Informatização Da Rede De Bibliotecas Da Secretaria Municipal De Educação De Florianópolis / SC

INTRODUÇÃO

No mundo globalizado e na nova era informacional, é preciso estar sempre atualizado e apto a trabalhar com as tecnologias de informação e comunicação – TIC´s.

Os profissionais da informação, em especial os Bibliotecários, já não podem mais ignorar a presença e a convivência com novas TIC´s (softwares, bancos de dados ou aplicativos relacionados à disponibilização de informações na Internet) no seu ambiente de atuação profissional, pois além de facilitar os processos de trabalho, proporcionam melhoria na qualidade dos serviços/produtos, otimizam os serviços e não desperdiçam tanto material impresso no armazenamento dos dados em ambientes onde estes recursos estão inseridos.

Assim sendo, as Bibliotecas investem em sistemas de gerenciamento de informação para aprimorar seus serviços. Entretanto, adquirir e implantar um sistema automatizado de Bibliotecas requer a atuação do profissional Bibliotecário para garantir a qualidade nos serviços.

A informatização de uma Biblioteca ou de uma Rede de Bibliotecas não é um processo simples e deve ser bem definido, pois envolvem a escolha do software e o projeto para a sua implantação, que abrange os objetivos, as etapas e a metodologia a ser utilizada.

Esses sistemas devem proporcionar melhorias quanto ao gerenciamento das atividades referentes aos processos de aquisição, catalogação, circulação de materiais (empréstimo e consulta) e relatórios.

Diante disso, as Bibliotecas da Secretaria Municipal de Educação – SME estão sendo informatizadas, a fim de aperfeiçoarem seus serviços, modernizarem o tratamento técnico, o empréstimo e a agilizar o acesso e a recuperação da informação.

1 A REDE DE BIBLIOTECAS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE FLORIANÓPOLIS

A Rede de Bibliotecas da SME é gerenciada pela Coordenadoria de Bibliotecas Escolares e Comunitárias – CBEC. Essa mesma Rede é composta de 38 Bibliotecas, 1 localizada no Centro de Educação Continuada da própria Secretaria e 37 nas Escolas do Ensino Fundamental, designadas Bibliotecas Escolares e Comunitárias que atendem ao coletivo e escolar (alunos, professores, equipe pedagógica, diretores e demais funcionários), como também a comunidade onde estão inseridas nos diversos bairros do município.

Essas Escolas possuem alunos de 1ª à 4ª séries (Escolas Desdobradas) e de 1ª à 8ª séries (Escolas Básicas), contendo a maior delas, aproximadamente 1.200 alunos. As Escolas e seus respectivos endereços estão no Anexo.

As Bibliotecas têm espaços físicos variados, possuem equipamentos e mobiliário. O acervo é diversificado, com livros, sendo a maioria de literatura, contém obras de referência, periódicos, materiais cartográficos e audiovisuais.

O quadro de pessoal das Bibliotecas é composto por profissionais Bibliotecários, Auxiliares de Biblioteca (profissionais readaptados) e Estagiários. O quadro é formado por 33 Bibliotecários, sendo que 30 atuam nas Bibliotecas das Escolas, 01 na Biblioteca da SME e 02 na CBEC. Possuem também 27 Auxiliares de Biblioteca e 05 Estagiários.

No processamento técnico utilizamos a Classificação Decimal de Dewey – CDD, Tabela Cutter Sanborn e AACR2. Dentre as atividades realizadas pelos Bibliotecários nas Bibliotecas, destacam-se algumas delas:

- Difundir a importância da leitura e os seus benefícios;
- Orientar o usuário para a leitura e pesquisa;
- Preservar e disseminar a informação;
- Planejar ações para os serviços da Biblioteca;
- Realizar o empréstimo e reserva do acervo;
- Processar o acervo através de técnicas biblioteconômicas;
- Executar os serviços de seleção e aquisição, bem como, permuta e descarte do acervo;
- Restaurar o acervo e zelar por sua conservação;
- Orientar o usuário sobre o funcionamento e uso adequado do acervo;
- Manter a biblioteca organizada;
- Organizar eventos juntamente com os demais profissionais;
- Receber, controlar e entregar aos alunos e professores os livros didáticos para os alunos do Ensino Fundamental oriundos do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FNDE/Programa Nacional do Livro Didático – PNLD;
- Fazer cumprir o Regimento Interno das Bibliotecas da SME;
- Realizar a informatização das Bibliotecas.

