PRESERVAÇÃO PARA A FUTURIDADE DO ACESSO AO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL

PRESERVAÇÃO PARA A FUTURIDADE DO ACESSO AO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL

Daiane Regina Segabinazzi Pradebon
Mestranda em Patrimônio Cultural e Bacharel em Arquivologia (UFSM) – Autora

RESUMO

Este artigo apresenta um estudo das rotinas de produção, transmissão e armazenamento de documentos arquivísticos digitais produzidos pela Universidade Federal de Santa Maria com o intuito de apontar os problemas e as inconsistências da documentação que possam estar impedindo a preservação a longo prazo do patrimônio arquivístico digital autêntico da UFSM. O desenvolvimento dessa pesquisa está embasado nas Diretrizes do Preservador publicada pelo Projeto InterPARES. Para tal, buscou-se a elaboração de um instrumento de apoio, que estabeleça procedimentos padrões de trabalho durante todo o ciclo de vida de documentos ‘nato digitais’, em busca da salvaguarda do patrimônio arquivístico digital da Universidade Federal de Santa Maria. Pretende-se demonstrar a importância de ‘se pensar’ em preservação digital na ‘era digital’, sobretudo pela crescente expansão tecnológica.

Palavras-chave: Documento Arquivístico Digital, Preservação Digital, Acesso.

ABSTRACT

This article presents a study of routine production, transmission and storage of digital records produced by the Federal University of Santa Maria in order to point out the problems and inconsistencies of documentation that may be preventing the preservation long-term of heritage digital archival authentic of the UFSM. The development of this research is grounded in the Guidelines Preserver published by the InterPARES Project. To this end, we sought the development of a tool to support, to establish standard working procedures throughout the life cycle of documents 'born digital', searching for the safeguarding of digital archival heritage of the Federal University of Santa Maria. We intend to demonstrate the importance of 'thinking' in digital preservation in the 'digital age', mainly by increasing technological expansion.

Keywords: Digital Document Archives, Digital Preservation, Access.


