A ansiedade é a inimiga do planejamento. E sem planejamento dificilmente um evento chegará ao fim sendo rotulado como ‘um sucesso’. Para pessoas não habituadas com a gestão de eventos, dedicar-se mais ao planejamento do que à ação pode parecer perda de tempo. Um exemplo muito comum: o cliente manda sua solicitação sem ter definido ao certo a data da festa ou estimado o número de convidados, mas pressiona a agência para saber quanto o projeto vai custar. Mas a verdade é que cada projeto é único e não existem fórmulas prontas. Sendo assim, o primeiro passo para o sucesso de um evento consiste em resistir às investidas do cliente para sondagem do preço. É fundamental comprometer-se com um orçamento somente depois que você tiver certeza de que poderá cumpri-lo.

Alguns fatores são fundamentais para o início do planejamento de evento, sendo eles: as possibilidades de data de realização, o número estimado de convidados e a verba disponível para investimento. Estas informações permitem que a empresa organizadora identifique as alternativas de espaço onde o evento poderá ser realizado, como, por exemplo, uma sala de hotel, um restaurante ou uma casa noturna. Estabelecido o local, já é possível desenhar o passo-a-passo da ação, também conhecido por Roteiro. Esta é uma das etapas mais importantes do planejamento, já que permite que o organizador visualize o pré, trans e pós-evento minuto a minuto, antevendo possíveis falhas ou problemas. Confira um trecho de roteiro:

Horário

Ação

Observações

13h00

...

  • ...

16h00

Mobiliário

  • Montagem dos móveis conforme croqui

19h00

Início da chegada dos convidados

  • Manobristas e recepcionistas posicionadas.
  • Música ambiente no salão.
  • Início do serviço de coquetel.

19h30

Abertura do evento com Mestre de Cerimônias

  • Passar roteiro com mesa de som
  • Testar vídeo institucional
  • Checar Cerimonial presença de Autoridades

19h35

Palavra do Presidente

  • Microfone com pedestal
  • Água no púlpito

19h50

...

  • ...

 

Mas, se a festa se inicia às 19h00, por que então temos uma ação chamada ‘Mobiliário’ às 16h? Porque o pré-evento deve ser parte integrante do roteiro de ações a serem previstas. E como se pode ver, uma ação simples como ‘Início da chegada dos convidados’ gera uma série de providências que deverão constar no checklist do evento. Isso quer dizer que, faltando alguns minutos para as 19h00, um produtor deverá estar encarregado de checar se os manobristas estão a postos no serviço de valet park, se as vagas para os carros da Diretoria estão reservadas e se as recepcionistas já foram devidamente orientadas sobre como proceder durante a entrada dos convidados. Em seguida, este mesmo produtor deve percorrer o salão para averiguar detalhes como luzes cênicas, música ambiente e disponibilidade de pronto serviço do coquetel.

Como no começo deste artigo, dissemos que a etapa de planejamento é a mais trabalhosa, por requerer bastante discussão e raciocínio. Depois de visualizar um trecho de roteiro, fica mais fácil avaliar porque ele é uma etapa indispensável na organização. Enfrentar problemas e crises enquanto eles ainda estão no papel nos permite minimizar erros que poderiam colocar todo o sucesso de um evento em jogo.   

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