ASPECTOS DA GESTÃO DE PROJETOS ATRAVÉS DE UM ESTUDO DE CASO

Resumo

A gestão de projetos vem ganhando cada vez mais importância nas corporações como ferramenta estratégica para se criar ou implementar algum serviço ou melhorar um processo existente. Uma gestão coesa e eficiente é fundamental para o sucesso do projeto, para isso deve-se atentar às inúmeras variáveis que o compõem. O conteúdo deste artigo foi construído e embasado através de pesquisas bibliográficas, objetivando-se a exploração de aspectos relevantes na gestão de projetos através de um estudo de caso.

Palavras-chave: Gestão de projetos; riscos; estratégico; processos

1 Introdução

A gestão de projetos se solidifica cada vez mais no mundo como ferramenta integradora de processos, não apenas limitado a uma metodologia específica. Segundo o Project Management Institute (PMI), estima-se que 25% do PIB global são produzidos através de projetos.

Ao longo deste artigo, serão abordadas práticas e técnicas de gerenciamentos de projetos que baseado em um estudo de caso apresentado, conduzirá a aplicações de ferramentas estratégicas.

2 Metodologia

O tipo de pesquisa utilizada neste trabalho foi a bibliográfica, pois através dela busca-se informações e documentação que se relaciona ao assunto. Este desafio profissional seguiu o seguinte procedimento metodológico: inicialmente realizada a revisão de toda literatura fornecida como apoio às aulas, em seguida uma pesquisa em artigos e livros. Estas pesquisas forneceram uma excelente base de conhecimento.

3 Resultados

3.1 Abordagem e interdisciplinaridade

A gestão de processos se torna base para o entendimento da dinâmica de como as diversas atividades de um projeto se relacionam. Dentre os diversos processos que existem na gestão de projetos, um fator é a gestão de riscos, que está presente desde a concepção até a fase final de um projeto. Uma boa análise dos processos auxilia a enaltecer os riscos e assim planejar respostas, mitigando ameaças e potencializando oportunidades. Porém a maximização dos resultados acontece quando existe uma gestão estratégica.

Gerir estratégicamente é fazer os objetivos irem de encontro às necessidades da empresa. Documentar e tirar aprendizado dos projetos concluídos traz maturidade a gestão e aumenta os resultados positivos.

3.2 O caso da empresa EPL

A empresa EPL – Eventos e Palestras Ltda, deve organizar uma palestra para uma importante empresa do ramo de tecnologia da informação. Ela já possui em seu portfólio experiência na organização de palestras, portanto já tem mapeadas as principais ocorrências de riscos e necessidades em um evento como este. A EPL possui uma estrutura organizacional simples e decide tratar em forma de projeto o que foi solicitado pelo cliente.

 

3.2.1 Ciclo de vida

O ciclo de vida do projeto é composto por suas diversas fases. Segundo o PMBOK(2008), o ciclo de vida ajuda a definir a extensão do trabalho a se desenvolver.

No caso específico da EPL, o ciclo de vida será composto pelas seguintes fases: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Finalização.

3.2.2 Riscos e respostas

Um projeto contém riscos desde sua concepção até seu encerramento, sendo constantemente detalhada a análise de riscos.

 Em um projeto são inúmeros os riscos. Uma forma de ilustrar e estruturar os riscos e suas respostas é gerando uma tabela. Para EPL, foi elaborada uma com quatro colunas (id, Evento de Risco, Resposta, Probabilidade e Impacto) e nas linhas foram registradas as ações, suas respectivas respostas, probabilidade e impacto:

Tabela 1 – Lista de Riscos e Respostas

id	Evento de Risco	Resposta	Probabilidade	Impacto
1	Palestrante não possuir disponibilidade	Propor novas datas ao contratante	Alta	Grave
2	Falha em um dos componentes da logística do palestrante(voo, hotel, transfer)	Realizar reserva em 2 cias (aéreas, hoteleiras e transporte) distintas	Alta	Grave
3	Infraestrutura do local da palestra deficitária	Contratar empresa terceirizada para adequação	Moderada	Moderado
4	Palestra não ter a divulgação esperada pelo contratante	Elaborar um plano de marketing, com aprovação do contratante	Baixa	Grave
5	Alimentação para o período da palestra deficiente (atraso na entrega ou quantidade insuficiente)	Mensurar a quantidade em relação ao nº de participantes, garantir a entrega em um prazo com margem de segurança	Moderada	Moderado
6	Problemas com Tradução Simultânea (ausência, incapacidade, imprevistos)	Contratar 2 tradutores, de empresa distintas, garantindo horário de chegada	Muito Alta	Grave
7	Ausência de registros da palestra (filmagens, fotos)	Contratar 2 profissionais de mídia, com garantia de funcionamento de equipamentos estabelecida em contrato	Alta	Baixo
8	Falta de ferramentas de comunicação entre palestrante/espectadores/organização	Gerar formulários de opiniões, perguntas e críticas	Baixa	Moderado

