A importância do planejamento na area de eventos

FAMESP Faculdade Método de Sao Paulo 

MBA em Gestao de Eventos

Giovana de Oliveira Temponi 

Orientaçao: Prof. Lawton Benatti 

A importância do planejamento na area de eventos 

De acordo com o dicionário da lingua portuguesa , planejar quer dizer “defininir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções” ; o que se revela essencial para uma empresa gestora de eventos.

Para uma empresa que trabalha com criação, elaboração e execução de eventos, seja ele um simples jantar para poucos convidados ou até mesmo uma conferência para centenas , ou milhares de pessoas , o planejamento é essencial , e inicia muito antes da execução do mesmo.

O planejamento estabelece o público alvo da empresa, assim como suas nescessidades e anseios, uma vez definido , se traçam metas para atingi-los ; e com essas metas claras, se determina quais são as nescessidades de recursos para a execução dos mesmos.Assim , uma estratégia é criada, e se pode definir o investimento a ser realizado para a execução.

O planejamento financeiro é a primeira das funçoes básicas da administração de qualquer empresa. Segundo GITMAN(2001,41) “a análise e planejamento financeiro visam a : (1) monitorar a condição financeira da empresa (2) avaliar a necessidade de aumento (ou diminuição) da capacidade de produzir e (3)determinar o financiamento requerido.”

As planilhas são uma ferramenta muito utilizadas que permite de forma prática e exata a organização e análises dos dados, auxilia , por exemplo a análise financeira fornecendo dados que consiga definir melhor e com precisão os custos , o orçamento , o preço de venda e tambem ter uma projeção de custos , vendas e resultados mais apurados.

A projeçao de resultados são estimativas de quanto se espera vender, (projeção de vendas) , menos o que se espera gastar (projeção de gastos);

Inicia-se uma projeção financeira com a projeção de gastos, identificação e análise de todos os custos envolvidos no evento , tais como custo da matéria prima, da mão de obra, encargos e taxas, aluguel de equipamentos , custos com a infraestrutura, transporte, entre outros. Logo se calcula , junto com a margem de lucro , o preço de venda. E assim uma projeção de venda;e logo uma projeção de resultados e com ela se pode averiguar a viabilidade de um projeto , e a necessidade de capital de giro.Assim como afirma HALLORAN (1994, 22) “Embora as projeções financeiras sejam apenas uma estimativa, elas se tornam mais concretas a medida que voce colhe um numero maior de informaçoes” .

O planejamento deve ser extremamente científico e com ênfase em conceitos predeterminados, embora ele não possa e nem deva ser inflexível, pois diversas variáveis podem interferir no desenvolvimento de um projeto e deve se estar capacitado para identificar tais interferências e reavaliar seus posicionamentos.

A fase de planejamento é a estrututa da operação, em que são definidos os planos de ação e é o momento em que todas as variáveis devem ser previstas.

Concluimos assim que para uma gestao financeira eficaz , a prática do  planejamento se faz necessária e é fundamental para a longa vida da empresa.

Referencias Bibliograficas 

HALLORAN, J.W. Porque os Empreendedores Falham. Traduçao Katia Aparcida Roque. Sao Paulo. Makron Books, 1994 

GITMAN,Lawrence J. Principios da Administraçao Financeira.Traduçao Jorge Ritter. 2 ediçao.Porto Alegre:Bookman,2001