O SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA A CONTABILIDADE
 
O SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA A CONTABILIDADE
 


1 INTRODUÇÃO


1.1 Contextualização e objetivos da pesquisa


O projeto aplicativo que trata esse estudo refere-se à análise do benefício da implantação de um sistema integrado de informação gerencial para o escritório de contabilidade, envolvendo a verificação do custo de sua implantação e as questões que envolvem o seu processo de adequação.
Para melhor aproveitamento da informação gerencial no processo contábil, é necessário que essas informações sejam requeridas e úteis para o contabilista e seus auxiliares. Nesse contexto é possível ter objetividade do sistema de informação e avaliação, destinado a prover seus usuários com demonstrações e análise de natureza econômica financeira.
Este sistema terá como objetivo sua aplicação no escritório de contabilidade, para que se possa atingir com rapidez e clareza os objetivos esperados, sejam eles econômicos ou sociais combinando a teoria e a prática da contabilidade com o projeto, a execução e a monitoração de sistemas de informação usando recursos modernos da tecnologia de informação juntamente com controles e métodos tradicionais de contabilidade.
Existe sempre a busca incessante por uma contabilidade cada vez mais integrada, sistematizada e controlada, que atenda as suas próprias necessidades e das empresas, principalmente que sirva de ferramenta básica para o departamento fiscal e administrativo.
O foco deste projeto é mostrar que o conjunto de informações que o contador necessita ter ciência está além de técnicas contábeis, para o aperfeiçoamento de controles e tomada de decisões internas e externas eficazes.
Na empresa estudada foram identificados problemas como, por exemplo, atualizações de sistemas contábeis equivocadas quanto às legislações tributárias e trabalhistas vigentes e relatórios contábeis ainda muito complexos, tendo pouca validade para tomada de decisões dos seus usuários.
Diante da definição do problema, questiona-se: "Com toda automatização em se tratando de integração de sistemas é possível tornar mais confiáveis os dados efetivamente fornecidos?"
O problema apresentado revela a necessidade de implantação de um sistema de informação contábil completamente aderente, integrado e estruturado, que atenda à necessidade do contador e também de administradores e diretores de empresas. O escritório em estudo teve a preocupação de estudar com cautela custos e benefícios futuros em se tratando de sistemas de informação, pois, quanto melhor e mais detalhista o sistema for, mais bem aceitas serão suas informações, e consequentemente melhores elaborados e rapidamente atualizados serão seus sistemas conforme a legislações tributárias e trabalhistas vigente.
Contabilidade é em si um sistema de informação destinado a demonstrar análises de natureza financeira, econômica e de produtividade de uma determinada empresa a seus interessados, se esta se encontra com dificuldades em apresentar suas informações devido à incompatibilidade de sistemas de informação, faz-se necessário mudanças no que tange à apresentação dos serviços.
O escritório de Contabilidade entrelaçado igualmente com os sistemas de informações equivale à exatidão e precisão de relatórios e informações, tornando-se assim uma empresa contábil de prestígio perante a sociedade e principalmente de referência aos estudantes e futuros profissionais da área.
Diante de tal assunto, informação é indispensável para toda e qualquer empresa, pois proporciona melhores resultados e demonstrações contábeis.
O presente projeto tem por finalidade implantar um sistema integrado de contabilidade que se adapte ao mercado e principalmente que dê confiabilidade às informações da empresa para que seus usuários tomem decisões com segurança.
Para alcançar o objetivo deste projeto, algumas metas devem ser cumpridas:
a) analisar o custo benefício dos sistemas no mercado;
b) ter predominância na agilidade e integridade das informações contábeis;
c) apurar dados concisos e adaptados às necessidades dos usuários de cada área da contabilidade.


1.2 Metodologia da pesquisa


Considerado os objetivos estabelecidos neste trabalho. O tipo de pesquisa a ser realizada é a pesquisa explicativa por meio de levantamento de dados. A opção deve-se a falta de predominância na agilidade e integridade das informações contábeis. Beuren (2009, p. 82) destaca que "[...] a pesquisa explicativa integra estudos mais aprofundados pela necessidade de explicar os determinantes na ocorrência dos fenômenos".
A pesquisa explicativa proporciona uma visão melhor desenvolvida sobre o tema estudado e a aquisição de conhecimentos úteis ao desenvolvimento do trabalho. O que é imprescindível para a conclusão da presente pesquisa.
O tipo de procedimento escolhido para realização do trabalho é o estudo de caso. Esta opção se alicerça em Beuren (2009, p. 84) "A pesquisa do tipo estudo de caso caracteriza-se principalmente pelo estudo concentrado de um único caso".
O presente trabalho trata de um estudo de caso visto que o mesmo será desenvolvido dentro de uma única empresa qual seja a LBC Contabilidade Ltda, onde serão analisados dados fornecidos pelos sistemas contábeis por ela utilizados.
Utilizou-se o método de levantamento de dados, que tem como finalidade descrever com precisão algumas características da população designada. Segundo Raupp e Beuren (2004, p. 85), os dados referentes à pesquisa de levantamento "[...] podem ser coletados com base em uma amostra retirada de determinada população ou universo de que se deseja conhecer."
A pesquisa a ser desenvolvida será qualitativa, por se tratar de análise de dados efetivamente fornecidos pelos sistemas contábeis a fim de observar quais melhorias devem ser realizadas.
Beuren (2009, p. 92) destaca que "na pesquisa qualitativa concebem-se análises mais profundas em relação ao fenômeno que está sendo estudado". O uso deste tipo de pesquisa na contabilidade é muito comum visto que esta se trata de uma ciência social.
Beuren (2009, p. 128) esclarece que "os instrumentos de pesquisa a serem utilizados nos trabalhos monográficos dependem, num primeiro momento, dos objetivos que o investigador pretende alcançar e do universo a ser pesquisado".
Dessa forma o instrumento de pesquisa escolhido para elaboração do trabalho é definido como questionário. Segundo Colauto e Beuren (2004, p.130) definem questionário como um "instrumento de coleta de dados constituído por uma série ordenada de perguntas que devem ser respondidas por escrito pelo informante, sem a presença do pesquisador".
Portanto serão analisados dados contábeis fornecidos por sistemas contábeis, a fim de que possa ser feita a análise das informações, e comparadas com as necessidades das empresas.
Seguindo os procedimentos metodológicos estabelecidos até o momento, para elaboração deste projeto pode-se considerar que o universo da pesquisa seja composto pelas análises de uso de cada módulo sistêmico.
Beuren (2009, p. 120) considera que "as pesquisas, no campo das ciências sociais, abarcam um universo de elementos consideravelmente extenso, o que torna inviável considerá-los em sua totalidade".
Dessa forma considera-se que analisar todos os dados fornecidos pelo sistema contábil seria muito dispendioso, portanto faz-se necessário estabelecer-se um determinado período para servir de parâmetro na análise de dados. Segundo Gil citado por Bauren (2009, p. 120) amostra é o "subconjunto do universo ou da população, por meio do qual se estabelecem ou se estimam as características desse universo ou população".
Após a definição do universo e amostra a serem utilizados para realização deste projeto, prossegue-se com a fase de análise e interpretação dos dados coletados, considera-se que esta é a fase de maior responsabilidade por parte do pesquisador. Beuren (2009 p. 136) destaca que "analisar dados significa trabalhar com todo o material obtido durante o processo de investigação".
A fase de análise e interpretação dos dados é essencial para realização do trabalho, pois é quando o pesquisador busca tirar conclusões em relação ao problema apresentado.
Ludke e André citados por Beuren (2009, p. 137) destacam que "a tarefa de analisar os dados implica, num primeiro momento, a organização de todo o material, dividindo-o em partes, relacionando essas partes e procurando identificar tendências ou padrões relevantes".
No presente trabalho será efetuada uma coleta de dados por meio de entrevista que de acordo com Beuren (2004 p. 204) consiste em "[...] obter informações em que o investigador apresenta-se pessoalmente à população selecionada e formula perguntas. É uma forma de diálogo em que um dos elementos busca coletarem dados e o outro é a fonte de pesquisa".
Este é o momento onde se conclui o trabalho através dos dados coletados dos questionários e da análise dos mesmos. Nesta fase torna-se possível perceber se os objetivos traçados foram alcançados, e se foi possível responder aos questionamentos apontados no decorrer do trabalho.
O principal problema que poderá ocorrer durante a realização do presente trabalho é a não disposição de tempo por parte da empresa de desenvolvimento de software o que dificultará a pesquisa, considerando que o presente trabalho se embasará na análise dos dados contábeis da LBC Contabilidade Ltda.


