Relatorio de acompanhamento da gestão de estoque de uma empresa privada

O estágio supervisionado é uma metodologia importante que possibilita a aproximação entre a teoria e a prática, e faz com que o aluno possa ter uma visão real de como funcionam os processos diários de uma empresa, proporcionando ao mesmo habilidades e conhecimento capazes de fazer com que o acadêmico possa saber como tomar decisões, e criar planos estratégicos que farão a diferença na sua gestão administrativa.               

Baseado nas literaturas adotadas, um estoque tanto de produtos acabados quanto de insumos, será eficiente se não houver perdas, despesas com estocagem, altos custos de compras, e problemas com espaço de armazenamento. Isto só será possível se houver uma rotina de controles e de analises que monitorem diariamente entradas e saídas, de forma que atenda a demanda sem que haja obsoletos.

Tendo em vista que o estágio tem a importância de assimilar empresa com o aprendizado obtido no curso de administração, com a intenção de que fosse colocada em pratica essa experiência em10 de março do ano de 2013, iniciou-se análise das informações dos últimos balanços do estoque de peças da empresa, que possui um departamento responsável pela área de tecnologia com um especialista em gerenciamento de sistemas de informação que cuida de toda parte de suporte de informações para tomada de decisões. Por meio desses dados foi constatado que pela demanda e oferta que se tem, houve uma diferença de estoque muito expressiva, pois o mesmo apresentou um número significante de peças que constava no estoque e quando efetuava a venda do produto não era encontrado na locação descrita para a localização da peça, sendo assim não é possível atender ao cliente no momento da venda, gerando insatisfação e perda da venda e a fidelização dos clientes. Em função dessa falta de controle, peças foram encontradas em localizações no estoque que não existia no sistema, ficando impossível a disponibilidade desse produto para o setor de venda, em consequência de não existir para o controle de estoque, peças estas que futuramente poderia entrar na lista dos obsoletos.

Uma das maiores dificuldade desse controle segundo o gerente de peças foi ao realizar os balanços, este é realizado uma vez ao ano.  Segundo o encarregado do estoque que nas ultimas contagem de estoque foi encontrado um valor negativo, mesmo que sejam devolvidas as peças que estava sobrando, para suprir a falta de outros produtos que não foram encontrados. Para realizar esse balanço foi necessário um número maior de pessoas e gastando mais tempo, pois foi necessários realizar varias recontagem e identificar produtos que estavam espalhados por todo o estoque. Além do gasto com honorários pagos para quem ajuda a fazer o balanço, ainda se tem a dificuldade para encontrar colaboradores que se candidata a participar da contagem, porque todos sabem da dificuldade do dia-a-dia do controle de estoque, além de que vai ser uma atividade trabalhosa e com desgaste físico e estressante de contar e recontar o estoque por varias vezes.

Através de uma pesquisa realizada junto aos colaboradores (mecânicos, recepcionistas, gente de serviço e balcão de vendadas de peças no varejo e no atacado) que dependem diretamente do estoque para atender o cliente, em um número bem expressivo abordaram que umas das maiores dificuldade do estoque é a quantidade de atividades desenvolvida dentro do mesmo que é realizada por uma única pessoa, sendo este recebimento de mercadoria, conferência, alocar os produtos (colocar cada produto em seu devido lugar cadastrado no sistema de informática) atender a demanda de compra no balcão de peças, separar e embalar e entregar na transportadora os pedidos no atacado, fornecer peças para o serviço expresso (serviços realizado em menos de uma hora, como: troca de óleo, troca de kit relação, etc.) oferecido pelo grupo, além da grande estrutura que é a oficina para serviços mais complexo que também depende do estoque para cumprir suas metas e horário prometido ao cliente.

