A importância da contabilidade gerencial como ferramenta de tomada de decisão nas grandes empresas: um estudo de caso da empresa brasileira de correios e telegrafos.

A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE GERENCIAL COMO FERRAMENTA DE TOMADA DE DECISÃO NAS GRANDES EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO DA EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELEGRAFOS.

Claudio Francisco dos Santos *

RESUMO

Nos dias de hoje as empresa precisam responder às demandas do mercado com maior rapidez para não correr o risco de ser ultrapassada ou tomar prejuízos, tais respostas podem significar a sobrevivência da empresa, e esta capacidade de tomada de decisões rápidas esta diretamente relacionada com os mecanismos de suporte utilizados na gestão da empresa, entre eles a Contabilidade Gerencial. A contabilidade gerencial vem como ferramenta que tem como objetivo observar, registrar e informar os fatos econômicos e financeiros de uma entidade é de fundamental importância como ferramenta de ajuda na tomada de decisão, contribuindo para o conhecimento dos negócios de empresa e é uma das melhores ferramentas de gestão.

Palavras chave: Empresa, Sobrevivência, Decisão.

*8º Semestre do Curso de Ciências Contábeis. Faculdade São Francisco de Barreiras. E-mail: [email protected]

1 – INTRODUÇÃO

Há 30 ou 40 anos atrás as palavras tecnologia, globalização, crise mundial, e-mail, internet etc. soavam apenas como modismo ou figuravam para a grande maioria das pessoas e empresas apenas como um futuro que só existia nos filmes. Hoje é uma realidade que veio para ficar e a humanidade já não se imagina viver sem as facilidades trazidas por estes adventos. Assim todos precisam estar interligados e engajados para sobreviver ou ficar parado no tempo. Não adianta uma empresa oferecer apenas preço, ou qualidade porque o mundo todo pode oferecer ou Qualidade, deixou de ser um atributo do produto que o tornava diferente dos demais, porque o cliente passou a ser muito mais exigente, ou seja, o que antes era o diferencial competitivo em um produto ou serviço, já não basta mais. A tecnologia veio para reduzir distancias e transformar o homem comum em homem digital, um produto pode ser comprado em qualquer lugar do planeta e chegar nas casas dos consumidores em poucos dias sem que os vendedores e compradores jamais tenham se vistos ou falado o idioma um do outro, mas nada disso é barreira quando de faz o uso da internet. Assim produzir produtos e serviços deixou de ser algo para uma comunidade ou um publico alvo, porque o alvo é o mundo. A única certeza que este é um caminho sem volta, para uma empresa permanecer neste mercado é necessário uma mudança radical tanto nos processos de produção dando foco a qualidade e preço baixos além de melhorar os seus processos gerenciais para ser mais competitiva.

O consumidor esta cada dia mais exigente, não querem apenas produtos melhores e preços mais baixos, querem também adquirir produtos e serviços de empresas que se importem com o meio ambiente e adotem práticas que assegurem a proteção ao meio ambiente e façam parte da vida da sociedade na qual atuam. Com tantas exigências impostas pelo mercado é necessário que a empresa se adapte a estas “tendências” não para sobreviver, mas para impor a sua marca e seus produtos nesta acirrada concorrência. O consumidor quer que os seus direitos sejam respeitados em toda a plenitude, o consumidor passou a ter uma visão crítica no diz respeito ao seu papel de cidadão, passando a exigir os seus direitos garantidos em lei e exigindo das empresas o cumprimento das suas obrigações, ou seja, as pessoas passaram a exigir mais se cumpra o que está na lei, seja na Constituição ou no Código de Defesa do Consumidor. Assim não importa o tamanho, todas as empresas precisam ser ágeis, competitivas, e ao mesmo tempo respeitar o consumidor, porque a fidelidade nos dias de hoje é conquistada muito mais pelo respeito. E para uma empresa conquistar e fidelizar o consumidor não é apenas atender a pré-requisitos da legislação, é preciso ver o consumidor como um todo.