1.3 Estrutura do Trabalho


O presente estudo foi desenvolvido em quatro capítulos que foram nomeados nesta ordem: Introdução, Referencial Teórico, Estudo De Caso, e Considerações Finais.
O primeiro capítulo apresenta um panorama da importância dos sistemas contábeis integrados, fazendo uma análise sobre o benefício da implantação de um sistema integrado de informação gerencial para o escritório de contabilidade, envolvendo a verificação do custo de sua implantação e as questões que envolvem o seu processo de adequação, também são apresentados os objetivos gerais e específicos do estudo, desenvolvido sob o tema da o sistema de informação para a contabilidade: um estudo de caso em empresa de contabilidade, descrevendo a metodologia da pesquisa, a definição do problema e a relevância do tema na empresa estudada.
O segundo capítulo refere-se aos fundamentos teóricos necessários para a compreensão do estudo o qual será apresentada a importância da qualidade de uma boa informação, como tal informação pode servir de grande valia para uma tomada de decisão acertada somadas a boas práticas de administração, o qual tal item será integrado com a literatura referente aos sistemas de informações contábeis, em particular será discutido o custo benefício de implantação desse sistema, suas vantagens e desvantagens para a contabilidade, também sua aceitação pelos usuários de suas informações.
O terceiro capítulo visa na apresentação da base de dados, ou seja, o relatório contábil básico para poder extrair as análises de dados que visam na construção dos resultados que foram obtidos durante o estudo de campo, os resultados do estudo conduzido in loco num escritório de contabilidade o qual foi aplicado todo o conhecimento descrito no referencial teórico, por fim, as conclusões relatadas do estudo de caso em que serão discutidos quais foram os resultados concretos.


2 REFERENCIAL TEÓRICO


2.1 Contabilidade geral


A contabilidade consiste em auxiliar uma empresa em sua tomada de decisões para alavancar sua eficácia empresarial, e é uma importante ferramenta que está presente no cotidiano de todas as entidades e até mesmo de pessoas físicas, tem como papel fundamental fornecer informações consistentes e auxiliar gestores nas tomadas de decisões, deixando de ser apenas um instrumento fiscal para o governo como era vista antigamente.
Marion (2006, p. 26) considera contabilidade como "instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa".
Atualmente não é necessário que contador se preocupe apenas com o registro de dados, mas também, e com certeza no gerenciamento dos mesmos sabendo interpretar e gerar as informações necessárias para o bom funcionamento das empresas.
Iudícibus (2000) salienta que,

Quando a Contabilidade é bem planejada, grande parte do processo de escrituração se torna rotineira e pode ser realizada por simples escriturários ou por computadores, sob a supervisão do contador ou de um subcontador, sendo assim grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. (IUDÍCIBUS, 2000, p. 26)

Neste contexto pode-se concluir que o contador deve ser um profissional atualizado e ter influência de confiança no processo decisório das empresas.
Segundo Iudícibus e Marion (2007),

A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou de comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões. (IUDÍCIBUS; MARION, 2007, p.42)

Os sistemas de informação, mais especificamente os sistemas contábeis integrados que são fortes aliados da contabilidade geral por integrar todos os fatos que venham a ocorrer no que tange a parte econômica e financeira da empresa.

2.2 Sistemas de informações


Sistemas de informações são aqueles em que o seu elemento principal é, sem dúvida, o poder da informação que é de extrema importância dentro da empresa. Seu objetivo principal é armazenar, tratar dados para fornecer informações e apoiar as funções ou processos de uma organização.
Iudícibus e Marion (2007, p. 52) consideram que a "abordagem sistêmica é base para a contabilidade que pode ser conceituada como o método de identificar e mensurar permitindo decisões e julgamentos adequados por parte dos usuários das informações contábeis".
Sistema de informações integrado é considerado como um conjunto de elementos que se interagem entre setores para se atingir metas ou objetivos. Basicamente, possui elementos como entrada que envolve captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados, processamento que converte insumo (entrada) em produto e saída que envolve a transferência de elementos produzidos até o seu destino final.
Segundo Giroto (2009),

(...) um sistema que se propõe a dar suporte a todos os processos e áreas funcionais de uma empresa, valendo-se de uma base de dados única, na qual todas as transações estejam interligadas. É composto por módulos integrados que atendem a cada área funcional ou processo, como Finanças, produção, Custos, Vendas, RH etc. (GIROTO, 2009, p.11)

Neste contexto, é importante a necessidade da utilização de ferramentas eficientes e flexíveis, as quais forneçam informações integradas, tornando-se imprescindível aos administradores para estarem inteirados de todas as etapas e processos das atividades organizacionais.
De acordo com Pereira e Oliveira (2008),

São as operações fundamentais. Dentro de um sistema de informações contábil gerencial há a necessidade de se trabalhar, ao mesmo tempo, com uma estrutura flexível necessária, tendo em vista o caráter gerencial da informação contábil para as empresas. (PEREIRA E OLIVEIRA, 2008, p.24)

Considerando que atualmente o campo de atuação se torna mais flexível no mundo tecnológico, os bons resultados contábeis e empresariais passam a necessitar, de modo geral, da capacidade de organização de sua base de informações. Muito mais sucesso terá o profissional que aproveitar ao máximo as oportunidades que novas tecnologias de informação oferecem.


2.3 Escritórios de contabilidade aliados à modernidade


Os Escritórios são constituídos com o objetivo de auxiliar as empresas nas demonstrações contábeis com o fornecimento de informações de natureza econômica e financeira úteis para tomada de decisões da administração.
Canette (2004, p. 23) descrevem objetivo contábil como o que "pode fornecer confiabilidade ao usuário, fazendo com que esse aceite a informação contábil e a utilize como base de decisões, configurando, pois, elemento essencial na relação entre aquele e a própria informação".
Atualmente a contabilidade encontra-se em mudanças constantes e com melhores investimentos para melhor aperfeiçoamento e rapidez no alcance de seus objetivos, a atividade contábil fica cada vez mais modernizada tanto em hardware quanto em software, e, com a vinda desta informatização todas as tarefas do dia a dia do escritório contábil foram automatizadas, assim o contador tem mais disponibilidade de tempo para atendimento ao cliente.
Vieira afirma que :

De maneira geral um sistema de informação será tão avançado quanto mais for capaz de produzir todos os relatórios gerenciais da forma mais automática e repetitiva possível, com o menor grau de trabalho adicional por parte do contador e seus auxiliares. (VIEIRA, 2008, p.68)

O resultado dessa soma de informática e sistemas contábeis integrados se traduz hoje por menor custo operacional e uma informação contábil mais estruturada. Desse ponto de vista surge um diferencial competitivo para a empresa de contabilidade em se tratando de informações ligadas financeira e economicamente às empresas.
Para Albertão (2001),

Nos tempos atuais, mais que nunca, informação significa poder e seu uso apropriado pode ser uma arma que estabelece o diferencial competitivo e a projeção de um cenário com vistas a um melhor atendimento a clientes, com a otimização de toda a cadeia de valores e de produção. Ter o poder e o controle sobre suas próprias informações de modo a reagir rapidamente dentro da exigência do mercado é uma necessidade que nenhuma organização que pretenda sobreviver pode ignorar. (ALBERTÃO, 2001, p. 24)

A aliança forte entre a contabilidade e a modernidade interfere fortemente nas informações contábeis prestadas às empresas, fazendo com que essas tenham relatórios contábeis muito mais reais em se tratando de informações sendo mais úteis para a tomada de decisões das suas diretorias.


