Parte II - Introdução ao processador de texto Microsoft Word

Introdução ao processador de texto Microsoft Word parte II

Melissa Andrade Trinchão

 

RESUMO:

O presente artigo foi elaborado com o objetivo de contemplar a continuidade no curso de utilização do software Microsoft Word em sua configuração de arquivo, assim como formas de salvá-lo.

O artigo será segmentado de forma onde o conteúdo seja de fácil assimilação desde usuários leigos ao intermediário. Esta segunda parte do artigo vou apresentar as ferramentas de configuração do documento como margens, posicionamento dos textos no corpo do documento, as distintas formas de exibir o documento durante sua confecção, o que é e qual a necessidade de criar o cabeçalho e rodapé, correção de erros na digitação em especial as ferramentas de Revisão do software e formas de salvar o documento para acessos posteriores.

 

Palavras-chave: Microsoft Word, processador de texto, configuração.

 

 

ABSTRACT:

This article was written with the purpose of contemplating the continuity in the course of using Microsoft Word software in its file configuration, as well as ways to save it.

The article will be segmented in a way where the content is easy to assimilate from lay users to the intermediary. This second part of the article will present the tools of document configuration such as margins, positioning of texts in the body of the document, the different ways of displaying the document during its preparation, what is and what is needed to create the header and footer, correction errors in typing in particular the Software Review tools and ways to save the document for later accesses.

 

Keywords: Microsoft Word, word processor, configuration.

 

  INTRODUÇÃO:

 

No programa Microsoft Word podemos adaptar a posição dos textos no corpo do documento de várias maneiras, assim personalizando de acordo com as necessidades do usuário.

Encontramos ferramentas de fácil utilização para configurar as margens, cabeçalho e rodapé; itens importantes principalmente quando o documento é de utilização em documentos especificos como processos ou petições na área jurídica, por exemplo.

Durante a criação de um documento também é possível configurar ferramentas para a verificação da ortografia e gramática, otimizando a qualidade do resultado do trabalho. Entre outras ferramentas de edição e formatação de texto que veremos ao longo dos artigos.

 

 

DESENVOLVIMENTO:

 

Iniciaremos pela configuração das margens, que são as áreas “vazias” que contornam a página, deixando o texto bem alinhado e posicionado.

É possível configurar as margens do seu documento de acordo com o seu trabalho apenas dando duplo clique na área mais escura das réguas, assim será exibida a Caixa de Dialogo chamada Configurar Página.

Outra alternativa nas novas versões do Microsoft Word é clicar na guia Layout – no grupo Configurar Página – botão Margens – Margens Personalizadas e alterar os valores das margens disponíveis: superior, inferior, esquerda e direita. E clique no botão Ok.

Quando você clica no botão Margens é exibido uma lista com margens pré-definidas do programa. Porém caso você precise personalizar as margens do seu documento, basta clicar na ultima opção desta lista chamada Margens Personalizadas, que será exibida uma Caixa de Dialogo (como figura abaixo). Digite os valores desejados para as margens e depois clique no botão Ok.

Configuração para Encadernação:

Outra ferramenta muito interessante do programa Microsoft Word é a possibilidade de montar trabalhos que necessitem de encadernar ou colocar espiral (como livros, monografias e apostilas). Para isso existe uma ferramenta chamada Medianiz.

A Medianiz é um espaço sobressalente, por padrão na margem à esquerda, mas também é possível mudar a posição da medianiz para superior.elhamento das margens.

Margens Espelhadas:

Caso precise espelhar as margens entre as páginas do documento basta clicar na opção Páginas e no campo Várias páginas mudar normal para Margens espelho.

Perceba que na Visualização desta opção conseguimos visualizar como ficará o documento.

Configuração da Página:

Aproveitando que estamos falando de configuração das margens, por que também não tratar do assunto completo?

É de grande importância à configuração da página do seu documento com tamanho correto, orientação (página deitada – horizontal ou página em pé – vertical) assim como outras configurações possíveis para que no momento da impressão não ocorra problemas como o texto ficar incorreto disposto na folha.

Nas versões do Microsoft Word 2007 e 2010 podemos configurar de forma bem prática na Guia Layout da Pagina – grupo Configurar Página e escolher o que deseja alterar.

Neste grupo é possível selecionar algum formato pré-definido do programa ou clicar no Ativador de Caixa de Dialogo para exibir a mesma caixa que usamos agora pouco na configuração das margens.

Guia Papel:

Na Caixa de Dialogo Configurar página é possível configurar informações sobre o papel na segunda guia chamada Papel.

Nesta guia configuramos o tamanho do papel onde o programa exibe uma lista com muitas opções de tamanho, como por exemplo, a folha A4 (21 cm x 29,7 cm) a qual o tamanho que é um dos mais utilizados.

A partir do momento em que escolhemos o tamanho do papel, o programa exibe logo abaixo as medidas de Largura e de Altura.

Podemos personalizar o tamanho do papel nos campos Largura e Altura mediante o nosso trabalho desenvolvido. Basta digitar novos valores nos campos Largura e Altura e clicar no botão Ok.

Fonte de Papel:

Fonte de alimentação do papel é um recurso importante quando você for imprimir o documento em impressoras que possuem mais de uma bandeja (como é o caso em gráficas). Neste caso podemos configurar papeis diferentes para as diferentes bandejas existentes da impressora.

Guia Layout:

 Guia Layout é a terceira guia da Caixa de Dialogo Configurar Página e é responsável pela criação de sessões, configuração dos cabeçalhos e rodapés e alinhamento vertical do texto.

Alinhamento Vertical:

Normalmente quando iniciamos a digitação de um texto, por padrão o programa Microsoft Word alinha verticalmente o texto no topo da página.

Porém é possível alinhar o texto verticalmente para qual alinhamento desejar, basta clicar na seta ao lado do campo Alinhamento vertical e escolher dentre as opções qual será viável para o seu documento. Abaixo a ilustração exibe onde alteramos o alinhamento:

O alinhamento vertical do texto será aplicado em todo o seu documento, a menos que selecionarmos previamente o texto. Neste caso, o campo Aplicar mostra por padrão a opção Nesta seção. Porém é possível alterar para: deste ponto em diante ou no documento inteiro.

Cabeçalho e Rodapé:

Cabeçalho e Rodapé são sessões especiais que normalmente aparecem nas extremidades das páginas, sendo o cabeçalho exibido na parte superior da página (“cabeça” da página) e o rodapé é exibido na parte inferior da página (“pé” da página).

Estas sessões podem ser textos ou elementos gráficos que são exibidos em todas as páginas do documento, criando assim uma padronização em todas das folhas.

Exemplo típico de cabeçalho e rodapé é inserir a logo da empresa no cabeçalho e no rodapé o endereço, assim como o número de paginas.

Barra de Status:

A Barra de Status exibe o estado do seu documento atual, como número de páginas, quantidade de palavras digitadas, idioma utilizado e outras informações.

Nas versões do Microsoft Word 2007 e 2010 é possível exibir mais informações na barra de Status, basta clicar com o botão direito do mouse sob ela e na lista que aparecer clicar na informação desejada

Barras de Rolagem:

As barras de rolagem são utilizadas para visualizar o conteúdo do texto quando este for muito extenso e não ser possível a visualização de todo o conteúdo em um tela do programa.

É como imaginar um “rolo de papilo” que para conseguirmos ler todo o conteúdo precisamos “rolar” para baixo e para cima.Por padrão, as barras de rolagens são exibidas à direita da tela e também na parte inferior.

Painel de Tarefa:

O Painel de Tarefa exibe várias dicas para agilizar seu trabalho no programa Microsoft Word. É exibido em uma das laterais da janela do programa, normalmente do lado direito.