Para que o estoque mantenha dentro do controle é necessário fazer conferencias, sendo essas diárias, semanais, mensais e semestrais, esta função sendo desempenhada por este único estoquista, com tantas outras atividades fica impossível ser realizada tudo ao mesmo tempo, gerando o transtorno de um estoque bagunçado, em consequência há momentos em que mecânicos, recepcionistas e o balcão de peças estão realizando vendas simultaneamente, assim todos querendo peças que estão no estoque, fazendo que o mecânico fique parado á espera de peças, e os clientes muitas das vezes esperando na recepção a congestionando o local de entrada e saída, fazendo com que gere uma impressão de superlotação, e muitos clientes deixando de entrar na loja para não ter que esperar para seja atendido.

Baseando nas informações coletadas entende-se o maior problema de reclamação tantos do departamento de serviço que alega não fechar mais negocio por demora e falta de peças no estoque, quanto á do cliente que chega a desistir de efetuar a compra pode estar relacionado à rapidez de ser atendido pelo estoque, que ajudam a maximizar o atendimento aos clientes, que por sua vez é a habilidade que uma empresa tem para satisfazer as necessidades de sua clientela. Uma vez essa satisfação não sendo atendida, poderá gerar atribuições negativa de sua imagem, que a empresa por estar localizada em uma cidade não muito grande, pode se tornar uma das principais barreiras para que conquiste o mercado e venha ter um crescimento desejado por todos os pequenos e grandes empresários, pois nada adianta gastar fortunas com o desenvolvimento de marketing, publicidades e treinamento dos colaboradores, se na verdade o maior problema para a fidelização de seus clientes, este ligado direto e indireto no mau atendimento proporcionado pela a falta de controle de estoque.

Visando a melhoria do atendimento oferecido pelo estoque aos demais colaboradores e clientes, será colocado como principal objetivo apresentar para o departamento a necessidade de uma segunda pessoa para trabalhar na manutenção do estoque, para que as atividades sejam dividida e realizada dentro de um padrão que é o controle de estoque, dessa forma havendo um estoque organizado e controlado ajudará o fornecimento de peças para o departamento de serviço e vendas no atacado e varejo, aumentando a qualidade do serviço prestado.

Diante do levantamento das informações coletadas no setor levando em consideração as reclamações de clientes e dos próprios colaboradores, que questiona o atraso no atendimento por parte do estoque, além da falta de controle de estoque e a demora em atender os próprios fornecedores, ao qual reclamaram que por motivo de atraso no recebimento de mercadorias, estão atrapalhando o cumprimento de horários para com sua clientela, sendo assim através de reuniões percebem-se por meio de análise á necessidade de contratar um novo colaborador para dar suporte no departamento, as funções que estão sobrecarreando o único funcionário serão divididas, tendo em vista que a desorganização e a falta de limpeza do ambiente, foram um dos pontos de defesa para a contratação desse colaborador. Em contrapartida uma organização que visa minimizar os custos e maximizar os lucros, contratar um novo colaborador traria um custo á mais para a organização, dessa forma novamente foi utilizado relatórios dos últimos balanços que apresentavam uma diferença de mercadorias que estavam faltando, mesmo assim não sendo suficiente para convencer os gerentes e diretores do grupo na contratação. Foi estudada uma nova proposta que poderia ser colocada em pratica.

            Nesse estudo foi analisado as situações adversas que impedia a contratação de uma nova pessoa, levando em conta que o financeiro julga que essa contratação gera encargos para a empresa, também se defendendo que ate hoje não necessitou de outra pessoa no departamento. Dessa forma foi necessário usar recursos que a empresa já oferece, o pós-venda, ao qual é utilizado pelo departamento de serviços, para saber a visão do cliente em relação ao atendimento prestado, além de que o trabalho que já vem sendo executado pelo departamento para que o gerente procure melhorar os processos em que estão apresentando falhas, porém para que essa ferramenta funcione no estoque, foi necessária a participação do balcão de peças que tem o contato direto com o cliente, assim poderia atualizar o cadastro dos clientes ao qual realizava compra, pois a intenção era atualizar as informações, um método eficiente para convencer o financeiro em contratar um novo colaborador.