2.4 Utilidade dos relatórios contábeis


A Contabilidade, por intermédio de seus relatórios, fornece a seus usuários a estrutura patrimonial da empresa, por obter inúmeras informações relevantes para tomada de decisões.
Iudícibus (2000, p.73) "descreve relatório contábil como uma exposição resumida e ordenada de dados colhidos pela contabilidade".
Os relatórios fornecidos pelos escritórios de contabilidade são instrumentos essenciais no processo de tomada de decisões das empresas, por informarem dados reais às organizações e demonstrarem sua evolução no futuro.
De acordo com Kolffke e Nasatto (2008):

Através de relatórios concisos há um aumento considerável das possibilidades de controle dos processos, a atualização tecnológica, a redução de custo de informática e o acesso a informações em tempo real para a tomada de decisões sobre toda a cadeia produtiva da empresa. (KOLFFKEE; NASATTO, 2008, p.24)

Visa demonstrar como a contabilidade consiste em um completo sistema de geração de informações contábeis que abrangem o gerenciamento econômico e de resultados além de possibilitar a seus usuários obter a compreensibilidade dos fatos contábeis na empresa.
De acordo com Costa e Silva (2008),

A informação contábil deve ser exposta da forma mais compreensível possível ao usuário a que se destine. A compreensibilidade presume que o usuário disponha de conhecimentos de Contabilidade s dos negócios e atividades da entidade, em nível que o habilite ao entendimento das informações colocadas à sua disposição, desde que se proponha a analisá-las, pelo tempo e com a profundidade necessários. (COSTA; SILVA, 2008, p.22)

Os informes obrigatórios são relatórios exigidos por lei e na maioria dos casos pelo Fisco, mais conhecidos como Demonstrações Financeiras, os não obrigatórios são os não exigidos por lei de cunha importância para a administração.
É de suma importância ter informações contábeis objetivas e claras para melhor atender as empresas, auxiliando assim a gestão empresarial com mais eficácia.


2.5 Informações contábeis


A contabilidade tem como finalidade produzir informações verídicas sobre patrimônio social e empresarial para seus usuários, os quais possuem grandes interesses em informes contábeis precisos.
De acordo com Rocha (2005, p. 52), "ainda não foi inventado um sistema de registro, controle e análise patrimonial para a gestão do patrimônio das entidades que seja mais eficiente do que a contabilidade".
A Contabilidade pode ser entendida como um banco de dados no qual não se limita apenas à geração de informações sobre fatos ocorridos, mas também sobre acontecimentos planejados. Isto acontece, principalmente, devido ao fato da Contabilidade demonstrar desde, desde as suas primeiras publicações, informações de uma forma ordenada e sistemática, com objetivos bem definidos e uma visão de conjunto.
Padoveze (2000) afirma que:

A ciência contábil traduz-se naturalmente dentro de um sistema de informação. Poderá ser argüido que fazer um sistema de informação contábil com a ciência da Contabilidade é um vício de linguagem, já que a própria Contabilidade nasceu sob a arquitetura de sistema informacional. (PADOVEZE 2000, p. 47)

Diante destas premissas, é válido afirmar que a Contabilidade torna-se um eficiente sistema de informação, e que tem por objetivo atender seus usuários com demonstrações financeiras, econômicas e de produtividade com relação ao objeto da contabilização, dando ênfase naquilo que o usuário considerar importante para o seu processo decisório.
De acordo com o Iudícibus (2000):

O objetivo principal da Contabilidade (e dos relatórios dela emanados) é fornecer informação econômica, financeira e social relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança. A moderna Contabilidade deve ser estruturada visando ser um instrumento de informação, decisão e controle, fornecendo informações capazes de atender plenamente os objetivos dos usuários. (IUDÍCIBUS, 2000, p.28)

Sendo assim, a Contabilidade tem por fim abastecer todos os usuários de sua informação quer sejam internos ou externos, com suas normas e demais respostas necessárias à continuidade da entidade, através da adequada mensuração dos eventos cabíveis que venham impactar seu patrimônio.


2.6 Integração de sistemas


Hoje se vive na era da informação e da integração de ferramentas tecnológicas. A integração de sistemas elimina por completo a repetição de processos, gera a redução de custos e torna possível o ganho de tempo e produtividade. As empresas em busca de melhores informações, e a necessidade de domínio de um número considerável de fatos contábeis, o contabilista adquire maior importância. A forma de se fazer contabilidade com o emprego de recursos da tecnologia da informação traz grandes benefícios para esses profissionais.
Para manter-se modernizado, o contabilista, necessita conhecer as novidades tecnológicas, dando forma aos procedimentos contábeis em situações que exijam uma análise mais apurada e complexa de informações das empresas.
De acordo com Santos e Júnior (2008, p 23), assenta que "a integração desses sistemas apresenta vantagens e desvantagens quando de seu uso na empresa, estando às desvantagens relacionadas com a necessidade de um rígido controle das informações".
Os sistemas de informações integrados de contabilidade, também conhecidos por sistemas ERP do inglês Enterprise Resource Planning em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios, têm nomes variados e em muitos casos a mesma finalidade.
De acordo com Santos (2010) sistemas são produtos que:

Podem ser adquiridos diretamente de seus fabricantes ou representantes, em lojas específicas de informática ou ainda implementados por especialistas ou empresas de informática. Alguns desses programas vinculados à área contábil são: Sistema de Contabilidade Fiscal, Sistema de Contabilidade de Custos, Sistema de Contabilidade Gerencial, e outros. (SANTOS, 2010)

Um sistema integrado oferece tudo que um pequeno, médio ou grande escritório precisa, para tornar-se eficaz, eficiente e crescer com organização, agilidade e segurança operacional.
De acordo com Oliveira (2000),

As vantagens da integração de sistemas é que esses podem eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa, evitando o acúmulo destes na contabilidade. Ainda, evitam repetição dos lançamentos nas diversas áreas e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade. (OLIVEIRA, 2000, p. 51)


O desenvolvimento da tecnologia da informação e das comunicações trouxe mudanças significativas na elaboração das atividades dos escritórios contábeis, oferecendo ganhos de produtividade, eficácia e eficiência nos processos contábeis para os usuários das informações.


2.7 Automação contábil


Em um contexto teórico, automação é a aplicação de técnicas computacionais ou mecânicas para minimizarem o uso de mão-de-obra nos processos e consequentemente uma redução considerável de custos e aumento na velocidade sejam elas de informações ou produção.
De acordo com Parisoto (1982, p.14) em estudos anteriores comprovam que, "para viabilizar a automação de um determinado processo, existe uma necessidade preliminar de realização de um estudo técnico que verificará todas as necessidades para o processo desejado [...]".
Na contabilidade a automação por meio dos sistemas integrados de contabilidade propicia ao contador atuar em novas funções, quer nos aspectos de planejamento ou análise de desempenho, quanto nos de controle. Fica o contador menos sobrecarregado quanto a rotinas burocráticas manuais para que possa gerar informações para auxiliar a administração na tomada de decisões.
Oliveira (2001) destaca que:

Os benefícios que a automatização de informações pode trazer para empresa são: redução de custos; melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, co menos esforço; melhoria de produtividade, melhoria nos serviços realizados e oferecidos; melhoria na tomada de decisões; redução de centralização de decisões na empresa e melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. (OLIVEIRA, 2001, p. 50)

Sistemas integrados de automação na contabilidade são geralmente compostos de vários módulos básicos, como por exemplo: o cadastro de clientes, a emissão de notas fiscais, controle de estoques de produtos, contas a pagar e receber, controle de folha de pagamentos e fluxo de caixa.
De acordo com Santos (2006):

As vantagens da integração de sistemas é que esses podem eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa, evitando o acúmulo destes na contabilidade. Ainda, evitam repetição dos lançamentos nas diversas áreas e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade. (OLIVEIRA, 2006, p. 46)

No que tange à integração de sistemas, é considerado como ponto essencial, pelas vantagens que oferece. Na interligação de departamentos há um aumento considerável no padrão de qualidade dos serviços propiciando simplicidade e agilidade nas operações com o dinamismo da informação.


