Como Organizar um Evento Musical

COMO ORGANIZAR UM EVENTO DE MÚSICA: MODELO DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

TIAGO RAFAEL RAUBER *
STOCK EVENTOS

RESUMO

O presente artigo tem como objetivo geral orientar a organização de evento de música, desde seu planejamento a sua realização e ao feedback do mesmo. Para isso, aborda questões pertinentes ao desenvolvimento de cada etapa do projeto estabelecido de forma sucinta, visando o êxito no trabalho desenvolvido.

PALAVRAS- CHAVES: Relacionamento; Eventos: Motivação, Planejamento e Organização.

1 INTRODUÇÃO

Inicialmente, o proponente, ou equipe organizadora, deve ter bem claro o objetivo do evento proposto. Pois, se manter a visão geral do evento, será mais fácil desenvolver um projeto a fim de que as metas sejam alcançadas com sucesso.

Para isso, cada detalhe deve ser observado cuidadosamente, sem pressa. Assim, o ideal é que haja uma equipe capacitada para o desenvolvimento do trabalho previsto, uma vez que dividindo tarefas, além de não ter ninguém sobrecarregado, também haverá maior qualidade nas tarefas executadas. Logo, há maiores chances de êxito no evento pretendido.

Então, no intuito de contribuir significativamente desde a organização a elaboração de um evento de sucesso, sugere-se a observação das etapas descritas abaixo como prioridade, independente do gênero musical ou tamanho do evento.

2 TEOCENTRISMO

Como princípio, o proponente deve estar envolvido na mensagem do Teocentrismo em que TEO - do grego Théos - Deus, esteja no centro. Ou seja, é imprescindível que se entenda que ninguém faz nada sozinho. Assim, com foco e humildade, deve se buscar uma equipe capacitada, a qual suprirá todas as necessidades básicas no desenvolvimento da missão a ser estabelecida como prioridade.

Por isso, compor uma equipe de trabalho deve ser o primeiro passo a ser determinado por aquele que idealiza o evento a ser realizado.

3 EQUIPE

3.1 A equipe não deve ser escolhida por afinidade, mas sim por capacidade e compromisso com a tarefa a ser assumida. Cada membro da equipe deve estar totalmente envolvido, a fim de se dedicar ao máximo para o sucesso do evento.

3.2 É função do idealizador manter a equipe entrosada e estimulada a cumprir os prazos pré-estabelecidos, com qualidade e responsabilidade. Certamente, isso facilitará a cobrança de resultados.

4 PLANEJAMENTO

4.1 DEFINA O OBJETIVO CENTRAL DO EVENTO

A equipe de trabalho deve ter claro o que busca alcançar. E, para um evento de música é fundamental que seja estabelecido alguns parâmetros como:

4.1 Público alvo

Para definir o público a ser alcançado, tenha em mente o objetivo do evento: O que você pretende com esta noite de música? Qual a expectativa que você deseja gerar no público que irá aderir a proposta? Há algum embasamento bíblico em seu objetivo? Você pretende trazer pessoas, independente da religião que seguem? Há alguma igreja envolvida na organização deste evento? Será um evento com bilheteria, ou sem custos para a comunidade? O evento é particular? Beneficente? Contará com apoio financeiro de alguma empresa ou instituição?

Estas são algumas das principais perguntas a fim de que se defina o público alvo. Após, será possível definir o gênero musical, Tema, Local e outros.

4.2 Gênero musical

Converse! Se o evento é feito para pessoas, converse com maior possível número de pessoas. Descubra qual o gênero musical preferido pela maioria das pessoas que você pretende alcançar. Faça enquetes em face e, ou, outros. Não faça um evento pensando em você, mas sim no coletivo. Afinal, o evento é feito para que outros aproveitem ao máximo a ideia proposta. Claro, se você também conseguir aproveitar a noite do evento, então, esteja certo de que o evento foi um sucesso absoluto!

4.3 Tema

Desperte nas pessoas um propósito: Por que elas devem comparecer ao evento proposto? O que ela pode esperar? Qual o propósito de se reunirem?

