Produtividade excelente - para quem não está satisfeito com seus resultados.

Por Federico Amory (*)

        

Aconteceu numa empresa no interior de São Paulo. Pressionado pelos filhos, depois de muita discussão, o fundador da empresa aceitou nossa intervenção, somente para fazer um diagnóstico organizacional, durante uma semana. O item que mais chamou sua atenção foram as análises de perdas, não somente de clientes, financeiras e de vendas, como também o nível de desperdício, retrabalhos, reclamações de clientes, motivação do pessoal e principalmente pela baixa produtividade de seus diretores e gerentes. “Nunca podia imaginar que existissem tantas perdas na empresa”, declarou.       “Não tenho tempo” – essa é primeira desculpa das pessoas que vivem perdidas e passam pela vida sem nenhuma realização concreta, sem algo do qual possam se orgulhar. Em outras palavras estão falando “essa não é a minha prioridade agora”. Seria excelente se tivessem bem claro em sua mente, quais são as prioridades, baseadas em valores e em um plano estratégico que direcione, motive e inspire as pessoas envolvidas no processo produtivo, no entanto, na grande maioria das empresas não consideram essa perspectiva. O que a gente encontra por ai, são pessoas que acreditam que somente trabalhando 12h por dia vão conseguir segurar o emprego, ou criar um diferencial, ou ganhar um reconhecimento, ou promoção. Não é verdade. O que interessa para as empresas são os resultados, não o tempo trabalhado.   Sair da zona de conforto não é nada fácil. O empresário (ou gerente) dos tempos modernos é obrigado a conviver com mudanças. Quando ele resiste, ele fica no máximo com 30% de chances para sobreviver. Não existem atalhos, nem jeitinho. São as leis do mercado. Por exemplo: a qualidade não é mais um diferencial, é uma obrigação das empresas.   Como diz meu amigo o professor A. Marins “Se você não tem tempo para planejar suas atividades, onde é que você vai arranjar tempo para corrigir as deficiências pela falta de planejamento?  Esta é a pergunta que faz os “apagadores de incêndio” sentirem-se bem desconfortáveis”.   Durante o primeiro mês de trabalho priorizamos o problema da produtividade dos diretores e gerentes. “Repetidas vezes sentimos uma tristeza muito grande na alma, quando no final do dia, chegamos em casa cansados e com a sensação de que o tempo se foi e não fizemos o que precisava ser feito. Sentimos que o rendimento e a produtividade no trabalho foi praticamente nula”. Foi uma das declarações que ouvimos logo nos primeiros encontros, o que nos indicava de que a autoconsciência da improdutividade estava acontecendo.   Você gostaria de trabalhar sem estresse, ser mais produtivo, poder alcançar as metas, dispor de tempo para a família / amigos e ainda ajudar os colegas e subordinados a serem eficientes e eficazes? Certamente que sim. E como conseguir tamanha façanha?

 

Em qualquer situação na vida, você vai ter sempre pelo menos dois caminhos, e quase sempre um é pela inércia, ou seja, mais confortável, não exige esforço nenhum, é quase o obvio (o qual depende das crenças e paradigmas que tenha adquirido ao longo dos anos); e o outro é mais difícil, exige muito mais esforço, algumas vezes não é muito claro, mantemos uma resistência normal e ainda acreditamos que não vai dar certo. Uma coisa eu garanto, este último, vai fazer você crescer. Se você quer crescer, saia do comodismo, da zona de conforto.

 

Tentar ser eficiente e eficaz é totalmente irrelevante se não sabe onde e como aplicar o tempo. É preciso dispor de objetivos e metas muito bem avaliadas e claras, onde não se tenha mais dúvida nenhuma. Uma forma simples para identificar estas prioridades é se perguntar quanto gostaria de ganhar por mês e dividir isto pelas 160 horas de trabalho. Uma vez identificado este valor (tem que ser um desafio e ao mesmo tempo viável de ser alcançado), determine que de agora em diante não fará nada que pague menos do que este valor por hora, multiplicado pelo tempo que poderia demorar.

 

O tempo é o principal recurso que dispomos para ganhar dinheiro, concorda? Então, como está utilizando seu tempo atualmente? Se você fosse analisar onde aplica seu tempo, com certeza ficaria surpreso com quantas atividades que são feitas por dia e que não tem tanta importância. Agora, para conhecer com precisão quais são essas atividades, precisa ter plena consciência delas, e para isso vai ser necessário fazer um registro detalhado de tudo o que faz durante uma ou duas semanas pelo menos.

 

A diferença entre os gestores que conseguem melhores resultados e os que não conseguem, mesmo trabalhando 18h por dia, está justamente em como utilizar esse recurso precioso que é finito. É uma questão de identificar e trabalhar com prioridades.

Então, para aproveitar melhor o tempo, você deve conhecer com detalhes onde o está aplicando atualmente. Cuidado! A tendência geral é confiar na memória. Nesta hora é melhor desconfiar dela, ela poderá nos trair. Quando tiver registrada essa informação, procure responder o seguinte: as atividades que realizo diariamente são coerentes e impulsionam meus objetivos atuais?. Realmente estou aplicando o tempo em atividades relevantes e importantes?