            Levando em consideração as diversas reclamações de cliente insatisfeitas ao ser atendido, alegando que o problema em si não foi no ato de efetuar a compra, mas sim no momento de retirada de mercadoria no estoque, pessoas que chegaram a falar que já deixou de comprar por demora no atendimento no momento de retirar peças ou acessórios do departamento. Juntando os relatórios que expressa o prejuízo por falta de organização e até mesmo o atraso de serviços executados dentro da empresa, também o argumento da necessidade de que algum dia esse colaborador que controla, organiza e recebe mercadorias venha precisar de se ausentar por motivos diversos, pois até o momento não tem nenhum outro colaborador com conhecimento na área em questão, sendo assim o departamento ficaria em uma situação bem difícil de ser resolvida, pois não é de uma hora para outra que consegue aprender as funções necessárias para atender o que o cargo precisa, também deve levar em consideração que na região a falta de mão de obra qualificada faz com que as empresas passem por essas dificuldades, ocasionando uma perca muito significativa para o departamento, tanto no atendimento quanto no próprio controle da empresa.

             Em consideração as dificuldades em mão de obra qualificada, identifica-se a necessidade de um processo de recrutamento mais estratégico com a intenção de buscar talento. Sendo necessário um bom recrutamento, pois a dificuldade em contratar esse novo colaborador esta sendo difícil em função do financeiro, se ainda contratar um profissional que não atenda as exigência do cargo e as regas que a função exige, ficando ainda mais difícil de conseguir um controle de estoque e uma organização adequada. Identificando todas essas variáveis possíveis, traçando um perfil do cargo e do suposto ocupante.

            Em se tratando de manutenção do estoque, foram necessário fazer uma comparação do crescimento do estoque durante anos anteriores até o presente, assim levando em conta números relacionados à quantidade de produtos no estoque há 5 anos atrás, teve um crescimento significante, fazendo com que o giro de produtos estocados aumentasse, além da entrada de mercadorias, e os procedimentos de controles fossem mais exigidos. Mostrando que o controle que hoje são necessários para manter o estoque atualizado, não eram utilizados, sendo eles as conferências diárias dos produtos vendidos no dia a dia, também com as inovações são necessárias novas estratégias que agregam o acompanhamento do estoque, pois estes são atualizados no site com um controle de disponibilidade de produtos online, isto é empresas que são cadastradas no sistema IHS (Internt Honda System) da Honda, que tem acesso ao estoque de todas as concessionárias do país, fazendo com que fosse necessário atualização desde estoque semanal, pois uma vez os números apresentados no site podem ajudar no aumento das vendas, porque se outro parceiro necessita de uma determinada peça e o mesmo liga na empresa para efetuar o pedido de compra, mas no momento do fechamento da venda o estoquista avisa que esta peça não consta mais no estoque, assim passando para seu cliente que é uma empresa desorganizada, além de gastos desnecessários, dessa forma resultados na perca de futuros negócios, pois o conhecimento no mercado é difícil de conquistar, pode demorar anos e anos com muitas dificuldades e gasto, já por outro lado quando se trata de algo negativo em relação à imagem da empresa os comentários são passados de pessoa á pessoa, chegando á um nível que a empresa esta mal vista no mercado, nenhuma empresa quer estar nesta situação.

            A batalha traçada com o financeiro quanto a um aumento de gasto, tem que ser bem elaborada, mostrando uma viabilidade de que na verdade está sendo feito um investimento e não um gasto, levando em consideração o assunto de que um mau atendimento gera a negatividade de sua imagem, e mostrando os números de que por falta de organização e controle do estoque, deixou de ganhar tanto no aumento das vendas. Diante da apresentação todos esses dados, foi autorizado pelo financeiro à abertura de uma nova vaga para a contratação de um novo colaborador, tendo em vista de que será analisado durante o período de experiência como será o desempenho, quanto à melhoria do atendimento tanto na parte do balcão de peças e fornecimento de peças e acessórios ligado a venda direta, ou mesmo o pedido no atacado para outras empresas, além de que será analisado a situação da oficina, esta que por sua vez depende diretamente do estoque para executar maior parte de seus serviço, e do atendimento que será monitorado para ver se houve a resolução do problema que era considerado um dos principais fatores que atrapalhava o acréscimo das vendas, também será acompanhado a organização interna do estoque, como a conferência diária dos produtos, o tempo em relação ao recebimento de mercadorias de seus fornecedores, e a demora no atendimento, e também como esta o visual do estoque, pois muita vezes pode ser encontrado mercadorias espalhadas e desorganizadas, mas como defesa o estoquista utiliza da relação de que a demanda do departamento de vendas e da oficina está sendo maior do que o tempo disponível, sendo assim fatores de significância na influência direta na contratação.

