Manual de Documentos Oficiais

Saber escrever é difícil, segundo Clarisce Lispecto: "Não, não é fácil escrever. É duro como quebrar rochas." Assim este manual visa uma maneira mais fácil e ágil de escrever com precisão, clareza, concisão, impessoalidade e uniformidade, além de facilitar a interpretação da mensagem nas comunicações, buscando tornar mais acessível e apresentável às comunicações oficiais, atendendo, pois, os padrões de textualidade. 

Livro relacionado:

APRESENTAÇÃO

O propósito de se criar um Manual de Redação de Documentos Oficiais foi para tentar uniformizar as comunicações oficiais, em razão da grande diversificação nas comunicações no âmbito interno e externo da Instituição, quanto ao seu formato e suas modalidades.

Saber escrever é difícil, segundo Clarisce Lispecto: "Não, não é fácil escrever. É duro como quebrar rochas." Assim este manual visa uma maneira mais fácil e ágil de escrever com precisão, clareza, concisão, impessoalidade e uniformidade, além de facilitar a interpretação da mensagem nas comunicações, buscando tornar mais acessível e apresentável às comunicações oficiais, atendendo, pois, os padrões de textualidade.

Baseado no Manual de Redação da Presidência da República de 2002 e no Manual de Redação Oficial de A. Oliveira Lima, como também, outras fontes, este manual contempla as modalidades de comunicações oficiais mais utilizados dentro da Instituição como: Ata, Atestado, Aviso, Certificado, Comunicação Interna, (CI Eletrônica), Comunicado, Contrato, Convênio, Despacho, Edital, Declaração, FAX, Mensagem Eletrônica, Ofício, Ofício Circular, Ordem de Serviço, Parecer, Portaria, Relatório, Regimento, Regulamento e Requerimento.

Será apresentado, portanto, os conceitos de Comunicação Oficial ou Redação e suas modalidades; o que difere em seu formato e conteúdo e quem deve expedir. Com o intuito de buscar uma forma de orientar os usuários do Serviço Público a elaborar de uma forma mais prática e com uma linguagem voltada para a Comunicação Oficial.
PADRONIZAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES OU DOCUMENTOS OFICIAIS

"Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados."

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (MENDES, FORSTER JÚNIOR ? 2002) A Redação Oficial é "a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações". Sua finalidade "precípua é inovar com clareza e objetividade."
"A finalidade básica da Redação Oficial é transmitir uma informação do órgão público a outros setores públicos ou à comunidade, dessa forma é imprescindível que os textos estejam escritos de forma impessoal e com máxima clareza." (DANIEL LIMA)

A Redação Oficial tem algumas características com base no Artigo 37 da Constituição, que diz: "A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)".

As Comunicações ou documentos oficiais devem conter a logomarca da Instituição, conforme deliberado pela Instituição ou Órgão responsável e disponível na página, no seu formato e cores originais.

Uma observação importante:
Art. 27. "O selo Nacional será usado para autenticar os atos do governo e bem assim os diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou reconhecidos." (Lei nº 5.700, e 1º de setembro de 1971)
Não deve ser usado em documentos rotineiros.

É importante observar quanto da elaboração das comunicações oficiais, as 74 regras do Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa, de 29 de setembro de 2008, em vigor desde 1o de janeiro de 2009.

CARACTERÍSTICAS:
- Objetividade (Impessoalidade)
- Padrão Culto
- Clareza
- Concisão
- Polidez (Formalidade)
- Precisão

Seguindo as inovações da língua, a Redação Oficial, vem evoluindo no decorrer do tempo, mas seus parâmetros diferem dos textos jornalísticos e correspondências particulares.

É necessário que aja clareza e uniformidade, visto que "há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e um receptor (o próprio serviço público ? ou o público)". O leitor precisa entender sem esforço a mensagem de quem escreve para evitar ambigüidades.

A clareza permite a compreensão do texto para o leitor. No caso da Administração Pública o processo de comunicação terá maior rapidez e compreensão, quando as comunicações oficiais obtiverem a formalidade de tratamento e requererem certa padronização. A clareza, a concisão, a objetividade e a formalidade, impedem o supérfluo, contribuindo para a impessoalidade.

A linguagem deve ser compreendida por todos servidores/cidadãos. Por isso, não deve ser rebuscada ou restrita nem deve usar vocábulos regionais ou técnico, além de neologismo ou estrangeirismo, o que impossibilitará a abrangência da mensagem e do entendimento. A concisão, segundo Kaspary (2010) é prejudicada, principalmente, pelos circunlóquios ou perífrases (emprego de muitas palavras para aquilo que se expressaria melhor em poucas) e as redundâncias (repetição das mesmas idéias, com as mesmas palavras ou palavras diferentes).

