Onde Acontece a Contabilidade
Publicado em 17 de julho de 2010 por Apolinario Albuquerque
Dizem que experiência ? não é medida pelo tempo em que você permanece na mesma empresa, fazendo o mesmo serviço por anos a fio. Experiência, de verdade, acontece quando você faz de modo diferente ? cada vez, de modo mais aperfeiçoado e com mais economicidade e eficácia - realizando o mesmo serviço varias e varias vezes por um tempo indeterminado, sempre de um modo diverso do outro.
Fora disso é repetição dos mesmos erros por anos a fim ? diriam alguns: bitolação pura. Nós preferimos acreditar que apenas algumas pessoas tem talento para ver a mesma tarefa poder ser realizada de modo diverso, até porque isso é imprescindível ? se não você não está habilitado a trabalhar em outras empresas diferente daquela em que você trabalhou a primeira vez.
Fazer de modo diferente ? é fundamental como aprender a dormir em qualquer cama ? permite a você se tornar ilimitado. Mas isso é apenas o nosso começo, para aquilo que realmente queremos abordar: Organização e as informações que essa pode oferecer.
Um processo contábil não é bom o suficiente quando a cultura da empresa pensa que o fato do contador ser "Doutor" em ciências contábeis irá implementar toda solução necessária ao funcionamento correto de uma contabilidade de alto desempenho, ié, montar um sistema de informação fidedigna e mais próxima de avaliar o Patrimônio e apuração dos Resultados o mais próximo possível da realidade, ou seja: quantificando em valores aceitos pelo mercado, pelos acionistas, proprietários e pelo sócio majoritário de toda empresa: O governo ? Federal, Estadual e o Municipal.
Uma contabilidade que possa atender a esse nível de satisfação é sem dúvida uma contabilidade ? não centralizada em uma sala ? com algumas mesas, descascando toda sorte de pepinos e abacaxis, que recebe dos demais departamentos. Há uma necessidade fundamental que se compreenda que não haverá contabilidade confiável, quando todos os departamentos entenderem que fazem de qualquer modo suas informações e que podem encaminhar para contabilidade do modo como querem.
Se você me entendeu ? já pescou ? aqui estamos falando em um conflito sério, que encontramos muito a miúde em quase todas as empresas. Os Gerentes Comerciais, os Gerentes de Pessoal, os Gerentes de Informática ? isso para não falar em níveis de diretores - todos são pessoas altamente qualificados em suas funções ? que via de regra detém muito mais poder de decisão do que o contador ? portanto, fazem os seus relatórios do modo que bem entendem e... não procuram nunca, nunca, nunca entender de contabilidade, de organização e muito menos querem saber o que os outros estão fazendo, muito menos o que precisam em termos de informação para funcionar. Integração é o nome do peixe.
É um conflito de magnitude insuperável ? quando o contador não é doido o suficiente, para peitar tudo isso e saber mostrar dentro de parâmetros técnicos organizacionais a necessidade crucial de que as informações para se tornarem válidas para todos (não só para contabilidade), devem seguir uma parametrização aceitável por todos.
Por exemplo: Um contrato para ser registrado contabilmente como uma obrigação válida tem que se revestir de algumas formalidades ? primeiro existir fisicamente, depois estar assinado pelas partes ? óbvio isso. Não? Pois bem eu pessoalmente já trabalhei com um Diretor operacional que entendia que sua troca de telex (você sabe o que é isso? É um email à moda antiga) constituía documento hábil o bastante para se realizar os pagamentos dos afretamentos nos seus vencimentos ? Detalhe importante, essas remessas deveriam obrigatoriamente, ser autorizadas pelo Banco Central do Brasil e que por acaso legal também exigia, para autorizar, o contrato original assinado, pelas partes.
Todo pagamento que eu tinha de fazer mensalmente, era um pardo à foceps para conseguir o tal original assinado ? com muitas idas e vindas ? e muito desgaste emocional, porque o contador era no caso, o que criava empecilho ao bom funcionamento da rotina. Boa essa?