Algumas das dicas são:

• Relação dos últimos arquivo abertos
• Criação de novos documentos
• Abrir ajuda do programa
• Atualização do Microsoft Office
• Entre outras.

É importante destacar que a versão do Microsoft Word 2007 exibe algumas opções que parecem muito com o Painel de Tarefas, porem oficialmente não recebem esta nomenclatura!

Ajuda do Microsoft Word

Para ter acesso a ajuda do Word, o usuário pode simplesmente utilizar a tecla F1 ou ainda acessar o menu Ajuda – Ajuda do Microsoft Office Word. No Word 2007 a opção de Ajuda se encontra na lateral direita da faixa, na barra onde estão dispostas as guias.

A Ajuda do Word é um recurso muito interessante, mas que em muitos casos é pouco utilizada. Sempre que possuir uma dúvida sinta-se à vontade para consultar essa ferramenta que além de auxiliar a utilizar os recursos do aplicativo também nos fornece dicas importantes além de informações sobre atalhos e formas alternativas de utilizarmos o Word.

Salvar seu Texto:

Quando iniciamos a criação de um novo arquivo, como o texto que você acabou de digitar, é imprescindível guardar seu arquivo em algum local.

Salvar é o nome correto na Informática para o ato de guardar/armazenar e, podemos salvar em vários locais disponíveis: no disco local (c:), no seu pendrive, em um HD externo, enfim no local que seja mais conveniente para você.

Esta importância para salvar o seu arquivo, é porque podem ocorrer desligamentos acidentais do computador ou oscilações da corrente elétrica e, caso seu arquivo não esteja salvo você poderá perdê-lo. Pois todo arquivo que não foi salvo fica provisoriamente na memória do computador.

No programa Microsoft Word 2003 é possível salvar clicando no menu Arquivo – Salvar ou apenas clicar no ícone de atalho na Barra de ferramentas Padrão:

Nas versões Microsoft Word 2007 e 2010 esta ferramenta é encontrada na Barra de Acesso Rápida

No campo Salvar como tipo é exibido o tipo do arquivo, ou seja, a sua extensão (extensão por padrão é representada por três caracteres que informa o sistema operacional do seu computador em qual programa foi feito o arquivo).

Normalmente no Microsoft Word 2003 a extensão é .doc e nas versões Microsoft Word 2007 e 2010 a extensão é .docx

É importante ressalvar que arquivos criados em uma nova versão não é possível abrir em versões de programas anteriores, como exemplo fazer um texto na versão do Microsoft Word 2010 e precisar abrir na versão 2003.

Para isso ser possível, antes de salvar o arquivo mude no campo Salvar como tipo para Documento do Microsoft Word 97 – 2003

Quando precisar salvar seu arquivo em outro local e se precisar também renomear o seu arquivo, é possível usando a opção Salvar Como.

Podemos também configurar que o programa Microsoft Word salve o documento ativo de tempos em tempos, como por exemplo ser salvo a cada 5 minutos.

Essa configuração encontramos no item Opções da guia Arquivo ou Página Inicial da novas versões, ou ainda no menu Arquivo da versão do Office 2003.

Diferença entre Salvar e Salvar Como:

Quando você for salvar seu arquivo pela primeira vez o programa deve exibir uma caixa de diálogo com os campos Salvar em (local onde ficara seu arquivo) e Nome do arquivo.

Portanto na primeira vez que salvar seu arquivo tanto faz utilizar a opção Salvar ou Salvar Como, pois ambos exibem estes dois campos.

Porem quando o seu arquivo já está salvo, você fez modificações e precisa salvar o arquivo com estas modificações no mesmo lugar e com o mesmo nome, use Salvar (perceba que a caixa de diálogo não é exibida, pois o Microsoft Word já reconhece que é uma modificação no arquivo existente). Já quando precisar salvar o arquivo em outro local (por exemplo, do HD externo para o pendrive) use Salvar Como (o Microsoft Word exibirá a caixa de diálogo para que você altere o lugar e se desejar o nome do arquivo também).