 

Na realidade, o tempo não pode ser aumentado, dilatado, poupado, racionalizado (administrado), ou seja, não podemos manipular o tempo. O que podemos fazer de forma objetiva e realista é examinar como o aplicamos. O resultado final desta análise não vai ser uma técnica, nem uma fórmula mágica ou burocrática e sim o primeiro passo, para o reconhecimento do que faz diariamente, comparando-o com o que deveria estar fazendo. Os resultados que temos atualmente são conseqüência do que fazemos e o que deixamos de fazer, daí, se não está gostando destes resultados, é preciso mudar. Ai vem à pergunta: o que preciso fazer para mudar, para ter melhores resultados? Isto significa questionar alguns paradigmas que limitam nossas atitudes, significa abrir a mente para novos conhecimentos, crenças, funções, rotinas, etc. que nos levem em direção aos resultados que almejamos. Que funções, quais rotinas seriam essas?

 

Se você realmente quer ser um líder eficaz para os outros, comece sendo um melhor líder para você mesmo. Comece a se questionar e aplicar melhor seu tempo. Vamos iniciar por conhecer como aplica atualmente seu tempo.

 

Pegue uma agenda velha com espaço ou caderno e divida-o em intervalos de 120 minutos, a partir da hora em que inicia sua agenda de trabalho, e determine que vai parar a cada duas horas para anotar o que fez. Não considere o tempo que leva para anotar. Se tiver uma pessoa do seu lado, que possa fazer isto, melhor ainda. Esta ação requer antes de tudo autodisciplina e persistência, sem estas duas virtudes, vai ser difícil ir até o final, porém muito provavelmente vai se surpreender com os resultados.

 

Todos contamos com 168 horas semanais. Quantas horas dedica para o trabalho? Ou você é daqueles que ainda leva trabalho para casa? Cuidado! Excesso de trabalho não significa eficiência. Para você ser eficiente e eficaz no seu trabalho, precisa apenas aprender administrar seu tempo, planejar seu dia (semana) e definir prioridades.

 

Quanto tempo dedica para a família? Quantas para estudar e se manter atualizado? Quantas para cuidar da saúde? Quantas dedica para a vida espiritual?, todas estas outras áreas são importantes na sua vida. Por exemplo, como distribui o tempo em suas horas de trabalho?

 

ü  Quanto tempo dedica para planejar, prever e atuar pró ativamente?

ü  Quanto tempo dedica para definir (por escrito) e atualizar minhas metas no trabalho?

ü  Quanto tempo dedica para os imprevistos e pendências?

ü  Quanto tempo dedica para priorizar minhas tarefas e até delegar outras?

ü  Tenho uma estratégia definida para evitar interrupções e procuro cumpri-la?

ü  Sou capaz de dizer NÃO quando preciso?

ü  Procuro arrumar um tempo para relaxamento e formas de evitar a tensão?

ü  Será que aplico adequadamente meu tempo?

 

Treze dicas interessantes para melhorar o seu desempenho no trabalho:   01. Defina claramente os objetivos e metas do ano / mês (e atualize semanalmente), em ordem de importância (prioridades); 02. Procure fazer logo de manhã aquela tarefa que é mais difícil ou que costuma procrastinar, assim via se sentir mais leve o resto do dia; 03. Procure anotar em algum lugar, onde seja mais fácil na hora de consultar (agenda, notebook, caderno, etc.), todas as prioridades e tarefas que precisa executar durante a semana, assim estará deixando espaço na sua mente para pensar, sem estar preocupado; 04. Mantenha sempre em seu bolso uma listagem das pendências; 05. A flexibilidade é importante, por tanto deixe sempre umas duas horas livres do dia. É um tempo útil para atender alguns imprevistos ou revisar e atualizar as metas; 06. Mantenha sempre bem claro em sua mente um foco, o resultado mais importante, aquele desafio que você mesmo se colocou, e sempre que puder, volte a trabalhar nele. Preste atenção a intuição; 07. Planeje e atualize sempre seu dia / semana, desde o período anterior;

08. Procrastinar somente o secundário, aquilo que pode ser delegado, nunca a prioridade máxima e que somente você pode fazer;

09. Administre e acompanhe as tarefas que foram delegadas, inclusive até para testar a capacidade de cada subordinado;

10. Aprenda a dizer NÃO, às vezes é necessário, porém sempre que isto acontecer, explique por quê;

11. Acompanhe o trabalho periodicamente (semanal ou mensal) numa reunião rápida e objetiva;

12. Mantenha o foco no resultado almejado e faça as coisas na hora que lembrar (percepção), considerando o item 3;

13. Não se esqueça da pessoa mais importante – sem ser egoísta. Você, a sua saúde e o equilíbrio emocional.

 

Depois de três meses de trabalho, com reuniões semanais de duas horas (máximo) a diretoria da empresa, junto com sua equipe de gerentes, passaram a ser melhor avaliados pelos subordinados, fornecedores e clientes. "A diretoria  esta mais calma e administrando melhor a empresa", disse um dos principais  fornecedores da empresa. "Estão atuando mais pró ativamente, não mais esperam o problema acontecer para agir", falou um dos gerentes da empresa. "Na realidade estão tendo tempo para extrair o melhor de cada colaborador e ajudá-los a se realizar profissionalmente - é uma situação nunca antes vista aqui na empresa". Este é o resultado de um trabalho árduo e complexo, pois exige mudanças de hábitos e crenças, significa sair da zona de conforto, quebras de paradigmas e uma paixão pela excelência na gestão, tão necessárias nas empresas modernas. E na sua empresa, a diretoria lidera pelo exemplo e está comprometida com as melhorias continuas do desempenho individual e das equipes?

 

(*) Federico Amory

É o Líder principal, consultor e palestrante da Eficaz Consultoria de Gestão (Amory Serviços S/C Ltda.) – Especialista em re-estruturação organizacional http://www.empresa-eficaz.com.br – http://www.federicoamory.com E-mail: [email protected].