Em continuidade ao relatório anterior, os argumentos utilizado para convencer o  financeiro para se contratar um colaborador, tem que ser bem elaborado, mostrando uma viabilidade de que na verdade está sendo feito um investimento e não um gasto, levando em consideração de que um mau atendimento gera impressão ruim para a imagem da empresa, sendo assim o método utilizado em defesa da contratação foi apresentar o percentual de oportunidades perdidas para possíveis fechamentos de negócios, tornando-se prejuízos, estes por peças terem sumido ou até mesmo pelo cliente ter deixado de comprar, por motivo de insatisfação no atendimento, gerando todo esse transtorno. Assim apresentando todas essas análises e históricos do aumento do estoque, além de que a confiança dos clientes em procurar a empresa para efetuar novas compras, foi autorizado pelos gerentes à abertura de uma nova vaga para a contratação de um novo colaborador, tendo em vista que será analisado durante o período de experiência como será o desempenho, quanto ao melhoramento do atendimento tanto na parte do balcão de peças quanto na oficina, este fornecimento de peças e acessórios ligado a venda direta, ou mesmo o pedido no atacado para outras empresas, além de que será analisada a situação da oficina, que por sua vez depende diretamente do estoque para executar maior parte de seus serviços, e do atendimento que será monitorado para ver se ouve a resolução do problema que era considerado um dos principais fatores que atrapalhava o aumento das vendas, também será acompanhado quanto a organização interna do estoque, como a conferência diária, o tempo em relação ao recebimento de mercadorias de seus fornecedores, os clientes  reclamam da demora ao ser atendido, e também o visual do estoque, pois muitas vezes pode ser encontrado mercadorias espalhadas e desorganizadas, mas como defesa o estoquista utiliza da relação de que a demanda do departamento de vendas e da oficina está sendo maior do que o tempo disponível, sendo assim fatores de significância na influência direta na contratação.

            Através da experiência do gerente de estoque e do departamento de RH iniciou as divulgações da vaga que estava em aberto, em conseqüência muitos currículos de possíveis candidatos foram apresentados, inicio-se as analises do perfil um por um, dentre vários currículos foram escolhidos cinco pessoas para ser entrevistadas. Nesse processo foi escolhido o que melhor apresentou característica inerente ao cargo em aberto.

            Já apresentado o novo colaborador iniciou um processo de organização e limpeza do estoque, este com a função de fazer com que o novo funcionário conheça peças e acessórios, esse processo é um pouco demorado pela quantidade de itens estocados, mas em pouco mais de 20 dias já se podia notar a diferença na organização do estoque. Sendo assim começou um treinamento para que o colaborador contratado conheça o sistema utilizado na empresa, desse modo o processo de conferência diária começou a ser colocado em prática, assim liberando o outro colaborador com mais experiência para dar assistência no atendimento no balcão de peças, e também nas vendas de produtos para clientes de outras cidades, o processo de levar mercadorias até a transportadora ficou mais rápido e eficiente, pois com duas pessoas no estoque ficou mais fácil para atender a necessidade interna e externa.

            Outro ponto positivo na contratação foi à possibilidade de conceder folga para o outro funcionário, o qual apresentava expressão de cansaço por uma rotina em intervalo que excedia através de horas extras, sendo assim pode se constatar que houve uma evolução muito grande em questão de atendimento na oficina ao quais os mecânicos não precisam ficar esperando para serem atendidos, horários alternados em questão ao almoço, quem sofria turbulência toda vez que o gerente de peças tinha que viajar para fazer curso ou para dar suporte nas outras lojas que pertence ao grupo, pois, era o mesmo que fazia o processo de atendimento no balcão e estoque, assim já se nota que as reclamações antes relatadas através do contato por telefone realizado pelo pós-venda, vem diminuindo a cada dia, na medida de que o colaborador recém-contratado ganha experiência e vai acrescentando seus conhecimento nos processo de organização e controle do estoque.