2.8 Legislação dos sistemas de informações contábeis


Atualmente sistemas de informações contábeis não são somente para uso de controles internos, estão ligados não só internamente como trabalham de acordo com a legislação aplicada às atividades contábeis e empresariais com a apresentação dos livros comerciais.
De acordo com Finkelstein (2008, p. 4), o Código de Processo Civil, em seus artigos 378 e 379, "concede aos livros comerciais eficácia probatória, sendo que, para fins penais os livros comerciais se equiparam a documentos públicos".
Perante o forte poder do Fisco sobre as empresas, a contabilidade se torna essencial no que tange à transação de informações e interpretação de dados entre as empresas e os órgãos municipais, estaduais e federais.
Ludke e André (1986) destacam que:

A tarefa de analisar os dados implica, num primeiro momento, a organização de todo o material, dividindo-o em partes, relacionando essas partes e procurando identificar tendências ou padrões relevantes que se prossegue com a fase de análise e interpretação dos dados coletados, considera-se que esta é a fase de maior responsabilidade por parte do pesquisador. (LUDKE E ANDRÉ, 1986, p. 137)

A fase de análise e interpretação dos dados é essencial para realização do trabalho, pois é quando o pesquisador busca tirar conclusões em relação ao problema apresentado.
Segundo Richardson (1999):

Em termos gerais, a análise documental consiste em uma série de operações que visam estudar e analisar um ou vários documentos para descobrir as circunstâncias sociais e econômicas com as quais estes podem estar relacionados para tirar as conclusões aos problemas apresentados. (RICHARDSON, 1999, p. 140)

Os sistemas de informações contábeis auxiliam nesse processo de transação dando mais agilidade e confiabilidade nas informações prestadas pelas empresas ao fisco, assim todas as informações são prestadas em tempo hábil e com muito mais perfeição, fornecendo assim segurança às empresas, e principalmente evitando possíveis passivos tributários ou trabalhistas.

















3 ESTUDO DE CASO


3.1 Caracterização da empresa


O Estudo de Caso que envolve esse Projeto Aplicativo toma por referência versa sobre a empresa LBC Contabilidade Ltda, uma sociedade simples, constituída em agosto/2009 e com sede na cidade de Arcos, Minas Gerais.
A empresa está devidamente registrada junto ao CRC/MG e é constituída por dois sócios, ambos formados em Contabilidade de nível técnico, sendo que, somente um responsável o outro faz parte do quadro societário para fins éticos junto ao órgão regulamentar da atividade e conta com uma equipe formada por três assistentes de contabilidade.
O objeto social do escritório é a prestação de serviços contábeis, consultoria e assessoramento em abertura de empresa, demandas fiscais e trabalhistas e serviços de escrituração comercial e fiscal, folha de pagamentos e imposto de renda pessoas físicas e jurídicas.
Os seus principais clientes são empresas de pequeno e médio porte localizadas no município de Arcos e região, atua em diversificados segmentos econômicos como o comércio, prestação de serviços e indústria.
A empresa ocupa um imóvel alugado, no centro de Arcos e a maioria dos contatos com os seus clientes é feita neste mesmo local. Possui 50 (cinquenta) empresas ativas em sua carteira de clientes, os quais geram aproximadamente 5.000 lançamentos por mês em se tratando de dados de clientes a serem inseridos nos módulos: fiscal, pessoal e contábil.
A diversidade de atuação constante em seu objeto social da empresa revela a necessidade de um sistema contábil integrado, para que seja possível a utilização de informações voltadas a atender cada cliente de forma prática e rápida e permitindo assim, melhores subsídios para as decisões que envolvem as questões patrimoniais, financeiras e econômicas de cada um.
Conta a LBC Contabilidade com uma equipe de profissionais (consultores e técnicos em contabilidade) contratados especialmente para atender clientes localizados em outros municípios ou consultorias específicas, além de fornecedores de materiais para escritório e equipamentos tecnológicos. O relacionamento é, essencialmente, contratual, não tendo registro de nenhum tipo de parceria.
As principais vantagens competitivas da empresa estão relacionadas com a qualidade do serviço prestado ? reconhecida pelo mercado ? e com o preço bastante competitivo, decorrente da estrutura matricial que significa o alto grau de especialização das equipes envolvidas, gerando máxima eficiência nas operações, e que estimulavam o desenvolvimento de novas técnicas de gestão ao longo das diferentes áreas da empresa. A principal desvantagem está na limitação da capacidade de atendimento a clientes em outros municípios mais distantes e em outros estados, os quais não podem ser atendidas, devido à ausência de uma maior disponibilidade de empregados e à inexistência de parcerias que poderiam ser constituídas.
O capital social da empresa é modesto, de R$ 10.000,00 (dez mil reais), justificado pela disponibilidade dos sócios, restringindo assim a inversão de equipamentos e tecnologia. Possui três empregados que, juntamente com os sócios realizam todas as atividades e, eventualmente, como informado, são subcontratadas empresas ou profissionais autônomos para a execução de determinados serviços específicos. A gerência da empresa é conduzida, somente pela sócia contadora que possui voto de qualidade nas decisões não consensuais, o outro sócio trabalha em outra empresa como empregado e somente faz parte do quadro societário para fins éticos.
A LBC Contabilidade opera sob o regime do simples nacional recolhendo tributos, próprios de sua atividade, basicamente, o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL), Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), totalizando o percentual de 4% (quatro por cento) e mais o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), este com a alíquota de 2% (dois por cento) que é a alíquota vigente na cidade de Arcos/MG. O faturamento anual no ano de 2010 foi de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais) e os sócios esperam, para o ano de 2011, um crescimento de 10%. No entanto, a estratégia da empresa é a de crescer em um ritmo que possa manter a gestão da mesma sob controle dos sócios, sem a necessidade de contratação de mais empregados, além de gerentes.
Não foram identificados indicadores de qualidade ou desempenho que estejam sendo utilizados pela empresa.
Tanto na área de serviços, quanto na área de consultorias, as novas tecnologias estão sempre sendo analisadas, conhecidas e implantadas em um ritmo limitado, visto que a empresa foi constituída há pouco tempo e não disponibiliza de grandes recursos para altos investimentos em tecnologia, sendo investido somente o necessário para que a empresa possua competitividade nos ramos em que atua, já que disputa mercados com empresas que possuem perfis bastante agressivos, em se tratando de termos tecnológicos e comerciais.
A contabilidade da empresa é feita pelo próprio escritório, sendo melhor e mais prático, pois suas receitas e despesas são apuradas com perfeição sem distúrbios nos fechamentos mensais, além de ser tributada pelo simples nacional o que dispensa um controle rigoroso dos gastos incorridos.