O processo de globalização demonstra o quanto as empresas são presas fáceis da política econômica global, e demonstra a fragilidade dos negócios se a empresa não estiver sólida e preparada para o mercado não há como sobreviver. Portanto A contabilidade Gerencial vem com o intuito de disponibilizas ferramentas indispensável para auxiliar as empresas a fortalecer o seu objetivo que é ter lucro, e para ter lucro é necessário a tomada de decisão rápida, segura e com base em fundamentos sólidos. Segundo o SEBRAE, a falta de planejamento e o mau uso das ferramentas de gestão são fatores decisivos que tornam as empresas mais vulneráveis, assim a Contabilidade é uma das melhores ferramentas que pode demonstrar o fracasso ou sucesso de uma empresa.

A escolha da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos se deram, por ser uma empresa que atua em todas as cidades brasileiras, e apresenta uma marca presente na vida da população brasileira, além da facilidade de pesquisa, disponibilizada pela gerencia regional de Barreiras.

O que se pretende demonstrar com este trabalho é o quanto a Contabilidade Gerencial pode servir de ferramenta de gestão de uma instituição não apenas na tomada de decisão, mas também como fomentador de crescimento da empresa, e que a ferramenta é muito segura e pode fazer toda a diferença quando se trata de respostas rápidas diante das exigências do mercado. Este trabalho também vem demonstrar que uma empresa que toma decisões com base em nos dados da Contabilidade Gerencial tem mais chances de ser mais competitiva por ter como alicerce de decisões dados consolidados ao longo das suas atividades. Este trabalho tem o objetivo geral de elaborar um estudo especificando a importância e o papel da Contabilidade Gerencial como fator diferencial e ferramenta de auxilio na tomada de decisão da administração de empresas.

Este trabalho será realizado utilizando as seguintes metodologias: Pesquisa Bibliográfica, Pesquisa Documental, Aplicação de Questionários Estruturados, Levantamento sobre o papel da Contabilidade Gerencial na administração da empresa, Formulações de Conclusões, Recomendações e Elaboração de um relatório final.

2 – REFERENCIAL TEÓRICO

A contabilidade Gerencial é o ramo da contabilidade que tem a função de servir como subsídio para o administrador da empresa adotar as melhores práticas de Gestão, com base em dados e informações precisas, dados estes que levam além de informações financeiras e de custos também inclui os dados históricos da organização e informações subjetivas como situação do mercado, aceitação dos consumidores sobre produtos e serviços, qualidade de produtos etc.

Segundo ANTHONY ATKINSON (2011, p. 28),

“Contabilidade Gerencial, é o processo de identificar, mensurar, relatar e analisar as informações sobre eventos econômicos da organização.”

Para o autor a Contabilidade Gerencial tem o foco e a necessidade de interpretação dos resultados da empresa, portanto o centro nervoso da empresa, por onde passa todas as informações da companhia, é esta área que fornecerá os dados que seguirão para a interpretação do gerente ou contador gerencial, as empresas ao longo do tempo sempre mudou o seu foco de acordo com a necessidade do mercado, se antes o foco era na produção, hoje ela não pode mais pode mais decidir o que quer produzir, e, sim no que o mercado quer e com qual o padrão de qualidade exigido por este mercado; se antes a produção era voltada para determinado mercado consumidor local, hoje esta mesma produção poderá ser vendida em qualquer parte do mundo, se no mercado interno, as empresas têm que concorrer com os produtos importados de países como China e Índia em que oferecem preços mais baixos e qualidade duvidosa, e para sobreviver a isso, são necessárias além de muito investimento em qualidade e melhorias nos processos é imprescindível atender os desejos do cliente, além de desenvolver produtos com qualidade e preços competitivos. Mas como saber tudo isso se a contabilidade normal da empresa não é suficiente, para o entendimento destas situações. Portanto, para o administrador trabalhar com todos estes processos decisórios é necessário a analise de uma grande quantidade de informação não apenas financeiras, mas informações gerenciais, que abrange todos os seguimentos da organização, sejam informações produzidas dentro da organização, como quantidade fabricada, margem de lucro, custo de produção, mas também informações mais subjetivas como pesquisas de mercado, tendências, produtos da concorrência etc.