Então para evitar isso a única alternativa correta e funcional é que o contador ? se a empresa pretender possuir uma contabilidade de produza informações confiáveis ? tenha autonomia funcional para implantar rotinas e definir modos de receber as informações em seu departamento, tenham elas a origem que tiverem, sejam os seus produtores importantes ou não, tenham lá o poder que tiverem. Lembre-se é sua função que exige não você, pessoalmente, por vaidade.
Então o primeiro passo, não será o estabelecimento de formulários ? de rotinas, de instruções de serviços ? o primeiro passo é convencer ao mandatário da empresa ? Diretor Presidente, Superintendente ? nesse nível, que a contabilidade carece de informações sistematizadas para realizar suas operações de modo confiável e de qualidade. Essa tarefa não é tão difícil porque geralmente os "cabeças" entendem bem sua necessidade e gostam de trabalhar num ambiente que produz informações. As vezes questionam o preço a pagar por isso, mas acabam por concordar. - Isto é, invariavelmente ? quando imbuídos de boa fé.
A grande batalha se dá nos níveis médios ? quando você como contador ? novo no ambiente, começa por querer mudar rotinas e formulários em troca de uma "possível" alternativa de melhora. Barra porque aqueles que estão a vinte anos fazendo a mesma coisa, não estão nem aí, para aprender a fazer as coisas de modo diferente, até porque dá mais trabalho e eles as vezes não sabem mesmo fazer de outro modo. O que você mais vai ouvir é: - eu sempre fiz assim e deu certo.
Acredite ? eu vivi isso ? e a solução encontrada foi admitir funcionários novos para cada um dos departamentos que produziam informações para que preenchessem relatórios e adquirissem as rotinas requeridas pela contabilidade. Ficou mais caro obviamente, mas foi a solução daquele momento, naquela empresa.
Se você pensa que a coisa para por aqui ? está enganado ? porque existem hoje uma coisa chamada informática e seus programadores que não estão nem aí, para aprender contabilidade, organização e sistemas de informações como o usuário necessita. Apesar de apregoarem exatamente isso, nunca estão dispostos a produzir um quadro como precisamos, com os números dispostos no lugar e na ordem que a contabilidade precisa. Outro parto, de filho gordo.
Finalmente, arranjado tudo isso em no mínimo oitenta por cento, vamos produzir uma contabilidade coerente com o que rezam as bíblias, porque os outros vinte por cento saem no suor e na guerra santa travada todos os meses. Você acredita que já encontrei Gerente de pessoal que precisou de autorização escrita do Diretor-Presidente, para liberar as folhas de Salários mensais para contabilização, mesmo assim, porque me contentei com os resumos totalizados, pois bem, e se houvesse um fantasma por lá como eu ficaria?
Bem creio que devemos entender claramente depois desse lenga lenga que Contabilidade, a boa contabilidade, não se faz ? não acontece, no ambiente contábil ? a boa contabilidade se faz na empresa ? em todos os departamentos onde ocorram operações comerciais, onde ocorram movimentação de valores e decisões que afetem o patrimônio ou alterem o resultado daquela empresa.
O contador de uma empresa, não importa o tamanho, deve ter uma visão global das operações, da cadeia de comando e interagir em todos os departamentos, em todos os centros de receitas e de custos, para normatizar as operações que venham a ocorrer.
Deve estabelecer ? em todas as situações "o como" devem as operações serem registradas, descritas, e documentadas além de concebidas dentro da legalidade possível. Porque uma operação mal documentada e pouco legal pode esconder um "prejuízo", que no calor da exposição pode parecer "lucrativo". Nunca o inverso é verdadeiro.
Deve também estabelecer "o quando" ? porque ? e principalmente, todos os tributos tem seus prazos e depois desses prazos ocorrem multas (penalidades), tais que inviabilizam uma operação que certamente foi vendida como lucrativa, mas que por via, da deficiência operativa em transferir informações corretas, torna-se em um "prejuízo", que no caso costuma-se a imputar ao contador. Coitadinho dele, se tivesse se imposto agora não seria o responsável.
