O CONTROLE INTERNO DOS RECURSOS E DO PATRIMÔNIO NA ADMINISTRAÇÃO
 
O CONTROLE INTERNO DOS RECURSOS E DO PATRIMÔNIO NA ADMINISTRAÇÃO
 





INSTITUTO AVANÇADO DE PESQUISAS EDUCACIONAIS
FACULDADE DE EDUCAÇÃO DA SERRA


PÓS-GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL E GESTÃO PÚBLICA



DALMIR GERALDO MOREIRA










O CONTROLE INTERNO DOS RECURSOS E DO PATRIMÔNIO NA ADMINISTRAÇÃO



RESUMO

O controle é uma necessidade que se faz cada vez mais premente para as organizações, que se destinem ou a fins lucrativos. No caso estudado que é o controle das instituições públicas municipais, o controle se torna então mais relevante. Pelo que se lê e ouve sobre os diversos escândalos dos dias atuais, as organizações públicas, mais do que qualquer outra, o controle é uma atividade essencial, uma obrigação de colocar em prática mesmo porque a Constituição Federal de 1988 já previa a implantação desse controle interno nas instituições do Poder Público. Os controles internos se destinam, acima de tudo, para auxiliar o administrador na busca de sua função, que é a de dispor os serviços públicos à comunidade, uma vez que existe a necessidade de conhecimento daquilo que ocorre no âmbito do município, não uma teoria baseado unicamente na experiência administrativa e sem nenhum conhecimento científico, mas pelo contrário, baseada em técnicas modernas de administração. Esta monografia, portanto, tem como objetivo estudar o cumprimento das normas legais que se referem à administração pública nos pequenos municípios, enfatizando a implantação e desenvolvimento do controle interno. Mais que isso tem como propósito salientar a evidência da institucionalização do sistema de controle interno perante às administrações públicas. Percebe-se de modo geral, que os administradores públicos nem sempre conhecem o sentido real de um controle interno eficaz, por entenderem esse controle como regra formal, não o considerando preventiva. O controle, no entanto, só se faz eficiente se houver um engajamento de toda uma equipe, partindo dos gestores até os funcionários das funções mais humildes, uma vez que depende de um interesse coletivo.



Palavras-chave: instituição, controle, política, social, municipal.


INTRODUÇÃO


Vivencia-se uma fase de grandes transformações no mundo. Cenário de modificações, políticas, econômicas e sociais as quais conduziram o país até a denominada reforma do Estado Brasileiro, projeto que tem relação com as diversas áreas do governo e também ao conjunto da sociedade brasileira, e que tem em mente, prestar um auxilio ao controle dos gastos públicos objetivando a retomada do crescimento do país.

Na incessante busca por uma nova estrutura governamental, a Lei Complementar n° 101, de 4 de maio de 2000, também conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal a qual fixa as diretrizes a serem seguidas sobre as finanças públicas direcionadas para a responsabilidade dos gestores no que diz respeito a gastos estabelecidos. As leis que fixam os combates a gastos desordenados, controle interno, ações de justiça e combate a corrupção, pressupõe a ação planejada e transparente.

Como reflexo da política econômica, os problemas sociais brasileiros estão revestidos de uma gravidade sem precedentes o que faz com que seja necessário um controle mais efetivo sobre a atividade administrativa. Os mecanismos que se destinam ao controle devem contribuir para a eficiência da Administração Pública, trazendo a capacidade de gerar mais benefícios, numa ampliação e melhoria dos serviços públicos oferecidos.

O grande problema situa-se dentro da nova realidade econômica e social. Como conceituar a estrutura e a própria finalidade das instituições que governam os municípios? De que maneira se impõe mudanças urgentes no comportamento da administração pública municipal? De que forma deve se manter a sociedade, por sua vez, deixando de lado sua omissão que sempre esteve presente através dos anos?

A ética, como forma de administrar voltada para a honestidade, com mais responsabilidade e transparência exige entidades mais ágeis e eficientes. Para que se faça um controle eficaz, é de extrema importância que os mecanismos de controle assumam posição eficientes e voltados para o novo momento histórico.

A relevância do tema baseia-se na necessidade de se demonstrar que o controle de qualquer instituição publica ou privada é uma exigência real. Comprovadamente não se caminha numa direção certa se não foram feitos os devidos controles de gastos e os planejamentos. Considera-se ainda como relevante a elaboração um estudo sobre a eficiência dos gestores em tais controles. Outra questão relevante que merece destaque é o busca incondicional dos moradores das cidades, por uma melhor eficiência nos serviços públicos.

Objetiva-se, com esta monografia, ofertar um estudo sobre o controle interno, condizente com a hombridade de seus gestores, eficaz nas administrações municipais.

Como objetivos específicos têm-se a intenção de:
? Demonstrar ainda a realidade social e administrativa das prefeituras municipais, tendo como base um rígido controle de contas, despesas, uma vez que a população exige, acima de tudo, as administrações sejam transparentes;
? Descrever os básicos controles administrativos considerando o controle interno das instituições públicas como imprescindíveis para a eficiência das administrações.


2 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO


Não existe uma definição exata sobre Controle Interno. Ainda que haja a definições diversas as expressões Controle Interno, Sistema de Controle Interno e auditoria Interna, enquanto são consideradas sinônimos, refletem um engano que termina a partir das definições que a seguir são apresentadas: No Dicionário Aurélio, da língua portuguesa, a palavra sistema é "a disposição das partes de um todo, coordenadas ente si, e que formam estrutura organizada".

Afirma-se, dessa forma, que Sistema de Controle Interno é o conjunto de órgãos técnicos, que parte de uma instituição centralizada de coordenação, orientado para o desempenho das atribuições de controle interno e normatizadas em cada nível de poder. Dessa forma, controle interno é o conjunto de normas, rotinas e procedimentos, adotados pelas próprias Unidades Administrativas.

Qualquer empresa, de posse de um trabalho devidamente elaborado sobre o sistema de controle interno, pode aplicar testes para a certificação se o sistema funciona de fato e se o mesmo está cumprindo a finalidade para o qual foi implantado. Dessa forma são citados exemplos de controle interno, mesmo dentro da casa de cada pessoa. Foi feito o planejamento diante das previsões de despesas do mês. No entanto, nada foi devidamente controlado, como gastos e aquisições. Diante da falta de controle, tudo o que foi planejado tende a se destruir. Diante desse exemplo que de maneira grosseira condiz com o que seria um controle interno.

Segundo Almeida (1996, p. 60), os testes que servem para avaliar o sistema de controle interno compreendem "determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades".

Controle Interno são os meios utilizados pelas entidades públicas para avaliar se suas atividades estão sendo desenvolvidas de acordo com o devido planejamento. Por sua vez, e auditoria interna é uma técnica utilizada para verificar a eficiência do controle interno. No entanto, para Almeida (1996, p 57):
Não adianta a administração implantar um excelente Sistema de Controle Interno sem que alguém verifique, periodicamente, se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no Sistema ou se o Sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias.

Os objetivos do Controle Interno estão descritos no artigo 74 da Constituição Federal, mencionados: Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno cujas finalidades serão:
Avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; Comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado; Exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; Apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. (BRASIL, 1988)

Se for pensado em termos de empresa privada o controle interno apresenta os objetivos de proteger seus ativos, verificar o grau de confiabilidade e exatidão dos registros contábeis e promover a eficiência operacional. Dessa forma pode ser considerado como objetivo maior, a segurança da empresa, além de criar eficiência na construção do objetivo social, manifestando como resultado.