3.2 Base de dados e informações


Este trabalho tem como meta indicar melhoras no sistema de informação contábil para melhor praticidade na execução de lançamentos contábeis e relatórios contábeis.
Para obter os dados e as informações sobre a empresa alvo foram realizadas entrevistas com a contadora responsável e sua equipe. A partir da aplicação do questionário desta pesquisa, tiveram destaque algumas questões que serão discutidas a seguir.
Durante as entrevistas, foram realizados testes de consistência (através de perguntas cruzadas) para os números apresentados, buscando-se aferir se os mesmos seriam meras expectativas pessoais ou se haveria alguma base sólida para as modificações. Concluiu-se que estas previsões são fundamentadas em fatos reais, demonstráveis, qualitativamente, de certa forma puderam ser compilados e acessados durante as entrevistas.
O fluxo de execução de seus serviços, já apontava desde o início de 2010, a necessidade de uma atualização ou substituição do sistema informatizado, considerando que houve um aumento na quantidade de lançamentos que eram de 3.000 para 5.000 lançamentos por mês devido ao volume de negócios dos clientes antigos e a entrada de novos. Verificava-se também, a ausência de informações cruciais quanto a atualizações no sistema informatizado, sendo que estas são às vezes equivocadas causando certo desconforto perante o cliente e consequentemente erros nos dados contábeis efetivamente fornecidos contrariando assim, a eficiência e a produtividade no escritório contábil.
Inicialmente, descreve-se o sobre dois sistemas que serão nomeados neste estudo como "sistema A" e "sistema B", o sistema A não integrado, em seguida aborda-se sobre o novo "sistema B", que funciona com módulos integrados, e por último mostra-se algumas tecnologias de suporte à contabilidade, que também foram implementadas.
O Sistema A, embora execute as tarefas básicas é mono-usuário, ou seja, usado somente por um usuário e não possibilitava a integração com seus outros dois módulos, além da ocorrência de desencontros entre legislação e relatórios por ele fornecidos. Cada departamento utilizava um software distinto e específico para a execução de seus trabalhos, sendo que o departamento contábil importava do departamento fiscal as entradas e saídas de mercadorias/serviços e do departamento de pessoal as folhas de pagamento. Existia, ainda, um software para os bens patrimoniais, que também era importado pela contabilidade.
Esse modo de trabalho vinha sendo executado desde que o escritório iniciou suas atividades, porém, com o passar do tempo ficou obsoleto no que tange a agilidade nos processos, o que influenciou a contadora a investir em tecnologia de informação.
O sistema utilizado apresentava-se defasado em relação aos sistemas atuais. Além disso, o sistema não estava mais sendo adequado por exigir uma grande quantidade de re-trabalho por parte da equipe, ou seja, o sistema não integrava bem alguns processos, o que fez com que alguns controles paralelos fossem criados, aumentando, consequentemente, o custo dos serviços e o tempo para a geração das informações.
Outros motivos foram identificados pelos entrevistados para a adoção do novo sistema, tais como: troca eletrônica de dados, multiprocessamento, novas funcionalidades integradas, centralização das informações e implantação de um sistema mais rígido, confiável e com menos abertura para entrada de dados errados.
Desta forma, os principais motivos para a implantação foram tecnológicos, objetivando, principalmente, a redução dos custos e o aumento na agilidade e qualidade dos serviços prestados.
Em resposta ao questionário a contadora levanta alguns pontos de vantagem e desvantagem do antigo sistema, este não possuía as funcionalidades de exportação e importação de dados, impossibilitava a integração entre seus módulos, tornava o processo de escrituração lento pela repetição da entrada de dados no módulo fiscal, folha e contábil.
Seus relatórios não eram usados como ponto de apoio principal pelas empresas por não apresentarem resumos diários devido à falta de integração, somente era possível ter alguma informação de demonstração de resultados após o fechamento do mês, pois o sistema não era integrado e não havia como emitir um relatório de custo diário devido à falta de informações no módulo contábil, com isso havia retrabalho no setor de preparação que codificava os dados para o Plano de Contas, pois, além das informações inseridas nos módulos fiscal e folha estes ainda deveriam ser transportados manualmente para o módulo contábil, diante do tempo gasto para prestar tais informações esses dados se apresentavam fora de hora, portanto, inviáveis para tomada de decisões pelos empresários naquele momento.
A única vantagem do sistema A era o seu baixo custo de aquisição e manutenção. Este sistema foi utilizado até setembro de 2010 e era composto pelos módulos: folha, fiscal e contábil.
Os sócios da LBC Contabilidade, visando melhorar a execução dos serviços e a satisfação de seus clientes, resolveram após análise de custos e estudo de mercado modificar o sistema atual por um sistema de contabilidade integrada ERP (Enterprise Resource Planning).
Todas as medidas necessárias foram tomadas para que o sistema B seja utilizado com destreza e seriedade para que o processo de adaptação seja o menor possível. Este sistema pertence à mesma empresa de software, porém é um sistema mais avançado, enquanto que o sistema A era um sistema para empresas iniciantes no ramo da contabilidade sendo muito limitado quanto a informações contábeis e não havia nenhuma integração entre os módulos utilizados na contabilidade. Os sócios da LBC Contabilidade optaram por continuar com a mesma empresa fornecedora do software principalmente pelo fato de existir pouca diferença quanto à plataforma de trabalho de ambos, ou seja, não haveria tanto trabalho na implantação do sistema B visto que, o sistema A era parecido facilitando assim o aprendizado dos usuários no novo sistema.
Inicialmente, procurou-se reorganizar a empresa de modo que todos se adaptassem ao novo modo de trabalho. Foram feitas reuniões para motivar a equipe, mostrar a importância do sistema e os procedimentos que cada usuário deveria adotar. A empresa de software disponibilizou uma pessoa de seu departamento de informática, com a função principal de dar assistência a contadora e sua equipe acerca do novo sistema.
O treinamento de pessoal foi dado especificamente para toda equipe da LBC Contabilidade Ltda, sendo acompanhado nos departamentos de pessoal, fiscal e contábil.


3.3 Proposições análise de dados e informações


Para que se possa adentrar no processo de análise dos dados obtidos, torna-se conveniente resgatar o enunciado do problema que se busca resolver, além dos objetivos gerais e específicos da pesquisa. O problema a ser enfrentado pode ser descrito como: "Com toda automatização em se tratando de integração de sistemas é possível tornar mais confiáveis os dados efetivamente fornecidos?"
E o objetivo geral desta pesquisa é tem por finalidade implantar um sistema integrado de contabilidade que se adapte ao mercado e principalmente que dê confiabilidade às informações da empresa para que seus usuários tomem decisões com segurança e rapidez. Já os objetivos específicos são: analisar o custo benefício dos sistemas no mercado; ter predominância na agilidade e integridade das informações contábeis; apurar dados concisos e adaptados às necessidades dos usuários de cada área da contabilidade com o propósito de corrigir as deficiências, caso sejam encontradas; proposição da implantação definitiva do sistema.
Inicialmente, será apresentada a forma de uso e como o sistema A atendia os trabalhos na LBC Contabilidade, por ser um sistema simples não possuía as funcionalidades de exportação e importação de dados, para possibilitar a integração entre seus módulos, portanto, tornava o processo de escrituração lento pela repetição da entrada de dados no módulo contábil, fiscal e folha. Com isso, havia retrabalho no setor de preparação que codificava os dados para o plano de contas. Seu único benefício era o baixo custo de aquisição e manutenção. Com o objetivo de integrar informações para evitar o retrabalho este sistema foi utilizado até julho de 2010 e era composto pelos módulos: folha, fiscal e contábil (Figura 1).
Figura 1 ? Fluxograma operacional do sistema A
Fonte: elaborado pelo autor