Conforme LUDICIBUS, (1998 p. 21)

“A Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na analise financeira e de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório”.

Para ludicibus, a contabilidade possibilita o conhecimento da empresa, do mercado, as suas demandas os seus gastos, as exigências dos consumidores e assim a empresa passa tomar decisão com base em analise de informações diferenciadas, ou seja, informações estas que com que a decisão seja o diferencial competitivo da organização, oferecendo assim produtos e serviços para atender aos desejos e necessidades dos consumidores, mas produzidos com base em informações previamente estudadas, para atender a uma demanda do mercado.

Para WAREN (2001 p. 03); A Contabilidade Gerencial é o processo de analise de informações que:

“incluem dados históricos e estimados utilizados pela administração na condução de operações diárias, no planejamento de operações futuras e no desenvolvimento de estratégias de negócios integrados. As características da contabilidade gerencial são influenciadas pelas várias necessidades da administração.”

Waren deixa muito claro que a contabilidade gerencial é muito mais ampla do que a análise de uma simples planilha com relatórios financeiros ou de produção, para ele todas as informações produzidas na instituição são relevantes para o auxilio da tomada de decisão, assim fica evidente a importância da contabilidade gerencial como ferramenta que auxilia o gestor no planejamento e gestão da empresa.

Os Conceitos de Contabilidade Gerencial apresentados aqui, embora sejam retirados de diferentes autores eles apenas se complementam, e todos deixam claro a importancia da contabilidade gerencial para qualquer empresa, como ferramenta indispensável na gestão da organização.

2.1 - DIFERANÇA ENTRE CONTABILIDADE GERENCIAL E CONTABILIDADE FINANCEIRA.

Para o melhor entendimento deste trabalho se faz necessário citar as diferenças entre a contabilidade Gerencial e a Contabilidade Financeira, a Contabilidade Gerencial tem a preocupação de fornecimento as informações ao corpo administrativo da empresa, pra que o mesmo possam controlar todas as atividades da corporação. A Contabilidade Gerencial não é obrigatória, assim como a Contabilidade Financeira, portanto a empresa tem a autonomia de fazer uso ou não da Contabilidade Gerencial, na legislação não há nenhuma obrigatoriedade. Ou seja, a Contabilidade Gerencial esta mais como um recurso para os administradores do que uma exigência da lei. A contabilidade Gerencial não tem a preocupação com os lançamentos de débitos e créditos em livros, porque a sua preocupação é com o futuro, o mercado e quais os rumos que a empresa deverá tomar para seguir firme e forte no futuro incerto que é o mercado globalizado. Enquanto a contabilidade financeira tem a sua preocupação focar no presente da organização e a sua preocupação são os lançamentos de débitos e créditos, entrada e saídas, para verificar os lucros e prejuízos.

A Contabilidade é a área da empresa responsável pelos registros de entradas e saídas que define a posição financeira da empresa, ela é indispensável para gerir uma empresa e também é obrigatório a sua existência de acordo com a legislação vigente, os bancos e acionistas sempre que vão emprestar dinheiro ou investir na empresa, a primeira coisa a ser analisada, são os resultados contábeis.

3- A CONTABILIDADE GERENCIAL E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Quando se fala em tecnologia de informação, logo se pensa em sofisticados recursos (meios). E se atribui a eles o significado de tecnologia de informação. Isto não é verdadeiro. Nenhum sistema de informação se constitui apenas de recurso (meios), mas, e principalmente, são as pessoas as principais responsáveis por sua eficiência e eficácia. É evidente que quando se dispõe de sofisticados meios e de pessoas bem qualificadas, capazes de tornar simples o uso dos sistemas de informação, tem-se um sistema de informação ideal.