O Sistema de Controle Interno opera de forma integrada, ainda que cada Poder tenha seu próprio Controle Interno. Esse Sistema, entretanto, será coordenado pelo Executivo, posto que lhe competirá, ao final do exercício, preparar a prestação de contas conjunta, em que pese os demais Poderes elaborarem as suas respectivas contas (REIS, 1998, p.140).

O sistema de controle interno, quando bem definido, busca evitar desvios e desperdícios; garantindo o cumprimento de normas administrativas e legais e dando condições da identificação de erros, fraudes e os responsáveis. Nessa concepção, o controle interno é entendido como parte que integra a estrutura da Administração Pública, com a finalidade de compor a gestão pública em relação ao cumprimento das metas.

Um dos problemas da democracia é o controle dos que foram eleitos, eleitores e, dentro das possibilidades das pessoas que o elegeram, conseguir identificar e punir os maus administradores. Um sistema judiciário cheio de brechas permite que haja dificuldades nas punições e ocasione aos mais influentes e prática da irresponsabilidade com impunidade.

Na história cultural brasileira sempre houve pouca mobilização e participação social e os governos autoritários e populistas sempre tiveram oportunidade da concretização de um quadro facilitador a todo tipo de desvios de conduta. Este quadro sempre foi bem caracterizado nas administrações públicas municipais brasileiras tendo prevalecido até bem tempos atrás, quando então se iniciaram as denúncias e as punições que apesar de serem esporádicas, em alguns casos estiveram presentes em alguns municípios.

As Prefeituras municipais estão sempre enfrentando desafios novos, com relação a administrações para os quais geralmente não estão preparados. Essa relação de desafios aparece, muitas vezes, em momentos em que as mesmas se encontram debilitadas vitimadas pelas transformações econômicas, sociais e políticas. O modelo atual exige das Prefeituras sem apresentar alternativas para uma ação coletiva social mais efetiva. No entanto, o exercício da cidadania no seu sentido mais concreto, envolve a participação de todos numa construção social.

A participação da sociedade nas entidades públicas, inclusive no controle, é um processo social envolvendo costumes e cultura que vão criar um novo ambiente institucional e um novo modelo de administração de responsabilidade cooperada. Entretanto, toda e qualquer filosofia inovadora de administração pública encontra pela frente as dificuldades geradas pela excessiva participação federal, herança de diversos períodos de governos ditatoriais.

O processo de descentralização, principalmente, exige que os níveis menores da administração pública assumam as rédeas do destino de seus lugares e de sua gente. A uma maior responsabilização do governo central corresponde uma maior responsabilização das comunidades locais. Esta é a realidade que vem se impondo aos governos locais e a sociedade civil. (CARVALHO, 2005, p.98)

Nas responsabilidades impostas aos municípios e à população que vive neles, o que se apresenta de positivo são o despertar de vocações e as lideranças civis, as quais tem um lado extremamente difícil de efetivar, que é a deterioração de referência clara sobre as responsabilidades. No julgamento do povo, conforme a tradição política, as administrações, principalmente as municipais, são responsabilizadas por tudo de bom e de mal que acontece nas cidades.

Se existe um ambiente democrático e transparente a participação do cidadão, o controle social pode se situar dentro um controle eficiente pelo poder legislativo. Além disso, resta ainda o poder executivo e o poder judiciário vinculado aos tribunais de contas. Portanto, institucionaliza-se o controle e participação, sem se pensar em isentar as várias possibilidades de mobilização da sociedade civil, que deve buscar um efetivo controle e fiscalização dos órgãos públicos, em especial as prefeituras municipais.

Em períodos históricos predominaram, em quase todos os municípios, o controle parlamentar e judiciário sobre as administrações. Era a ditadura militar, onde o controle se fazia em termos até de comportamento de seus administradores. Hoje, com o novo papel e da democracia, começam a se aperfeiçoar novos meios de fiscalização e responsabilização dos governos, por parte da sociedade civil. Bastos (2000, p. 118) fala sobre a importância do controle:
Sabe-se que os atos administrativos gozam da presunção de legitimidade. Todavia, esta presunção não poderia existir se não fosse acompanhada de uma contrapartida, é dizer: a possibilidade de o administrado provocar a revisão dos atos que considere não sejam inteiramente legais. Assim pode-se presumir a ilegalidade, porém ela não é irremovível, pelo contrário, exatamente por existir é que se expõe o ato administrativo a toda uma série de controles que visam precisamente impedir que essa presunção não seja a correspondência de algo verdadeiro.

Deve-se concordar que existem várias maneiras de exercício da democracia, principalmente no que diz respeito a controle e fiscalização. O cidadão que não participa de cargos eletivos ou contratados, não tem o obrigação de efetivar qualquer controle, porém o fato de ser um cidadão que paga seus impostos, que viver em sociedade, já faz dele um responsável pelos bens da comunidade e como tal, deve fazer parte de uma equipe que fiscaliza o legislativo e executivo e seus controle internos.

2.1 A DEMOCRACIA E O CONTROLE

Nos autênticos sistemas regidos pela democracia a delegação de poderes e o controle da administração pública é feito por meio do poder legislativo que coloca em prática suas decisões através do poder executivo que determina seus funcionários a cumprir os regulamentos de suas ações.

Além desta estrutura existe um poder especial, que é o Poder Judiciário cuja finalidade é controlar as pessoas e poderes públicos. Independente, na teoria, pois a atuação do poder judiciário é bastante questionada no que diz respeito ao controle dos órgãos públicos.

A democracia deve imperar em todos os setores do governo municipal, estadual e federal. Sem democracia não se efetiva nenhum tipo de controle, uma vez que é uma decisão democrática. Qualquer ação que parte da administração dos municípios, deve se pautar na democracia, demonstrando isso às pessoas que vivem em comunidade e esperam que o governo municipal seja de fato ético e democrático.

Segundo Diniz, (2000, p. 63):
Nosso sistema político sempre foi extremamente deficitário quanto a eficácia dos mecanismos de cobrança, de prestação de contas e de responsabilização dos governantes perante a sociedade e perante outras instituições de poder.

Em todo o Brasil um problema de raízes históricas é aquele que gera corrupção, enriquecimento ilícito, desvios de recursos públicos; nepotismo, e outros tipos de desvios. São fatores difíceis de serem controlados e de difícil punição. Nestes casos, o que conta são as regras, estruturas de um país que clama por ética e honradez de seus administradores.

Tenta-se criar mecanismos que possam dar apoio a uma cultura de cidadania. Embora exista, a vigilância dos cidadãos tem sido insuficiente e mesmo atingindo níveis desejáveis, há muito que fazer. Os municípios brasileiros, que são em grande número, estão infestados de administradores e equipes de gestores municipais com intenções de apropriar de valores de bens públicos.

Existe uma enorme descrença sobre os resultados de denúncias. A justiça brasileira é lenta e paternalista. Quando a punição acontece, ocorre de forma branda, ocasião em que a eficiência do Sistema Judiciário pode se colocar como suspeito, o que é lamentável para qualquer sistema social. (ALMEIDA, 1996, p.69)

Em se tratando de um país como o Brasil, as virtudes dos administradores municipais se sobressaem em forma de obras; no entanto, as desonestidades e os pontos fracos só serão conhecidos, em caso de haver denuncias nem sempre devidamente apuradas.