Resumindo: A boa contabilidade se faz ? em todos os departamentos de uma empresa. Em todos os departamentos aqui envolve a sala do Diretor-Presidente, onde são tomadas as decisões de fechamento de contrato, admissões etc., nas salas de reuniões da Diretoria e da Gerencia, onde também, se tomam decisões de gastos e de cortes, que também tem de fazer parte do Balanço da empresa ? como reporte ? do final do exercício. O contador deve estar presente, nessas decisões, ou pelo menos deve criar o habito de ser informado, ao final de cada reunião das decisões que foram tomadas. Ou seja, a boa contabilidade nasce da boa integração entre as partes decisórias e o órgão contábil.
Uma historinha final ? Estava eu numa seção daquelas de ver o Superintendente ? exibir seus dotes de manuseio de uma máquina HP 41 C ? com 254 registros de memória ? quando este friamente me informou. - Eu com essa máquina ? posso registrar e informar o saldo de todas essas contas aqui do balancete que você me apresenta, então não sei porque você faz essa confusão toda. - Saquei uma resposta, na hora, mais ou menos assim: bem! Vamos fazer isso, você me ensina a operar a máquina, eu mando todos os funcionários da Contabilidade embora, ao todo oito na oportunidade. E sou informado da movimentação dos valores e vou alterando a medida em que me sejam informados. Quando você precisar de saldo eu informo. Mas você vai ter de acreditar que todos estão corretos. Quando precisar de informações do mês passado eu não os terei, quanto mais for o tempo passando, menos informação terei para informar ? a não ser o saldo atual.
Bem assim continuei com minha contabilidade que chegou a ter até dezesseis funcionários sob a égide do mesmo superintendente.
A função contábil vai mais além do que a simples apuração dos saldos ? para demonstrar o valor do Patrimônio e demonstrar o Resultado do mês e Acumulado, também fixa registros de longa duração, para fazer prova junto aos órgãos Federais, Estaduais e Municipais. Ainda hoje, o livro Diário e o Livro Razão ? das empresas em que trabalhei devem ser encontrados, e isso constitui documento hábil, e isso já ocorreu a mais de 35 anos.
A função contábil, como pretendi mostrar aqui consiste muito mais em organizar a empresa como um todo, dotando-a de um sistema de informações que perdure por anos e anos, seguindo o mesmo padrão de filosofia. E apta a receber os aperfeiçoamentos que surjam em função da evolução do mundo. Isso constitui a minha maior alegria, em poder ter realizado esse tipo de implantação cultural em três grandes empresas. Salomão já dizia: vaidade, tudo é vaidade.
Apolinario de Araujo Albuquerque...............................................................Rio, 17 jul 2010.
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Fora disso é repetição dos mesmos erros por anos a fim ? diriam alguns: bitolação pura. Nós preferimos acreditar que apenas algumas pessoas tem talento para ver a mesma tarefa poder ser realizada de modo diverso, até porque isso é imprescindível ? se não você não está habilitado a trabalhar em outras empresas diferente daquela em que você trabalhou a primeira vez.
Fazer de modo diferente ? é fundamental como aprender a dormir em qualquer cama ? permite a você se tornar ilimitado. Mas isso é apenas o nosso começo, para aquilo que realmente queremos abordar: Organização e as informações que essa pode oferecer.
Um processo contábil não é bom o suficiente quando a cultura da empresa pensa que o fato do contador ser "Doutor" em ciências contábeis irá implementar toda solução necessária ao funcionamento correto de uma contabilidade de alto desempenho, ié, montar um sistema de informação fidedigna e mais próxima de avaliar o Patrimônio e apuração dos Resultados o mais próximo possível da realidade, ou seja: quantificando em valores aceitos pelo mercado, pelos acionistas, proprietários e pelo sócio majoritário de toda empresa: O governo ? Federal, Estadual e o Municipal.
Uma contabilidade que possa atender a esse nível de satisfação é sem dúvida uma contabilidade ? não centralizada em uma sala ? com algumas mesas, descascando toda sorte de pepinos e abacaxis, que recebe dos demais departamentos. Há uma necessidade fundamental que se compreenda que não haverá contabilidade confiável, quando todos os departamentos entenderem que fazem de qualquer modo suas informações e que podem encaminhar para contabilidade do modo como querem.
