referencial teórico, relacionado à armazenagem, movimentação e expedição. Foi efetuado um questionário através do site: www.surveymonkey.com.br, que foi passado às responsáveis das áreas de logística que trabalham com o tema envolvido. Para Bourdon (1989) concebe como característica dos métodos quantitativos a pressuposição de uma população de objetos de observação comparáveis entre si. Para ele é evidente que os métodos quantitativos advindos essencialmente das ciências naturais - possuem suas limitações, mas seria errado considerar que eles, quando aplicados às ciências humanas, possam captar somente os aspectos mais pobres e mais superficiais das sociedades. Contatou-se 05 armazéns que por motivo de privacidade não foi mencionado à identidade do grupo, e explicou-se a necessidade da pesquisa e se poderiam fazer alguns questionamentos. Visto que não tinham muita disponibilidade de entrevista presentes foi se permitido o envio dos questionários por email e links. Foram avaliados todos os controles existentes que envolvem o processo em que ocorreu o estudo, as perguntas são questionamentos de métodos logísticos que podem solucionar gerenciamentos de armazenagem. Conforme pode ser observado no anexo 01. 3.1 Análises dos resultados A apresentação dos resultados está estruturada pelos dados coletados sobre as metodologias de armazenagem na questão 01, para constatar o nível de escolaridade dos gestores envolvidos na área percebeu-se que 38% dos questionados tinham nível superior completo mostrando que tinham um conhecimento tanto metodológico quanto pratico do assunto. O nível de escolaridade é importante para auxiliar a teoria com a prática. Gráfico 01: Nível de escolaridade Fonte: Dados da pesquisa Para um embasamento real referente ao questionamento dos questionados, tomou-se como importante a questão do direcionamento dos questionários. Na questão 02 referente a função na empresa percebe-se que 18% a 27% das pessoas tinham um convívio muito direto relacionado à operação de armazém, pois a maioria eram lideres ou supervisores, conforme gráfico abaixo: Gráfico 02: Função Fonte: Dados da pesquisa A importância de pessoas que tenham experiência na operação enriquece o valor da pesquisa, pois a sua visão na operação é muita ampla e eles sabem ondem são os pontos fracos da operação e os pontos fortes e o que pode ser melhorado. Relacionado com o tema envolvido das metodologias de armazenagem de produtos alimentícios vermos que dos questionados 35 pessoas trabalham com o mesmo produto em questão. Tema discutido na questão 03. Gráfico 03: Core business da empresa Fonte: Dados da pesquisa Produtos alimentícios tiveram o maior índice de pessoas na pesquisa, contribuindo ainda mais para concretização das respostas, ajudando a entendermos o valor da movimentação de produtos diferenciados. O gráfico abaixo esta ligado a questão 04 de métodos de gerenciamento de um armazém um sistema auxiliando é muito importante em questão de relatórios e demonstrativos. Alguns sistemas servem para medidores de desempenho, mostrando como esta o andamento da operação. Atualmente existem vários sistemas que estão diretamente relacionados com logística de armazenagem, e percebemos que os armazéns não sobrevivem sem nenhum tipo de MRP. Analisando os dados identificamos que 100% dos entrevistados usam um tipo de sistema de administração e 36% dos contribuintes usam os famosos MPS alugados (Apis, Sap, WMS, Micro siga) que são muito uteis na sinergia do armazém. Gráfico 04: MRP existente Fonte: Dados da pesquisa Algumas empresas inteligentemente criam seus próprio MRP, pois assim podem com ajuda do T.I editar o sistema da melhor forma possível. Alterando os relatórios de maneira que possam atender da melhor maneira possível a operação. Visto que o produto em questão são produtos alimentícios eles possuem uma data de validade. E precisam ter um cuidado especial referente ao estoque e expedição. Conforme Pereira (2006) nos mostra que a melhor forma de administrarmos nosso estoque de produtos alimentícios é por usar o método First Expire (FEFO), ou O gráfico abaixo ilustra o método utilizado para administrar o produto físico. Primeiro que Expira, e percebemos que 62% dos contribuintes confirmaram essa teoria. Mas, por outro lado 31% dos contribuintes disseram que o first Out (FEFO) é o método usado no armazém. Gráfico 05: Sistema de armazenagem de produto físico Fonte: Dados da pesquisa Com esses dados percebe-se que embora o armazém use o sistema de FIFO esse método não esta errado, pois devesse embarcar o primeiro que entra, mas se receber um produto que esta com a data de validade mais próxima de vencer do que o que esta no estoque; devesse embarca a data mais próxima do vencimento. Já para os armazéns evidências mostram que devem usar o sistema de First Expire (FEFO), pois, trabalham com prazos de validade. Como analisado o sistema de armazenagem utilizado é muito importante para o sucesso do estoque. Mas, métodos de movimentação dos produtos são muito importantes, pois os produtos com data mais velhas devem estar no picking do estoque, facilitando