COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE PROJETOS

A comunicação é uma ferramenta de extrema importância em um projeto, pois, trata-se de um canal para execução e realização das tarefas e metas definidas. Sabemos que comunicação é um fator muito complexo, pois, envolve diversos requisitos para que seja eficaz. Para que ocorra a perfeita comunicação em um projeto é imprescindível disseminar o conhecimento, a experiência e as ideias entre todos os envolvidos no processo, todos devem conhecer e entender o projeto, devem saber o que estão executando, bem como, devem estar a par de todas as mudanças que ocorrer durante a realização do projeto. O Feedback também é fundamental, tratando-se de comunicação direciona, orienta, desenvolve e agrega valor aos indivíduos, visto que propicia unir troca instantânea. O gerenciamento da comunicação, a comunicação interpessoal face a face é considerada a mais completa de todas, visto que é uma troca instantânea, feedback em caso de eventuais dúvidas e várias pistas que vão além das palavras: gestos, expressões faciais, tom de voz e etc.

O PMBOK apresenta os seguintes processos para o gerenciamento das comunicações:
- Identificar as partes interessadas: Consiste no processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação de informações relevantes relacionadas aos seus interesses, desenvolvimento e impacto.
- Planejar as comunicações: Consiste em determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.
- Distribuir informações: Consiste em colocar as informações necessárias á disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
- Gerenciar as expectativas das partes interessadas: Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender ás suas necessidades e solucionar ás questões a medida que ocorrem.
- Reportar o desempenho: Consiste no processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.

O gerenciamento da comunicação é um processo eficaz que garante a efetividade da comunicação entre os envolvidos, minimiza os ruídos, riscos e falhas no processo, além de garantir que em diversas áreas do conhecimento, sejam aplicadas. A comunicação adequada é aquela que possui alcance geral (todos os envolvidos), é de entendimento e conhecimento de todos (clara), e coletada, distribuída, armazenada, organizada de maneira oportuna e apropriada, para que não haja ruídos e minimize os riscos.

Artigo produzido por: Nádia Maria Januário - Administradora, Escritora, Professora e Palestrante.