O surgimento renovado de uma postura renovada demonstra a necessidade de mudança da situação das instituições públicas, exatamente porque, a maioria delas, se caracteriza por vícios e desmandos, coisas impensáveis de existir de existir, n atual conjuntura situação.

É preciso, para isso, desvincular das antigas idéias de serviço público ineficiente e nunca levado a sério e dar vigor á concepção de uma prefeitura mais eficiente e mais responsável além de se utilizar de controles mais democráticos e responsabilidades mais efetivas diante da sociedade.
Campelo (2004, p. 119) entende que:
O controle social é a concretização do ideal da democracia participativa. Revela-se promissor na medida em que os indivíduos e as suas entidades representativas podem deflagrar ações efetivas para proteger os interesses da coletividade. É a participação do cidadão emergindo como agente de mudança e mostrando o papel de cada um ante a conduta do Estado. É o homem comum sentindo-se responsável pelos seus rumos. Agindo assim, a nova cidadania consolida o controle social provocando a ação das instituições que têm como missão zelar pelo patrimônio público. É o desejo do aprimoramento da gestão estatal se manifestando em ações que buscam evitar desvios ou mau uso do dinheiro do erário, desencadeando a punição dos responsáveis quando não for possível evitar o prejuízo.

O controle da administração pública, dentro de uma administração democrática, é uma tarefa de todos que compõe uma sociedade formada por diferentes pessoas, onde cada um tem uma função especial no processo. Constitui-se um tipo de obrigação de cada um, partindo de gestores, passando por seus colaboradores, pela sociedade mais culta e chegando aos mais humildes participantes; mas não menos importantes em sua mobilização.

Até mesmo em sistemas federativos com municípios semi-autônomos a articulação com a comunidade e o atendimento às regras e instituições governamentais superiores é uma realidade que facilita o controle, mas, ao mesmo tempo, o limita. Dessa maneira, é efetivada a autonomia de controle. Assiste-se assim à obediência de uma tese fundamentada de que nenhum membro de um governo deseja ser controlado por outros.

A crítica, assim como a denúncia, é sempre tida como artimanha de oposição política e a reação contrária se faz imediatamente, com resistência à apuração e a devida correção de obstáculos. Na falta de um consenso com finalidade de se criar uma rota natural para os desvios denunciados, de responsabilidade espontânea, o administrador deve assumir a tarefa de propor uma abertura, a quem quer que seja, objetivando a prática da responsabilidade para a qual foi eleito. Quem está defendendo a coisa pública, não se deve opor a qualquer tipo de fiscalização, denúncia, ou controle.

Como define Chiavenato (1982, p.52): "a partir do momento em que um administrador eleito pelo povo, assume o poder, ele se constitui num tipo de funcionário da população, defendendo seus interesses."


2.2 CONTROLE DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Nos dias de hoje, os governos municipais estão perante uma administração pública que busca sair de um modelo burocrático para uma atividade gerencial transparente. É a procura pela democracia e participação do povo. São discussões que levam a entender que o controle na administração pública deve ser uma realidade dentro do país. Dentro de uma evolução é importante definir conceitos sobre o que venha a ser controle.

A primeira idéia que se faz de controle, normalmente é de alguma coisa negativa vinculada à restrição, proibição e manipulação. Porém o significado de controle abarca inúmeras definições, como abaixo:
Como a função administrativa que conduz a um processo administrativo, tal como, o planejamento, organização e direção; Como os meios de regulação utilizados por uma entidade administrativa, como certas ações fiscalizadoras que se aplica para acompanhar e corrigir possíveis distorções e orientar o desempenho e decisões; Como a função restritiva de um sistema para manter os participantes dentro de padrões desejados e evitar qualquer desvio. É o caso do controle de freqüência e expediente de pessoal para evitar possíveis abusos. (CHIAVENATO, 1982, p.49)

A função do controle se encontra presente, de maneira constante, praticamente em todas as atividades administrativas. Conforme destacam vários autores, isso é por demais importante. No que se refere a sua atuação organizacional fica estabelecido que o controle de uma administração pode ser classificado em três níveis: o nível operacional, o nível intermediário e o nível institucional, sendo o mais importante deles, o nível intermediário conforme define Chiavenato (1982, p.195).
O controle intermediário é aquele direcionado a cada unidade da administração ou a um conjunto de recursos isoladamente, sendo um controle de médio prazo. O nível institucional aborda a administração em sua totalidade, como um sistema, e é direcionado para o longo prazo. (CHIAVENATO, 1982, p.195).

São classificações do controle de níveis organizacionais que podem ser mais facilmente aplicadas na administração de empresas privadas. Porém pode ser, dentro de certas circunstâncias, pode ser utilizada como referência para a Administração Pública gerencial. Pode-se também aceitar o controle dentro de um ciclo que é definido como ciclo de gestão, composto por quatro fases, que são: planejamento, execução, controle e ação de correção.

Neste ciclo toda atividade teria passagem pela fase do planejamento onde se estabeleceriam as metas e os métodos. Em seguida a atividade seria executada, para depois o controle verificar se esta execução foi providenciada de acordo com o que foi estabelecido no planejamento. Os desvios observados no controle serviriam como base para a adoção de correções para que desse seguimento a novo planejamento de atividades, novamente executadas, continuando o ciclo.

O controle da administração pública, independentemente de ser providenciado pelo legislativo, judicial ou administrativo vai depender de quem exerce esse controle. Não se está diante de um país regido pela ditadura militar e sim um país livre, democrático no qual qualquer um pode expor suas idéias e dizer o que pensa sobre controle de governos municipais, ou outros. Por este motivo é importante que cada um, dentro de suas convicções, faça de sua voz uma fiscalização, um novo amanhã, para sua comunidade.

O controle administrativo pode ser definido ainda como "o poder de fiscalização e correção que a Administração Pública em sentido amplo, exerce sobre a sua própria atuação, sob os aspectos de legalidade e mérito, por iniciativa própria ou mediante provocação". (DI PIETRO, 2001, p. 88)

O controle administrativo é tido como interno quando é efetuado pelo órgão responsável pela atividade que é controlada, dentro da administração. Diante disso, todos os atos de controle que o Poder Executivo realiza sobre os seus serviços ou grupo administrativo, são considerados internos. o controle é externo quando realizado por entidades à revelia da administração responsável pela atividade controlada.

Como exemplo dessa segunda modalidade de controle pode-se citar a apreciação das contas de órgãos e entidades das instituições públicas pelo Tribunal de Contas que integra o poder Legislativo. Diante de uma perspectiva de adoções de atos danosos á administração pública, definiu-se ainda o controle prévio, com a finalidade de coibir as ações antiéticas.
O controle prévio como um controle preventivo visa impedir que determinado ato seja praticado em desconformidade com o estabelecido. O controle também pode ser concomitante, quando ele acompanha a atuação administrativa ao longo do processo, objetivando corrigir os rumos tomados por este, ainda durante a sua execução. MEIRELLES (2002, p.134).

No modelo onde impera o modelo burocrático o controle da Administração Pública é baseado, em ações formais, uma vez que está centrada na disposição vertical das funções dentro das instituições públicas. Neste modelo a principal preocupação ressalta o controle com a finalidade de combater possíveis desvios, fazendo com que o controle interrompa os processos de formação desde sua concepção.

Analisando pelo lado mais prático, observa-se que os modelos burocráticos de administração, são incapazes de ser aderentes á formação de um tipo de controle eficiente. A eficácia do controle só pode se fazer presente quando existe liberdade de expressão, facilidade na comunicação e livre modo de pensar.

Desse controle formal e prioritário, parte-se do principio que o funcionário público, antecedendo aos procedimentos de seus atos, precisa se certificar, por meio de procedimentos legais, de que a efetivação daquela conduta cumpre as exigências estabelecidas. Isto pode ser entendido como uma dúvida prévia sobre a atuação do agente público que é sempre colocado sob suspeita e precisa demonstrar formalmente a necessidade e a legalidade do seu ato.

Quando se adota o modelo gerencial o controle passa a ser centrado nos resultados obtidos para a população dentro do entendimento de que "à nova Administração Pública não basta ser efetiva em evitar o nepotismo e a corrupção: ela tem de ser eficiente em prover bens públicos e semipúblicos, que cabe ao Estado diretamente produzir ou, indiretamente, financiar". (PEREIRA, 1997, p.11)

O controle, sempre que possível, deve dar mais autonomia ao agente público e deixando que seja responsabilizado pelos seus atos, e não fazer com que o mesmo seja objeto de um controle rígido em cada passo do processo administrativo conforme o modelo burocrático. Este controle que transforma a ação fiscalizadora em liberdade deslocada leva o gestor ao conceito de dever que nada mais é do que prestar contas de seus atos e de assumir responsabilidade sobre os mesmos.

No Brasil, após o período democrático, houve uma grande demanda de participação da população com o intuito de acompanhar de modo mais efetivo a Administração Pública. Com a adoção do modelo gerencial, com o controle sobre os resultados e com organizações sociais para a execução de serviços públicos, percebe-se claramente que apenas os controles que provém das esferas administrativas mais graduadas, não são suficientes para o controle de políticas ligadas a administração.

Iniciou-se assim o processo de criação de estruturas que dão liberdade de ação aos cidadãos para exerceram, isoladamente ou por meio da sociedade civil organizada, o controle sobre a administração pública colaborando com a estrutura de controle governamental. Dessa forma, concebe-se um elo entre governabilidade e participação popular, colocando em destaque a necessidade e expectativa de um futuro promissor para a comunidade.

O controle dos governos municipais, sendo considerado como a entidade institucional que efetiva o controle social, que é considerado como as estruturas da sociedade civil, seja de forma isolada ou conjuntamente com órgãos governamentais, só terá sua real condição de sobreviver, a partir do momento em que a sociedade seja entendida como parte da administração, como um fator sem o qual a instituição passa a não existir. Conforme Santos (2002, p. 18):
O controle exercido pela sociedade manifesta-se por iniciativas individuais dos cidadãos, pela participação em audiências públicas e por meio de órgãos colegiados, tais como os conselhos gestores de políticas públicas criados para a fiscalização acompanhamento de transferências da União para os Estados e Municípios.

Considerando como maior abrangência, a sociedade pode controlar a administração pública por mecanismos provenientes da própria sociedade dentro da instituição ou fora dele, o que caracteriza o controle social. Dessa maneira, a sociedade organizada realiza o controle da administração pública através do controle administrativo e do controle social, sendo o segundo o mais importante e mais fácil de se efetivar. Nos últimos tempos, percebe-se, nos governos municipais, uma interação cada vez mais abrangente entre o controle governamental e o controle social.

Uma sociedade, quanto mais democrática, maior é a interação. É de se considerar a importância da distinção que sempre será preciso que exista entre os dois controles, uma vez que sempre existirá uma lacuna entre povo e poder. Embora isso fique comprovado, mas jamais admitido, o fato é que há uma separação. É importante que essa oposição não prejudique o contexto que se impõe quando se trata de controlar os bens públicos e a aplicação dos recursos em beneficio da sociedade.



3 A IMPORTÂNCIA DO ADMINISTRADOR NO CONTROLE INTERNO

O conjunto de normas, rotinas e procedimentos que define o Controle Interno, dá ao administrador condições de melhor gerenciar o patrimônio público. O controle interno, desde que executado por uma administração de comprovada competência compreende um apoio ao desempenho, pois é uma forma de controle, que deve ser operado com rigor e independência, a fim de cumprir as finalidades a que se propõe.

Conforme afirma Reis (1998, p. 141):
O Sistema de Controle Interno deve, prioritariamente: definir a área a controlar; definir o período em que as informações devem ser prestadas; definir quem informa a quem, ou seja, o nível hierárquico que deve prestar informações e o que deve recebê-las, analisá-las e providenciar medidas; definir o que deve ser informado, ou seja, o objetivo da informação; por exemplo: o asfaltamento de tantos metros quadrados de estrada a custo de tantas unidades monetárias.


Nas instituições públicas, não existe o chamado "olho do dono", como na empresa privada. É uma situação que se encontra indefinida, uma vez que o gestor da entidade pública, de certa forma, necessita também olhar a coisa pública como um verdadeiro dono, para melhor administrá-la. Além disso, sofre pressões que, às vezes, procuram explorar o interesse e o patrimônio públicos em proveito próprio. Assume importância em um país, no qual os gestores estão mais preocupados com seus próprios interesses.

Dessa forma, é relevante a importância do administrador no conceito de controle interno. Nunca deve ser concebido um controle sem que exista um administrador competente e ético. Sendo uma empresa pública eficiente, com o controle efetivo, é de se acreditar que o controle será feito de maneira mais fácil, uma vez que eficiência caminha ao lado de um controle bem feito.

Um controle interno adequado é aquele estruturado pela administração e que possa propiciar uma razoável margem de garantia que os objetivos e metas serão atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a necessária economicidade. E que controles eficientes permitem cumprir os objetivos de maneira correta e tempestiva com a mínima utilização de recursos. (CORREIA, 2001, p. 4)
O controle de uma empresa pública tende a desvincular as funções. Independentemente de hierarquia qualquer controle deve ser efetuado por que trabalha em qualquer organismo público. Isso faz parte de cidadania e cuidado com o que é do país. Se uma prefeitura vai bem, o resultado de sua eficiência será sentido por todos os moradores. Por outro lado, se vai mal, o prejuízo será de todos seus munícipes.

Partindo dessa tese, o controle interno deve contar com a participação de todos os funcionários públicos, mesmo os que ocupam funções que não são vinculadas à administração. Quanto ao administrador, este deve ser o principal interessado, uma vez que dele, apesar de não serem cobrados resultados, são cobradas eficiências e retidão em seu trabalho.

Conforme pensamento de Crepaldi (2002, p. 215) "o chefe da repartição pública é o responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de seu cumprimento pelos funcionários e por sua modificação, visando adaptá-lo às novas circunstâncias".

Toda independência estrutural exige separação do trabalho de todos os departamentos. Não obstante isso, esses devem ser integrados com a finalidade de possibilitar uma conexão entre trabalho e eficiência. O administrador deve compor os trabalhos, criando uma interligação entre os setores, fazendo com que o controle interno se faça de maneira mais eficaz e conte com a colaboração de todos os envolvidos.

Apesar de o Controle Interno ser uma forma de se evitar que existam falhas, ele não é infalível, sendo vulnerável à má fé e aos erros das pessoas. Nesse sentido, os controles internos podem apenas pode ter a intenção de uma segurança para o desempenho dos trabalhos, mas sempre dentro de suas limitações que podem gerar erros de julgamento; falhas; deficiências na supervisão e impunidade

A falta de controles internos de profunda seriedade dará condições ao surgimento de erros e fraudes, acarretando os desvios de conduta da administração da instituição, tornando a empresa ou mesmo o órgão público desacreditado, propiciando uma corrente contra os bons costumes, com a possibilidade de criar nos funcionários um efeito de exemplo mal dado.

