Ferramenta Fluxograma para visualização das rotinas do Sistema de Indicadores da Suframa

Resumo

Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração e análise e desenvolvimento de sistemas

que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das

organizações. Nesse contexto, decidiu-se por utilizar os fluxogramas para trazer visibilidade ao fluxo de

informações. Este artigo relata a experiência da autora na participação da elaboração dos fluxogramas das

atividades realizadas na unidade onde atua, desenvolvido em parceria com Unidade de TI da Instituição, e

colaboração dos demais colegas que utilizam o Sistema de Indicadores da Suframa.

Palavras-chave: Fluxogramas, símbolos, atividades.

Introdução

A função de Organização e Métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM

(Organização, Sistemas e Métodos). Para Oliveira (2005, p.478), a responsabilidade básica da

área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de levantamento,

análise, elaboração e implementação de sistemas administrativos na empresa. O objetivo é o

de criar ou aprimorar métodos de trabalho, agilizar a execução das atividades, eliminar

atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos

processos e solucionar problemas, também chamados de patologias organizacionais.

Segundo Cury (2005, p.122) a função de Organização e Métodos é uma das

especializações de Administração que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela

modela a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e métodos de

trabalho.

No cenário atual a base de modelo utilizada na instituição é o BPMN (Business

Process Model and Notation) que é o conjunto de padrões gráficos que especificam símbolos

usados em diagramas e modelos de processos que permite modelar diferentes aspectos de

fluxos de processos e fluxos de trabalho. Além da padronização de símbolos, BPMN busca

uniformizar a terminologia e técnica de modelagem, como:

 Identificar o processo que está custando caro para a instituição.

 Mapear esse processo do jeito como é hoje

 Entender quais são os pontos de melhoria

 Desenhar um novo processo eliminando os gargalos

É uma nova forma de articular e aplicar de modo integrado abordagens, metodologias,

estruturas de trabalho, práticas, técnicas e ferramentas para processos que muitas vezes são

aplicadas de maneira isolada.

A elaboração de fluxogramas de atividades foi considerada a ferramenta que

representa o melhor modo de trazer visibilidade ao fluxo de informações. Uma vez visível,

consegue-se identificar desperdícios inerentes a cada atividade com maior facilidade.

Símbolos do fluxograma de processos

Na notação BPM os símbolos que representam os elementos de fluxo se dividem em 5

tipos. Eventos de Início, setas de transição, processos de trabalho, eventos intermediários e

eventos de fim. Além desses, há outros que mostram quais tarefas devem ser realizadas, e

momentos de tomada de decisão ou de desvio do fluxo.

O diagrama deve ser simples e inteligível, não possuindo espaços em branco

desnecessários e deve ser formatado para ser impresso no menor número de páginas possível.

A fonte escolhida deve ser utilizada em todos os elementos do diagrama de forma padronizada

e o texto interno dos processos de trabalho deve possuir somente a primeira letra de cada

palavra maiúscula (excetuando-se artigos, conjunções e preposições). Deve-se observar o

espaço destinado à caixa do processo de trabalho, de modo que os textos não extrapolem seu

limite.

Todos os eventos devem ser obrigatoriamente descritos. Os eventos intermediários e

os de fim são descritos com verbos no particípio passado que representem o disparo ou evento

de início do processo de trabalho sucessor.

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Figura 1: Símbolos do fluxograma de processos. Fonte: Guia de Referência em Gestão de Processos 2014

Setas de transição

As setas devem conectar os elementos por seu ponto superior e sair dos mesmos pelo

ponto inferior. Ao se construir um diagrama, deve-se observar se não há setas quebradas

(ligadas a nenhum elemento) ou sobrepostas desnecessariamente. Ademais, os processos de

trabalho não podem ser numerados.

Os processos de trabalho são representados por apenas sete tipos de elementos:

eventos de início, setas de transição, atividades, decisão, tomada de decisão, raias e eventos de

fim.

A diferença entre o evento de início e o evento de fim é a espessura do contorno. É

vetado o uso de quaisquer outros elementos no mapeamento do processo de trabalho que não

sejam os contidos na tabela abaixo: