BACK OFFICE: CONCEITO, FUNÇÃO, GERENCIAMENTO E A ADMINISTRAÇÃO INTERNA DAS LOJAS VIRTUAIS

Conceituação de Back Office

O Comércio Eletrônico cada vez mais vem ganhando espaço no cenário econômico internacional e nacional, alavancando cada dia mais a indústria de bens e serviços, além disso trazendo novas tendências como as lojas virtuais e o intercâmbio entre empresas do segmento varejista eletrônico.

Diante disso vários conceitos têm sido aplicados para nomear as várias áreas deste ramo, como o uso do Back Office, termo em inglês que se refere a “retaguarda”, o Back Office é a parte de gestão interna de uma operação em e-commerce, incluindo logística, gerenciamento de pedidos, estoque, clientes, relatórios, inteligência, planejamento, entre outros .

Trata-se de um departamento que pode existir em uma determinada organização, na qual todo o seu trabalho de apoio se encontra interligado com um variadíssimo leque de outros departamentos na empresa .

Toda a parte da administração interna de todas as empresas sejam no ramo de empresa tradicional ou Comércio Eletrônico, precisa de um grande gerenciamento, pois é a satisfação do cliente que trás ainda mais notoriedade e confiança na hora de adquirir um produto ou serviço, e investir nesse processo requer um minucioso trabalho como as Back Office.

Função da Back Office

A função da administração interna se resume a exercer o papel de suporte. Os profissionais envolvidos nela não atuam na linha de frente (front office), mas são indispensáveis para garantir a continuidade das operações, sem sobressaltos. Sua importância envolve qualquer atividade que envolva mercadorias ou a prestação de um serviço. É como o sujeito que coloca óleo na máquina para assegurar que suas engrenagens funcionem corretamente .

Os passos em busca de entender a importância do gerenciamento no Comércio Eletrônico, orienta-se no PDCA da administração (metodologia Plan – Do – Check – Adjust ou Planejar – Fazer – Verificar – Agir), sendo assim o Back Office é um conjunto de profissionais que atuam para que nada fuja do controle da empresa, por isso, a atuação na parte interna, desde que o cliente entra em contato com a Front Office, a parte logística, até a entrega do produto².

O Back Office são todos aqueles que de alguma forma fazem o serviço interno de forma indireta, ou seja, não relacionados com as atividades de vendas ou de contato com o público. Por exemplo, em um estabelecimento comercial, as atividades não ligadas ao time de vendas, faz parte do setor, como financeiro, jurídico, recursos humanos e outros.

Gerenciamento e a Administração interna das lojas virtuais

Como parte importante de uma grande empresa, ou da administração de lojinhas virtuais, o Back Office como citado anteriormente usa grandes ferramentas e inovações tecnológicas, concomitante a inúmeras partes do mesmo pode ajudar a entender melhor sua utilização; uma das subáreas é a gerencial, onde é possível realizar as configurações avançadas, tais como a gestão de transações, gerenciamento de do estabelecimento, e outros; a busca, é utilizada para pesquisar as transações realizadas no site do comerciante; busca rápida, é utilizada para pesquisas especificas, sem critérios; transações, com cartões de crédito, boletos bancários e transferências via internet .4.

O funcionamento da administração interna fornece total apoio ao Front office, garantindo que as operações necessárias sigam o caminho correto até o e-consumidor. Isso somente é possível a partir da entrada ao estoque, a oferta-procura, e nas avaliações feitas pelo cliente, o que pode levar ao declínio ou aumentar os lucros da empresa.

Delziane do Nascimento Valera

Técnico em Administração