 

É necessário priorizar os riscos e categorizá-los. Ao caso da empresa EPL, será empregada a análise qualitativa dos riscos, onde impacto e probabilidade de ocorrência são trabalhados. Conforme a tabela 1, probabilidade e impacto foram categorizados com uma escala variando entre: baixo (a), moderado (a), alto (a) e muito alto (a).

Com os riscos qualificados, o próximo passo é gerar uma matriz de Probabilidade x Consequência. Para os riscos da EPL, foi gerada a seguinte:

Tabela 2 – Matriz: Probabilidade x Consequência

Para Oliveira (2011) a lista priorizada permite ter uma visão dos riscos que merecem atenção especial. A tabela 2 classificou através de cores e o id(evento de risco que se encontra na tabela 1), gerando a seguinte priorização:

-Risco Grave (em vermelho);

-Riscos Moderados (em amarelo);

-Riscos baixos (em verde);

Assim, o planejamento de respostas aos riscos se torna uma tarefa mais objetiva, focando atenção ao risco grave. Para ele, além de existir um plano de contingência, haverá um acompanhamento desde a fase de planejamento até sua conclusão. Para os riscos moderados, será realizado um acompanhamento ao longo do projeto com as respectivas respostas engatilhadas, se necessário. Já os riscos baixos podem ser assumidos e não elaborar um plano de respostas, porém no caso da empresa EPL ele será levado em consideração.

 3.3 Principais aspectos da gestão de projetos

Projetos são empreendimentos integradores, exigem que cada processo se conecte ao próximo de forma que exista uma plena interação. Muitas vezes serão necessárias intervenções nos processos para que sejam atendidos os requisitos e não aconteçam interferências em outros. Por exemplo, uma alteração de escopo gera impactos diretos em custo, prazo e até mesmo na qualidade. A sinergia é fundamental para que aconteça uma boa gestão.

3.4 Importância da gestão de riscos no sucesso de projetos

Tratar os riscos identificados vai além de gerar respostas e planos de contingência, tratá-los significa ter um acompanhamento durante todo ciclo de vida do projeto, sempre os minimizando e até mesmo aceitando-os, dependendo de uma análise. Sobressair-se na gestão de projetos passa pela boa gestão de riscos, a qual permeia todos os níveis de participação, tornando uma atividade em equipe.

4 Considerações finais

O caso da empresa EPL, serve para fomentar uma profunda análise na abordagem da gestão de projetos como instrumento integrador de processos.

Saber identificar os riscos envolvidos, planejar respostas e realizar um acompanhamento durante todo o ciclo de vida são peças-chave na boa gestão de projetos. Inclui-se como fator determinante a análise de como os diversos processos podem se interagir, gerando sinergia na gestão do projeto, e alcançando os resultados esperados em cada um deles.

Para que todos os elementos funcionem de forma sincronizada é necessário experiência, maturidade e uma cultura de projetos. Tal qual só será alcançada quando houver suficiente autonomia por parte do gestor nas diversas áreas de conhecimento em projetos.

 

5 Referências Bibliográficas

CARMO, Vadson Bastos. Gestão de Processos e Qualidade. Ciências Humanas e Sociais. Valinhos, p. 1-42, 2012. Disponível em: <http://anhanguera.com>. Acesso em: 1 fev. 2012.

OLIVEIRA, Valter Castelhano de. MBA em Gestão de Riscos. Departamento de Pós-Graduação e Extensão. Valinhos, SP: Anhanguera Educacional, 2011

PMBOK®. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 4. ed. [S.l.]: Project Management Institute, 2008.

TORRES, Renato Cristiano. Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento Estratégico de Projetos – PMO, Maturidade e Portfólio.Valinhos, p. 1-80, 2012. Disponível em: <http://anhanguera.com>. Acesso em: 1 fev. 2012.

FREITAS, Wilson de. A (in)Gestão de Riscos. Disponível em: <http://www.ogerente.com.br/novo/artigos_ler.php?canal=14> . Acesso em: 12/06/2012