SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E JIT

O mundo vive na era da informação e com as organizações não é diferente. Entretanto, para uma boa informação são necessários alguns cuidados para atender as necessidades dos gestores com agilidade e confiança.

Devido a diversos fatores como: insuficiência de dados (elementos em sua forma bruta) ou excesso de dados dispensáveis; complexidade do processo de tomada de decisão proporcional à complexidade da organização; necessidade de informações (dados trabalhados) corretas, precisas e atualizadas; entre outros, exigem-se das empresas uma gestão estratégica eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilização de melhores recursos oferecidos pelos sistemas de informação que processam o volume de dados gerados, produzindo informações válidas (OLIVEIRA, 2007).

Existem vários sistemas de informações voltados para as diferentes áreas funcionais – marketing, finanças, produção, administração – e os diferentes níveis – estratégico, tático e operacional – das empresas. Diversos métodos recentes são baseados em sistemas de informação, entre eles o Just in Time: um sistema de produção/ manufatura voltado para o nível operacional da empresa, mais especificamente para o chão de fábrica.

O JIT é um sistema de planejamento e controle da produção que fornece informações para um gerenciamento eficiente do fluxo de materiais, uma utilização eficaz de recursos, uma coordenação interna das atividades com fornecedores e uma comunicação com os clientes sobre os requisitos de mercado.

Uma condição essencial para o bom funcionamento do JIT é um eficiente sistema de informação entre a montadora e seus fornecedores. As tecnologias utilizadas nesta área têm sido objeto de constante evolução. Primeiramente, utilizava-se o sistema de cartões colocados em um painel, conhecido como Kanban (utilizado internamente hoje). Periodicamente, o fornecedor ia até a empresa e verificava os cartões colocados no seu respectivo quadro, indicando os produtos que o cliente estava necessitando. Este era o grande inconveniente.

As indústrias automobilísticas passaram, então, a transmitir para os fornecedores os pedidos de compra por fax. Atualmente, contudo, este sistema já está em desuso, sendo substituído pelo uso do computador. Neste, as requisições são transmitidas através de protocolos EDI (Electronic Data Interchange) – troca estruturada de dados através de uma rede qualquer – ou, mais recentemente, pelo correio eletrônico da Internet.

Os problemas que as indústrias de manufatura enfrentam atualmente são reduzidos e até eliminados utilizando as informações que são fornecidas pelo sistema Just in Time. Resumidamente, é possível mencionar os problemas que são melhorados através das informações fornecidas pela filosofia JIT: dificuldades de programação; atendimento a pequenas encomendas; constantes reprogramações; atrasos nas entregas; lead times longos e não confiáveis; competitividade de preços; baixa qualidade; refugos e retrabalhos; altas taxas de desperdícios e defeitos; ociosidade e baixa produtividade; elevados índices de inventários, inclusive do que não está sendo vendido; manutenção inadequada; custo do dinheiro; necessidade de elevados capitais de giro; produção por previsões de vendas antecipadas; incertezas nestas previsões; concentração do faturamento no final do mês; subutilização de operários e equipamentos; falta de operários adequadamente treinados e controle de qualidade informal; dentre outros (MOLINA, 1995).

Também é importante destacar a necessidade da existência de uma cultura interna e de formas de gerenciamento que assegurem a difusão dos princípios do JIT, para que as informações geradas sejam úteis e confiáveis, sendo possível o melhor aproveitamento das mesmas.