tanto a expedição como a rastreabilidade. O gráfico abaixo mostra alguns dos métodos mais utilizados pelos gestores nos armazéns, questionado na questão 06. As metodologias de armazenagem são muito importantes para a sobrevivência da operação do armazém e dos produtos e com isso foi-se questionado na pergunta 06 sobre a importância dos métodos de gestão de armazenagem. Gráfico 06: Gerenciamento de armazém Fonte: Dados da pesquisa Com base nos dados acima percebemos que a maioria das atividades envolvidas no estoque são realizadas semanalmente: - Benchmarking -Acuracidade - Indicadores de desempenho - Capacidade de desempenho - Outros Esses dados nos indicam que a maioria dos gestores estão aplicando os métodos indicados por CHING (2001), que indica a importância de aplicar esse métodos no armazém. Gráfico 07: Fatores que dificultam a rastreabilidade Fonte: Dados da pesquisa Verificando de maneira quantitativa percebemos conforme o gráfico que 33% dos gestores identificaram que a movimentação inadequada dos produtos no estoque dificulta o rastreamento do mesmo. Influenciando na acuracidade do estoque, pois o produto não esta no endereço conforme LACERDA (2000). E um dos métodos mais efetivos em relação a identificar os produtos mais críticos são a curva ABC que nos mostra onde devemos atacar. Quando o estoque esta com um nível de endereçamento muito divergente em relação a sua acuracidade a ferramenta de curva ABC nos mostra os produtos mais críticos em estoque, classificando-os e percebemos que 20% dos gestores realizam essa atividade diariamente conforme indicado por Viana (2002). Os indicadores de desempenho e técnicas e medidas de desenvolvimento adaptadas às realidades do armazém podem-nos mostra como esta andando a operação conforme Dornier (2000). O gerenciamento de endereçamento no estoque é transparecido através do inventário tanto geral do armazém como cíclico. Segundo Bertaglia (2003), é através do inventario que conseguimos administrar o nível de endereçamento no estoque. Pois normalmente temos produtos que não existem fisicamente, por extravios ou perdas de etiquetas. Com isso perdemos tempo procurando coisas que não temos em estoque, atrasando assim a expedição do armazém. A questão 08 mostra a frequência do inventário nos armazéns. Gráfico 8: Inventário Fonte: Dados da pesquisa Como analisado no gráfico acima referente a questão 08 que menciona sobre a importância do inventário, percebemos que 13 dos 45 gestores vazem inventários semestralmente no estoque e isso é muito importante pois para Bertaglia (2003), os inventários devem serem feitos semestralmente ou anualmente dependendo da operação. E avaliando o gráfico notamos que não existiram empresas que não realizaram inventários. Um dos indicadores de administração dos produtos no estoque é a curva ABC com ela conseguimos identificar os produtos que mais saem. Gráfico 9: Curva ABC Fonte: Dados da pesquisa Na administração de estoque a curva ABC é um dos sistemas de análise de estoques mais utilizados pelas empresas devido à facilidade, praticidade e eficiência além de poder ser utilizada em qualquer empresa de qualquer segmento. E percebemos que 71% dos gestores estão sendo bem sucedidos na sua administração de estoque. Pois conseguem fazer os acertos no estoque dando ênfase nos produtos que tenham o giro mais alto. Conseguindo armazenar em lugares fáceis de rastrear e expedir. 4 Considerações finais Identificou-se segundo o referencial teórico para alinhado com as respostas que o sucesso na operação de um armazém é preciso ter alguns métodos para isso. Percebemos que atividades como inventários cíclicos, indicadores de desempenho, acuracidade no estoque, análise de capacidade no estoque, gerenciamento de produtos alimentícios e aplicação de benckmarking são essenciais para um bom funcionamento de uma operação de recebimento/expedição. Com as respostas identificaram-se algumas das dificuldades nos gestores nos armazéns, e percebemos que pela rotatividade da operação alguns procedimentos ou métodos estão sendo deixados para trás. Com isso dificultando alguns procedimentos como a rastreabilidade que é um dos mais importantes. Se não controlar a curacidade do estoque vamos ter uma divergência muito grande de produtos no estoque em relação ao endereço. Se perdermos tempo na procura dos produtos vamos atrasar a expedição. Se os método mencionados no estudo forem aplicados a operação não terá furos e aperfeiçoara em muito a localização dos produtos e sua expedição. Observa-se que o tema em questão foi atendido parcialmente, pois para uma gestão no armazém envolve-se varias coisas como tecnologias, mão-de-obra, gestão de pessoas e treinamentos. Mas como mencionadas a lacunas que não foram referenciadas sobre a gestão do armazém, que podem ter futuros estudos. Referencias: BALLOU, Ronald. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. ______. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4 ed. Porto alegre: Bookman, 2001. BERTAGLIA, Paulo. Logística: e gerenciamento da cadeia de abastecimento. 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