Nota Fiscal Eletrônica: Uma Tecnologia Da Informação Como Instrumento Da Contabilidade Tributária

Janice Aparecida do Nascimento¹, Robernei Aparecido de Lima²

¹ Universidade do Vale do Paraíba/Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas - FCSA, Av. Shishima Hifumi, nº 2911 – Urbanova – CEP 12.244-000 São José dos Campos – SP - [email protected]  

² Universidade do Vale do Paraíba/Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas - FCSA, Av. Shishima Hifumi, nº 2911 – Urbanova – CEP 12.244-000 São José dos Campos – SP - [email protected]

Resumo- Em plena era digital surgiu a Nota Fiscal Eletrônica, que permite ao Fisco homologar em tempo real as operações comerciais das empresas. O objetivo deste artigo é trazer o conceito da Nota Fiscal Eletrônica, apresentar o funcionamento do projeto e os benefícios esperados com a implantação, por parte do Sistema Público de Escrituração (SPED), do novo modelo de escrituração que substitui a nota fiscal em papel por um documento eletrônico com a mesma finalidade e validade jurídica. A problemática do trabalho é a discussão referente à incerteza que existe em relação aos benefícios financeiros, fiscais, ou até mesmo à agilidade no processo de escrituração, para as empresas que optarem pelo projeto. A metodologia adotada na elaboração deste artigo remete à pesquisa bibliográfica, realizada por meio de livros, artigos, mídias e sites relacionados com o projeto da NF-e. Traz como resultado que a NF-e terá a mesma função da nota em papel e que a diferença entre elas é quanto ao registro e arquivo que ocorrerão por meio eletrônico. Conclui-se que as empresas somente observarão benefícios a longo prazo e que o Fisco será o primeiro beneficiado com esse avanço tecnológico.

Palavras-chave: Contabilidade Tributária, Contabilidade Digital, Nota Fiscal Eletrônica.

Área do Conhecimento: VI Ciências Sociais Aplicadas

Introdução

Uma revolução digital promete acontecer na tecnologia da informação com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o que causará impacto direto na contabilidade. A vida das empresas, em nível nacional, será impactada por uma verdadeira mudança em relação à emissão de nota fiscal, trazendo integração entre as Administrações Tributárias federal, estadual e municipal.

Com a adoção da escrituração digital surgiu uma grande discussão referente aos benefícios esperados com a implantação desse novo modelo de escrituração, e o problema a ser abordado neste artigo é quem de fato será beneficiado com o projeto da NF-e: o Fisco ou as empresas. O artigo pretende explicar o que é a Nota Fiscal Eletrônica, apresentar como funciona o projeto da NF-e e verificar os resultados esperados com a sua implantação.

Como a NF-e ainda é um tema recente, pouco se tem publicado na última década. Mas, é possível encontrar artigos referentes à utilização da tecnologia da informação na contabilidade, escritos por grandes pesquisadores da área da informática, como Edgard Bruno Cornachione Júnior, e da área da informatização na contabilidade, como Edson Oliveira, com o livro Contabilidade Informatizada.

Metodologia

O trabalho utiliza-se de pesquisa bibliográfica realizada em fontes primárias - mídias virtuais presentes em sites de órgãos públicos, leis estaduais relacionadas com a NF-e, sites de órgãos públicos relacionados com o projeto; secundárias - livros de contabilidade tributária, contabilidade informatizada e artigos referentes ao projeto da NF-e; e um estudo de caso feito por meio de um questionário aplicado a uma empresa do ramo de combustível, com o intuito de mostrar os benefícios alcançados com a utilização da escrituração digital.

Tecnologia da Informação e Contabilidade

A tecnologia da Informação, junto com a Contabilidade, permitiu que fossem dadas novas características às transações e análises econômicas e financeiras da empresa, com a introdução de novos modelos gerenciais. Segundo Cornachione et al, apud Iudícibus (1997), o objetivo da Contabilidade é fornecer informações para vários usuários de forma a propiciar decisões racionais. Com isso, a informática disponibiliza um conjunto de tecnologias para atender diversos usuários, fazendo com que, atualmente, a contabilidade possa utilizar-se de documento eletrônico.

