UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA PARA DESENVOLVIMENTO PRODUTIVO AGREGADO AO MEIO AMBIENTE

UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA PARA DESENVOLVIMENTO PRODUTIVO AGREGADO AO MEIO AMBIENTE.

 

Anderson Clayton Guedes[1]

Maria Aurea Ferreira Machado[2]

Caroline Gabriela de Freitas Duarte[3]

Resumo

Conforme o passar dos tempos praticamente tudo foi registrado de forma digital, o papel vem sendo eliminado cada vez mais por vários motivos. Com o uso de aplicativos de digitalização foi possível realizar qualquer ordem de serviço em um sistema de melhor organização e planejamento. Em relação ao meio ambiente, a crescente preocupação com a escassez dos recursos naturais veio fazendo com que as empresas se preocupassem com a responsabilidade ecológica. O aumento da produtividade foi um dos vários benefícios de uma empresa sem papel, manter dados digitalizados e organizados em um sistema de armazenamento na nuvem, cujo acesso pode ser feito de qualquer lugar e por qualquer pessoa autorizada é muito mais prático, economiza tempo e reduzem os problemas como alguma perca de papéis importantes. Os documentos, registros e relatórios se digitalizados não teve a necessidade de serem impressos, economizando na compra de papeis, impressoras e tintas, entre outros gastos que podem ser eliminados fazendo a substituição por um meio digital.

Palavras-chaves: Redução, Melhoria, Meio Ambiente.

 

Abstract

Nowadays, practically everything is registered digitally, paper is being eliminated more and more for several reasons. With the use of scanning applications it is possible to carry out any work order in a system with better organization and planning. In relation to the environment, the growing concern about the scarcity of natural resources is making companies worry about ecological responsibility. Increased productivity is one of the many benefits of a paperless company, keeping data digitized and organized in a cloud storage system, which can be accessed from anywhere and by any authorized person is much more practical, saves time and they reduce problems like some loss of important papers. Documents, records and reports if digitized do not need to be printed, saving on the purchase of paper, ink printers, among other expenses that can be eliminated by replacing them with a digital médium

Keywords: Reduction, Improvement, Environment.

 

 

 

1 Introdução

O seguinte artigo visa analisar melhorias no processo de produção através da automatização, buscando a diminuição ou eliminação do uso de papel sendo substituído pela implantação de novos mecanismos.

A Digitalização de Processos acontece quando a empresa passa a migrar todo o seu patrimônio de informações do ambiente físico para o digital. Ou seja, todo tipo de documentação, passa a não ficar mais em papel físico, guardado em uma pasta, concentrando-se em uma nuvem ou plataforma online. Sendo assim, o acesso fica mais fácil e democrático, podendo ser feito de qualquer lugar. 

É inegável o impacto negativo que o excesso de papel tem para o meio ambiente. Com a digitalização de documentos, os recursos físicos são reduzidos, senão eliminados por completo, evitando o desperdício. Além de evitar o uso excessivo de papel, a digitalização também reduz drasticamente a utilização de cartuchos de impressora e máquinas copiadoras, tornando a gestão muito mais ecológica.

Objetivo

 

O objetivo foi adquirir um sistema integrado ao qual todos teriam acesso a relatórios, ordem de serviço e registros. Os benefícios foram diminuição dos custos, otimização da proposta de desenvolvimento sustentável tão difundida atualmente, visando as melhorias das questões ergonômicas do colaborador.

Metodologia.

 

Foi elaborado um estudo de caso de forma a produzir conhecimento amplo e detalhado sobre o assunto em uma empresa metalúrgica no interior do estado de São Paulo onde foi inserida a transferência de impressão de papel para um banco de dados otimizado. Junto ao conceito, foi feita uma pesquisa qualitativa onde aborda uma condição no setor de engenharia com os efeitos da suposta aplicação para a melhoria do processo.

 

2 Desenvolvimento

 

Na era dos negócios digitais, em que praticamente todos os movimentos humanos são registrados na web, há muitos motivos para eliminar o papel e poucos para mantê-lo. De início, lembremos que os arquivos digitais são assinados eletronicamente, eliminando despesas notariais e dando mais velocidade aos processos.