Erros de Ortografia e Gramática:

Normalmente quando digitamos com pressa ou estamos aprendendo a utilizar corretamente o teclado é natural ocorrer erros de ortografia e gramática.

< >Erros de Ortografia: são erros nas palavras, normalmente o Microsoft Word exibe um sublinhado ondulado na cor vermelha abaixo das palavras com erros.Erros de Gramatica: são erros nas pontuações, excesso de espaço ou falta de espaço entre as palavras, o Microsoft Word exibe um sublinhado ondulado na cor verde abaixo das palavras com erros na gramatica.

Quando ativamos a Verificação de Ortografia e Gramatica é exibida uma caixa de diálogo que iniciará a busca por erros no texto.

Encontramos nesta caixa de diálogo vários botões para nos auxiliar durante a verificação e, cada botão em sua função especifica.

• Ignorar uma vez / ignorar todas: ignora a palavra
• Alterar / Alterar todas: usada para corrigir a palavra. O programa exibe no painel Sugestões palavras para fazer a correção. Basta clicar sobre a palavra correta e depois no botão Alterar.
• Adicionar ao dicionário: quando uma palavra está correta e como utiliza com frequência quer que o programa a aceite.

Auto Correção:

Também o programa nos disponibiliza configurar algumas ações para serem executadas durante a digitação do texto, basta clicar no botão Opções...

Tais como: colocar 1ª letra da frase em maiúscula, colocar nomes dos dias em maiúsculas, corrigir Duas Iniciais Maiúsculas entre outras opções.

Modos de Exibição do Texto:

Podemos alterar a forma que exibimos e trabalhamos com o programa Microsoft Word, a mais comum é o Modo Layout de Impressão, pois já visualizamos como o documento ficará na folha impressa. Porém o programa disponibiliza outros modos de exibição:

< >Layout de impressão: exibe como o documento ficará na impressão.‚Leitura em Tela Inteira: utilizado para aumentar o espaço disponível para a leitura ou escrever comentários. ƒLayout da Web: exibe o documento como ficará se caso for hospedado na internet.„Estrutura de Tópicos: exibe o documento em uma lista (tópicos) e suas ferramentas correspondentes.…Rascunho: exibe rapidamente o conteúdo do documento, porem ocultando alguns elementos como cabeçalho e rodapé.

Painel de Navegação:

Nas versões do Microsoft Word podemos visualizar as miniaturas das páginas do documento do lado esquerdo, este recurso recebe o nome de Miniaturas ou Thumbnails. Já na versão 2010 é chamada de Painel de Navegação.

Fechando o programa Microsoft Word:

Agora precisamos fechar o programa. Para fechá-lo basta clicar no Menu Arquivo – Sair na versão do Word 2003 ou no Botão Office - Sair do Word 2007 ou ainda na Guia Arquivo – Sair da versão do Word 2010.

Outra maneira mais simples ainda é clicar no botão Fechar do lado direito superior da janela do Microsoft Word.

Quando fechamos o programa Microsoft Word e esquecemo-nos de salvar alguma alteração feita no texto, o programa exibe uma caixa de diálogo “perguntando” se desejamos salvar ou não estas alterações. Isso é muito importante para não perdemos todo o trabalho realizado.

Tenha sempre o habito de ler as caixas de diálogo que o programa Microsoft Word exibe para você!

CONCLUSÃO:  Neste artigo vimos os componentes principais da janela do programa Microsoft Word, configuramos a área de confecção do documento e a fazer a correção de ortografia e gramatica. Além de salvar nosso arquivo e fechar corretamente o programa Microsoft Word.

No próximo artigo abordarei sobre Formatações, ou seja, deixar o nosso texto com aspecto personalizado!

Espero que tenha gostado!

 

 

REFERENCIAS:

TRINCHÃO, M. A.. Word. Campinas SP: 2011 (apostila).