RESUMO

Na presente comunicação efetua-se um ponto de situação sobre o processo de organização e gestão de documentos de arquivo. Para melhor enquadramento, abordam-se os conceitos fundamentais sobre o tema em questão e de valores arquivísticos, descreve-se a génese dos arquivos enquanto produto do processo de negócio nas organizações, realçando as principais questões advindas da atual metodologia e da sua aplicação. Subsequentemente e tendo por objetivo a resposta às interrogações "o que fazer com a informação recebida, produzida e acumulada dentro da organização? É eliminada depois de um determinado espaço de tempo ou conservada permanentemente? Qual é o ciclo de vida e o seu valor? Que importância têm a gestão da informação para uma organização?"

INTRODUÇÃO

Na sociedade em que vivemos, deparamo-nos diariamente com inúmeros desafios de âmbito teórico e prático relacionado com a informação produzida pelo homem durante as suas actividades dentro de uma determinada organização. Ao longo dos tempos o homem procurou formas de comunicar com os de mais que o rodeavam, através de gestos, sons e outras técnicas que a natureza lhe oferecia. Mas foi precisamente por volta do ano 3000 a.C. que surgiu a escrita, factor importante para o processo informacional até aos tempos actuais. Desta forma, podemos ver que foi um longo processo até chegarmos a fase actual, em que a escrita, como forma de comunicação, ganhou espaço no mundo da arquivística.

Vale aqui destacar a evolução histórica dos arquivos apresentado por Calderon e Lopes (2004)2: segundo (Bautier apud Cruz Mundet,1994) e Romero Tallafigo (1994) é dividida em quatro períodos, a saber: a época dos arquivos de palácio, que corresponde em termos gerais à Antiguidade; a época dos cartórios, abarcando os séculos XII a XVI; a época dos arquivos como arsenal de autoridade, que se estende por todo o Antigo Regime, desde o século XVI ao século XIX; e a época dos arquivos como laboratório da história- (Pós Custodial).

Contudo, Para que os documentos de arquivo cumpram sua função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, entre outras, é necessário que estejam organizados, sejam preservados e acessíveis.

GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS

O senário da gestão de documentos de arquivo nas instituições mudou completamente no século XX, com a explosão documental. Os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas e, à frente desses, fez-se necessária a presença de profissionais preparados a responder às expectativas e necessidades dos usuários que buscam informações para a elaboração de seus trabalhos. Com isto, surgem as normas Internacionais de Descrição arquivística ditadas pelo ICA3.

É importante ressaltar que nos arquivos, o conteúdo informacional dos documentos diz respeito às atividades dos respetivos produtores, mas, como em qualquer outra instituição, a preocupação com a sua gestão/organização e disponibilização das informações é a obrigação que prevalece.

A organização dos documentos de arquivo é o conjunto de medidas e rotinas que garantem o efectivo controlo de toda a informação de qualquer idade que seja, desde a sua produção até ao seu destino final (eliminação ou conservação permanente), com vista à racionalização e eficiência administrativa, bem como a preservação do património informacional de interesse histórico-cultural4.

Ao passo que a gestão dos documentos de arquivo é o conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados e informação, bem como à aplicação das teorias e técnicas da Ciência da Informação, aos Sistemas de Informação.

É nesse sentido que surge o papel dos profissionais da área para responder as questões relativas ao volume documental existente nas instituições.

A gestão e Organização de documentos de arquivo implica seguintes operações: classificação, avaliação, seleção, eliminação da informação. Estas operações permitem ao fácil acesso da documentação.

1- Classificação

Etimologicamente classificar vem do latim classis facere, o que significa fazer classes (Cruz Mundet, 2006, p. 186). Nesse sentido podemos dizer que a classificação é o processo de identificar a categoria ou categorias de actividades e a informação recebida, produzida e acumulada, agrupando-os, quando aplicável, em processos, no sentido de facilitar a descrição, controlo, ligações, bem como a determinação do seu destino e condições de acesso, mediante os princípios da proveniência e da ordem original5, de que falaremos com maior pormenor nas páginas posteriores.

 

Princípio da proveniência: pode ser vista sob duas perspectivas: a primeira, como princípio fundamental segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência não devem ser agregados com os de outra proveniência e devem ser conservados segundo a sua ordem primitiva, caso exista; a segunda é o princípio segundo o qual cada unidade de informação deve ser colocada no fundo donde provém e, nesse fundo, no lugar de sua origem

Princípio da ordem original: é o princípio segundo a qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.

A classificação de documentos de arquivo obedece os seguintes modelos/métodos: Alfabético, Numérico/Cronológico, Alfanumérico, Combinada, Assunto em ordem de codificação, Geográfico/Topográfica, Natureza da informação6.

2- Avaliação

Consiste em atribuir valores à informação (primário e secundário ou histórico) e analisar o seu ciclo de vida (Ver a tabela do ciclo de vida dos Documentos de Arquivo), com a finalidade de estabelecer os prazos de conservação da documentação e o seu destino final (eliminação ou conservação permanente).