Erros são irregularidades involuntárias ocorridas nos procedimentos ou demonstrativos contábeis. Fraudes são irregularidades propositais. Todo procedimento delituoso, tem início, via de regra, em erros intencionais ou "testes" dos controles, envolvendo pequenos valores. Caso não sejam detectados em tempo hábil, abrem caminho para a realização de grandes golpes (NEVES; GARCIA, 1998, p.77).

Considera-se que a maioria dos estados da Federação está com seus Sistemas de Controle Interno em funcionamento e que alguns municípios ainda não o implantaram, as sugestões se fazem presentes por meio da população, em incentivos e cobranças, na tentativa de se colocar em prática o controle interno nos municípios, seja através de Leis, seja por iniciativa dos prefeitos municipais.

Ao se propor um sistema de controle Interno na administração pública, dá-se ênfase ao ato de o controle deveria estar presente numa conexão única ao contador, Procurador da Prefeitura e à Câmara de Vereadores. Além desses, também deveriam fazer parte dessa integração, membros da comunidade e pessoas ligadas à educação e saúde, sendo esses setores os que mais necessitam de um controle efetivo.

Ações tais como uma efetivação do controle interno, trariam facilidade do acompanhamento das dificuldades das secretarias e demais setores na aplicação de recursos. No entanto, decisões que abrangem modificações na administração municipal, apesar de partirem de pessoas não pertencentes ao quadro administrativo, devem ter como coordenador os prefeitos muncipais, sendo esses responsáveis pelo sucesso ou fracasso de qualquer implantação.
Nesse sentido fica claro que se torna cada vez mais freqüente e necessária a implantação do projeto de Controle Interno na gestão municipal, embora seja fatídica a autonomia do município, conforme assegurada e definida tanto na Constituição Federal, quanto na Constituição Estadual, podendo para tanto organizar-se administrativamente como melhor lhe convier. (FACCIONI, 2001, p 9).
Considera-se outro aspecto importante o fato de que o modelo de controle interno a ser utilizado na administração municipal precisa considerar a situação financeira do município. Na administração municipal, os resultados que se esperam obter diante da implementação do controle, espera-se que os aspectos legais sejam observados e cumpridos com a devida comprovação.

Para Nascimento (2004), é preciso que os controles internos atendam a padrões mínimos de verificação, que darão prioridade a guarda dos bens, registro correto das operações, prevenção de fraudes e efetivação das operações. Atende-se, dessa forma, ao que uma organização empresarial ou pública determina, com relação ao conjunto de procedimentos que tem por objetivo a obtenção de resultados.

Assim descreve por Cruz (2003, p.20): "enquanto na iniciativa privada tudo pode ser feito desde que não caracterize descumprimento à lei, na administração pública deve ser feito tudo o que a lei determina".

Dentre as normas legais que devem ser seguidas pelas instituições públicas, sobressai a Lei de Responsabilidade Fiscal, de 04 de maio de 2000, na qual são estabelecidos procedimentos para as finanças públicas direcionadas para a responsabilidade na gestão fiscal, diante de ações onde se previnem riscos e punam-se os desvios que afetam o equilíbrio das contas públicas.
Destacam-se o planejamento, o controle, a transparência e a responsabilidade, como pontos básicos, sendo que os dispositivos à ação do controle se situam nas atividades, tais como: controle pela autoridade administrativa; controle pelo Poder Legislativo; controle pelos Tribunais e Contas; controle pelos membros da sociedade em geral. (CRUZ, 2003, p. 28).

O controle interno tem como objetivo alcançar a habilitação das leis e regulamentações da administração. Busca ainda o desenvolvimento e o sustento de dados financeiros e gerenciais, revelando esses dados em oportunidades que são feitas sempre diante da população. Tornar disponíveis os dados orçamentários para a sociedade civil é um avanço que serve como base para uma administração democrática. .

No entanto, somente isso não leva ao alcance dos resultados desejados. É preciso que o controle interno orçamentário esteja presente nas entidades públicas. Este seria o primeiro passo que as entidades governamentais deveriam estar convencidas para a eficiente aplicação dos recursos públicos.
O controle do orçamento público é importante e indispensável na gestão municipal, uma vez que possuir um orçamento ajustado à estrutura da instituição pública evidencia o desenvolvimento de suas atividades. A Constituição Federal, a Lei de Responsabilidade Fiscal, o Estatuto da Cidade, e outras normas legais, estabelecem e exigem um diálogo entre o ente público e a sociedade civil, o que favorece a boa aplicação dos recursos públicos, e a resolução mais ágil dos principais problemas enfrentados pela população.

A participação da sociedade acontece com mais evidência durante a confecção do orçamento, e durante a execução orçamentária o interesse se torna menor, ficando apenas sob a responsabilidade do poder executivo controlar as políticas que se propõe. Mesmo sabendo que é exigência da lei com relação a a publicação da execução orçamentária, simplesmente publicar não garante a transparência das ações dos agentes públicos, não tendo condições de análise e controle.
A efetiva transparência do processo orçamentário está baseada na participação dos Poderes Executivo e Legislativo, bem como da sociedade civil, em geral organizada em associações, sindicatos, organismos não-governamentais, entre outros, assim fortalecendo o princípio democrático, que visa a atender as necessidades da população. (THOMÉ; TINOCO, 2001, p. 88)

Sobre isso, a responsabilidade dos encarregados da contabilidade dos municípios tem se ampliado de forma substancial, em especial no que refere à maior transparência descrita nos relatórios, que representa a obrigação que as instituições públicas têm de prestar contas de sua atuação e gastos, em função das responsabilidades decorrentes de uma delegação de poder feita pelo povo, que presumem um mandato de ações lícitas, próprias que possam ir de encontro aos princípios da Constituição.

Um sistema de controle interno, que é uma das forças do gestor público juntar a estrutura ao processo. Dessa forma, o controle interno opera nas administrações públicas, objetivando resguardar o patrimônio que pertencem aos cidadãos, planejando os meios, a executando as atividades planejadas e avaliando sua atuação, bem como promovendo a divulgação para a comunidade do seu desempenho, as fontes e a utilização de recursos nos diversos projetos dos cidadãos.







CARACTERÍSTICAS DO CONTROLE INTERNO EM ORGANIÇÕES PÚBLICAS

Controle interno é um tema muito discutido nas teorias da contabilidade e finanças e se encontra ligado ao ato de planejar, possibilitando retorno ao processo de planejamento e dando garantia que, por meio da aplicação dos recursos em disponibilidade, sejam obtidos os resultados, na forma de produto ou de serviço.

Diante desse conceito, controlar é uma ação executada pelo administrador municipal, objetivando alcançar objetivos previamente estabelecidos. O administrador e sua equipe planejam e supervisionam a execução das atividades dentro de seu município, e estas, quando devidamente implementadas resultam na consagração eficiente das metas. Dessa forma, entende-se o controle como o resultado do planejamento, organização e supervisão.
Com relação a controle Di Pietro (2005, p. 36) afirma que:
No Exercício de suas funções, A administração Pública se sujeita a controle por parte dos Poderes Legislativo e Judiciário, além de exercer, ela mesma, o controle sobre os próprios atos. Esse controle abrange não só órgãos do Poder Executivo, mas também os dos demais Poderes, quando exerçam função tipicamente administrativa; em outras palavras, abrange a Administração considerada em sentido amplo. A finalidade do controle é a de assegurar que a Administração atue em consonância com os princípios que lhe são impostos pelo ordenamento jurídico.