Em Cruz (2000, p. 24) está colocado que tecnologia da informação “... é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada ao produto, quer esteja aplicada ao processo”.

Desmistifica-se, assim, apenas o computador como tecnologia de informação. Este é sem dúvida o recurso mais usado no mundo de hoje. Porém, outros dispositivos que possam processar informação, fazem parte do que se chama tecnologia da informação. Assim, quando se refere às principais tecnologias de informação, O’Brien (2001, p. 8) afirma que

... a Internet e as redes internas similares, ou intranets, e as redes inter-organizacionais canais externas, as chamadas extranets [e diz que elas] podem fornecer a infra-estrutura de informação que uma empresa necessita para operações eficientes, administração eficaz e vantagem competitiva.

Não apenas oferece as informações que uma empresa já constituída precisa para realizar as trocas de informações necessárias, mas pode possibilitar a constituição de empresas virtuais, com ramificação na casa de seus usuários e fornecedores, sem obrigatoriedade de uso de espaços físicos ou quaisquer utensílios, em qualquer parte do mundo. É uma verdadeira revolução, visto que as grandes distâncias não são mais problemas.

Kotabe e Helsen (2000, p. 66-67) ampliam o papel dos sistemas de informação, especialmente quando se refere ao que ocorre com a rede mundial de computadores. Hoje, essa rede quebra todas as barreiras físicas no transporte da informação, integrando, inclusive, comercialmente, todos os países do mundo. Segundo eles

Por meio da Internet, qualquer parte de uma propriedade intelectual representada eletronicamente pode ser copiada quase que instantaneamente em qualquer parte do mundo. Como, cada vez mais, a criação de valor nos países desenvolvidos decorre do desenvolvimento e da venda da propriedade intelectual baseada na informação (...) essa transformação na forma de criação de valor e na facilidade de disseminação significa um salto na integração econômica, à medida que os países se tornam parte de uma rede comercial eletrônica internacional.

Desta forma, qualquer indivíduo que tenha acesso a Internet pode participar do comércio de produtos e serviços de qualquer parte do mundo. É, sem dúvida, a era da informação, assim fica evidente que a montagem de um sistema de informação se torna muito simples com o advento da tecnologia, porém para a Contabilidade Gerencial, a informação é fundamental para a tomada de decisão, tais informações precisam ser depuradas antes se serem utilizadas.

Todos os sistemas de informações podem ser aplicados em todas áreas da empresa, interligando-as entre si e permitindo o fluxo de informação em tempo real, melhorando significativamente a eficiência operacional, a produtividade, o moral dos funcionários e, conseqüentemente, possibilitando atender satisfatoriamente os clientes internos e externos.

Para Melo (2002, p 133)

“O fato é que o emprego de computadores na vida administrativa das empresas provocou uma série de impactos, geralmente em razão da falta de uma visão sistêmica dos administradores, pois os recursos de informática e de comunicação levavam as soluções à forma de sistemas integrados de grande amplitude para o processamento de dados em grandes volumes”.

Parece que tal confusão ainda é realidade nas empresas. Todas reconhecem a importância do emprego de sistemas de informação. Porém ficam esperando que determinados recursos resolvam todos os problemas das empresas. Há administradores que ficam à caça de equipamentos os mais sofisticados e, por isso, gastam muito dinheiro. Logo percebem que não obtiveram os resultados que desejavam e nem poderiam alcançar, pois não tiveram a percepção de entender que os sistemas são apenas recursos que, para apresentarem resultados, precisam estar vinculados ao planejamento das empresas.

Segundo O’Brien (2001, p. 8) existem

... razões fundamentais para o uso da tecnologia da informação nos negócios. [Dentre outras, ele cita] suporte de processos e operações, tomada de decisões de funcionários e gerentes e estratégias na busca de vantagens competitivas.