INFORMATIZAÇÃO DA REDE DE BIBLIOTECAS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE FLORIANÓPOLIS

A informatização possibilita o trabalho em Rede, a qual é abordada por Romani e Borszcz (2006):

[...] as redes de informação são consideradas um conjunto de unidades informacionais, que agrupam pessoas e/ou organismos com as mesmas finalidades, onde a troca de informações é feita de maneira organizada e regular, por meio de padronização e compartilhamento de tarefas e recursos. As redes assumem um papel importante, onde o principal objetivo é fundamentado na promoção, geração, adequação, transferência e disseminação das mesmas. Elas permitem a articulação de procedimentos e informações que vão ao encontro da satisfação das necessidades de seus clientes.

Assim sendo, pode oferecer aos usuários maior eficiência nos serviços e variadas opções na busca de informações, tanto em nível de Biblioteca local, como em outras unidades de informação e vai além da compra de equipamentos e escolha do software.

É necessário levar em conta tópicos referentes à gestão das bases de dados que precisam ser inseridas, com as quais o software possa apoiar na realização de atividades e prestação de serviços.

Além da escolha e implantação de software e de hardware, para um projeto de informatização de Bibliotecas, é necessário considerar aspectos referentes à rede de comunicação (o terceiro elemento das chamadas TIC´s) e à gestão das bases de dados que precisam ser introduzidas (ou construídas), com as quais o(s) software(s) possa(m) apoiar o desenvolvimento das atividades e de prestação de serviços. Com relação às bases de dados, Paranhos (2004, p. 15) ressalta que: Estas bases de dados referem-se a usuários, a fornecedores e, em especial, aos dados bibliográficos que representam o acervo de documentos a ser disponibilizado. É com um conjunto de decisões sobre todos estes aspectos que se desenvolve e se implementa o processo de informatização de biblioteca que efetivamente contribua para a melhoria da prestação de serviços e controle de atividades, na busca incessante do melhor atendimento aos usuários e da maior racionalização e economia na gestão de Bibliotecas.

Dentre os vários softwares de informatização de Bibliotecas que o mercado oferece, dois deles foram inseridos na informatização das bibliotecas da SME.

Primeiramente, optou-se pela utilização do WinISIS, e em segundo momento, escolheu-se o Pergamum, que é utilizado atualmente.

Na primeira tentativa, em 2004, a SME adquiriu o software WinISIS (CDS/ISIS 1.5 for Windows – July 2003 – UNESCO), da Biblioshop. De acordo com Paranhos (2004, p. 18): O software ISIS tem a característica de poder ser, ao mesmo tempo, tanto a ferramenta de construção de aplicativos (uma linguagem de programação) quanto um Sistema de Gerenciamento da Base de Dados - SGBD.

Esse software possui como benefícios:

- Agilidade no controle de circulação do livro;
- Recuperação otimizada da informação;
- Acesso on-line de todas as Bibliotecas da SME;
- Trabalha automático com penalidades;
- Agilidade no processamento técnico;
- Ferramenta de busca para recuperar a informação por assunto, título, área e palavras-chave;
- Tombamento do acervo;
- Possibilita a formação de uma Rede de Bibliotecas Escolares cooperantes e controle de livro reserva.

Após um período de avaliações deste software, a equipe técnica da CBEC decidiu utilizar o Sistema Pergamum para a informatização de suas Bibliotecas, pois atendia as exigências da Secretaria.

Então, no final de 2005 foi adquirido o software Pergamum – Sistema Integrado de Bibliotecas (Versão 6.0) e recomeçado o processo de informatização, pois o software WinISIS não permitia a importação Formato USMARC (Padrão Internacional de Catalogação dos Registros Bibliográficos), que possibilita a cooperação de dados entre Bibliotecas.