Reforçando a ideia acima, o inglês Grigg (1952) apud Alexandra Lourenço7, propõe um sistema de avaliação, considerando dois momentos importantes a destacar: um primeiro, 5 anos após a produção informacional, da responsabilidade da organização que os recebeu e produziu; o segundo, 25 anos depois, da responsabilidade de arquivistas.

3- Seleção

A seleção é a ferramenta utilizada para a determinação do prazo e do destino dos documentos de arquivo a partir do seu valor, isto é, determina a importância dos documentos. O processo seletivo utiliza determinados métodos:

Seleção unidade a unidade

Seleção qualitativa

Seleção por amostra

4- Eliminação

É o processo pela qual os documentos são retirados definitivamente do órgão que recebeu e ou produziu o documentos de Arquivo. Esta etapa implica a utilização dos seguintes métodos: corte, por incineração (eliminação da informação arquivística por fogo) e

maceração (processo de eliminação através da utilização de um líquido apropriado que a decompõe).

Porém, crescente evolução da tecnologia viria a determinar o aumento da produção informacional e, consequentemente, a preocupação das grandes instituições em racionalizar o espaço (eliminando ou conservando). Daí o surgimento dos arquivos digitais e digitalizados, mas em contrapartida surgiram problemas relacionadas ao alto custo para a gestão da informação a nível digital, em regra, mais dispendiosa que em suporte papel.

Para além dos critérios acima apresentados, acrescenta-se as normas internacionais de descrição arquivística, que devem ser conciliadas com as locais: surgiu a NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES (ISDF); NORMA PARA A DESCRIÇÃO DE INSTITUIÇÕES COM ACERVO ARQUIVÍSTICO (ISDIAH), se pensarmos em informação de arquivos Electrónicos, toma-se como modelo para a gestão o MODELO DE REQUISITOS PARA A GESTÃO DE REGISTROS ELETRÓNICOS (MoReq 2010); NORMA INTERNACIONAL DE REGISTO DE AUTORIDADE ARQUIVÍSTICA PARA PESSOAS COLECTIVAS, PESSOAS SINGULARES E FAMÍLIAS: ISAAR (CPF).

A implementação de uma adequada política de organização da informação arquivística (classificação, avaliação, seleção e eliminação da informação) no sistema em estudo, poderá proporcionar inúmeras vantagens nomeadamente:

Redução do volume informacional acumulado;

Aceleração e a sistematização da organização da informação;

Eficiência/eficácia administrativa;

O aumento da protecção da informação: um documento bem classificado, ordenado e arrumado está relativamente em segurança;

Racionalização da produção e do fluxo da informação (trâmite) e maior espaço físico;

A tomada de decisão esclarecida graças à informação permanente;

O aumento da estabilidade, da continuidade e da eficácia administrativa da organização;

A otimização da utilização do espaço, do equipamento e dos recursos humanos;

A ausência dessas normas para a gestão da informação produzidos, poderá causar:

A má utilização do espaço e do equipamento;

A duplicação indevida dos sistemas de classificação;

O crescimento do pessoal entregue a si próprio;

A existência de condições de trabalho menos interessantes;

A perda parcial ou total da informação necessária a uma tomada de decisão esclarecida, e em tempo útil provocando consequentemente um aumento da incerteza;

A perda de tempo, de dinheiro e de energia.

CONCLUSÕES

Assim, os documentos de arquivo devem receber um tratamento global que resulte no aumento das possibilidades do uso da informação registrada para tomada de decisões nos arquivos correntes e nas suas extensões, os intermediários.

Terminamos concordando com Calderon e Lopes (2004) ao afirmarem que muitas são as barreiras a serem ultrapassadas quando se fala em uma política de gestão documental/informacional, a começar pela cultura organizacional que resiste a mudanças. A proposta de implantação dessa política implica criação e alterações na elaboração de documentos, com possibilidade de revisão de alguns fluxos informacionais, além de investimentos em qualificação de pessoal, em estrutura física apropriada.

Contudo, os documentos de arquivos devem ser a luz, o caminho para a administração da instituição; servir para a reconstrução da sua história e para fins de investigação.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Bernardes, Ieda P. (1998). Como avaliar documentos de arquivo. (Vol. 1.). Divisão de Arquivo do Estado de São Paulo. Disponível em WWW: http://www.arquivista.org/arquivologia-online/como-avaliar-documentos-de-arquivo (Consult. em 7 de Outubro de 2014).

Cruz Mundet, José R. (2006). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid: Ediciones Pirámide.

Simão, Santos G. (2015). O Sistema de informação arquivística: Caso do Museu Regional da Huíla. (Dissertação de Mestrado). Universidade de Lisboa: Faculdade de Letras. Lisboa, Portugal.