Por outro lado será apresentado o sistema B, um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integrado, que engloba todas as rotinas de escrituração, geração de arquivos em meio magnético, transmissão de relatórios e guias para impressão pelo cliente, suporte técnico online e acesso remoto, possibilidade de atualizações por download, via internet e integração com os módulos fiscal, folha, contábil e patrimonial. Suas principais funções e recursos são:
a) No módulo fiscal:
Ø Digitação de uma mesma empresa, em diversos terminais, simultaneamente;
Ø Calculo e emissão de DARF de PIS, CONFINS, CSLL, lucro presumido e simples, com recolhimento centralizado, quando se tratar de matriz e filial;
Ø Emissão dos livros de entrada, saída, apuração de ICMS, IPI, ISS, registro de inventário e do registro de duplicatas a receber e a pagar com os seus respectivos termos de abertura e encerramento;
Ø Envio de informações para o SEF e para Secretaria Estadual de Fazenda, conforme o padrão do convênio ICMS 57/95;
Ø Emissão das guias de ICMS estaduais, diferencial de alíquotas, ICMS de substituição tributária, ICMS estimado e apurado, de acordo com a legislação do estado;
Ø Importação de notas fiscais de qualquer sistema de faturamento, desde que o padrão seja de acordo com o seu layout;
Ø Integrado com o sistema do SIMPLES da Receita Federal;
Ø É integrado com a contabilidade, tendo a possibilidade de realizar integração contábil com outros sistemas e trabalha com cadastro único.
b) No módulo folha:
Ø Permite cálculo automático das folhas de pagamento mensal, quinzenal, semanal e adiantamentos salariais;
Ø Processamento ou impressão de folha, férias e rescisão de qualquer mês ou ano, a qualquer momento, sem ter a necessidade de recuperar backup;
Ø Controle da folha por centro de custo, unidade, departamento, obra e tomador de serviço;
Ø Cálculo de férias com ou sem abono, emissão do aviso e impressão do respectivo recibo, de acordo com o modelo do usuário;
Ø Cálculos automáticos e controle de anuênio, biênio, qüinqüênio entre outros;
Ø Emissão da GPS e GFIP por tomador ou departamento;
Ø Permite a emissão de relação de salário de contribuição para o INSS, pedido de concessão de vale transporte, declaração de não-beneficiário, contrato de experiência, etiqueta de cartão de ponto, acordo de compensação, CAGED, seguro desemprego e ficha financeira;
Ø Cálculo automático do INSS, FGTS, IRRF, salário-família, vale-transporte, contribuição sindical, repouso remunerado, pensão alimentícia, hora-extra e adicionais e descontos;
Ø Possibilidade de impressão dos relatórios legais: GPS, GFIP, DIFF, GRCS, RAIS e informe de rendimentos, todos em disco ou relatório;
Ø Cálculo automático de reajustes salariais: geral, individual, departamento, faixa, percentual ou valor, sindicato, função e CBO;
Ø Permite a emissão do CAGED em disco e em relatório e da GFIP em disco e em relatório;
Ø Possibilidade de consultas e impressão de períodos anteriores já processados.
c) No módulo LALUR:
Ø Faz a escrituração da Parte A e Parte B do LALUR (Livro LALUR);
Ø Consulta da apuração do lucro real, logo após realizar os lançamentos de adição, exclusão e compensação, e apuração do lucro real;
Ø Emissão do termo de abertura e encerramento para encadernação;
Ø Permite a auditoria do sistema, possui help sensitivo;
Ø Permite a apuração e controle da contribuição social e da base negativa;
Ø Faz a emissão do DARF de lucro real e da contribuição social sobre o lucro liquido;
Ø Permite o cálculo e controle dos incentivos fiscais;
Ø Calcula o lucro inflacionário diferido, compensação e controle de prejuízos fiscais;
Ø Permite o controle da depreciação incentivada;
Ø Permite a integração com a contabilidade, identificando que lançamentos devem ser incluídos no LALUR sem a necessidade do usuário efetuar lançamentos;
Ø Permite lançamentos de provisões do lucro real e contribuição social sobre o lucro líquido.
d) No módulo de controle patrimonial:
Ø Permite o cálculo automático da depreciação e amortização mensal, semestral ou anual, com interrupção automática quando o bem atingir 100% de depreciação/amortização;
Ø Faz o cálculo automático da correção monetária permitindo controle de bem ou conta;
Ø Emite relatório de depreciação com demonstrativo de forma de cálculo;
Ø Emite relatório de correção com demonstrativo mensal;
Ø Emite resultado da correção monetária, concentrado conta a conta;
Ø Emite o demonstrativo contábil, simulando uma planilha com lançamentos contábeis;
Ø Disponibiliza recurso especial de críticas aos processos de correção e depreciação, localizando os erros de operação e agilizando o seu acerto.
e) No módulo Contábil:
Ø Digitação de uma mesma empresa, em diversos terminais, simultaneamente;
Ø Permite a montagem de demonstrativos utilizando fórmulas com base no plano de contas, como Análises Financeiras e Contábeis;
Ø Alerta para saldo invertidos em contas, como, por exemplo, saldo credor na conta caixa;
Ø Identifica falta de lançamentos em contas de periodicidade mensal;
Ø Possibilita a contabilidade por Centro de Custo ou de Responsabilidade;
Ø Trabalha com vários planos de contas ou com um plano único para todas as empresas;
Ø Permite vários períodos fiscais e contábeis em aberto;
Ø Emissão do Diário, Razões, Balancetes, Demonstrativos e Balanços com seus respectivos termos de abertura e encerramento;
Ø Faz integração com os sistemas de Escrita Fiscal, Departamento Pessoal;
Ø Processa e controla o Ativo Imobilizado desta forma reduzindo substancialmente o re-trabalho de digitação no Departamento Contábil;
Ø Faz manutenção do Fluxo do Caixa com o controle do caixa da empresa;
Ø Trabalha ou não com lotes, movimentando meses diferentes em um mesmo lote;
Ø Tem recurso de encerramento simulado e é possível simular o encerramento das empresas para verificar qual o resultado das contas a qualquer momento;
Ø Permite a elaboração, acompanhamento e controle mensal de previsão orçamentária.
Tais pontuações foram observadas pela contadora e sua equipe e apuradas conforme eram implantadas possibilitando assim a adaptação dos usuários ao sistema, para perfeito uso e aprendizado de cada funcionalidade e esclarecimentos de possíveis dúvidas (Figura 2).






Figura 2 ? Fluxograma operacional do sistema B
Fonte: Elaborado pelo autor


A implantação do sistema B teve início no segundo semestre do ano de 2.010, todo o processo de implantação foi concluído em apenas três meses, pois a convivência recente com o sistema A beneficiou os usuários no aprendizado, sendo necessário apenas um empenho maior no que tange a integração dos módulos, visto que, este seria usado pela primeira vez pelos usuários e um aperfeiçoamento maior na análise dos relatórios que apesar de serem parecidos são mais precisos e mais confiáveis no que diz respeito à legislação fiscal, trabalhista e contábil fornecendo assim mais informações para tomada de decisões da contadora e seus clientes. Todo processo de implantação foi acompanhado e estudado mediante pesquisa aplicada e entrevistas com a contadora e sua equipe que fora embasada mediante análise dos novos dados fornecidos pelo sistema B, dados obtidos com apoio da equipe do escritório e perícia técnica da contadora (Gráfico 1).









Gráfico 1- Avaliação de desempenho do sistema B
Fonte: Elaborado pelo autor


Essa gama de avaliações positivas se dá por intermédio dos principais recursos que o sistema B disponibiliza aos usuários através de seus módulos integrados: folha, fiscal e contabilidade.
O Sistema foi pontuado positivamente principalmente na área de integração dos módulos, evitando assim o retrabalho de inserção de informações fiscal, pessoal e patrimonial.
A contadora explicou que a relação de custo x benefício pesou bastante nas decisões tomadas para implantação de um sistema integrado contábil na LBC Contabilidade, com essa informação foi possível realizar um levantamento de dados no que tange a custos de aquisição de novo sistema, período de implantação e benefícios futuros para o escritório, com esses dados é possível encontrar resultados de custo x benefício de implantação (Gráfico 2).




















Gráfico 2- Custo x benefício de implantação
Fonte: Elaborado pelo autor


Em um universo de decisões tomadas pelos sócios da LBC Contabilidade quanto à modificação do sistema contábil foram coletadas amostras de custos de aquisição, período de implantação e benefícios futuros, esses apontamentos foram minuciosamente analisados, pois têm um forte peso na atividade da empresa, tanto nas informações contábeis prestadas as empresas clientes quanto pelo seu lado financeiro, visto que está a pouco tempo no mercado e necessita de cuidados quanto a custos e despesas. Os valores correspondentes as amostras equivalem à pesquisa num todo desde sua implantação até seu sincronismo perfeito na integração de dados contábeis.
A partir da análise e interpretação dos dados coletados com a pesquisa, vale ressaltar que existe hoje uma necessidade fundamental na utilização de sistemas de informação para gerir as inúmeras informações que surgem da movimentação das empresas.
A organização dos dados, a precisão em seus resultados e a necessidade que o mercado impõe, vem cada vez mais forçando a prioridade de se incorporar sistemas nas diversas áreas que compõe uma organização. Empresas que não possuem auxílio de sistemas desperdiçam tempo valioso que poderia ser usado para dar suporte em projetos e clientes, e dessa forma sustentar seu próprio crescimento organizacional, ao contrário do que acontece quando a organização das informações acontece de forma manual ou por programas distintos onde as principais áreas da empresa não são integradas.
Com base nas entrevistas realizadas junto à contadora e sua equipe, foram obtidos resultados de grau de satisfação entre os sistemas A e B na execução dos serviços em cada um de seus módulos (Gráfico 3).














Gráfico 3- Grau de satisfação dos usuários nos módulos dos sistemas A e B
Fonte: Elaborado pelo autor