O controle é um dos princípios primordiais da administração pública, de modo tão importante que a sua falta ou suas deficiências apresentam conseqüências diretas e negativas em todos os setores de uma organização. O planejamento e execução são frustrados parcialmente ou de forma total dentro dos objetivos. Os resultados insatisfatórios ou que levam a desastres administrativos na administração pública são conseqüências de falha do controle, da mesma maneira que a eficiência é o fundamento de seu sucesso.

O administrador que faz uso do controle em sua gestão, através dele obtém informações sobre o plano organizacional, no tocante à sua dinâmica e eficácia; sobre a execução dos projetos e atividades, se está conforme, ou não, com o planejamento; sobre o comportamento de sua equipe e promoção da execução de projetos e de atividades. Fica ainda ciente do grau de adesão às políticas da Administração, do comportamento da ação executiva e do nível de consecução das metas estabelecidas e resultados obtidos, em confronto com as metas planejadas.

Melhorar os controles internos amplia de forma concreta a confiança das informações provenientes da contabilidade municipal a qual é um dos pontos chave da governabilidade pública, que é o de proteger o patrimônio público, com políticas de controles e de transparência da informação.
Para Lima (2003, p. 177):
O controle interno é constituído por um plano de organização, de métodos e medidas para proteger seus ativos, verificar a exatidão e a fidedignidade dos dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas pelo sistema de controle interno.

Pode-se afirmar que o controle interno fornece subsídios para que as ações das organizações sejam executadas de maneira estável, sendo que estes controles internos também servem para se determinar a extensão dos procedimentos que serão aplicados. Ainda segundo Lima (2003, p.154): "o estudo e a avaliação do controle interno, quando elaborados tem a finalidade de estabelecer uma base em que se apoiar para verificar a natureza e a época mais adequada para aplicação dos testes e rotinas".

As políticas públicas sujeitam-se a um duplo controle: o interno e o controle externo. No segundo deles, as competências dos Tribunais de Contas ou órgãos equivalentes realizam o controle não como finalidade punitiva como muitos pensam. Em muitas instituições públicas os controles são encarados de modo distorcido, entendidos como uma função de caráter punitivo.

O sistema de controle interno, de modo contrario ao que se imagina, quando estruturado desempenha um papel de função adjunta de natureza educativa. Diante dessa concepção, a definição do que seja controle envolve a atividade de verificação de um registro, que é exercida de forma constante ou não, consolidada em documento no qual se comprove a necessidade de uma ação, uma situação, um resultado, com o objetivo de verificar a existência de conformidade com o padrão estabelecido ou com o resultado esperado.

Para Cruz e Glock (2003, p.20) "estas atividades, exercidas pelos diversos segmentos da estrutura organizacional, constituem os chamados controles internos".

O conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar que o objetivo dos órgãos e entidades da administração pública seja alcançado, de forma confiável e concreta, evidenciado eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público. (BRASIL, 1991, p.9).

O controle interno pode ser considerado como indispensável ao administrador público. A sua aplicação traz reflexos positivos imediatos, com a função de impedir que sejam feitas operações em desacordo com os planos estabelecidos; fazer com que haja uma racionalização dos recursos públicos e evitar que seja providenciadas ações de ultima hora sem o devido respaldo da legalidade de financeira.

Além disso, deixar à disposição do administrador uma quantidade de informações com capacidade de proporcionar um planejamento das atividades a serem desenvolvidas, oferece elementos atualizados para elaboração dos orçamentos. É igualmente importante proporcionar tranqüilidade ao administrador pela constante vigilância sobre as operações desenvolvidas, tornando mais eficaz a ação administrativa pelo acesso a informações corretas e atualizadas, que permitem decidir com maior eficácia e escolher prioridades mais urgentes.


4.1 CONTROLE INTERNO ADMINISTRATIVO

A administração pública, baseada em leis, deve manter um sistema de controle interno que permita trabalhar a informação de forma gerencial, e ainda criar rotinas que garantam que os dados coletados sejam seguros. Neste caso o administrador deve se cercar de auxiliares da mais estrita confiança, uma vez que o controle na administração não é coisa para se resolver facilmente.

Conforme Lima (2003, p. 20) o controle interno administrativo, "visa garantir a eficiência operacional, o cumprimento dos aspectos legais e a observância das políticas, diretrizes, normas e instruções da Administração". Segundo Lima (2003, p.65),
O controle compreende o plano da organização e todos os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas, que normalmente se relacionam apenas diretamente com os registros contábeis e financeiros.

A expressão de controle interno pode ser considerada como a conexão de todos os procedimentos, rotinas e ações de controles que se exercem de forma isolada ou não dentro de uma organização, em contraposição ao controle externo. Baseado em leis, a concepção de controle interno precisa ser compreendida pelo administrador público como um auxílio na execução da gestão orçamentária, permitindo criar meios que favoreçam a tomada de decisão.

Assim, a instituição do controle interno torna-se gerencial. Dessa forma, o controle pela própria autoridade administrativa passou a existir a partir da Lei de Responsabilidade Fiscal, mas o gestor deve valorizar a figura do encarregado da contabilidade, que a cada ato fará uma avaliação da repercussão da despesa nas finanças da entidade compreendendo-a de maneira total.

Tendo por base o artigo 74 da Constituição Federal (BRASIL, 1988), toma-se o devido conhecimento de que a Administração Pública deve manter um sistema integrado de controle interno visando avaliar o cumprimento das metas previstas, a execução dos programas e do orçamento. Incita ainda verificar a legalidade e avaliar resultados quanto à eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

Meirelles (1999, p.88), ao definir o controle interno cita: "controle interno é todo aquele realizado pela entidade ou órgão responsável pela atividade controlada, no âmbito da própria Administração".


A efetivação do controle interno apresenta como uma das principais funções suprir de informações os usuários internos, dos gestores, aos demais servidores, que se fundamentam nestes dados para a elaboração das ações. Os usuários externos, tais como, Ministério Público, Tribunais de Contas, Poder Legislativo, e a sociedade como um todo, necessitam de informações para efetuar o controle das contas públicas.

De qualquer forma, é necessário que as informações se procedam no auxílio ao controle, sendo que para se executar um serviço de qualidade, há uma dependência de se controlar as contas públicas e de informações que possam ocorrer de encontro aos bons procedimentos.
O controle interno é constituído de vários sistemas, que devem atuar de forma harmônica e integrada para atender à dupla finalidade, qual seja, auxiliar o administrador na tomada de decisões e apoiar o controle externo, em sentido amplo, no controle da máquina administrativa governamental. (MEIRELES, 1999, p.93)

O controle interno pode se caracterizar por dois sistemas: o formal e o substantivo. A finalidade do controle formal é o de verificar se os atos da administração estão em conformidade com a legislação da qual se originou. O controle substantivo dá objetivo à avaliação, em termos de qualidade e quantidade, da eficiência, com que foram ou estão sendo aplicados os recursos públicos, assegurando que esses se encontrem protegidos contra o desperdício, perda, uso indevido ou desvios.