Baseando na literatura adotada e no que já foi dito anteriormente, pode-se observar que a empresa Motogarças possui uma gestão de estoque bastante eficiente, pois o seu fluxo de operações dispõe de uma logística monitoradora que controla entradas, saídas e pedidos, conforme a sua demanda de peças e acessórios.

            O espaço de armazenamento é bastante favorável em relação a quantidade de produtos estocados, e em relação também as entradas e saídas dos mesmos, permitindo assim viabilidade de locomoção, e a organização desses produtos em suas devidas locações, o que facilita o trabalho do estoquista.

            Já haviam sido apresentadas as dificuldades que se tinha em relação á organização e adequação ás rotinas exigidas em um estoque, principalmente na gestão de atendimento internos e externos. Fazendo uma comparação da situação de hoje em relação ao inicio do ano quando começamos o trabalho junto ao departamento, pode-se notar uma grande diferença que foi percebida pelos mecânicos, ao solicitar peças ou acessórios, que ao contrario de como era antes, agora não precisão ficar esperando para ser atendido.

            Uma das evoluções foi a questão da limpeza e organização. Anterior a esse período ao chegar peças da fabrica, demorava em media três dias para que as mesmas fossem colocadas em seu devido lugar, além de que o estoque tinha um espaço sujo e desorganizado. Hoje se percebe que além da agilidade do atendimento e da limpeza, a contratação de um colaborador fez com que o estoquista, já experiente, tivesse a liberdade para aprender rotinas de outras funções, como venda direta no balcão, pedido de peças que antes era realizado pelo supervisor do departamento e hoje é feito pelo estoquista.

            Em conversa com o gerente do departamento em relação  a efetivação do colaborador do estoque, que está vencendo o prazo de experiência, foi confirmado que o mesmo será contratado, pois houve uma mudança perceptiva em relação a um contexto geral do estoque, o que antes era turbulência de peças que sumia ao meio da desorganização, hoje pode ter a certeza que as mesmas são controladas em seus devidos lugares. Um dos pontos mais notórios é que atualmente está sendo realizadas as rotinas de conferencias diárias de entrada e saídas dos produtos, dessa forma se houver um erro não ficara mais para ser encontrado no próximo balanço, e sim no dia seguinte, pois com esse controle é possível identificar os erro com maiores facilidades, podendo assim planejar uma ação corretiva antes que agrave ainda mais o problema.

            Para confirmar toda essa mudança foi solicitado um relatório das entrevistas realizadas com os clientes após a contratação, para que fosse comparada com as reclamações antes da soma deste colaborador. Para reforçar essa mudança foi acrescentado ao questionário uma pergunta a respeito quanto ao tempo de espera para ser atendido na oficina ou no balcão de peças, uma media de 90% dos entrevistados relatou que o tempo de espera foi reduzido e a equipe de vendas de peças cumprem o horários de entrega que é estipulado no momento que o cliente chega com sua motocicleta na concessionária.

            Durante o período do estagio no estoque de peças da empresa Motogarças, foi observado que a logística que controla este departamento e bastante eficiente, existe um software que funciona integrado com as pessoas envolvidas no processo, evitando que haja peças obsoletas. Foi observado que os obsoletos antes existentes foram vendidos por um preço bastante acessível á empresas que movimentam o mercado paralelos do mesmo segmentos, e que o valor obtido com essas vendas foi revertido em compra de peças de maior demanda, fazendo com que haja menor custo com armazenagem e redução do espaço de estocagem, possibilitando margem de lucro positiva para este departamento. Porém vale ressaltar que existe deficiência na falta do tele peças, que movimentaria ainda mais as vendas no atacado proporcionando um giro de peças satisfatório, por vender em grande quantidade á lojas que comercializam o mesmo tipo de produto.