O Pergamum é: Um sistema informatizado de gerenciamento de Bibliotecas, desenvolvido pela Divisão de Processamento de Dados da Pontifícia Universidade Católica do Paraná. [...]. O Sistema contempla as principais funções de uma Biblioteca, funcionando de forma integrada da aquisição ao empréstimo, tornando-se um software de gestão de Bibliotecas. [...] PUC-PR. (Pergamum, 2007).

Para tal, foi necessária a adequação da infra-estrutura tecnológica para atender os requisitos de hardware como Banco SQL Server/ Sybase e banco Oracle.

O software oferece as seguintes características pertinentes nos módulos:

Processamento Técnico – Campos e códigos de catalogação AACR2, segundo nível, para todo tipo de documento; Entrada de dados on-line; Formato USMARC dos registros bibliográficos para exportação e importação; Importação de dados de centros de catalogação cooperativa on-line e CD-ROM via formato ISO-2709;

Exportação de dados no formato ISO-2709, para intercâmbio de registros bibliográficos; Geração de etiquetas de código de barras para empréstimo e etiqueta de lombada dos documentos; Inclusão de novos exemplares de um mesmo título;

Manutenção controle de autoridade (Nomes, Assuntos, Títulos); Construção automática de lista de autoridades a partir dos registros incluídos; Incorporação de textos digitalizados; Controle de periódicos com Kardex e indexação de artigos;

Controle de aquisição interligado com o processo de catalogação.

Circulação de Materiais – Controle de empréstimo para qualquer tipo de documento, reserva, cobrança personalizada com prazos diferenciados por tipos de materiais e usuários, devoluções, renovações, atrasos, cobranças de devolução, multas, negociações e suspensões; controle de usuários e de materiais para fins de definição automática de prazos e condições de empréstimo e uso; emissão de relatórios; Bloqueio automático para usuários que atingiram um dos limites estabelecidos; Bloqueio intencional para usuários atribuído pela Biblioteca; Estatísticas.

Consulta e Recuperação – Emissão de listas de publicações por assuntos e autores; Consulta e pesquisa on-line; Pesquisa utilizando operadores booleanos “E” e “OU”; Pesquisa por autoridades; Definição de instrumentos de alerta e Disseminação Seletiva de Informação – DSI, conforme o perfil dos usuários;

Elaboração e impressão de bibliografias; Acesso multiusuário.

Internet – Consulta ao catálogo: pesquisa por autor, título e assunto, pesquisa booleana, pesquisa por autoridades, material incorporado ao acervo, consulta às coleções de periódicos (Kardex); Cadastro de comentários e sugestões de aquisição; Consulta de material pendente, histórico de empréstimo, débitos, aquisições vinculadas à área de interesse (DSI); Reserva; Renovação; Visualização de sumários; Solicitação de compra de materiais (apenas para pessoas autorizadas), acompanhamento do processo de aquisição pelo solicitante; Interação on-line com fornecedores no processo de licitação.

Processo Gerencial – Controle de listas de sugestão, seleção, aquisição, reclamações e recebimento de material; Compatibilidade com o sistema de patrimônio da Instituição; Controle financeiro dos recursos orçamentários para aquisição de material bibliográfico; Controle de fornecedores por compra e doação; Mala direta para editoras e Instituições com as quais mantém intercâmbio de publicações; Emissão de cartas cobrança, reclamações e agradecimento de doações; Controle de recebimento dos materiais; Controle de assinaturas de periódicos; Controle e Registro de material bibliográfico para fins patrimoniais; Emissão de relatórios de entrada e recebimento de documentos por período, de circulação e empréstimo, por período; Contabilização de estatísticas, processamento técnico, atualização listas de autoridades, por período; Controle e avaliação do inventário do acervo através de código de barras.

3 IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA PERGAMUM NA REDE DE BIBLIOTECAS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE FLORIANÓPOLIS

A organização da implantação do sistema na Rede de Bibliotecas iniciou com reuniões, formações e elaboração de manuais de procedimentos.