4.4 Pré-Seleção das Bandas

Após tema e gênero musical definidos, escolha bandas que ofereçam ou que estejam na visão do evento proposto (tema e gênero musical).

IMPORTANTE: Ainda que seja eleita uma banda principal, lembre-se gente traz gente. Ou seja, invista em bandas para abertura e encerramento, deixando a banda principal para um momento impar a ser definido pela equipe da organização.

4.5 Pesquisa de aceitação do público, em relação as bandas pré-selecionadas

Não escolha as bandas de sua preferência. Veja quais atendem melhor a proposta do evento e, principalmente, qual tem o carisma e simpatia do público alvo. Eleja a banda que o pública deseja ouvir. Seja prudente, disciplinado e organizado.

4.6 Definição das Bandas

Após a enquete acerca das bandas, sente-se com sua equipe e veja qual ou quais são viáveis a realidade daquele (s) que promove (m) o evento. Verifique suas finanças. Estude se há possibilidades de algum patrocínio. Faça um estudo de gastos gerais e defina qual banda que, além de atender a expectativa do público, também seja financeiramente viável à quem promove o evento.

Não seja precipitado. Não planeje gastar o que você não tem, pois lembre-se que imprevistos podem acontecer e quem promove um evento deve estar ciente e preparado para gastos inesperados.

Ex: Se a banda principal vier de longe, precisando pegar um voo. Lembre-se que em caso de mal tempo o aeroporto destino pode fechar. Logo, é responsabilidade do proponente do evento garantir que a banda esteja presente no dia, horário e local pré - destinados. Então, seja prudente e se organize financeiramente, já que imprevistos podem acontecer.

5 ORGANIZAÇÃO

5.1 METAS E PRAZOS

Após definir o objetivo central do evento, tema e público alvo, metas e prazos devem ser estabelecidos e precisam ser respeitados a fim de não comprometer a execução do evento.

5.2 AGENDA

Defina uma data somente após verificar o calendário de sua comunidade no intuito de investigar se não existem feriados, ou eventos semelhantes que possam comprometer a assiduidade em seu evento. Não esqueça de verificar a agenda cultural do município que sediará o evento, pois é importante garantir que seu público alvo não tenha em vista nenhum outro evento capaz de competir com o que você está propondo.

Lembre-se, a organização é imprescindível para o sucesso de seu evento!

6 DEFINA SUA ESTRATÉGIA

Para planejar, você precisa ter em mente as necessidades e expectativas de seu público alvo. Porém, você não pode perder de vista o proposito do evento. Ou seja, busque motivar ao máximo o público a participar, mas não comprometa o objetivo geral do evento. Ou seja, se o evento for beneficente, no intuito de ajudar alguma entidade, por exemplo, gastos excessivos devem ser evitados. Há formas não caras de motivar e atrair o público para o sucesso de seu evento.

Seja cauteloso e investigue o que motiva seu público. Busque o máximo de informações possíveis no intuito de gerar um clima favorável em torno do evento. Valorize todo e qualquer apoio dado ao seu evento. Tenha o cuidado de pensar cui-da-do-sa-men-te na duração, na quantidade máxima de pessoas, nos recursos físicos e humanos a envolver, no espaço onde acontecerá o evento, custos associados, comercialização e divulgação do evento (forma de convite e meios de comunicação a serem usados), etc.

7 PLANEJE COM ANTECEDENCIA

Após delimitar seu briefing, planeje com responsabilidade, estabelecendo prioridades e respeitando prazos burocráticos (licenças, alvarás, seguros, etc), se existirem.

7.1 Faça cotações com conhecidos, ou pessoas indicadas.

7.2 Crie uma planilha de planejamento financeiro.

7.3 Escolha com calma os parceiros e fornecedores, principalmente se o seu evento exigir serviços de decoração, iluminação, alimentação, bebidas, etc.

7.4 Reserve com antecedência local, equipamentos necessários (som, iluminação, grades de contenção, telão, mesas, cadeiras e, se for o caso, passagens aéreas e hospedagem a fim de evitar surpresas próxima a data do evento...

7.5 Defina se haverá um apresentador, ou mestre de cerimonia. Organize todo conteúdo programático. Importante: Durante a escolha dos interlocutores e participantes, tenha sempre em mente o público alvo. Não perca o foco!

7.6 Prepare todo o material gráfico para o evento: Convite, Banner, folhetos, flays, face-pagos, certificados, crachás de identificação para equipe de trabalho, pulseiras para os participantes, camisetas, entre outros.

7.7 Se for o caso, preocupe-se com os participantes que virão de outras cidades e ajude-os disponibilizando informações claras.

7.8 Defina o tipo de bebidas e alimentação adequados a proposta do evento, levando em consideração o local e a temperatura prevista para o evento. Não esqueça de providenciar água para as bandas convidados. Ou, se possível, um coquetel ou café aos convidados que tornarão possível a concretização deste evento.

8 ESCOLHA O MELHOR

Ainda que a verba destinada ao evento seja limitada, escolha o melhor. Avalie sempre a melhor oferta de serviços prestados e não de menores preços. Compare serviços e preços. Questione e não tenha medo de exigir o melhor, dentro de um preço justo. Não importa o tamanho do evento, sempre ofereça o melhor ao seu público.

Outra dica importante: Lembre sempre de solicitar referências na hora de contratar.

9 EQUIPAMENTOS

Certifique-se acerca do equipamento a ser contratado. Se possível, converse com alguém que já os tenha utilizado em outro evento. Ter referencia, ou um parecer de alguém é de fundamental importância. Inclusive, verifique se a empresa em questão tem equipamento reserva, caso algum apresente problema durante o evento, uma vez que o problema deverá ser resolvido imediatamente a fim de não atrapalhar o bom andamento de seu evento.

Para um evento de sucesso, todos os equipamentos devem ser testados e a empresa terceirizada deve ter compromisso e responsabilidade. Mas, para isso, tudo deve ficar muito claro no momento da contratação e ainda especificado no contrato no intuito de evitar problemas futuros.

10 PROGRAMAÇÃO

10.1 RESPEITE HORÁRIOS

Respeite horários! Assim, seu público será cativado e, certamente, estará presente num próximo evento.

10.2 CLAREZA E OBJETIVIDADE NA PROGRAMAÇÃO

Organize o horário de cada apresentação, inclusive cada intervalo. Tenha alguém cuidando especificamente do palco e das bandas a fim de que não ocorra atrasos. Porém, considere uma margem de erro no tempo de cada apresentação para que você não seja pego de surpresa.

Seja claro e objetivo com cada banda, no intuito de que todos estejam cientes da importância de cumprir os horários. Cada banda deve saber exatamente o horário de sua apresentação.

11 PASSAGEM DE SOM

A passagem de som é de fundamental importância, a fim de que o equipamento fique totalmente ajustado para o evento evitando assim atrasos ou imprevistos. Durante a passagem de som, não há tempo para treinos (para isso existe o ensaio). Seja profissional e delimite o tempo para a passagem de som de cada banda/ apresentação. Lembre-se, seja pontual e organizado.

12 VALORIZE O SEU TEMPO

Tendo uma equipe capacitada, valorize ainda mais o seu tempo terceirizando tarefas operacionais que certamente irão desviar sua atenção do gerenciamento da ação. Terceirizando serviços você minimiza riscos, agrega criatividade e ideias novas à sua ação e ganha eficiência.

Alguns exemplos de serviços que geralmente são terceirizados no mercado de eventos: Serviços de segurança, profissionais de fotografia, imprensa e marketing, serviços de transporte, som e iluminação, e muito mais.

13 APOIO

13.1 Se o evento for particular, busque pessoas que acreditem e apoiem seu evento, seja apoio municipal (cedendo o local, ou abatendo taxas) ou particulares (empresas que doem uma certa quantia de dinheiro), pois imprevistos sempre podem ocorrer e você deve estar preparado.

13.2 Você é responsável por tudo, inclusive o bem estar de cada participante. Portanto, preocupe-se em ter uma equipe médica em seu evento.

13.3 Se seus recursos são limitados, é imprescindível a contratação de um Seguro que cubra o risco do evento. Pois, em caso de algum sinistro com que dinheiro você efetuará pagamentos?

Seguro é de fundamental importância principalmente para quem tem privação de dinheiro. Então, organize-se de forma a contratar um seguro que proporcione a você a garantia de Não estresse pós evento!

14 LOCAL

14.1 Mapa Visual

Um dos principais fatores na produção e gestão de eventos musicais é o local escolhido para sediar o evento. Verifique se o lugar é adequado e se possui alvará. Em seguida, mapeie o local uma vez que cada integrante da equipe de trabalho deve ter claro seu papel na execução das atividades, antes e durante o evento a ser realizado.

Cada um deve estar em seu lugar, desempenhando com compromisso e responsabilidade seu papel. Porém, cada um precisa ter uma noção do papel do outro, afinal, este é um evento a ser realizado em equipe. Todos são importantes e indispensáveis para o sucesso do mesmo.

14.2 Decoração

Por fim, uma medida simples é investir em uma decoração customizada, tentando aproveitar todo o espaço disponível para o evento. Além disso, o uso de tecnologias pode ressaltar a criatividade dos organizadores do evento, uma vez que projetores, televisões de tela plana e outros equipamentos deixam qualquer evento com um ar mais moderno.

15 DIVULGAÇÃO

Construa uma lista de contatos das igrejas da cidade que sediará o evento, bem como da região. Afinal, se o evento é cristão as igrejas são a melhor forma de divulgação.

Lembre-se que outras mídias também são fundamentais a fim de que o povo cristão compreenda a grandiosidade de seu evento.

Assim, invista tanto em material visual como cartazes, folhetos, flays, como também em chamadas em rádio, televisão, revistas e jornais impressos.

IMPORTANTE: Dê uma atenção especial as redes sociais. Elas, hoje, são um instrumento poderoso para cativar e motivar o público alvo. Explore este espaço com sabedoria e responsabilidade.

16 RELACIONAMENTO

Seja profissional e trate a todos com respeito, lembrando-se do dito popular: “Sorrisos abrem portas”. Seja com a equipe de trabalho, ou seja com o público em geral, ou ainda seja com seus apoiadores ou patrocinadores, os trate com atenção e respeito. Não tenha pressa para conversar. Mostre, com sua postura, o quanto você deseja criar uma atmosfera positiva para o evento proposto. Seja verdadeiro e fale apenas aquilo que realmente é possível realizar. Agindo com ética, seu evento terá credibilidade no futuro e laços já estarão criados para um próximo evento. Não desperdice o apoio de ninguém. Todos são de fundamental importância para um evento de sucesso.

17 ENGAJAMENTO SOCIAL

Aproveite as redes sociais para divulgar ao máximo seu evento. Motive e cative seu público. Hoje em dia, o facepago é um ótimo aliado para alcançar pessoas. E, para um evento de sucesso você precisa de pessoas!

Não adianta cuidar de cada detalhe do planejamento se você não investir em divulgação. Por isso, use as redes sociais como um aliado poderoso para atrair seu público alvo.

18 VALORIZE O FEEDBACK

O Feedback é fundamental para qualquer promotor de eventos, pois ao questionar os participantes que aderiram ao seu evento, se saberá os pontos positivos e negativos. Assim, erros futuros serão evitados.

Porém, também é importantíssimo fazer um feedback de um evento “alheio”. Seria interessante ao promotor de eventos participar de um evento parecido com o de sua proposta e, então, analisar a fim de que em seu evento tudo ocorra da melhor forma possível.

Também seria interessante conversar com um grupo de pessoas que costuma participar de eventos, como o que você está promovendo. Ao escutá-los, você terá a oportunidade de melhorar pontos importantes no intuito de realizar um evento que satisfaça os participantes. Se isso ocorrer, a propaganda positiva pós evento, já contribuirá para um próximo evento que venhas a promover.

Portanto, investigue, planeje e realize, através de seu trabalho, um evento musical de sucesso.

* TIAGO RAFAEL RAUBER, MÚSICO (GUITARRISTA E BATERISTA), PROFESSOR DE BATERIA, PRODUTOR DE EVENTOS E RESPONSÁVEL PELA EMPRESA STOCK EVENTOS.