AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SERVIÇO PÚBLICO – JUSTIÇA E AUTORIDADES POLICIAIS

AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SERVIÇO PÚBLICO – JUSTIÇA E AUTORIDADES POLICIAIS – FÉ PÚBLICA (Felipe Genovez)

O art. 2o, parágrafo único, inciso XI, da Lei Federal n. 9.784, de 29.01.99 e que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, aplicada subsidiariamente às legislações estaduais (art. 24, incisos XI e XVI, CF/88), dispõe que nesses casos serão observados, entre outros, os critérios de “proibição de cobrança de despesas processuais, ressalvadas as previstas em lei; (...)”. Também, o art. 22, par. 3o, dessa mesma legislação federal, no que pertine a atos do processo administrativo, preconiza que não dependerão de forma determinada, a não ser quando a lei assim o exigir, dispõe que: “A autenticação de documentos exigidos em cópia poderá ser feita pelo órgão administrativo”.

Os arts. 37 e 46, (L. 9.784/99), estabelece que: “Art. 37. Quando o interessado declarar que fatos e dados estão registrados em documentos existentes na própria Administração responsável pelo processo ou em outro órgão administrativo, o órgão competente para a instrução promoverá, de ofício, à obtenção dos documentos ou das respectivas cópias”; “Art. 46. Os interessados têm direito à vista do processo e a obter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados os dados e documentos de terceiros protegidos por sigilo ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem”.

Por meio da Ordem de Serviço DIAG n. 02/98 (no âmbito do Estado de Santa Catarinam), art. 3o, dispõe que: “São isentos, também de custas e emolumentos: I – o processo criminal, se devidas pela Fazenda do Estado, ou qualquer outro, inclusive incidente e recurso, quando decair o Ministério Público; II – o processo em geral, no qual tenha sido vencida a Fazenda do Estado, direta ou por administração autárquica, quanto a ato praticado por servidor remunerado pelos cofres públicos; III – o processo de competência da Justiça Militar”.

O Provimento n. 12/92, do Corregedor-Geral de Justiça do Estado (Des. Napoleão Amarante), em seu item n. 4. Estabeleceu: “O tabelião autenticará as cópias reprográficas de documentos públicos ou particulares que lhe forem apresentadas ou por ele extraídas. 4.1 A autenticação das cópias de documentos particulares e a autenticação de cópias de simples certidões ou traslados de instrumentos do foro judicial ou extrajudicial, extraídas pelo sistema reprográfico, mediante, conferência com os respectivos originais, é ato notarial incluído na competência exclusiva dos tabelionatos. 4.2. Independem de autenticação notarial, no entanto, as cópias reprográficas autenticadas por autoridade administrativa ou por servidores do foro judicial ou extrajudicial, de documentos existentes nas respectivas serventias”.

Também, digno de registro a Circular n. 11/99, de 21/01/99, de conformidade com parecer exarado nos autos n. CGJ-1011/98, da Corregedoria-Geral de Justiça que trata acerca da gratuidade da autenticação de documentos solicitadas por órgãos públicos junto a CGJ/TJ/SC. O item n. 8, dessa Circular da Justiça Catarinense dispõe: “Na esfera criminal, de outra banda, não terá aplicação a regra do item 4.2 do Provimento n. 12/92, porquanto, seguindo o preponderante entendimento jurisprudencial, inclusive desta Corte, a fotocópia sem a devida autenticação de documento, não produz, valor probante. Na falta original, a fotocópia ou xerox do documento só terá valor probatória se estiver autenticada por quem detenha fé pública como prescreve o art. 232, do Código de Processo Penal (Ap. Crim. N. 88.081704-5 (32.922), de São José, Rel. Des. José Roberge).

No âmbito do Poder Judiciário o Corregedor Geral da Justiça – Desembargador Francisco José Rodrigues de Oliveira Filho, baixou o Provimento n. 67/98, datado de 17 de setembro de 1998, regulamentando a assinatura, também conhecida como firma, nas serventias extrajudiciais. Logo no artigo 1°, consta que ‘A assinatura, também identificada como firma, pode ser reconhecida como autêntica ou por semelhança. Par. 1°. Autêntica é aquela reconhecida com a declaração expressa de que foi aposta na presença do Tabelião (art. 369 CPC). Par. 2°. Por semelhança, a decorrente do confronto da assinatura apresentada pela parte no documento, com a ficha-padrão, depositada no cartório ou, ainda, com qualquer outro documento constante do arquivo do respectivo notário e, entre elas, houver similitude. Par. 3°. Na falta de declaração expressa quanto ao tipo de reconhecimento, entender-se-á como realizado por semelhança. Art. 2°. O reconhecimento de assinatura é ato exclusivo do Tabelião de Notas ou de seus prepostos autorizados na forma da lei (...). Art. 5°. Para o reconhecimento, tanto como autêntica ou por semelhança, deverá o notário ou preposto credenciado exigir a presença do signatário e a apresentação de seu documento oficial de identidade (...). Art. 7°. É vedado o reconhecimento por abono, salvo no caso de documento assinado por réu preso, desde que a ficha-padrão seja preenchida pelo diretor do presídio ou autoridade policial equivalente, com sinal ou carimbo de identificação. Art. 8°. É vedado o reconhecimento em documento sem data, incompleto ou que contenham espaços em branco. Art. 9°. O reconhecimento somente poderá ser realizado nas dependências das serventias, salvo exceções previstas no parágrafo 1° do art. 4°” (DJ n. 10.058, de 21.09.98, pág. 3).