A pesquisa de satisfação foi aplicada a todos os usuários nos dois sistemas, com intuito de medir o grau de satisfação quanto aos relatórios por cada módulo emitido e flexibilidade de cada sistema para disseminação dos dados fornecidos pelas empresas clientes, os resultados foram convertidos em percentuais para cada um dos módulos.
A pesquisa foi aplicada aos usuários dos dois sistemas em cada um dos módulos e num todo, ou seja, o percentual de 100% foi divido de acordo com o resultado obtido em cada módulo. Em um primeiro momento será descriminado cada módulo e o percentual obtido através da pesquisa.
O sistema A quanto à satisfação dos usuários, com base nos dados fornecidos o módulo pessoal foi o melhor pontuado com 50% de aceitação devido ao fato de suas informações e relatórios ser bastante úteis para a contabilidade e empresas clientes, o módulo fiscal foi bastante prejudicado com 36% de aceitação, isso acontecia devido ao grau de necessidade de tais informações, visto que estas eram essenciais para as empresas clientes por se tratar de ferramenta importante de controle e tomada de decisões, portanto o módulo fiscal é responsável por sustentar decisões futuras e somente será aceito se este fornecer dados hábeis e concretos que as empresas possam utilizar para beneficio futuro, e o módulo contábil o maior prejudicado com apenas 14% de aceitação sendo tão penalizado por haver retrabalho em sua execução, isso acontece devido aos lançamentos contábeis onde todos os dados fornecidos pelo módulo fiscal e pessoal, são analisados novamente e incluídos um a um no módulo contábil exigindo assim mais tempo e atenção da contadora e seus três auxiliares por existir nova inclusão de dados o que acaba por aumentar a margem de erros nos relatórios por este módulo fornecido.
O sistema B quanto à satisfação dos usuários, com base nos dados fornecidos o módulo fiscal foi o melhor pontuado com 40% de aceitação devido ao fato de suas informações serem bastante úteis no entendimento de tributos e principalmente pela clareza dos dados fiscais, sendo possível assim uma explicação mais rápida e eficaz ao cliente de forma que possa ser perfeitamente entendida e por ele assimilada, o módulo pessoal ocupou a marca dos 35%, em comparação com o mesmo módulo no sistema A é notável a defasagem de aceitação, isso aconteceu devido ao detalhamento dos relatórios de folha de pagamentos, não por serem menos eficazes, mas sim por exigir mais tempo do contador nas explicações ao cliente pelo fato de existirem muitas informações nesses relatórios, e por fim, mas não menos importante o módulo contábil que obteve um aumento considerável por parte dos usuários e da contadora, ficou na marca dos 25% de aceitação, mas como o módulo fiscal, este também exige mais atenção do contador, devido à integração automatizada, sendo que os outros dois módulos pessoal e fiscal tem suas informações integradas ao módulo contábil para apuração de resultados, após essa integração a contadora deve fazer uma revisão dos lançamentos inseridos automaticamente no módulo contábil a fim de confirmar dados e valores fornecidos pelo sistema por intermédio da integração, esse processo acaba tomando certo tempo da contadora, mas não o mesmo tempo que era gasto com o retrabalho nos lançamentos dos três módulos segundo a contadora.
Na análise do caso estudado, observa-se que a substituição do sistema trouxe diversas vantagens para o processo de escrituração possibilitando agilidade, integridade, rapidez e clareza das informações contábeis. Com a implantação do Sistema B, foram observados os seguintes benefícios:
a) diminuição do tempo de escrituração, conferência e conciliação. Ademais, trouxe benefícios ao pessoal do escritório que agora podem investir mais tempo em aperfeiçoamento profissional;
b) elevação da produtividade e eficiência no processo de escrituração contábil;
c) aumento da segurança dos registros e informações contábeis pelo uso de backups automáticos e acesso seletivo de usuários ao sistema. O acesso agora é feito por senha.
d) elaboração de relatórios contábeis mais precisos e adaptados as áreas da contabilidade.
Analisando a substituição do Sistema A pelo Sistema B, no caso estudado, foram observadas algumas desvantagens com relação a seu uso e operacionalização. Cabe apontar que no módulo contábil as informações necessitam de maior controle por parte do profissional responsável pela escrituração, devido ao fluxo automático das informações importadas dos módulos folha e fiscal, que agora, necessitam de pessoas mais qualificadas para melhorar a gestão das informações. Diante disso, pode-se afirmar que no escritório foram identificadas as seguintes desvantagens após a implantação do novo sistema ? sistema B:
e) necessidade de maior acompanhamento das informações geradas nos outros setores: Folha e Fiscal;
f) aumento da necessidade de maior qualificação técnica e conhecimento de classificação contábil dos profissionais dos setores folha e fiscal;
g) aumento da dificuldade de identificar os eventuais erros de lançamento de outros setores.
Contrapondo vantagens e desvantagens a contadora foi bem clara quanto à confiabilidade dos dados fornecidos pelo sistema B, pontuando positivamente e considerando esse sistema como favorável para continuidade da LBC Contabilidade, esclarece também que há alguns pontos negativos no que tange a tempo gasto na revisão de dado e valores, mas suas informações por mais complexas que sejam ainda sim são confiáveis e o principal que é a extinção do retrabalho nos lançamentos, a aceitação e o entendimento do cliente quanto às informações por ele fornecidas, essas eram metas almejadas e atingidas com uso do sistema B.




3.4 Considerações finais do Estudo de Caso


Concluiu-se que a utilização efetiva da nova plataforma tecnológica e a tecnologia de apoio tornou o escritório mais eficiente. Constatou-se a redução de quantidade de lançamentos contábeis, num universo de 5.000 por mês, distribuídos entre três subsistemas (folha, fiscal, contábil), caíram para 2.500 por mês, diminuindo o tempo gasto com lançamentos nos módulos pela metade.
Em consequência destes ganhos operacionais, gerou-se tempo que foi investido em aperfeiçoamento profissional, na conquista de novos clientes e na qualidade de atendimento.
Com relação aos serviços, observou-se um ganho na qualidade e na tempestividade dos mesmos. Isto foi possível devido à utilização de algumas tecnologias de suporte à contabilidade, como por exemplo, a digitalização de relatórios, possibilitando seu envio por e-mail, que não podem deixar de estar presentes em um escritório moderno. Tais recursos garantem a qualidade e a rapidez nos serviços. Assim, na busca da eficiência operacional do escritório, destaca-se a importância do continuo acompanhamento pelo contabilista de novas tecnologias que auxiliam a rotina contábil, bem como, a necessidade de incorporá-las ao dia-a-dia.
Pode-se perceber nestes resultados que com a utilização do sistema, a rapidez e a integração foram apontados de forma relevante, mostrando a necessidade real do uso de um sistema integrado na contabilidade. As áreas de principal integração são aquelas que geram maior desconforto aos seus administradores, que são as áreas contábil, folha e fiscal, mas todas as áreas foram citadas conforme resultado da pesquisa.
Apesar dos respondentes apontarem de forma relevante a importância da utilização do sistema de informação para as empresas, avaliando-o de bom a ótimo em 92%, verifica-se que a inserção deste tipo de cultura é importante para uma melhor competitividade de mercado, visto que a expectativa de benefício com uso do sistema apresentou uma aceitação de 40% no futuro. A partir da implantação do sistema, a empresa ainda passa pelo período de treinamento que no caso foi reduzido em apenas três meses devido à aquisição de um mesmo fornecedor de software conforme apontado pela pesquisa. Outro motivo que torna relevante à integração de sistemas é o alto custo na aquisição e em sua manutenção, sendo neste caso suprimido pelo benefício que o sistema trará na execução dos serviços diários, evitando retrabalho e assim promovendo disponibilidade de tempo para outras atividades necessárias para execução dos serviços contábeis.
Atualmente existe uma verdadeira agitação no que diz respeito à implementação de sistemas de contabilidade integrada. Não são apenas as grandes empresas que têm oportunidade para implementação desta solução, há pacotes de todos os tamanhos e para vários orçamentos. Estes sistemas visam basicamente permitir a empresa "falar a mesma língua", possibilitando uma contabilidade integrada. Com isso, relatórios contábeis com informações diferentes estão com seus dias contados.
Com a modernidade, as inovações tecnológicas e a competitividade que o mercado concorrente exige das empresas, cada vez mais serão necessários meios que auxiliarão as organizações em seus trabalhos, gerando resultados reais com credibilidade, eficiência, rapidez e segurança, para que o profissional contábil e seus auxiliares possam ser proporcionados de melhores controles, com informações rápidas para as decisões que antecedem o destino tanto do escritório com da empresa cliente.
A tendência ao uso de sistemas de informação beneficia a contabilidade com a apresentação de dados concisos e mais eficazes, pois seus resultados são fundamentais para os administradores e gestores de empresas. Como auxílio, o sistema de informação cria artifícios seguros que irão gerar informações que indicarão a condição econômico/financeira das empresas, possibilitando investimentos estratégicos futuros, melhorando o desempenho das empresas e seus resultados em função do seu desenvolvimento.
No mundo competitivo como o de hoje, o uso efetivo de sistemas de informação como elemento da estratégia competitiva é primordial, e neste contexto, passam a ser necessários e quase obrigatório o uso de sistemas integrados que possibilitem a obtenção de informações consistentes, em tempo real, de todas as áreas da contabilidade, permitindo o fluxo de informações entre todas as atividades, tornando assim a integração mais confiável em se tratando de dados efetivamente fornecidos. Todos os dados coletados na pesquisa denotam como o uso de sistemas de informação, é fundamental para os profissionais que atuam na área contábil. Como este assunto é bastante abrangente, este trabalho ressaltou exclusivamente questões relativas à utilização de sistemas de informação como ferramenta de apoio e como pode ser possível existir confiança nos dados fornecidos em uma empresa de contabilidade não entrando em questões relacionadas ao hardware, que podem ser tratadas num próximo trabalho.