Para Pasa (2001), o documento eletrônico tem como suporte material o meio eletrônico, que oferece mais rapidez e agilidade no trânsito das informações do que o suporte material do papel.

Contabilidade Tributária

De acordo com Oliveira (1997), a Contabilidade tem evoluído muito nos últimos anos, e aconteceram diversas mudanças na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. O processo artesanal de escrituração contábil foi primeiramente substituído pelo mecanizado e depois pelo informatizado. Mesmo diante de todas as transformações ocorridas ao longo do tempo, sejam políticas, sociais ou econômicas, o conceito de contabilidade continua o mesmo. Segundo Fabretti, apud D'auria (2005, p: 30), Contabilidade é a ciência que estuda e pratica as funções de orientação, controle e registro relativo aos atos e fatos da administração econômica. Já a Contabilidade Tributária estuda e controla as obrigações tributárias de uma empresa em consonância com a Legislação Tributária, o que possibilita ao empresário analisar a carga de tributos recolhidos e elaborar um planejamento tributário, evitando possíveis sanções fiscais.

Hoje, a carga tributária nacional é alta tanto sobre a pessoa jurídica como sobre a física. Para Oliveira et al (2003), essa carga é bastante elevada e o Sistema Tributário tem aproximadamente 60 tributos, com diversas Leis, Regulamentos e Normas que são alterados constantemente. Nesse contexto, é essencial que o contador, ou qualquer outro profissional da área, conheça com profundidade a legislação tributária vigente, devido à sua responsabilidade quanto à eficácia e eficiência no gerenciamento e definição dos procedimentos a serem adotados pela equipe de contabilidade para atingir os objetivos e as metas traçadas. O Quadro 1, a seguir, apresenta as principais funções e atividades da contabilidade tributária:

Quadro 1 – Principais funções e atividades da contabilidade tributária

Apurar com exatidão o resultado tributável com base na legislação	Registro contábil dos tributos a recolher
Escrituração dos documentos fiscais	Preenchimento de guias de recolhimento
Orientação fiscal para todas as unidades da empresa	Orientação e treinamento dos funcionários do setor de impostos

Fonte: Oliveira et al (2003)

Contabilidade Digital

A Receita Federal e os Estados estão se unindo para criar um sistema público de escrituração digital no país. Para Silva (2006), o sistema consiste na criação de eficientes mecanismos de comunicação e compartilhamento de dados entre as empresas e as entidades governamentais, em tempo real, através do uso da Internet e de certificações digitais, em busca da substituição de documentos físicos, como a nota fiscal e livros fiscais, por documentos digitais, criando o que se poderia conceituar como contabilidade digital.

Segundo a Receita Federal (2008), a fim de integrar as informações, evitar a evasão fiscal e aumentar a arrecadação de impostos foi criado, pelo decreto nº 6022/07, o SPED- Sistema Público de Escrituração Digital, com o objetivo de padronizar o armazenamento e demonstrar as informações das áreas contábil e fiscal das empresas. O projeto conta com três subprojetos: Nota Fiscal Eletrônica, SPED Contábil e SPED Fiscal. È uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais em um formato digital específico e padronizado dentro dos três âmbitos tributários: federal, estadual e municipal. Com a implementação total das notas fiscais eletrônicas e com a escrituração contábil e fiscal digital a Receita Federal terá o mais completo e imediato mecanismo de cruzamento de dados e atuação fiscal em tempo real.

Segundo a lei nº 8846, de 21-01-94, a nota fiscal é um documento que comprova uma transação feita no estabelecimento, seja a compra de um produto ou prestação de serviço. E, para Fabretti, op. cit, emitir notas fiscais, escriturar livros fiscais, manter e conservar livros e documentos, prestar declarações em formulários próprios, fazer inscrição no CNPJ, Estado e Município, fazem nascer uma obrigação principal, isto é, pagar um tributo ou uma obrigação acessória que é um dever administrativo. Conforme o Código Tributário Nacional (CTN), nos artigos 114 e115, o fato gerador da obrigação principal é a situação definida em lei como necessária e suficiente à sua ocorrência; e o fato gerador da obrigação acessória é qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não configure obrigação principal.

Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

O projeto da Nota Fiscal Eletrônica foi inspirado num modelo chileno. Teve início em abril de 2005, no Encontro Nacional de Administradores Tributários Estaduais (ENCAT);foi oficialmente assinado pelo Protocolo ENAT 03/2005, em ago/2005, e instituído pelo Ajuste SINIEF 07/05 de 30-09-2005. Conforme descrito no site da SEFAZ(2008) é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar transações comerciais cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso concedida pela SEFAZ. Consiste na implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que vem substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel. A NF-e tem validade em todos os estados brasileiros e substituirá as Notas Fiscais Modelos 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados.

Somente no estado de São Paulo são armazenadas 3,6 bilhões de notas fiscais, que ficam à disposição do Fisco para fiscalização pelo prazo de até 5 anos. Esses dados representam o dinamismo da economia nacional e, por outro lado, podem representar 5% do faturamento das empresas brasileiras. O projeto prevê investimentos no parque tecnológico e nos sistemas de informações, com novas tecnologias, ampliando a capacidade de atendimento das unidades federativas.

Resultados

A pesquisa realizada mostrou que a tecnologia da informação está cada vez mais influenciando a ciência contábil, permitindo a utilização de vários recursos para gerar relatórios gerenciais com maior rapidez. Em relação à Contabilidade Tributária e suas principais obrigações tributárias, o artigo ressaltou que o profissional da área deve ter conhecimento da legislação vigente para executar corretamente as funções exercidas. A Nota fiscal é um documento muito importante que comprova a transação comercial feita em um estabelecimento.

Ficou claro, também, que a contabilidade digital permitirá uma grande interação entre o Fisco e as empresas, compartilhando toda a escrituração contábil e fiscal produzida por elas, e que o SPED tem o objetivo de tornar o sistema tributário nacional mais eficaz, com a pretensão de eliminar antigas fraudes e diminuir outras que possam surgir com o tempo. A NF-e terá as mesmas funções da nota fiscal comum, diferenciando-se pelo registro e arquivo do documento que serão feitos de modo eletrônico, exigindo a assinatura digital do contribuinte. A NF-e irá substituir todas as notas fiscais modelos 1 e 1A, com validade em todo território nacional.

Discussão

Com a implantação do projeto da NF-e criou-se uma grande discussão, por parte das empresas, em relação aos benefícios que poderão ser alcançados com a escrituração digital. Foi feito um estudo de caso com a aplicação de questionário em uma empresa do ramo de combustível que desde 1º de abril de 2008 é obrigada a emitir a NF-e. O quadro abaixo apresenta uma síntese do questionário.

Quadro 2 – Vantagens e Desvantagens da NF-e – empresas e fisco

EMPRESAS	VANTAGENS - Redução de custos de impressão, aquisição de papel, envio de documento fiscal, armazenagem de documentos fiscais. - Eliminação de digitação de notas fiscais. - Redução de erros de escrituração. - Simplificação de obrigações acessórias, dispensa de AIDF.	DESVANTAGENS - Gastos com impressão do DANFE. - Investimentos com equipamentos de informática para adaptação do sistema. - Não há agilidade no processo de escrituração do DANFE. -Retorno financeiro será possível a longo prazo. - O tempo de emissão da NF-e não é menor do que o tempo gasto com a nota em papel
FISCO	- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal. - Melhoria no processo de controle fiscal. - Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização. - Inibição de atos ilícitos fiscais.	- Falta de estrutura de hardware, comunicação e software por parte do Fisco.

Fonte: estudo de caso a uma empresa do ramo de combustível e www.nfe.fazenda.gov.br

Pode-se verificar, no Quadro 2, que com a implantação da NF-e são esperadas diversas vantagens para empresas e Fisco. Mas,o estudo de caso permitiu observar que para as empresas concentra-se um grande número de desvantagens, devido ao fato de o sistema não ser obrigatório em todos os ramos de atividade, o que torna claro que o maior beneficiário no momento é o próprio Fisco. Para as empresas, os benefícios esperados com a utilização da NF-e somente poderão ser obtidos a longo prazo.

Funcionamento da emissão da NF-e

- A empresa emissora gera um arquivo eletrônico, assinado digitalmente, contendo as informações fiscais da operação comercial.

- O arquivo é transmitido via Internet ao Fisco Estadual que fará uma pré-validação, devolvendo um protocolo de recebimento.

- Após receber o protocolo a empresa deverá imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), uma representação gráfica da NF-e que serve apenas para acompanhar a mercadoria, e que contém um código de barras bi-dimensional que facilita a captura de informações pelos postos fiscais.

- A NF-e é transmitida à Receita Federal, que é o repositório nacional de todas as NF-e emitidas.

- A empresa compradora pode verificar a autenticidade da NF-e consultando pelo site daSEFAZ.

- Após o registro da NF-e o contribuinte e os órgãos de fiscalização poderão sempre consultar o documento eletrônico pela Internet.

A ilustração seguinte destaca o funcionamento de todo o processo:

Figura 1 – Processo da Nota Fiscal Eletrônica

Fonte: www.simetrya.com.br/index.php?sid=162

Conclusão

A contabilidade tributária é essencial dentro de uma organização, e é muito importante que o contador tenha conhecimento da legislação tributária, aumentando cada vez mais sua responsabilidade no gerenciamento da atividade. Atualmente, a Contabilidade Tributária pode contar com uma ferramenta nova, a NF-e, que promete revolucionar as obrigações tributárias das empresas, deixando para trás os talões de notas fiscais em papel edando espaço ao registro da operação por meio do processamento eletrônico e online dos dados. As empresas terão acesso aos portais das autoridades tributárias municipais, estaduais e federais, e suas operações comerciais serão homologadas em tempo real. Como o projeto ainda não é obrigatório em todos os segmentos, estão previstos benefícios a princípio para o Fisco e a longo prazo para as empresas.

Referências

- CÓDIGO TRIBUTÁRIO NACIONAL Disponível em: http://www.receita.fazenda.gov.br. Acesso em: 23 mai.2008.

- CORNACHIONE JR, Edgard Bruno et al. Impactos da Internet sobre a Evolução da Ciência Contábil. Revista de Contabilidade do CRCSP, São Paulo, ano 1, v.1, p.24-31, ABR/1997.

- DESENHO PROCESSO NFEDisponível em:

http://www.simetrya.com.br/index.php?sid=162. Acesso em: 23 abr.2008.

- FABRETTI, Láudio Camargo. Contabilidade Tributária, 9. ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2005.

- NFE. Disponível em: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/objetivo.aspx. Acesso em: 18 mar.2008.

- NOTA FISCAL. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8846.htm. Acesso em: 11 mar.2008.

- OLIVEIRA, Edson. Contabilidade Informatizada, 1. ed. São Paulo: Ed. Atlas, 1997.

- OLIVEIRA, Luis Martins de. et al. Manual de Contabilidade Tributária. 2. Ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2003.

- PASA, Eduardo Cesar. O Uso de documentos eletrônicos na Contabilidade. Revista Contabilidade & Finanças FIPECAPI – FEA – USP, São Paulo, v.14, nº 25, p.72-83, JAN/ABR/2001.

- SEFAZ Disponível em: http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/download.shtm. Acesso em: 14 abr.2008.

- SILVA, Nivaldo Carvalho da. Contabilidade digital: As empresas e profissionais estão preparados? Revista Contábil & Empresarial Fiscolegis. São Paulo, AGO/2006, Disponível em: http://www.netlegis.com.br/indexRC.jsp?arquivo=/detalhesDestaques.jsp&cod=6857. Acesso em: 23 abr.2008.

- SPED Disponível em: http://www.receita.fazenda.gov.br. Acesso em: 09 mar.2008.