4.2 CONTROLE INTERNO E ORÇAMENTÁRIO

O controle que a lei define e que integra os poderes deve manter circunstancias que avalie e execute de maneira eficiente e periódica o orçamento público. Este controle existe em todas as instituições, independente da existência ou não de um sistema de controle interno instituído por Lei, pois o fato de se trabalhar de maneira planejada e também as exigências de atender a população, obriga a criação de protocolos ou rotinas de trabalho.

O sistema orçamentário, que engloba todas as receitas e despesas é considerado como o fundamento da contabilidade pública, assim como a grande divergência que existe entre a área pública e privada. O controle do sistema orçamentário deve se constituir numa ação especial, pela administração pública, uma vez que dele depende o sucesso da elaboração orçamentária durante o exercício financeiro.

A elaboração das diretrizes orçamentárias conta com a participação popular, estrutura e leva a administração pública a funcionar de forma planejada, ficando ainda mais dependente do controle interno. Dessa maneira, para se planejar o orçamento, o administrador e sua equipe devem considerar que o controle interno precisa atender aos participantes que se fazem presentes como representantes do povo.

A exigência da Constituição Federal de 1988 determina em seu artigo 31 que a fiscalização orçamentária e financeira dos municípios seja feita pelo Poder Legislativo e pelo sistema de controle interno, ou seja, do Executivo Municipal. O objetivo principal desse tipo de controle interno se caracteriza pelas ações preventivas antecipando a ações ilícitas, que podem vir de encontro aos princípios constitucionais.
Um sistema de controle compreende, portanto, a estrutura e o processo. Sendo assim, o controle interno opera na organização compreendendo o planejamento e a previsão dos meios, a execução das atividades planejadas e a avaliação periódica da atuação. (MEIRELES, 1999, p. 101)

O controle permanente que deve uma constante do orçamento, internamente, vai permitir que a sociedade faça um acompanhamento, fiscalizando se os recursos públicos estão sendo aplicados com eficiência. O controle financeiro orienta as decisões dos administradores, dando condições de agilidade para uma previsão de gastos e analisar fatos passados, que englobam desde as simples rotinas de controle das contas bancárias, até um complexo fluxo de caixa.

Os procedimentos de controle financeiro expressam profunda relevância para os gestores decidirem sobre as aplicações das disponibilidades, e também para conhecerem a origem dos recursos a utilizar. Todos os setores da administração pública são fundamentais para o desempenho de atender a sociedade. O setor financeiro em uma entidade pública, em especial, desempenha um trabalho fundamental de manter e aplicar com prudência os recursos que pertencem a sociedade. Algumas rotinas normais de controle da área financeira básicas para qualquer instituição, normalmente não são praticadas em várias prefeituras.

As Prefeituras, na qualidade de órgãos públicos que devem se primar pela ética, devem se valer de instrumentos que consigam acompanhar o cotidiano da movimentação financeira. Se durante um período qualquer, por relapso, não for registrado de forma transparente o que ocorre, será impossível acompanhar os números de sua atividade.

São muitas as maneiras de se efetuar esse controle, ficando a cargo de cada gestor escolher aquela que melhor seja adequada a sua realidade. A forma como age pode variar, e como iniciativa de controle pode ser através da apuração de despesas, de fluxo de caixa, acompanhamento das receitas, ou apuração de resultados.

A Contabilidade é a forma de controle mais evidente para uma organização. Oferece ao administrador os meios para decidir e justificar, escolher prioridades, planejar, programar, para demonstrar os resultados de suas atividades e fiscalizar a regularidade das operações. Deve sempre estar em sintonia com um sistema de processamento de dados integrado com tesouraria, tributação, recursos humanos, compras e licitações.
Todos os setores municipais devem trabalhar em perfeito sincronismo. De nada adianta o Prefeito Municipal primar pela retidão, pela ética, se os seus colaboradores deixam passar diante dos olhos desperdícios, deixam de controlar o caixa, enfim, se perdem. Qualquer instituição depende da força de uma equipe, mesmo que exista um gestor eficiente e bem intencionado. (LIMA, 2003, p.98)

A integração com os sistemas de informação permite ao gestor público utilizar-se de relatórios contábeis e financeiros de comprovada eficiência e que fornecem dados amplos da entidade. Os sistemas integrados possuem a capacidade de oferecer as informações que sobressaem através de uma base única de dados. São sistemas capazes de integrar a gestão da instituição, e agilizar as ações do administrador. A sua utilização pode auxiliar em pontos como:
a) Auxilia a tomada de decisão;
b) Centraliza as informações em uma base única;
c) Possibilita maior controle sobre as operações
d) Permite a integração de várias áreas;
e) Oferece suporte ao planejamento;
f) Orientar processos.

O sistema contábil, tido como um dos maiores setores de informações de uma instituição, juntando-se aos outros sistemas, proporciona relatórios que podem direcionar a administração. Na gestão pública, onde o planejamento é primordial e as ações devem se antecipar, a utilização de um sistema integrado eficiente torna o ato de administrar do gestor mais seguro.

A aplicação dos recursos públicos sempre vem merecendo uma atenção especial da maioria dos administradores de órgãos públicos. Leis que vinculam a execução da despesa com a realização da receita, como a Lei de Responsabilidade Fiscal, alterou a forma de agir no momento da contratação de serviços ou a compra de produtos.
Os controles gerenciais são sempre vistos como englobando outros controles. Constituem o marco de referência da organização, todos os planos, políticas, procedimentos e práticas necessárias para que os funcionários atinjam os objetivos da entidade. Os controles administrativos são aqueles procedimentos e registros concernentes a processos de adoção de decisão, que levam os funcionários a praticarem as atividades autorizadas, no alcance dos objetivos da organização. (ROCHA, 2000, p. 125)

O Poder Público, no caso de aquisições deve se preocupar em comprar melhor, localizar o menor preço e gastar só o necessário; é um tipo de controle necessário para o bom andamento da coisa pública. Para isso, passaram a existir mecanismos modernos de compras, como o sistema de pregão e compras pela internet. Isso possibilita atender os princípios primordiais da administração pública, como a igualdade, impessoalidade, economicidade e outros.

As aquisições, vendas e demais movimentações de produtos e serviços que façam parte de licitações e contratos pelas instituições públicas, são baseadas na Lei Federal 8.666 de 21 de junho de 1993, que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, e institui normas para licitações e contratos da Administração Pública. Dessa maneira, por intermédio de uma efetiva política de compras, as prefeituras podem diminuir custos e operar com melhor resultado os recursos financeiros, sendo importante salientar que as prefeituras compram muito e devido aos valores elevados das compras, qualquer economia é considerável.

Isso é necessário diante do aumento de demanda por serviços públicos, e um sistema de tributação que deixa a desejar em termos de eficiência. o controle de estoques, a utilização por parte das prefeituras de controles financeiros tem como finalidade minimizar os custos de estoques, ou consegui-los de forma adequada, evitando estoques escassos e, as vezes, excessivos.

Conforme afirma Meireles (1999, p. 42): "é preciso que todos se controlem, todos se fiscalizem; os bens públicos pertencem ao povo e não a alguns funcionários que agem de forma desproporcional aos interesses dos demais."

O controle de estoques é um grande aliado da administração para evitar gastos vultosos, perdas e de servir como motivo pra fraudes. Contribui para diminuir gastos através de uma política de compras eficiente, evitando que o acumulo no estoque venha a chamar a atenção de pessoas desonestas que se valem disso para desvirtuar suas atitudes.