Para Mendes (2002), concisão é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com o mínimo de palavras.

Após redigir as comunicações oficiais/documentos é necessário que se faça uma releitura para verificar se o leitor assimilará bem sua mensagem.

A Redação Oficial segundo (MENDES e FORSTER JÚNIOR ? 2002) concorre:

 a impessoalidade que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de tratamento personalista dado ao texto;
 o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;
 a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
 a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.

Para se atingir os princípios da impessoalidade, clareza e nível da linguagem dentro dos parâmetros da Redação Oficial, a comunicação deve ter uma única interpretação e ser impessoal, porém, agradável, em que se transmita a mensagem sem distanciamento.

CONCORDÂNCIA DO PRONOME DE TRATAMENTO

o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático;
Ex.: Vossa Senhoria nomeará seu substituto.
 pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento ficam sempre na 3ª pessoa.
 Ex.: Vossa Senhoria nomeará seu substituto; (não se usa vosso substituto)
 o adjetivo concorda com o sexo da pessoa a que se refere
Ex.: Vossa Senhoria deve estar satisfeito. (homem)
Vossa Senhoria deve estar satisfeita. (mulher)
 Vossa (Excelência ou Senhoria) é empregado em relação á pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspondência.
 Ex.: Comunicamos a Vossa Senhoria.
 Sua (Excelência ou Senhoria) é empregado em relação à pessoa em quem se fala.
Ex.: A placa comemorativa foi oferecida por Sua Excelência o Senhor Diretor.
 quando quem subscreve representa o órgão em que exerce suas funções o pronome de tratamento e os pronomes a que se referem exigem o verbo na terceira pessoa.

USO DE ALGUNS PRONOMES DE TRATAMENTO

Vossa Excelência (V. Exª.)
Usado para as autoridades do: Poder Executivo, Poder Legislativo e Poder Judiciário.

Ex.: Presidente da Republica (a forma de tratamento não pode ser abreviada), Ministros de Estado, Governadores e Vice, Prefeitos Municipais, Embaixadores, etc..
Vocativo empregado ? Excelentíssimo Senhor Fulano de tal... (para presidente), as demais autoridades serão tratadas por Senhor Fulano de tal ...
Endereçamento:
À Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro do ...
40000.000 ? Salvador ? BA

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
Fulano de Tal
Senado Federal
Praça dos Três Poderes
70100.000 ? Brasília - DF

Vossa Senhoria ? V. Sa.
Usado para demais autoridades e particulares que não contemplam tratamento específico.
Vocativo empregado ? Senhor Fulano de tal...
Endereçamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua da Ajuda, nº 10
40000.000 ? Salvador ? BA

Vossa Magnificência ? V. Magª.
Usado para reitores de universidades.
Vocativo empregado ? Magnífico Reitor.
Endereçamento:
À Sua Magnificência o Senhor
Fulano de Tal
Reitor da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia.
Campus Universitário ? Centro
443800.000 ? Cruz das Almas ? BA

Obs.: Alguns escritores usam o tratamento de Vossa Excelência para Reitores.

FINALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS:

Pode ficar a critério de quem expede, no entanto, de acordo com a Instrução Normativa nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria de Administração Federal, preferencialmente, deve-se usar apenas dois fechos:
Respeitosamente - para autoridades superiores
Atenciosamente ? para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.

Todas as comunicações oficiais devem conter o nome e o cargo da autoridade que as expedem (signatário). Se possuir carimbo pode utilizar neste espaço, sem necessidade de digitação. Não se deve deixar a assinatura isolada em outra página.

NÃO SE USA MAIS:

 o tratamento Digníssimo (DD) e Mui Digno (MD);
 o superlativo ilustríssimo (Ilmº)
 doutor não é forma de tratamento, mas título acadêmico, somente empregado em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído o curso de doutorado. A expressão doutor é muito usada para bacharéis em Direito e Medicina.

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Sobre este autor(a)
Maria Aparecida Silva, formanda do Curso de Tecnologia em Gestão de Cooperativas da UFRB, Servidora Pública desde 1990, nacionalidade brasileira e natural de Cruz das Almas, BA.. Atualmente é servidor técnico administrativo da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia, faz Especialização em Gestão...
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