 

O setor industrial passa por um momento de transformação profunda, com cadeias produtivas cada vez mais integradas e um cenário extremamente competitivo e globalizado em todos os segmentos. Embora eliminar todo o uso dos papéis não seja viável, uma pequena redução pode resultar em economia de custos e maior eficiência. Passar tempo procurando por pilhas de papel diminui o tempo de resposta, em uma era em que muitas empresas estão 100% online e disponíveis.

Quais os custos com o uso de papel?

O uso de papel acarreta em custos com compras, transporte, cópias, impressões, etc. E ainda envolve outros gastos com impressoras e tonners de tinta, por exemplo, além de preocupações com espaço para arquivamento de documentos, segurança, prevenção contra incêndio e deterioração, entre outras.

Ao digitalizar cópias eletrônicas de recibos e faturas, os documentos podem ser classificados, arquivados e organizados para serem rapidamente encontrados.

Sendo assim, enviar arquivos, cópias de contrato e documentos via e-mail é muito mais rápido, além de mais barato.

Embora aumente a eficiência, a comunicação eletrônica também diminui os custos de armazenamento, pois a quantidade de cópias em papel começará a diminuir

A capacidade de localizar e divulgar informações rapidamente pode melhorar a eficiência e o profissionalismo de qualquer empresa.

Com os avanços tecnológicos de dispositivos inteligentes, a maioria das organizações tem acesso imediato aos arquivos, cópias de contrato e documentos via e-mail sendo muito mais rápido, além de mais barato.

 

Com o advento dos aplicativos de digitalização, é possível fazer backups de relatórios e ordens de serviço sem precisar guardar uma pilha de papéis no escritório.

Arquivos eletrônicos também podem ser compartilhados no trabalho através de sua rede, ou via e-mail.

A redução do papel também torna o transporte de dados mais eficiente e seguro, sem a necessidade de enviar documentos pelos Correios.

 

Há ainda que se falar na segurança da informação, já que as plataformas de assinatura eletrônica contam com recursos de proteção bancária (enquanto o acúmulo de papéis facilita o extravio/deterioração). Até o custo com aluguel é alterado com a decisão de eliminar o papel (já que empresas digitais precisam de pouco espaço).

A eliminação do papel é um processo tão necessário quanto natural, em uma realidade na qual o tráfego móvel global se aproxima da casa dos zettabytes (previsão de 930 exabytes em 2022, número 113 vezes maior do que em 2012).

Essa era, também chamada de Indústria 4.0, é marcada pela fusão de tecnologias físicas, biológicas e digitais, em meio a um universo de sensores conectados a quase tudo o que temos no planeta (de animais a móveis). E isso tem tudo a ver com a necessidade de eliminar o papel.

Nesse cenário futurista de drones, impressoras 3D e intensa análise de dados, o epicentro da vantagem competitiva sai dos processos produtivos analógicos para um modelo em que a Inteligência Artificial se torna o grande produtor e consultor corporativo.

Estamos falando em softwares poderosos tratando montanhas de dados, diagnosticando com precisão o que o cliente necessita, no momento exato de sua necessidade.

Conectando os tablets ou celulares com sistema Android à internet, se faz apontamentos de produção em qualquer lugar da planta, integrando as informações automaticamente ao programa principal.

O aplicativo apresenta os campos específicos de um determinado processo, tornando o registro mais simples e fácil.

Com o programa digital se tem controle total sobre a operação da indústria. O sistema permite melhor planejamento, sabendo exatamente, o que, quanto e quando produzir em cada máquina da sua linha de produção.

 Tudo registrado e visualizado em dashboards dinâmicos e intuitivos para ajudar a empresa a tomar sempre as melhores decisões de forma rápida e eficiente conectado com BackOffice do sistema e em sua configuração básica conta com os módulos de estoque e custos, compras, financeiro e suprimentos, para dar suporte aos processos de contabilização integrada, gestão e comunicação eletrônica fiscal, gestão financeira e de compras de insumos e equipamentos. O sistema pode ser acessado de forma remota com aplicativo cliente local na máquina do usuário (colaborador) ou mesmo via web. Além disso, o sistema possui grande disponibilidade de APIs e webservices prontos para facilitar a integração com qualquer outra solução.

O módulo de Planejamento e Controle de Produção (PCP) registra a estrutura de todos os produtos e processos fabris, além de gerenciar os recursos operacionais e atividades necessárias à produção sabendo a informação exata de quantas peças de cada tipo você precisa para montar um lote de produtos, e quantas pessoas e quanto tempo de máquina serão necessários para a tarefa.

2.1.1 Automação de Coleta de Dados

 

O módulo permite determinar as quantidades de produção ideais, além de otimizar o processo de compra de insumos para atender a linha de produção e as vendas, sempre com o melhor prazo possível, a empresa tem mais versatilidade para planejar e monitorar cada centro de trabalho e cada equipamento na fábrica. O resultado é um acompanhamento mais fiel do custo real de produção, melhorando as margens do negócio e tornando a indústria cada vez mais competitiva.

O módulo usa tecnologias de conectividade para coletar informações em tempo real na linha de produção, a automação que transforma qualquer Smartphone ou Tablet Android em um coletor de dados com funções básicas de conferência, transferência entre armazéns, separação e inventário, evita-se erros na digitação, separação, apontamento e verificação de produtos e insumos, configura os coletores de dados de código de QR CODE para dar muito mais velocidade e precisão às rotinas. Basta instalar etiquetas do código nos produtos, para identificar em apenas um curto espaço de tempo centenas de caixas, registrando seus conteúdos e dados técnicos no sistema sem preenchimento manual, evitando erros no registro e proporcionando uma eficiência de 85% em relação ao processo de coleta de dados e conferência, identificando gargalos de produtividade possibilitando melhorar o desempenho de toda a operação industrial, com isso o processo fica muito mais confiável, com o registro correto da movimentação de lotes e dos itens por número de série e lote permite criar apontamentos detalhados de paradas programadas e de parada geral, e de itens de controle de máquina. Permite acompanhar as variáveis de um equipamento para disparar automaticamente uma ordem de manutenção preventiva para evitar o risco de pane, por exemplo. Também é possível acompanhar em tempo real o ritmo de produção das máquinas no chão de fábrica para tomar medidas que impeçam a formação de gargalos na linha de produção, acionando medidas automaticamente, sempre que for possível.

Com essas ações possibilita um salto de produtividade considerável, elevando no mínimo 50%. Os indicadores de eficiência de produção, permite tomar decisões mais assertivas, sem perda de tempo, tornando toda a fábrica muito mais eficiente.

 

2.1.2 Comparações

Analisando a ferramenta proposta em relação ao preenchimento manual por escrita, obteve-se que;

Um estudo de caso em uma empresa localizada no interior de São Paulo no setor de Usinagem de componentes de motores de automóveis obteve-se o seguinte resultado: Pesquisa de tempo de preenchimento de formulário de processo/qualidade.

Menos custos

O papel por si só pode não ser caro, mas quando o uso é desenfreado o desperdício começa a pesar no orçamento. Além disso, associados a essa problemática, existem os gastos com armazenamento, impressão e manutenção de documentos.

Uma pesquisa conduzida pela Gartner Inc. (2019) estimou que 3% dos lucros das empresas são destinados aos gastos citados acima!

Maior produtividade

Imaginemos que uma empresa possui um enorme cadastro de clientes e que, diariamente, os setores precisam consultar os arquivos para acessar essas informações. Qual seria a forma mais ágil de trabalhar com esses dados?

Disponibilizá-los em uma sala e, sempre que necessário, procurar o nome do cliente manualmente?

Ou manter esses dados digitalizados e organizados em um sistema armazenado na nuvem, cujo acesso pode ser feito de qualquer lugar e por qualquer pessoa autorizada?

A resposta parece óbvia, a princípio, mas, mesmo com tanta tecnologia disponível no mercado, uma pesquisa recente, feita pela Association for Information and Image Management (AIIM[LAL1] ) (2019), mostrou que 40% das empresas ainda mantêm seus registros em papel.

Outro dado, levantado pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), mostrou que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações.

O motivo está diretamente ligado a problemas com o armazenamento inadequado ou arquivos desorganizados.

Olhar a questão por essa ótica ajuda a entender que documentos digitalizados e informações mantidas em um sistema online economizam tempo, aumentam a produtividade e reduzem os problemas com perda de papéis.

 

Tempo médio de preenchimento de registro de inspeção manual de 1 máquina para 3 turnos.

48 minutos gastos com produção ociosa.

2minutosX8horasX3turnos= 48minutos.p/dia.

Tempo médio de preenchimento de registro de inspeção de 1máquina utilizando a ferramenta de registro eletrônico de 1máquina para 3 turnos.

10 minutos gastos com produção ociosa.

40segundosX8horasX3turnos= 10minutos.p/dia.

Com essa ferramenta a empresa pode dar um salto para a Indústria 4.0. permitindo que a instituição dê os primeiros passos na digitalização de processos fundamentais para sua integração às novas cadeias produtivas avançando na automatização nas diferentes etapas da linha de produção, desde o design de produtos ao processo de fabricação e entrega do produto final, a estrutura de todos os produtos e processos fabris, além de gerenciar os recursos operacionais e atividades necessárias à produção informando exatamente quantas peças de cada tipo você precisa para montar um lote de produtos, e quantas pessoas e quanto tempo de máquina serão necessários para a tarefa. O módulo é integrado com o Estoque, dando baixa automática nos itens utilizados e permitindo melhor rastreabilidade das peças e matérias-primas utilizadas, possibilitando um controle mais rigoroso do planejamento, da programação e execução das atividades industriais e permite determinar as quantidades de produção ideais, além de otimizar o processo de compra de insumos para atender a linha de produção e as vendas, sempre com o melhor prazo possível, tudo para dar mais inteligência e eficiência para sua empresa.

 

2.1.2.1 Gestão do Controle da Qualidade

 

Inspeção de Entrada

Com o módulo de qualidade e inspeção de entrada é garantido a padronização do material recebido, com base em parâmetros e práticas utilizadas na certificação ISO 9000. Mantem um rigoroso controle de qualidade na entrada dos insumos que abastecem a sua linha de produção ((A ISO 9000 faz parte de um conjunto de normas técnicas que estabelecem diretrizes e padrões para criação de um sistema de gestão da qualidade. Ele é formado pelas normas 9001, 9004 e 19011 cujo objetivo é otimizar os processos da gestão de qualidade de um produto ou serviço.)) Estabelecendo a essa condição o acesso a uma série de indicadores de qualidade dos produtos recebidos, que ajudarão a manter o alto nível da rede de fornecedores.

Os parâmetros são facilmente configuráveis e integrados, e permitem o controle da entrada de todo material a ser inspecionado. A amostragem pode ser realizada de modo automático, quando necessário, de acordo com a norma NBR-5426 (NBR 5426/1985 3 4.6.3 Amostragem dupla ou múltipla Quando for usada amostragem dupla ou múltipla cada amostra deve ser retirada do lote todo.)). Além disso, o módulo registra todos os casos de não conformidade, permitindo controlar melhor a incidência de falhas; e emite etiquetas de rastreabilidade para aplicar ao material recebidos.

Metrologia

Garantindo o melhor controle da linha de produção registra-se e controla todas as informações ligadas às aferições, instrumentações, calibragens e medições de equipamentos e instrumentos da fábrica, segundo os parâmetros de certificações facilitando controlar a realização periódica das aferições e garantir que os aparelhos estejam sempre em condições de uso.

Controle de Documentos

O controle de qualidade de uma empresa será mais eficiente se for bem documentado. Gerenciando toda a elaboração, divulgação, leitura e treinamento associado a documentos da área de qualidade. Isso inclui manuais, instruções de trabalho, normas e outros documentos importantes para sua empresa. O controle de documentos faz toda a gestão facilitando a consulta e mantendo o registro das diferentes versões da documentação. O acesso é de fácil uso, e possui integração com programas como Microsoft Word e Excel, permitindo ainda a leitura de documentos em formato HTML ou PDF.

Processo de Aprovação da Peça de Produção

 Voltado exclusivamente para o controle de qualidade na indústria automobilística, faz o controle de todos os procedimentos necessários para atender os padrões de qualidade de fabricação de autopeças na cadeia automobilística, identificando mais facilmente os casos de não conformidade e adapta seus processos de acordo com os mais altos padrões desse segmento.

 

2.1.2.2 Gestão de Riscos

 

Gerencia os riscos corporativos da empresa de acordo com as novas regras de governança corporativa segundo os padrões da Lei Sarbannes-Oxley, que determina a avaliação anual dos controles e procedimentos internos da companhia.

Os parâmetros podem ser usados, mesmo que a indústria não esteja submetida à lei americana. O sistema ajuda você a gerenciar e identificar riscos, detalhando o possível impacto e os planos de ação para cada risco associado aos diferentes processos dentro da empresa, garantindo um padrão mais alto de governança que contribui a empresa a atrair investidores e reduzir seu custo de capital.

2.1.2.3 Faturamento

A geração de notas de venda é feita automaticamente, de acordo com os parâmetros fiscais programados. Assim, a empresa gerencia o envio e a validação das notas junto à Sefaz, em qualquer estado do país contribuindo com um melhor fluxo na operação industrial estabelecendo totalmente a conformidade com a legislação fiscal e tributária do país evitando qualquer tipo de problema no faturamento, embarque e envio de mercadorias.

Financeiro

 

Todas as movimentações são registradas automaticamente no sistema, com máxima fidelidade, facilitando o controle da contabilidade.

 

2.1.2.4 Meio Ambiente

O mundo consome aproximadamente 400 milhões de toneladas de papel todos os anos. No Brasil, em um único mês, somos capazes de produzir cerca de 800 mil toneladas (o que significa a derrubada de mais de 15.000 árvores). Para piorar, as despesas com materiais de escritório (dentro das quais o consumo de papel e os gastos com impressões estão inclusos) podem abocanhar mais de 20% do faturamento, prejuízo silencioso que pode impedir as empresas de crescerem.

 A crescente preocupação com escassez dos recursos naturais vem fazendo com que as empresas assumam um papel importante no que diz respeito a responsabilidade social e ecológica. Neste ambiente extremamente competitivo é preciso planejar o desenvolvimento futuro para que possam não apenas crescer mais, mas para que sejam capazes de enfrentar novos desafios que surjam no decorrer dessa trajetória.

O setor empresarial implementa técnicas para diminuir o uso de papel, que representam, sozinhas, 20% do volume de papéis utilizados. Um ambiente com menos papel também pode significar menor consumo de energia, enquanto impressoras, aparelhos de fax e outros itens estão desligados.

Economizar papel é uma medida fundamental para as empresas que desejam adotar práticas sustentáveis e como consequência tornarem-se mais competitivas no mercado.

Hoje, após tantos avanços, e com a necessidade urgente de se preocupar com o meio ambiente, ser sustentável é uma estratégia obrigatória, que perpassa todos os planos, políticas e setores de uma empresa que deseja estar bem posicionada.

As vantagens de economizar papel no ambiente empresarial vão desde a melhora de produtividade até a redução de custos. Vamos conhecer separadamente cada um desses benefícios.

Melhor reputação

Consumidores preferem empresas sustentáveis. Essa afirmação é cada vez mais comprovada por pesquisas e por análises do comportamento de compra dos consumidores.

É o caso da pesquisa “Comportamento do Consumidor: Sustentabilidade e Consumo Consciente”, realizada pela Opinion Box.

O levantamento, feito em 2019 em todos os estados brasileiros, mostrou que um, a cada três entrevistados, se preocupam muito com as práticas sustentáveis das marcas e 55% dão preferência àquelas que são conhecidas por cuidar do meio ambiente.

A visão que as pessoas têm da marca impacta diretamente no seu valor de mercado. E empresas que visam economizar papel atraem os consumidores por sua consciência ecológica e pelo uso de tecnologias.

Mas, afinal, como economizar papel, na prática?

Continue a leitura para descobrir!

8 dicas para economizar papel na sua empresa

De acordo com as estatísticas do The World Count, uma pessoa gasta mais de duas folhas de papel por hora. No ambiente empresarial esse número pode ser até maior, mostrando a importância de instituir uma cultura de economia de papel.

Para te ajudar com isso, separamos 8 sugestões.

1. Para economizar papel, faça um treinamento de conscientização dos funcionários

Toda ação, para ter sucesso, precisa ser precedida por conscientização.

Para conseguir a economia de papel por parte dos funcionários, a empresa precisa investir em uma ação de engajamento, explicando porque todos precisam colaborar.

É preciso mostrar como a redução do uso de papéis favorece o meio ambiente, a empresa e, consequentemente, possibilita o investimento em ações para os funcionários, como aumentos salariais e benefícios.

2. Entenda como a sua impressora funciona

Para economizar papel é fundamental entender o funcionamento da impressora e fazer com que todos a conheçam também.

Isso implica descobrir suas funções econômicas, como ocorre a impressão frente e verso, a manutenção do toner e até como configurá-la para imprimir, por exemplo, quatro páginas em apenas uma folha, em tamanho reduzido.

3. Instale um controle de impressão por login

Apesar de não ser um impedimento para que os funcionários façam impressões, o controle pode inibir a impressão de documentos pessoais, pois fica registrado o que cada funcionário imprimiu e em qual quantidade.

A empresa também pode optar por fornecer uma cota de impressões por mês para cada colaborador, com base na média mensal que cada um usa.

4. Invista em software e sistemas na nuvem

Como já mostrado, empresas que armazenam seus documentos na nuvem têm um ganho significativo de tempo e espaço.

Existem diversas opções de sistemas gratuitos que permitem, por exemplo, que várias pessoas acessem o mesmo documento simultaneamente.

Assim, em vez de imprimir um texto para correção, todos podem acessar o mesmo documento e marcar suas alterações, que ficam registradas.

5. Crie um programa de reciclagem

As ações de reciclagem de papel podem se dar de diversas maneiras.

Pode-se incentivar o uso de papéis usados somente de um lado para servirem de blocos de anotações, a instalação de lixeiras especiais de coletas de papel para envio à reciclagem e na parceria com instituições que fazem esse serviço.

6. Sugira aos clientes e fornecedores o uso de comprovantes digitais

Em vez de imprimir e enviar boletos e notas fiscais, por que não optar por fazer esses mesmos serviços via e-mail, por exemplo?

Sugira essa prática aos clientes e fornecedores e deixe a impressão apenas para casos específicos, como o de clientes que não têm acesso à internet ou que prefiram essa forma, por estarem mais familiarizados.

7. Adote o sistema de ponto digital

Com a adoção do ponto digital não é preciso imprimir os comprovantes de ponto e nem usar cartões de papel, pois o comprovante é enviado por e-mail.

Ou seja: mais uma economia.

Utilize o recurso da assinatura digital

O recurso da assinatura digital serve para assinar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica, pois, como está vinculada a um certificado digital, representa a assinatura de próprio punho.

 

2.1.2.5 Benefícios Econômicos

Criar uma boa imagem perante ao consumidor é algo crucial e a pratica da sustentabilidade é cada vez mais frequente nas empresas que pensam em passar uma imagem positiva e ganhar vantagem competitiva.

Afinal o cliente está cada vez mais exigente no que diz respeito a sustentabilidade dos produtos. Tudo o que engloba a sustentabilidade chama a atenção, como por exemplo marcas de investem em produtos veganos, de roupas a cosméticos ou retirar do nosso dia a dia produtos que são descartados, como a criação de canudos de metal reutilizáveis.

“O cenário atual é um panorama que está cada vez mais humanizado e que cobra a mesma postura por parte das organizações”, diz Tiago Reis, CEO da casa de análise financeira Suno Research, em um artigo para o jornal O Estado de São Paulo.

E se pretende não estar atras da concorrência adotar a pratica da sustentabilidade empresarial deve ser prioridade.

Além de contribuir com a imagem da empresa as práticas sustentáveis ajudam no crescimento dos negócios e auxiliam na redução de custos de produção. As estratégias de reciclagem, reutilização de água e reaproveitamento de matéria-prima tendem a ajudar na economia dos processos industriais.

Existem diversas vantagens em implementar práticas sustentáveis nas empresas, que fazem parte da estratégia de gestão, devido as vantagens que proporcionam. Outros benefícios:

• Redução nos custos de produção desde matéria prima a energia elétrica.
• Melhor engajamento no mercado
• Motivação dos colaboradores.
• Valorização das ações empresa em bolsas de valores.
• Satisfação do consumidor.
• Atratividade para investidores

 

E investir em mudanças na empresa não é importante apenas pra cumprir as obrigações legais e agir com ética, mas é também um instrumento para o crescimento da empresa gerando valor para sociedade e aumentando substancialmente a lucratividade com o uso consciente dos recursos naturais.

 

Mesmo em negócios menores o custo de papel pode apresentar ser algo relevante mais quando acrescentados outros itens como tinta de impressora, valor das maquinas, custo de manutenção e as horas gastas por colaboradores no processo fazem com que esses custos se tornem algo extremamente notável.