No que diz respeito ao serviço público de maneira geral e policial, inclusive, nada obsta que esse Provimento da Justiça seja utilizado em caráter subsidiário, em especial, direcionado a orientar a aplicação de dispositivos estatutários que venham a tratar do assunto. Os termos firmados por autoridades policiais e escrivães, via de regra não geram ônus para o cidadão, pois decorrem do exercício da função pública e da prestação do serviço público ofertado pelo respectivo órgão.

Por meio da Resolução n. 22/99-GP, foi criada e regulamentada a Comissão de Análise de Documentos do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina. Em seu art. 1o, consta que terá como finalidade estabelecer a sistemática e os procedimentos para a execução das atividades relacionadas aos documentos produzidos no Tribunal de Justiça de Santa Catarina”. O art. 2o, dispõe que: “A Comissão será composta pelo diretor de infra-estrutura, por um assessor de Organização e Métodos, pelo chefe da Seção de Arquivo, por um historiador ou outro servidor designado pelo Presidente do Tribunal de Justiça, quando necessário”.

Na esfera policial do Estado de Santa Catarina autoridades policiais e Escrivães de Polícia poderão autenticar documentos (competência prescrita em dispositivo legal estatutário), contudo, a referida competência se circunscreve ao exercício das funções decorrentes do cargo para os quais foram investidos. Todos os termos firmados pelos policiais relacionados anteriormente estarão revestidos de fé pública, não só em razão da investidura nesses cargos públicos, mas em razão dos poderes especiais previstos em dispositivo legal ou regulamentar. Objetividade do legislador certamente foi dar maior autenticidade aos documentos expedidos na esfera policial, mormente, porque muitas das vezes quer pela sua importância (alvarás, atestados, certidões etc.) quer pela sua utilização em público (licenças, salvo-condutos, autorizações e etc.) devem vir revestidos de credibilidade suficiente para que possam surtir os efeitos legais desejados.

JURISPRUDÊNCIA:

Cópia sem autenticação:

“A cópia sem autenticação de documento particular não indispensável faz a mesma prova que o original e sua conferência somente é imprescindível se a parte contra quem (for) produzida impugná-la” (RT 624/146 e JTA 108/379). Neste sentido: STJ-RT 676/186, Bol. AASP 1.707/supl., 2, 3a ).

“Se houver impugnação , deve ser feita a conferência pelo escrivão; se não houver, a cópia passa a ter o mesmo valor probante do original “(STJ-RT 676/186).

Documento público – fé pública:

“(...) O documento público goza, como foi visto, da presunção de autenticidade, pelo que assim estatui o art. 364 do CPC: ‘O documento público faz prova não só da sua formação, mas também dos fatos que o Escrivão, o Tabelião, ou o funcionário declarar que ocorreram em sua presença’. Assim sendo, o documento público torna certo e faz prova de que foram evitadas, pelos seus autores jurídicos, as declarações dispositivas ou enunciativas que nele se contêm (...). ‘Fazendo prova dos atos que o funcionário, Tabelião ou Escrivão afirmar que ocorreram em sua presença, o documento público se presume verdadeiro, quanto a esses atos: presunção, porém, iuris tantum’ (Frederico Marques, Manual de Direito Processual Civil, SP: Saraiva, 1976, V. II, págs.. 209 e 211)” (Apel. Civil n. 97.013851-2, Taió, Rel. Des. Vanderlei Romer, DJ 9.936, de 24.03.98, pág. 13).

Fotocópia de documento público – autenticação – fé pública:

“(...) A fotocópia sem a devida autenticação de documento, não produz valor probante. Na falta do original, a fotocópia ou xerox do documento só terá valor probatório se estiver autenticada por quem detenha fé pública como prescreve o artigo 232, do Código de Processo Penal. ‘A fotocópia de um documento é uma modalidade de sua cópia, vale dizer, a reprodução do original. Consubstancia o documento do documento. Desde que autenticada, se dará à mesma o valor do original’ (RT 404/104) (...)” (Apel. Crim. 96.010605-7, Rio Negrinho, Rel. Des. José Roberge, DJ n. 10.131, de 13.01.99, pág. 6).