Simplificando a documentação de um Sistema de Gestão da Qualidade
Publicado em 04 de maio de 2010 por ricardo Medeiros
Todos os Sistemas de Gestão (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, etc), e para quaisquer que sejam as aplicações e escopos dos mesmos, possuem dois elementos principais em comum:
(a) documentação e
(b) registros.
Neste artigo, vamos no concentrar em como simplificar a documentação.
Primeiramente iremos verificar as exigências da ISO 9001 quanto a documentação do SGQ. São elas:
1) Ter uma "Política da Qualidade" documentada;
2) Ter um Manual da "Qualidade Manual da Qualidade" com o escopo, as interações entre os processos, as exclusões permitidas e a referência aos procedimentos ou os próprios procedimentos;
3) Ter um Procedimento de Controle de Documentos;
4) Ter um Procedimento de Controle de Registros;
5) Ter um Procedimento de Auditorias Internas;
6) Ter um Procedimento de Controle de Produtos Não-Conformes;
7) Ter um Procedimento de Ações Corretivas;
8) Ter um Procedimento de Ações Preventivas;
Começaremos quebrando o paradigma de que é necessário ter um documento específico que trate somente daquele item acima, por exemplo, um procedimento somente para o item "controle de documentos".
Nada impede de se ter apenas um documento com mesma numeração e que trate, por exemplo, de controle de documentos e de controle de registros. Veja então que é possível eliminar grande quantidade de vai-e-vem de documentos girando pela fábrica unificando os procedimentos.
A ISO também permite que os documentos sejam parte do Manual da Qualidade. Sendo assim, você pode ter apenas um documento na Organização. Este documento chama-se "Manual da Qualidade" e pode incorporar todos os procedimentos internamente, não se esquecendo os itens obrigatórios que devem constar dentro de um Manual e que será objeto de auditoria documental. Teríamos portanto, dois documentos publicados na organização, uma Política da Qualidade (que também pode fazer parte do Manual da Qualidade) e o Manual da Qualidade. Note porém que, embora mais simples por exigir menor quantidade de documentos, há uma desvantagem: toda vez que quisermos modificar um único documento teremos que modificar o documento inteiro. Certo? Errado! Pode-se fazer apenas a revisão do documento dentro do manual, porém o controle de documentos deve mencionar o capítulo, item, etc que foi corrigido e em que versão o mesmo se encontra. Vamos elucidar: suponhamos que você crie apenas um Manual conforme citamos. Porém, dentro deste Manual, tome o cuidado de manter os assuntos por seção, exemplo: Seção 1 ? Controle de Documentos, Seção 2 ? Controle de Registros, etc. Quando for preciso corrigir um documento, somente será necessário revisar aquela seção do Manual. Na minha prática de consultoria, sugiro sempre que organizações de pequeno e médios portes e com fluxo de interação de processos simples, que mantenham este modelo de documentação.
Porém note que, se as atividades dos procedimentos tiverem um fluxo muito longo, ocorre que o Manual da Qualidade ficaria muito extenso. Nestes casos recomendamos unificar os procedimentos comuns, ou seja, fazer um procedimento para os itens que tratem do mesmo assunto. Entao ficaríamos assim:
a) 1 (um) procedimento para Controle de Documentos e Controle de Registros
b) 1 (um) procedimento para o Controle de Não Conformes, Ação Corretiva e Ação preventiva;
c) 1 (um) procedimento para Auditoria Interna
d) ...além de 1 Manual da Qualidade, que cite o número dos procedimentos acima.
Você pode notar o quanto de papel, assinaturas, etc estaremos economizando se com estas simples ações que demos acima.
A palavra chave para que todo este processo de desburocratização tenha um ótimo resultado é planejar.
PLANEJAR sempre!
Sucesso a todos!!!
(a) documentação e
(b) registros.
Neste artigo, vamos no concentrar em como simplificar a documentação.
Primeiramente iremos verificar as exigências da ISO 9001 quanto a documentação do SGQ. São elas:
1) Ter uma "Política da Qualidade" documentada;
2) Ter um Manual da "Qualidade Manual da Qualidade" com o escopo, as interações entre os processos, as exclusões permitidas e a referência aos procedimentos ou os próprios procedimentos;
3) Ter um Procedimento de Controle de Documentos;
4) Ter um Procedimento de Controle de Registros;
5) Ter um Procedimento de Auditorias Internas;
6) Ter um Procedimento de Controle de Produtos Não-Conformes;
7) Ter um Procedimento de Ações Corretivas;
8) Ter um Procedimento de Ações Preventivas;
Começaremos quebrando o paradigma de que é necessário ter um documento específico que trate somente daquele item acima, por exemplo, um procedimento somente para o item "controle de documentos".
Nada impede de se ter apenas um documento com mesma numeração e que trate, por exemplo, de controle de documentos e de controle de registros. Veja então que é possível eliminar grande quantidade de vai-e-vem de documentos girando pela fábrica unificando os procedimentos.
A ISO também permite que os documentos sejam parte do Manual da Qualidade. Sendo assim, você pode ter apenas um documento na Organização. Este documento chama-se "Manual da Qualidade" e pode incorporar todos os procedimentos internamente, não se esquecendo os itens obrigatórios que devem constar dentro de um Manual e que será objeto de auditoria documental. Teríamos portanto, dois documentos publicados na organização, uma Política da Qualidade (que também pode fazer parte do Manual da Qualidade) e o Manual da Qualidade. Note porém que, embora mais simples por exigir menor quantidade de documentos, há uma desvantagem: toda vez que quisermos modificar um único documento teremos que modificar o documento inteiro. Certo? Errado! Pode-se fazer apenas a revisão do documento dentro do manual, porém o controle de documentos deve mencionar o capítulo, item, etc que foi corrigido e em que versão o mesmo se encontra. Vamos elucidar: suponhamos que você crie apenas um Manual conforme citamos. Porém, dentro deste Manual, tome o cuidado de manter os assuntos por seção, exemplo: Seção 1 ? Controle de Documentos, Seção 2 ? Controle de Registros, etc. Quando for preciso corrigir um documento, somente será necessário revisar aquela seção do Manual. Na minha prática de consultoria, sugiro sempre que organizações de pequeno e médios portes e com fluxo de interação de processos simples, que mantenham este modelo de documentação.
Porém note que, se as atividades dos procedimentos tiverem um fluxo muito longo, ocorre que o Manual da Qualidade ficaria muito extenso. Nestes casos recomendamos unificar os procedimentos comuns, ou seja, fazer um procedimento para os itens que tratem do mesmo assunto. Entao ficaríamos assim:
a) 1 (um) procedimento para Controle de Documentos e Controle de Registros
b) 1 (um) procedimento para o Controle de Não Conformes, Ação Corretiva e Ação preventiva;
c) 1 (um) procedimento para Auditoria Interna
d) ...além de 1 Manual da Qualidade, que cite o número dos procedimentos acima.
Você pode notar o quanto de papel, assinaturas, etc estaremos economizando se com estas simples ações que demos acima.
A palavra chave para que todo este processo de desburocratização tenha um ótimo resultado é planejar.
PLANEJAR sempre!
Sucesso a todos!!!