Se você me entendeu ? já pescou ? aqui estamos falando em um conflito sério, que encontramos muito a miúde em quase todas as empresas. Os Gerentes Comerciais, os Gerentes de Pessoal, os Gerentes de Informática ? isso para não falar em níveis de diretores - todos são pessoas altamente qualificados em suas funções ? que via de regra detém muito mais poder de decisão do que o contador ? portanto, fazem os seus relatórios do modo que bem entendem e... não procuram nunca, nunca, nunca entender de contabilidade, de organização e muito menos querem saber o que os outros estão fazendo, muito menos o que precisam em termos de informação para funcionar. Integração é o nome do peixe.
É um conflito de magnitude insuperável ? quando o contador não é doido o suficiente, para peitar tudo isso e saber mostrar dentro de parâmetros técnicos organizacionais a necessidade crucial de que as informações para se tornarem válidas para todos (não só para contabilidade), devem seguir uma parametrização aceitável por todos.
Por exemplo: Um contrato para ser registrado contabilmente como uma obrigação válida tem que se revestir de algumas formalidades ? primeiro existir fisicamente, depois estar assinado pelas partes ? óbvio isso. Não? Pois bem eu pessoalmente já trabalhei com um Diretor operacional que entendia que sua troca de telex (você sabe o que é isso? É um email à moda antiga) constituía documento hábil o bastante para se realizar os pagamentos dos afretamentos nos seus vencimentos ? Detalhe importante, essas remessas deveriam obrigatoriamente, ser autorizadas pelo Banco Central do Brasil e que por acaso legal também exigia, para autorizar, o contrato original assinado, pelas partes.
Todo pagamento que eu tinha de fazer mensalmente, era um pardo à foceps para conseguir o tal original assinado ? com muitas idas e vindas ? e muito desgaste emocional, porque o contador era no caso, o que criava empecilho ao bom funcionamento da rotina. Boa essa?
Então para evitar isso a única alternativa correta e funcional é que o contador ? se a empresa pretender possuir uma contabilidade de produza informações confiáveis ? tenha autonomia funcional para implantar rotinas e definir modos de receber as informações em seu departamento, tenham elas a origem que tiverem, sejam os seus produtores importantes ou não, tenham lá o poder que tiverem. Lembre-se é sua função que exige não você, pessoalmente, por vaidade.
Então o primeiro passo, não será o estabelecimento de formulários ? de rotinas, de instruções de serviços ? o primeiro passo é convencer ao mandatário da empresa ? Diretor Presidente, Superintendente ? nesse nível, que a contabilidade carece de informações sistematizadas para realizar suas operações de modo confiável e de qualidade. Essa tarefa não é tão difícil porque geralmente os "cabeças" entendem bem sua necessidade e gostam de trabalhar num ambiente que produz informações. As vezes questionam o preço a pagar por isso, mas acabam por concordar. - Isto é, invariavelmente ? quando imbuídos de boa fé.
A grande batalha se dá nos níveis médios ? quando você como contador ? novo no ambiente, começa por querer mudar rotinas e formulários em troca de uma "possível" alternativa de melhora. Barra porque aqueles que estão a vinte anos fazendo a mesma coisa, não estão nem aí, para aprender a fazer as coisas de modo diferente, até porque dá mais trabalho e eles as vezes não sabem mesmo fazer de outro modo. O que você mais vai ouvir é: - eu sempre fiz assim e deu certo.
Acredite ? eu vivi isso ? e a solução encontrada foi admitir funcionários novos para cada um dos departamentos que produziam informações para que preenchessem relatórios e adquirissem as rotinas requeridas pela contabilidade. Ficou mais caro obviamente, mas foi a solução daquele momento, naquela empresa.
Se você pensa que a coisa para por aqui ? está enganado ? porque existem hoje uma coisa chamada informática e seus programadores que não estão nem aí, para aprender contabilidade, organização e sistemas de informações como o usuário necessita. Apesar de apregoarem exatamente isso, nunca estão dispostos a produzir um quadro como precisamos, com os números dispostos no lugar e na ordem que a contabilidade precisa. Outro parto, de filho gordo.
Finalmente, arranjado tudo isso em no mínimo oitenta por cento, vamos produzir uma contabilidade coerente com o que rezam as bíblias, porque os outros vinte por cento saem no suor e na guerra santa travada todos os meses. Você acredita que já encontrei Gerente de pessoal que precisou de autorização escrita do Diretor-Presidente, para liberar as folhas de Salários mensais para contabilização, mesmo assim, porque me contentei com os resumos totalizados, pois bem, e se houvesse um fantasma por lá como eu ficaria?