INTRODUÇÃO

 Em pleno século XXI, notável é a força que as tecnologias da informação e comunicação somam à sociedade, de tal forma que a tecnologia está incluída em todo processo, desde as coisas mais básicas até as mais avançadas. Não é difícil perceber isso, agora, mais do que nunca, a democratização da internet e a utilização em massa das redes sociais configuram o cenário de um mundo cada vez mais globalizado e conectado. Imagina-se, somente pela quantidade de resultados em uma busca pelo ‘Google’, a imensidão da internet e sua diversidade. Por ora, basta lembrar que as pessoas enviam documentos para o outro lado do mundo em tempo real, e sem qualquer custo.
No entanto, valor nenhum toda essa tecnologia terá se o homem não for educado corretamente para utilizá-la. Ao mesmo tempo em que o homem inventa ferramentas para facilitar a sua vida, poderá estar prejudicando o andamento de ações futuras. Exemplo disso são os inúmeros documentos produzidos em meio digital perdidos diariamente, provavelmente pela falta de um sistema eficiente de controle de produção e armazenamento destes documentos.
Não há dúvidas que os recursos tecnológicos surgiram como um facilitador para as atividades rotineiras da sociedade e abriram portas para a globalização. Mas o seu avanço ainda causa algumas preocupações aos profissionais da informação, dentre elas a rápida obsolescência tecnológica culminando na perda de informações. Diante disso, torna-se cada vez maior a responsabilidade de preservação de documentos daquelas instituições que trabalham com informações públicas, para que nosso legado digital seja passível de ser utilizado nas gerações futuras.
Nesse sentido, o Projeto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems), organizado através de uma ação colaborativa de diversos países, propôs-se a desenvolver conhecimento para a preservação de registros autênticos criados e/ou mantidos em formato digital, assegurando sua longevidade e sua autenticidade. O Projeto, em sua segunda fase, apresentou uma Cartilha de Diretrizes do Preservador com o objetivo de fornecer recomendações a vários grupos responsáveis pela preservação a longo prazo de documentos arquivísticos digitais autênticos e enfatizar algumas áreas especialmente importantes para a preservação. Essas diretrizes são voltadas especificadamente paras as organizações ou aos programas cujos documentos arquivísticos têm que ser guardados e consultados durante longos períodos, além das instituições arquivísticas custodiadoras de documentos.
Nos moldes da preservação de documentos arquivísticos digitais, todas as fases por onde passa um documento e as ações que o envolvem devem ser criteriosamente analisadas, de tal forma que tudo seja documentado. Não existe uma panacéia para todos os problemas e/ou dificuldades, somente uma série de previdências garantirá a acessibilidade e legibilidade do documento ao longo do tempo. Não é a intenção neste trabalho tratar das diversas etapas que abrangem o cuidado que se deve ter sobre os arquivos digitais, mas sim analisar na prática algumas incitativas importantes para a sua preservação em longo prazo.
A Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), por sua vez, envolve uma gama de ações que atingem toda a sociedade em atividades relacionadas ao ensino, pesquisa e extensão. Segundo a Lei Federal de Arquivos n.° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, artigo 1°, a gestão documental e a proteção especial aos arquivos públicos é dever do poder público, já que servem como “instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação” por constituir base fundamental para a história do órgão a que pertencem e também para o cidadão e sua relação social. Sendo assim, deve ser também responsável pela preservação do seu patrimônio arquivístico digital e por promover a difusão e o acesso às informações custodiadas.
Possivelmente a maior preocupação dos profissionais da área da informação, na época atual, está voltada para o futuro dos arquivos, sendo que por arquivos consideram-se os conjuntos orgânicos de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização, de acordo com os objetivos funcionais, independentemente de suporte físico. Dessa forma, esta pesquisa tente a apoiar esta questão como vitalícia para o objetivo existencial de uma organização, abrangendo, entretanto, apenas os documentos em suporte eletrônicos/digitais. Segundo a Cartilha do Preservador (2013, p. 5), “a maioria dos documentos analógicos sobreviverá sem digitalização, enquanto que os documentos arquivísticos digitais se perderão sem um programa de preservação digital”. Diante disso, o desenvolvimento dessa pesquisa vem contribuir com a iniciativa do Projeto InterPARES de garantir a acessibilidade e a legibilidade do patrimônio arquivístico digital produzido, além de proporcionar uma experiência prática no acervo da UFSM.
O tema dessa pesquisa questiona como as práticas utilizadas na produção, utilização e armazenamento desses arquivos podem auxiliar na sua preservação por um longo período de tempo e como isso funcionaria na prática. A aplicabilidade se dará, num primeiro momento, através da escolha de um documento arquivístico digital produzido na UFSM.
A presente pesquisa tem como objetivo geral analisar as diretrizes de preservação propostas pela Cartilha do Projeto InterPARES 2 e aplicá-las na preservação do patrimônio arquivístico digital autêntico da Universidade Federal de Santa Maria. Sendo assim, segue os objetivos específicos da pesquisa: identificar a documentação arquivística digital da UFSM, bem como avaliar as características e definir quais os documentos considerados arquivísticos digitais autênticos, apontar e analisar os problemas e as inconsistências da documentação arquivística digital, e por fim, sugerir através de um guia, os procedimentos e as boas práticas para a preservação digital na instituição.
O campo metodológico da pesquisa constitui-se no estudo das estratégias de preservação de documentos arquivísticos digitais, para tanto será feito análise sistemática e aprofundada dos tópicos apresentados pela Cartilha do Preservador. Com base nesse estudo, a segunda etapa será a elaboração de um diagnóstico da documentação digital produzida pela Universidade Federal de Santa Maria. Sendo o principal objetivo a preservação de documentos arquivísticos digitais, a próxima etapa consiste na elaboração de um questionário semi-estruturado contendo questões fechadas e abertas para aplicação em determinados setores de trabalho considerando a necessidade de acesso futuro para pesquisa histórica e científica. A finalidade é a preparação de um diagnóstico quali-quantitativo da documentação digital produzida.
Segundo a Cartilha do Preservador somente documentos considerados arquivísticos digitais autênticos necessitam seguir as recomendações. Nesse sentido, serão analisados os arquivos que possuírem essa característica, onde serão analisadas as situações encontradas nos setores, a fim de indicar qual o documento arquivístico digital autêntico onde serão aplicadas as próximas fases da pesquisa. Posteriormente a essa verificação, se fará necessária a realização de um questionário semi-estruturado com pessoas envolvidas nos processos de produção, utilização e guarda de arquivos digitais autênticos para identificar os gargalos conforme a Cartilha do Preservador. Nessa etapa serão apontadas as falhas no tramitar do documento que podem impedir a sua longevidade e autenticidade, para posteriormente apresentar as possíveis soluções.
O principal objetivo desse estudo é a orientação quanto às estratégias que podem ser utilizadas como base para a preservação do patrimônio digital da UFSM. Assim, na etapa final desse estudo será elaborada orientações quanto à produção, manuseio e armazenamento que melhor atendam as necessidades da preservação digital através da elaboração divulgação de um guia de procedimentos e boas práticas na gestão digital.
No que diz respeito ao caráter de relevância social e de desenvolvimento regional a Universidade Federal de Santa Maria é uma Instituição Federal de Ensino Superior idealizada e fundada pelo Prof. Dr. José Mariano da Rocha Filho em 1960, considerada a primeira universidade federal criada no interior, fora de uma capital brasileira. Esse fato representou um marco importante no processo de interiorização do ensino universitário público no Brasil. Atualmente conta com 333 cursos de graduação e de pós-graduação, sendo desses 301 presenciais e 32 na modalidade de Ensino à Distância. Dentre os objetivos fundamentais da universidade faz parte a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e a comunicação do saber através do ensino, de publicações ou de outras formas de comunicação. Dado o atual panorama tecnológico entende-se a importância do tema de pesquisa a fim contribuir com a preservação do acesso a longo prazo de documentos arquivísticos digitais de uma instituição de ensino como a UFSM, onde são desenvolvidas atividades que englobam toda a cidade de Santa Maria e região.
O acesso ao longo do tempo aos documentos arquivísticos digitais vem acompanhado de complexos desafios às instituições do mundo inteiro, sobretudo, por se tratar de um tema recente já que existem poucas experiências práticas concretizadas nessa área. Entretanto, não se pode fugir dessa realidade devido a grande produção de documentos digitais e a necessidade de se definir políticas arquivísticas públicas garantidoras da preservação digital de longa duração.

