O ORÇAMENTO COMO INSTRUMENTO DE GESTÃO

RESUMO: O presente artigo visa demonstrar a importância do orçamento como instrumento de gestão. Uma ferramenta do planejamento estratégico que pode ser utilizada por administradores, gestores, tanto nas empresas públicas quanto nas empresas privadas.  Trata-se de um instrumento que se bem utilizado e respeitada sua estrutura de elaboração, poderá ser útil a administradores que almejam uma administração de sucesso.

Palavras-Chaves: Orçamento. Gestão. Planejamento Estratégico.

I. INTRODUÇÃO

Atualmente, as empresas para se manterem competitivas no mercado onde distintas unidades políticas e econômicas estão sendo implantadas e as inovações comerciais ocorrem a cada momento, juntamente com as informações que são transmitidas a uma velocidade quase instantânea, necessitam de uma administração eficiente, que se adapte a essas mudanças que ocorrem através da globalização e que se impõe - fazendo com que somente aquelas empresas eficientes que geram bons resultados - permaneçam no mercado.

Para isso, é importante ao gestor a utilização de técnicas que facilitem seu trabalho; dentre elas, o planejamento é um importante instrumento que serve de auxílio à administração de qualquer empresa, seja ela pública ou privada. Dentro desse planejamento surge o orçamento como sua principal ferramenta, pois é através do orçamento que a empresa vai expressar seus objetivos e metas e tem como intuito dar a todos membros da organização um direcionamento e, além disso, favorecerá na avaliação ao cumprimento dessas metas e objetivos.

            O orçamento possui ainda outros objetivos tais como: a Coordenação entre as atividades da empresa a partir do momento que serve de orientação às pessoas da organização; de Comunicação, pois ela divulga a todos os membros da empresa os objetivos, as estratégias, os planos e até mesmo as oportunidades existentes nela; Motivação, quando fornece aos profissionais estímulos para atingirem  metas; Controle, ao possibilitar aos gestores a comparação dos resultados encontrados com os objetivos já traçados e; Avaliação ao possibilitar o controle da empresa permitindo que as pessoas envolvidas sejam avaliadas a partir do momento que atinja os objetivos e as metas pré-determinados pelo orçamento.

            Enfim, o orçamento tornou-se um importante instrumento para a tomada de decisão dos gestores das organizações. Atualmente, qualquer organização pequena ou grande e bem administrada, utiliza-se do orçamento dentro do seu próprio planejamento estratégico, tornando-o um importante instrumento no processo de gestão.

II. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Fischmann e Almeida (1995, pág. 25) conceituavam planejamento estratégico como: técnica administrativa que, através da análise do ambiente de uma organização, cria a consciência das oportunidades e das ameaças que podem ocorrer diante dos seus pontos fortes e fracos ao cumprimento de uma missão e, através desta consciência, estabelece-se o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e evitar os riscos. Ainda para Ansoff (1991, pág. 20), o planejamento estratégico deveria oferecer respostas a duas necessidades: a de preparar a empresa para um futuro que não seja uma simples projeção do passado; e de preparar a empresa de maneira abrangente e sistemática.

O orçamento surge como seqüência à montagem do plano estratégico, permitindo focar e identificar num horizonte menor - de um exercício fiscal - as ações mais importantes. O orçamento existe para implementar as decisões do plano estratégico. Dessa forma, quando as decisões não forem tomadas no plano estratégico, e muitas vezes isso pode vir a acontecer, algum impacto no gerenciamento dos elementos internos da empresa deverá ocorrer. Nesse sentido, uma vez tendo feito um adequado trabalho de montagem do plano estratégico, o orçamento terá grande chance de ser elaborado com coerência e consistência.

Para Frezatti (2006, pág. 44), o orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. É mais do que uma simples estimativa, pois deve estar baseado no compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas. Contém as prioridades e a direção da entidade para um período e proporciona as condições de avaliação de desempenho da entidade nas áreas internas juntamente com seus gestores.

Segundo Sanvicente (1983, pág. 215), a concepção e a implantação de um sistema de controle por meio de orçamentos, evidentemente, não prescindem da finalidade desses orçamentos em termos de planejamento, à medida que são duas tarefas que só têm razões quando executadas em conjunto.