A empresa Brasilileira de Correis e Telegrafos, utiliza-se diversos sistemas geradores de informação para um melhor conhecimento e gerenciamento do seu processo produtivo, o que pode-se dizer que o seu bussiness inteligence é muito bem elaborado e funciona de fato, ou seja, ela é capaz de gerenciar todos os seus processo e sistemas em todas as suas unidades em tempo integral.

Como pode ser visto nas razões expostas acima, a Tecnologia da Informação tem múltiplas aplicações nas empresas, dentre outras, facilita a realização dos processos operacionais, serve de suporte para a tomada de decisões e se constituem em vantagens competitivas. Porém, toda e qualquer empresa precisa estabelecer objetivos e vincular a tecnologia da informação como instrumento para o alcance desses objetivos.

Por outro lado, quando se refere à aplicação dos sistemas de informação, Cruz (2000, p. 18) aponta que

... as empresas, aos poucos, foram descobrindo que podiam ganhar muito mais dinheiro do que estavam ganhando, podiam produzir muito mais do que estavam produzindo se tivessem um suporte administrativo-financeiro, que lhes permitissem, num círculo virtuoso, produzir, vender e controlar mais (...) a adoção dos recursos que a informática colocou à disposição das empresas possibilitou outra revolução industrial.

Não há dúvidas de que o que Cruz está dizendo é verdadeiro. Por menor que seja a experiência com o processo de produtividade, qualquer indivíduo pode ver que o aumento da produtividade nas empresas resulta, em grande parte, dos sistemas de informação nelas contidos.

Coma as informações os Contadores Gerenciais ou Administradores da elaboram uma série de relatórios. Alguns deles dão ênfase ao desempenho de Administradores ou unidades de negócios, comparando resultados efetivos a planos e padrões. Alguns outros relatórios fornecem informações oportunas e frequentes a respeito de indicadores fundamentais, tais como número de pedidos recebidos, número de pedidos a atender, utilização de capacidade produtiva e vendas. Outros relatórios ainda são preparados na medida da necessidade e com o fim de estudar problemas específicos, tal como uma queda da rentabilidade de uma linha de produtos; outros ainda analisam o andamento de uma situação ou oportunidade de negócio. Como se preocupa com as atividades dos Administradores, qualquer estudo da Contabilidade Gerencial deve ser precedido por alguma discussão do que fazem os Administradores, das informações por eles demandadas e do ambiente empresarial em termos gerais.

4 – O CONTROLE GERENCIAL

A Contabilidade Gerencial e seu uso como ferramenta é de fundamental importância na geração de informações que auxiliem o processo de tomada de decisão da empresa, enquanto a contabilidade Gerencial foca no futuro da empresa, utilizando-se das informações para o desenvolvimento do planejamento estratégico, o Controle gerencial serve para focar no presente da empresa, como a mesma esta sendo gerida. O controle Gerencial tem entre outras coisas a finalidade de proteger e salvaguardar os bens e ativos da empresa contra fraudes, perdas ou erros não intencionais, além de assegurar o grau de confiabilidade das informações contábeis e financeiras da organização, portanto o controle gerencial é mais uma ferramenta do administrador.

Segundo Robert Anthony (2002 pag. 28), todo sistema de controle tem que possuir quatro componentes básicos:

“1 – Um componente detector ou sensor, dispositivo de medição que reage ao aparecimento de uma situação, no processo que esta sendo controlado;

2 – Um componente avaliador, dispositivo que determina a importância da situação que esta ocorrendo. Geralmente, essa importância é avaliada por comparação com um padrão ou com uma expectativa de o que deveria estar ocorrendo;

3 – Um componente executante, dispositivo que altera o comportamento do sistema quando o componente avaliador indica a necessidade de alteração. Esse dispositivo é chamado, geralmente, retroalimentador (feedback);

4 – Uma rede de comunicação, que transmite a informação entre o detector e o avaliador, entre o avaliador e o executante.”