Bem creio que devemos entender claramente depois desse lenga lenga que Contabilidade, a boa contabilidade, não se faz ? não acontece, no ambiente contábil ? a boa contabilidade se faz na empresa ? em todos os departamentos onde ocorram operações comerciais, onde ocorram movimentação de valores e decisões que afetem o patrimônio ou alterem o resultado daquela empresa.
O contador de uma empresa, não importa o tamanho, deve ter uma visão global das operações, da cadeia de comando e interagir em todos os departamentos, em todos os centros de receitas e de custos, para normatizar as operações que venham a ocorrer.
Deve estabelecer ? em todas as situações "o como" devem as operações serem registradas, descritas, e documentadas além de concebidas dentro da legalidade possível. Porque uma operação mal documentada e pouco legal pode esconder um "prejuízo", que no calor da exposição pode parecer "lucrativo". Nunca o inverso é verdadeiro.
Deve também estabelecer "o quando" ? porque ? e principalmente, todos os tributos tem seus prazos e depois desses prazos ocorrem multas (penalidades), tais que inviabilizam uma operação que certamente foi vendida como lucrativa, mas que por via, da deficiência operativa em transferir informações corretas, torna-se em um "prejuízo", que no caso costuma-se a imputar ao contador. Coitadinho dele, se tivesse se imposto agora não seria o responsável.
Resumindo: A boa contabilidade se faz ? em todos os departamentos de uma empresa. Em todos os departamentos aqui envolve a sala do Diretor-Presidente, onde são tomadas as decisões de fechamento de contrato, admissões etc., nas salas de reuniões da Diretoria e da Gerencia, onde também, se tomam decisões de gastos e de cortes, que também tem de fazer parte do Balanço da empresa ? como reporte ? do final do exercício. O contador deve estar presente, nessas decisões, ou pelo menos deve criar o habito de ser informado, ao final de cada reunião das decisões que foram tomadas. Ou seja, a boa contabilidade nasce da boa integração entre as partes decisórias e o órgão contábil.
Uma historinha final ? Estava eu numa seção daquelas de ver o Superintendente ? exibir seus dotes de manuseio de uma máquina HP 41 C ? com 254 registros de memória ? quando este friamente me informou. - Eu com essa máquina ? posso registrar e informar o saldo de todas essas contas aqui do balancete que você me apresenta, então não sei porque você faz essa confusão toda. - Saquei uma resposta, na hora, mais ou menos assim: bem! Vamos fazer isso, você me ensina a operar a máquina, eu mando todos os funcionários da Contabilidade embora, ao todo oito na oportunidade. E sou informado da movimentação dos valores e vou alterando a medida em que me sejam informados. Quando você precisar de saldo eu informo. Mas você vai ter de acreditar que todos estão corretos. Quando precisar de informações do mês passado eu não os terei, quanto mais for o tempo passando, menos informação terei para informar ? a não ser o saldo atual.
Bem assim continuei com minha contabilidade que chegou a ter até dezesseis funcionários sob a égide do mesmo superintendente.
A função contábil vai mais além do que a simples apuração dos saldos ? para demonstrar o valor do Patrimônio e demonstrar o Resultado do mês e Acumulado, também fixa registros de longa duração, para fazer prova junto aos órgãos Federais, Estaduais e Municipais. Ainda hoje, o livro Diário e o Livro Razão ? das empresas em que trabalhei devem ser encontrados, e isso constitui documento hábil, e isso já ocorreu a mais de 35 anos.
A função contábil, como pretendi mostrar aqui consiste muito mais em organizar a empresa como um todo, dotando-a de um sistema de informações que perdure por anos e anos, seguindo o mesmo padrão de filosofia. E apta a receber os aperfeiçoamentos que surjam em função da evolução do mundo. Isso constitui a minha maior alegria, em poder ter realizado esse tipo de implantação cultural em três grandes empresas. Salomão já dizia: vaidade, tudo é vaidade.
Apolinario de Araujo Albuquerque...............................................................Rio, 17 jul 2010.
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