Um sistema de controle; exige, porém, o atendimento de alguns requisitos especiais por ser apoiado em um conjunto de relatórios sobre os mais diversos aspectos operacionais da empresa. A missão desses relatórios é tornar concreta a transmissão de informações para a análise de variações anteriormente indicadas e para que se tomem decisões que porventura se façam necessárias.

Conforme Zdanowiez (2001, pág. 22), o orçamento é o instrumento utilizado para elaborar, de forma eficaz e eficiente, o planejamento e o controle financeiro das atividades operacionais e de capital da empresa, auxiliando na tomada de decisões. Assim, o orçamento é a técnica que toma por base informações e dados de experiências passadas, mas deverá constituir-se, também, numa ferramenta de orientação ao processo de tomada de decisão da empresa futuramente.

Além disso, o orçamento deverá apresentar flexibilidade na sua aplicação, permitindo corrigir quaisquer desvios surgidos, bem como utilizá-lo adequadamente ao processo de retroalimentação do sistema de planejamento global da empresa. O orçamento constitui-se em mecanismo de planejamento e controle financeiro no contexto presente, pois analisa as situações econômico-financeiras e patrimoniais passadas e projeta as perspectivas operacionais e de capital da empresa para o futuro.

Quanto ao período orçamentário, para Bateman (1998, pág. 435), todos os orçamentos são preparados para um período de tempo definido. Muitos orçamentos valem para um, três ou seis meses ou até por um ano, mas a extensão de tempo escolhida depende do principal propósito do orçamento. O período selecionado deve incluir o ciclo completo normal de atividade da empresa. Por exemplo, variações sazonais devem ser incluídas tanto na produção quanto nas vendas. 

Para que a utilização de orçamento funcione adequadamente, é necessário; conforme Sanvicente (1983, pág. 28), como princípio da boa utilização de orçamentos, é importante dar destaque à exigência de um processo simultâneo de educação orçamentária ou de criação dentro da empresa e depende de uma atitude apropriada ao aproveitamento das vantagens do sistema. Entende-se por educação orçamentária um programa de comunicação aos administradores já envolvidos ou que virão a se envolver com o uso do sistema orçamentário e de seus benefícios tanto para a empresa quanto para o melhor desempenho das tarefas específicas na organização.

III. ESTRUTURAS PARA ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO

            No processo de elaboração e execução de um orçamento, as PESSOAS são o fator central para o sucesso. Ter pessoas motivadas a participar do processo orçamentário, atuando como multiplicadores desta atividade, é um grande avanço para que se alcance o êxito na elaboração e execução de orçamentos.  Para que o orçamento dê certo em uma organização, é necessário que haja uma CULTURA ORÇAMENTÁRIA, ou seja, é indispensável adquirir hábito e gosto ao elaborar e executar orçamentos. Para que se tenha sucesso no orçamento, é imprescindível aos componentes das organizações possuir habilidades em lidar com números, em trabalhar com objetivos pré-determinados, em acostumar a serem cobrados pelo cumprimento de metas e objetivos.

            Uma das tarefas mais difíceis na elaboração de um orçamento é chegar a um CONSENSO. Pode haver muitas variáveis que podem afetar os resultados prejudicando de certa forma os trabalhos. Assim, é importante a participação de um líder neste processo para sanar os conflitos que surgirem.

            Os orçamentos, muitas vezes, são estimativas do que pode vir a acontecer, porém podem surgir variáveis que não estavam previstas quando o orçamento foi elaborado. Portanto, é necessário que haja FLEXIBILIDADE na execução do orçamento para adequá-lo à realidade momentânea.

            É importante que o orçamento elaborado esteja inteiramente ALINHADO AOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS da organização. Além disso, é essencial alcançar os objetivos traçados e o ENVOLVIMENTO DE TODOS os membros da organização.      

            O orçamento deve ser entendido como um processo e não como algo que se faz uma única vez. Os gestores do orçamento e as equipes participantes devem ter o bom senso e a capacidade para entender as freqüentes necessidades de reavaliação e mudanças no orçamento em função de vários fatores tais como as mudanças que podem vir a ocorrer no mercado por motivos econômicos, comerciais, etc. Enfim, o orçamento tem que ser um processo constantemente reavaliado.

            A INFORMAÇÃO é um ponto vital aos processos de elaboração, execução e também ao acompanhamento dos orçamentos. A qualidade destas informações, bem como a agilidade com que elas chegam aos interessados, pode determinar o sucesso ou o fracasso de um processo orçamentário.

            É de extrema importância que as metas e objetivos traçados sejam possíveis de serem alcançados, pois não adianta traçar metas e objetivos irreais à organização, pois além de não atingir o que estava proposto, irá causar desmotivação à equipe por não ter atingido o objetivo principal.

IV. TIPOS DE ORÇAMENTOS

De acordo com Zdanowiez (2001), podemos enumerar alguns tipos de orçamento, conforme segue abaixo.

De Vendas – representa grande importância dentro do sistema de planejamento financeiro devido à sua interdependência com as outras áreas da empresa. A projeção das vendas constitui-se em desafio maior, pois será o chute inicial do orçamento global da empresa. A sua elaboração deverá ser a etapa mais realista possível para não prejudicar as demais etapas do orçamento.  Para que o orçamento de vendas seja eficiente e demonstre as reais dimensões da empresa, será necessário que a estimativa das vendas seja realizada corretamente, de acordo com as perspectivas de expansão do mercado onde atuará.

            De Produção – este é projetado conforme as informações extraídas do orçamento de vendas. Não é correto estimar a produção da empresa sem o prévio conhecimento de sua real participação no mercado.  O orçamento de produção caracteriza-se na previsão das unidades a serem consumidas pela matéria-prima, mão-de-obra direta e os demais itens de despesas indiretas de fabricação como materiais secundários, etc., visando à produção de produtos finais com qualidade e na quantidade corretas.

            De Despesas Operacionais – este é constituído por despesas administrativas (gerais), vendas (comerciais), tributárias e financeiras, ou seja, por todos os gastos que irão ocorrer no período projetado, exceto os custos de produção. O orçamento de despesas operacionais deverá considerar ainda a captação e alocação de recursos financeiros da empresa, a estimativa de perdas por créditos concedidos a clientes que decorrerão de desembolsos já ocorridos ou que irão constituir-se em futuras saídas de caixa, mas que serão pagas durante o período projetado.

            De Caixa – é fundamental para a empresa estabelecer um equilíbrio financeiro entre as receitas e os custos projetados no sentido de estimar, antecipadamente, o saldo necessário entre entradas e saídas financeiras, evitando possíveis embaraços na hora de cumprir os futuros compromissos da empresa. Com esse orçamento a administração financeira pode alocar seus recursos de maneira eficiente, pois o mesmo irá informar as estimativas de ingressos e desembolsos de caixa.

            O conhecimento antecipado da existência de possíveis excedentes financeiros possibilitará à administração financeira dar um destino mais eficaz a esses recursos; pois dessa forma a escassez de caixa determinará a busca de fontes menos onerosas aos recursos necessários.

            O orçamento além de nos permitir fazer todas essas projeções acima, possibilita ainda projetar o Demonstrativo do Resultado do Exercício Projetado (admite visualizar todos os instrumentos auxiliares que vão compor o planejamento econômico-financeiro da empresa) e o Balanço Patrimonial Projetado (que revela as situações financeiras e patrimoniais da empresa entre os períodos realizados e orçados, tornando possível a comparação dos valores que o integram) que será elaborado a partir das informações levantadas nos orçamentos anteriores. Essas informações darão complementação aos gestores para que sua administração seja eficiente e eficaz.

V. CONCLUSÃO

            Dentre os vários instrumentos que auxiliam o gestor na tomada de decisão dentro de uma organização, destaca-se o orçamento. Essa ferramenta do planejamento estratégico é utilizada tanto em empresas privadas como em empresas públicas por sua objetividade. Porém, trata-se de uma ferramenta que apresenta dificuldade de implantação e que necessita de revisões conforme cada etapa de sua implantação em uma empresa. Se utilizados e obedecidos todos os requisitos do orçamento empresarial, torna-se um grande instrumento de auxílio na gestão de organizações.

            Medidas particulares de cada organização deverão ser desenvolvidas para o aperfeiçoamento do processo orçamentário. Cada organização deverá ter meios próprios para facilitar o seu processo orçamentário e respeitada toda a estrutura de elaboração - com medidas inteligentes e criativas - essas empresas estarão melhores preparadas para este mercado cada dia mais competitivo e globalizado.