O autor mostra que é necessário que o controle gerencial tenha todos os dispositivos que servem para definir o que se quer medir como medir, e como avaliar estes resultados, ou seja, é mais uma forma de controlar a empresa, em todos os seus aspectos seja elas a parte financeira, como também os seus processos e sua qualidade.

6 -CONCLUSÃO

As pesquisas realizadas para elaboração deste trabalho permitiram chegar-se às conclusões relacionadas abaixo e que em comparação com a fundamentação teórica, encontrou-se coerência nas afirmações propostas.

A Contabilidade Gerencial é tão importante para as empresas quanto os elementos naturais que dão vida às pessoas, justificando a preocupação das empresas em ter sistemas de informação que sirvam de subsídios para a tomada de decisão.

A condição de ser social dos homens só é possível por conta deles poderem, entre si, trocar informações. Portanto, informação é fator básico para o ser humano e, consequentemente, para as empresas e é a contabilidade gerencial que analisa e filtra estas informações.

A preocupação maior, hoje, é quais recursos tecnológicos e informações utilizar, porque a sociedade está impregnada de diferentes mudanças, sejam elas governamentais ou mudanças de habito do consumidor, portanto a maneira como tratar estas informações fará toda a diferença. Por isso, os diferentes autores recomendam especial atenção para essa questão, sob pena de o futuro de qualquer empresa ser seriamente comprometido. Como orientações para solução desse problema recomendam a vinculação dos recursos tecnológicos aos objetivos das empresas.

Os diversos estudiosos afirmam que o poder da informação se descentralizou, especialmente com o surgimento da Internet, porém nunca se teve tanta necessidade de atualização, por conta da diversidade tanto dos meios quanto dos diferentes tipos de informação, e para não haver perda de recursos, a Contabilidade Gerencial precisa considerar que toda informação pode satisfazer alguma necessidade da organização. Cada setor de uma empresa é interligado entre si e este fluxo são produzidas em tempo real e desde que seja tratado de forma significativa, a eficiência operacional ou financeira da empresa pode mudar de acordo com a tomada de decisão, tudo é afetado desde a produtividade, o moral dos funcionários e, consequentemente, possibilitando atender melhor tanto os clientes internos como os externos. Considerando que o sucesso das empresas está embasado na sua capacidade de produzir e gerar lucros, na qualidade de seus produtos/serviços e na sua capacidade de se manter atuante no mercado, sugere-se o uso da contabilidade, maior aliado do empresário, como ferramenta de gestão, facilitando os cálculos de custos, previsões de receitas e resultados, controle de despesas e eliminação de desperdícios, análise de fluxo de caixa, monitoramento de produção, controle de prazos, além de excelente auxiliar nas tomadas de decisões.

Embora a dispensa de alguns procedimentos contábeis legalmente permitida apresenta-se como mecanismo simplificador das atividades administrativas. Não tem caráter proibitivo. Apenas faculta o uso dos instrumentos contábeis legalmente constituídos, dando aos administradores maior liberdade de ação para, a seu critério, fazerem uso dos benefícios que a contabilidade, como ciência, posa lhes proporcionar, facilitando a tomada de decisões. Mas para que a Contabilidade Gerencial funcione adequadamente, precisa ser considerado como um organismo vivo, dinâmico, cujas diferentes partes precisam estar integradas e organizadas, assim as informações serão tratadas e dado o devido destino conforme as necessidades da empresa. Para que as decisões da Contabilidade Gerencial sejam acertadas as tecnologias de informação da empresa, precisam que alguns pré-requisitos sejam preenchidos, ou seja, as informações precisam ter: maturidade, estabilidade, atualidade e utilidade e a falta de atendimento a esses critérios compromete a informação, o entrosamento entre ela e os usuários, por isso é necessário treinar os operadores e usuários de qualquer sistema, para que a tomada da decisão seja com 100% de certeza.

A pesquisa bibliográfica demonstrou que a Contabilidade Gerencial, quando bem empregada, é um diferencial na gestão da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos.

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