4.3 O CONTROLE INTERNO E AS EVIDÊNCIAS MUNICIPAIS

O controle interno sempre fez parte dos planos das organizações objetivando a integração à administração, como o ponto central do plano organizacional de uma instituição organizada, com o compromisso de auxiliar a administração para efetuar seus objetivos. controlar é necessário recorrer a conceitos, mas analisando de forma menos complexa, controlar é exercer controle, fiscalizar, conferir e inspecionar.

Entretanto, o controle passou ser toda e qualquer atividade de verificação, exercido de forma permanente ou não, em documento ou outro meio, que demonstre ações, situações, um resultado para se verificar se está de acordo com o padrão estabelecido, com o resultado esperado ou com o que está descrito em normas estabelecidas. Essas atividades, exercidas pelos setores da estrutura, constituem os chamados controles internos. Padoveze (2005, p. 219) classifica controle dessa forma:
Na linha de designação de responsabilidade e autoridade e orçamento participativo, o conceito de controle efetuado pela Controladoria é no sentido de buscar a congruência de objetivos, otimização dos resultados setoriais e corporativos, apoio aos gestores, correção de rumos, ajustes de planos, etc. ? nunca em um conceito de controle punitivo, que enfraquece a atuação do controle.

O controle é um fato norma ao homem, principalmente quando se fala do controle de valores econômicos, uma vez que o equilíbrio do orçamento, desde o familiar até o de uma instituição, é dependente de alguns fatores e, também, de métodos próprios, nos quais se incluem os atos de planejar, executar e controlar. Os mecanismos de controle permitem o ajustamento ou a correção dos rumos para que se atinjam as metas e os programas pré-aprovados.

A falta de controle traz como uma conseqüência, a incorreção direcional, geração de desperdícios, mau uso de recursos e facilitação de desvios. Dessa forma, é possível, diante de objetivos de qualquer tipo de controle, verificar sua eficácia para se organizar e prevenir desvios e possibilidades de condução de improbidade.

Franco (1997, p. 36) define que as principais funções do controle são:
A organização de um adequado sistema de informações gerenciais que permita à administração conhecer os fatos ocorridos e os resultados obtidos com as atividades; a comparação permanente entre o desempenho esperado e o real; a classificação das variações entre variações de estimativa e de desempenho; a identificação das causas e dos responsáveis pelas variações; a apresentação de recomendações para a adoção de medidas corretivas.

O que se verifica então é que a atividade de controle é um processo natural das Prefeituras municipais e demais órgãos da administração pública, que querem estabelecer um equilíbrio entre o planejamento e o que realmente está sendo efetivado na administração para identificar as divergências e seus responsáveis, uma vez que só assim é possível colocar em prática as correções necessárias, seja como planejamento, seja na implementação na tentativa de fazer a eficiência da entidade.

Leis que determinam a função da administração pública visam exatamente um controle de maior magnitude sobre os atos praticados pelos órgãos públicos. Quanto maior for o setor a ser controlado, maior será a dificuldade do controle, e com a administração pública tudo funciona da mesma maneira.

Da mesma forma que pessoas e empresas necessitam do controle para que se efetive seu progresso financeiro, com muito mais razão as instituições públicas assim devem agir, uma vez que administram recursos da sociedade em beneficio de uma coletividade.

Os procedimentos de controle das instituições públicas podem perfeitamente ser comparados aos mantidos por pessoas em seus dia a dia. Assim, também uma entidade pública deve ter procedimentos para prever os resultados e prevenir antecipadamente desvios ou mau uso dos recursos de que dispõe.

Dentre os resultados que devem ser obtidos pelo controle, deve-se destacar que, independentemente de observar leis, ou regulamentos severos, o controle deve partir da própria ética dos administradores, de suas decisões, desde o primeiro dia de governo. O controle faz parte de iniciativas próprias, de reflexões de toda uma equipe para o bem da coisa pública.
Administrar é controlar com responsabilidade, cuidar dos bens da gestão pública. A eficiência de um administrador não se mede apenas pelas obras que ele edifica. Reside também no controle de bens, dos recursos disponíveis, da honradez com que ele conduz uma instituição pública. Não se fala somente em conservar, guardar ou contabilizar; menciona-se o fato de administrar com probidade e clareza diante da sociedade. (CHIAVENATO, 2002, p. 66)

Atualmente, no Brasil existem mais de 5.600 Municípios (IBGE, 2008) sendo que para cada um, existe um administrador eleito pelo povo que colocou nele suas expectativas. É o Prefeito e responsável, além dos vereadores, cuja função, nem sempre é devidamente aplicada dentro do município. Sua função também é a de controlar, ou seja, verificar se as leis estão sendo cumpridas dentro do que o povo necessita.

Os municípios têm como obrigatoriedade natural direcionar suas ações para a tomada de decisões, já que todos os municípios estão sujeitos as mesmas leis, e dentre elas, a principal delas é a Constituição Federal (BRASIL, 1988) que em seu Art. nº 37, determina que as administrações públicas devem regidas pelo princípio da eficiência. Esta e toda e qualquer ação que tenha por finalidade atingir seus objetivos, deve atender de forma transparente as necessidades dos cidadãos.

Além da eficiência dos administradores, o artigo acima, pela Constituição determina ainda que outras qualidades devem fazer parte da administração pública, entre as quais,: a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a publicidade. Se o administrador público atentasse para todos esses princípios, não haveria necessidade de um controle de suas ações.

Segundo Silva (2000, p. 185):
A Constituição brasileira de 1988 estabelece que a fiscalização contábil, financeira e orçamentária terá como objetivo os aspectos da legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação de subvenções e renúncia de receitas, indicando outrossim que tal fiscalização será exercida pelo Poder Legislativo, mediante controle externo, e pelo Sistema de Controle Interno de cada Poder.

A Constituição Federal, em 1988, já se referia a necessidade de existir um controle no interior das administrações públicas, mas até os dias atuais, mais de vinte anos depois, verifica-se que é pouco o número de órgãos, em especial, os municipais que se preocupam com o controle geral das Prefeituras, numa demonstração clara de que os Municípios brasileiros, em sua maioria, estão descumprindo esse mandamento constitucional.



CONCLUSÃO

O controle interno, sempre, desde as décadas passadas, independentemente de formas de governo, foi apresentado como meio efetivo e eficiente de controle na administração pública. No entanto, não recebia a devida importância, uma vez que existia a falta de conscientização e conhecimento por parte do administrador sobre o assunto. Atualmente, a Lei de Responsabilidade Fiscal fez com que houvesse uma nova realidade, com exigências e limites na administração da receita e da despesa. Isso efetivou o controle que sempre foi uma necessidade nos meios da administração pública.

Pode-se observar que o controle interno deixou a formalidade inicialmente tida com postura punitiva e passou a apresentar uma posição mais preventiva enfocando gestão e resultados, direcionadas para um presente realista e futuro que pretende identificar qualquer irregularidade a tempo de coibi-la.

Com a finalidade de identificar a confiança nos procedimentos que os administradores adotam em um sistema de controle interno foram consideradas nesta monografia, as verificações de deficiências de controle, identificadas através de observações procedidas por autores especialistas no assunto. Neste se evidencia a não aplicação de controles nos municípios o que afeta negativamente a capacidade da organização de registrar, processar, controlar e oferecer informações financeiras e não-financeiras.

Buscou-se assim, enfatizar o controle interno nas instituições públicas como um fator de organização, honestidade e comportamento ético, para as administrações, além de se acreditar ser uma necessidade para o bom desempenho dos mandatos de cargos eletivos.




 
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