Um investimento com programas que tendem a eliminar o papel não trará retorno prévio mais fara com que vejamos melhoras ao longo da implementação, economizaríamos tempo em tarefas executadas na linha de produção ou até mesmo no meio administrativo. Há também riscos de perda de informação e extravio. Colocando em uma balança a implementação desses programas não só levaria a eliminação de custos com o papel, mas abrangeria outros assuntos benéficos para gestão. A automação dos processos vem se tornando algo cada vez mais frequente e provável nas indústrias de qualquer segmento a rapidez e agilidade com que são executadas tarefas facilitam no dia-a-dia do colaborador gerando assim maior lucratividade, maximizando os lucros da empresa.

Uma pesquisa feita em 2013 pela Enterprise Content Management Maturity Model (ECM3) revelou que o Brasil ainda está entre o nível 1 e 2 na adoção das melhores práticas de gestão da informação (a escala vai até o nível 5), o que comprova a ineficiência na organização dos processos internos das empresas nacionais. O que isso tem a ver com consumo de papel? Tudo.

Estudos mostram que as empresas brasileiras perdem 1 documento a cada 12 segundos. Como se não bastasse, os funcionários perdem até 2 horas diárias procurando papeis extraviados, sendo que 90% das informações, uma vez arquivadas, jamais serão consultadas novamente.

 

Quais os custos com o uso de papel?

O uso de papel acarreta em custos com compras, transporte, cópias, impressões, etc. E ainda envolve outros gastos com impressoras e tonners de tinta, por exemplo, além de preocupações com espaço para arquivamento de documentos, segurança, prevenção contra incêndio e deterioração, entre outras.

 

 

O uso de papel está diminuindo, mas a quantidade de papel que gastamos ainda é enorme.

Mas, respeitar o meio ambiente é muito mais do que apenas reduzir papel.

 

 

CONCLUSÃO

A meta de substituir papel por um meio digital não é fácil de ser alcançada, pois às organizações iram sofrer mudanças e automaticamente as tarefas serão alteradas. Por um tempo o papel ainda irá existir mantendo-se na maioria das atividades. Uma boa ideia para a substituição seria por meio de treinamentos. Ficar sem papel exige um entendimento das tecnologias digitais que grande parte da força de trabalho nunca usou antes. Em um futuro próximo será diferente.

Será necessário estabelecer as alternativas para utilizar menos papel em setores que ainda serão necessários e evoluir nas atividades em que já pode ser feito a substituição total do mesmo por um meio digital.

É importante que tenhamos tudo devidamente documentado e registado, porém, cada vez mais, os sistemas possuem recursos que nos permitem otimizar as atividades, além de torná-las mais acessíveis para todos. Fazer cópias das informações para distribuir pela empresa não é a ideia mais recomendada, se você usar um aplicativo no computador ou tablet, pode, facilmente, compartilhar o conteúdo com quantas pessoas quiser em poucos segundos e isso envolve uma pesquisa rápida no computador. A redução nas horas de trabalho dos funcionários gastos em tarefas domésticas é significativa. Além disso, dessa maneira você consegue editar qualquer informação muito mais rápido e em qualquer lugar, sem limites geográficos, um funcionário que esteja em outro país efetua o login no armazenamento em nuvem da empresa, pesquisa o arquivo e trabalha nele instantaneamente. Não existe nenhuma função do papel que não possa ser substituída por ferramentas ou arquivos digitais e além disso não correm o risco de serem destruídos em um incêndio ou roubados em um roubo.

A liberação de espaço também é um dos motivos pelos quais as empresas sem o uso do papel tendem a ser mais baratos, pois não há necessidade de investir em instalações de armazenamento no local.

 

Contudo, não é só a sua empresa que é beneficiada quando os processos que ocorrem diariamente são digitalizados: o planeta também agradece! Empresas que estão usando este método podem reduzir significativamente as perdas ambientais, principalmente porque as árvores usadas para fabricar papel são frequentemente replantadas.

 

Referencias

SOLVUS. http://solvus.com.br/4-motivos-para-voce-abandonar-o-papel-na-sua-empresa/. Acesso em data..

KYOCERA.https://www.kyoceradocumentsolutions.pt/pt/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/the-importance-of-being-a-paperless-company.html

DOCUSING. www.docusing.com.br

BLSISTEMAS. www.blsistemas.com.br