Em primeiro momento, no fim de 2005, realizou-se uma reunião com todos os Bibliotecários, a fim de repassar informações sobre o software adquirido e definir uma comissão que participasse da formação juntamente com a equipe do Pergamum, uma vez que, a formação deve ser um processo contínuo no profissional dentro de uma instituição. Também seria atribuída a essa comissão, a responsabilidade de discutir e tomar decisões acerca do planejamento e organização da informatização das Bibliotecas da SME, sendo orientada pela CBEC.

Foi formada, então, por 10 bibliotecários e 2 estagiárias do curso de Biblioteconomia que atuavam na Biblioteca da SME.

No início do ano letivo da Rede Municipal de Ensino – RME em 2006, os bibliotecários que integravam o referido grupo, elaboraram um manual de procedimentos para utilização do Pergamum, em seguida, em meados do mesmo ano, capacitaram os demais Bibliotecários.

Logo após isso, o Centro de Processamento de Dados – CPD da Prefeitura Municipal de Florianópolis – PMF, começou a instalação do Pergamum nas bibliotecas onde atuavam os profissionais bibliotecários.

No início do ano letivo de 2007, o CPD estava realizando a instalação via acesso remoto, ou seja, o computador das bibliotecas era acessado pelo próprio CPD através do VNC (Virtual Network Computing), mas desta forma estava sendo moroso, em função da baixa velocidade da Internet.

Para agilizar este serviço, optou-se em passar a responsabilidade para a própria CBEC e assim, através de orientações do CPD, a bibliotecária responsável pela informatização, recomeçou a instalação do software nas bibliotecas que ainda não o possuíam.

Atualmente, das 38 bibliotecas, 30 já estão com o Pergamum (versão 7.0) e a meta é atingir todas até o final de 2007.

CONCLUSÃO

Tendo em vista que a informatização faz parte da atualização dos novos tempos e numa Rede de Bibliotecas a implantação de um software é ferramenta essencial no suporte a serviços eficazes para os usuários, gestão de acervos, e, em geral, administração de serviços prestados por Bibliotecas, em especial, as Escolares.

A implantação de sistemas de informação precisa ser planejada de modo a oferecer serviços que atendam a demanda de seus usuários.

É importante observar, alguns aspectos de orientação referentes à Informatização de Bibliotecas, tais como: a escolha do software compatível e os benefícios de acordo com a realidade da instituição, destacando desde o compartilhamento de dados e intercâmbio de informações, bem como, a utilização de padrões e formatos específicos, o treinamento, o suporte técnico e a manutenção em tempo hábil.

Informatizar bibliotecas é um serviço complexo, pois além do exposto, envolve muitos outros aspectos como, a falta de recursos humanos capacitados para auxiliar o bibliotecário nas atividades, bem como, equipamentos e Internet adequados.

Em vista do exposto, acreditamos que este trabalho poderá auxiliar e contribuir aos profissionais bibliotecários de outras Redes de Bibliotecas relacionados ao planejamento de implantação de software para bibliotecas escolares.

REFERÊNCIAS

BIBLIOSHOP on line: informatização de bibliotecas & software. Disponível em: <http://www.biblioshop.com.br>. Acesso em: 29 ago. 2007.

LUCAS, Elaine Rosangela de Oliveira; KLEINUBING, Luiza da Silva; SOUZA, Nicole Amboni de. Sistema informatizado em unidades de informação: o processo de implantação no SENAI-SC. Disponível em: https://wwws.pucpr.br/sistemas_s/pergamum/pergamum/php/trab_apresent.php. Acesso em: 02 out. 2007.

PARANHOS, Wanda Maria Maia da Rocha. Fragmentos metodológicos para projetos e execução de gestão informatizada de coleções de documentos e serviços em bibliotecas. Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianópolis, n. esp., 2º sem. 2004.

PERGAMUM – Sistema Integrado de Bibliotecas. Disponível em: <https://wwws.pucpr.br/sistemas_s/pergamum/pergamum/php/infogerais.php>. Acesso em: 29 ago. 2007.

ROMANI, Claudia; BORSZCZ, Iraci (Orgs.). Unidades de Informação: conceitos e competências. Florianópolis: Ed. da UFSC, 2006.