CONSIDERAÇÕES PARCIAIS

Pode-se concluir até o momento que as mídias digitais diferenciam-se das convencionais, por apresentarem questões mais complexas no que se refere às técnicas de produção, transmissão, destinação, armazenamento e preservação. No universo digital tudo está vulnerável à obsolescência tecnológica de formatos e equipamentos, o que não acontece com a escrita e o papel. Nesse sentido, ainda não existe uma solução única que funcione como uma panaceia para o problema. Considerando o conceito tradicional de documento, o qual é a informação acrescida de um suporte, onde o conteúdo e o suporte são indissociáveis, o intuito é trabalhar com ambos, já que apenas com a informação não se garante as finalidades probatórias dos documentos de arquivo, como a autenticidade e a fidedignidade. Sendo assim, a informação como recurso probatório deve ser constante e imutável que reside num documento, um sistema de informação ou qualquer outro artefato.
É imprescindível a consciência de que a preservação a longo prazo dos documentos arquivísticos digitais, da mesma forma que os convencionais, são responsabilidades não somente do profissional ligado à gestão dos documentos, mas de consciência de todos os profissionais relacionados, direta ou indiretamente, à produção, utilização e destinação; inclusive de cidadãos que não raramente são os mais prejudicados com a perda e o descuido com os arquivos.

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