4 CONCLUSÃO


A resposta à pergunta formulada "Com toda automatização em se tratando de integração de sistemas é possível tornar mais confiáveis os dados efetivamente fornecidos?", como base para esta pesquisa observa-se que sim, é possível confiar nos dados efetivamente fornecidos pelo sistema integrado de contabilidade, sendo esse um sistema que adere às funções contábeis tem seus dados e valores aceitos pelos clientes servindo de forte ferramenta para tomada de decisões em sua empresa, além de ser bem avaliado pelos usuários do sistema.
A LBC Contabilidade Ltda pode ser considerada como representativa de um grande conjunto de empreendimentos que buscam se viabilizar, modernizar e se tornar um empresa concorrente no mercado de serviços contábeis.
Considerado os objetivos estabelecidos neste trabalho. O tipo de pesquisa realizada foi à pesquisa explicativa por meio de levantamento de dados. A opção deve-se a falta de predominância na agilidade e integridade das informações contábeis, esse tipo de pesquisa proporcionou uma visão melhor desenvolvida sobre o tema estudado e a aquisição de conhecimentos úteis ao desenvolvimento do trabalho. O que foi imprescindível para a conclusão da presente pesquisa.
O tipo de procedimento escolhido para realização do trabalho foi o estudo de caso, visto que o mesmo foi desenvolvido dentro de uma única empresa qual seja a LBC Contabilidade Ltda, onde foram analisados dados fornecidos pelos sistemas contábeis por ela utilizados. Utilizou-se também o método de levantamento de dados, tendo como finalidade descrever com precisão algumas características da população designada, no caso os dados contábeis fornecidos por cada módulo utilizado e a integração desses. A pesquisa foi desenvolvida de forma qualitativa, por se tratar de análise de dados efetivamente fornecidos pelos sistemas contábeis observando quais as melhorias deveriam ser realizadas.
O presente trabalho permitiu o alcanço de metas em se tratando de agilidade e perfeição com o uso e atribuições de um sistema integrado de contabilidade o qual foi de grande relevo no sucesso da empresa LBC Contabilidade Ltda diante do mercado contábil exigente e principalmente devido à confiabilidade e clareza de suas informações, sendo de grande peso para tomada de decisões de seus usuários com segurança.
Para alcançar o objetivo deste projeto, foi analisado o custo benefício dos sistemas integrados de contabilidade mediante pesquisas de mercado e análises de custos, resultando na escolha do sistema da mesma empresa fornecedora do antigo sistema, após sua implantação foram reconhecidas melhorias no que tange a predominância na agilidade e integridade das informações contábeis o que permitiram a apuração de dados mais concisos e adaptados às necessidades dos usuários em cada área da contabilidade.
No referencial teórico deste estudo foram compiladas as informações técnicas relevantes para o desenvolvimento da pesquisa, com destaque para a temática do uso dos Sistemas Integrado de Contabilidade, que se constitui em ferramenta relativamente nova para micro, pequenas, médias e grandes empresas. Realizar a automatização da empresa é imprescindível em meio à modernidade e tempo escasso, para se estar no mercado é preciso antes estar à altura dele.
Este sistema representa, na prática, uma ferramenta de gestão, controladoria e contabilidade que possibilita o planejamento das atividades e o que se espera de cada segmento de negócio. Os números obtidos permitiram constatar a viabilidade econômica da empresa alvo e um potencial de crescimento significativo, desde que as premissas adotadas sejam, em média, confirmadas pela prática. No entanto, como os dados assumidos foram conservadores, espera-se que os resultados sejam melhores do que aqueles previstos pelo estudo.
Pode-se perceber nestes resultados que com a utilização do sistema, a rapidez e a integração foram apontados de forma relevante, mostrando a necessidade real do uso de um sistema integrado na contabilidade. As áreas de principal integração são aquelas que geram maior desconforto aos seus administradores, que são as áreas contábil, folha e fiscal, mas todas as áreas foram citadas conforme resultado da pesquisa.
Finalmente, como complemento, a empresa deverá acompanhar a modernidade para execução de suas atividades de acordo com as exigências de mercado e legislativas, pois a cada dia que se passa surgem novas tecnologias que estão sendo utilizadas pelo fisco que imprescindivelmente devem ser acompanhadas pela contabilidade, feito isso, resta garantida a continuidade da organização, independentemente altas e baixas de mercado.

REFERÊNCIAS


ALBERTÃO, Sebastião Edmar. ERP-Sistemas de Gestão Empresarial: metodologia para avaliação, seleção e implantação para pequenas e médias empresas. São Paulo: Iglu, 2001.

BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1996.

Beuren. Ilse Maria et al. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e prática 3. ed. ? 4. Reimp. São Paulo: Altas, 2009.

CANETTE, Cláudio C. Análise das menções à qualidade da informação em teses dissertações que relatam impactos do uso de sistema ERP. Dissertação de Mestrado. São Paulo: FEA/USP, 2004.

COLAUTO, Romualdo Douglas. BEUREN, Ilse Maria. Coleta, Análise e Interpretação dos
Dados. In. BEUREN, Ilse Maria (Org). Como elaborar trabalhos monográficos em
contabilidade: teoria e prática. 2. ed. ? São Paulo: Atlas, 2004.

COSTA, Júlio César Silva; SILVA, Luciana Mesquita da. Ponto de inflexão e risco. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 67-77,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008

FINKELSEIN, Maria Eugenia. 4. ed. São Paulo: Altas, 2008. (Série leituras jurídicas: provas e concursos; v. 20).

GIROTO, Maristela. Por que investir em desenvolvimento profissional. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 176, p. 11-27,Ano XXXVII ? Março/Abril 2009

IUDÍCIBUS, Sérgio de. Teoria da contabilidade. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Introdução à teoria da contabilidade para o nível de graduação. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2007.

KOFFKE, Káthia Cilene Raichel et al. A inportância da transparência nos investimentos em sociedade. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 55-65,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008
LACOMBE, Francisco José. Dicionário de Administração. São Paulo: Saraiva, 2004.

LÜDKE, Menga. ANDRÉ, Marli E. D. A.. Pesquisa em educação: abordagens qualitativas. São Paulo: EPU, 1986.

MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2006.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1990.

OLIVEIRA, Edson. Contabilidade Informatizada: teoria e prática. 2. ed. São Paulo:
Atlas, 2000.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 12 ed. São Paulo: Atlas, 2001.

PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2007.

PEREIRA, Maria José Lara de Bretãs. Faces da decisão: as mudanças de paradigmas e o poder da decisão. São Paulo: Makron Books, 1997.

PEREIRA, Antônio Nunes eT al. A qualidade da pesquisa contábil no Brasil. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 19-29,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008.

RAUPP, Fabiano Maury; BEUREN, Ilse Maria. Metodologia da pesquisa aplicável às ciências sociais. In: BEUREN, Ilse Maria (Org.). Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2004

RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3. ed . São Paulo: Altas,
1999.

ROCHA, José Carlos Fortes. Manual do contabilista: Uma abordagem teórico ? pratica da profissão contábil. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2005.
SANTOS, Aldemar A. Informática na Empresa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2006.

SANTOS, Anderson Guedes dos; JÚNIOR, Idalberto José das Neves. Um estudo sobre a utilização de pedidos de esclarecimentos contábeis. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 43-51,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008

Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Integração de Aplicativos Contábeis como Ferramenta de Produtividade e Eficiência: um estudo de caso em um escritório contábil. Disponível em: Acesso em: 01 out. 2010.

VIEIRA, Maria das Graças. As competências e as habilidades requeridas aos profissionais de contabilidade. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 31-41,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008
 
Avalie este artigo:
4 voto(s)
 
Revisado por Editor do Webartigos.com


Talvez você goste destes artigos também
Sobre este autor(a)
O SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA A CONTABILIDADE: um estudo de caso em empresa de contabilidade
Membro desde junho de 2011
Facebook
Informativo Webartigos.com
Receba novidades do webartigos.com em seu
e-mail. Cadastre-se abaixo:
Nome:
E-mail: