Lixo eletrônico no Ambiente Corporativo

A utilização do e-mail como ferramenta corporativa de comunicação tornou-se fundamental nos tempos modernos. As empresas, em sua maioria, dependem quase que exclusivamente deste instrumento eletrônico, mas nem todas preocupam-se com o lado obscuro desta maravilha tecnológica.

É comum ler-se a respeito de fraudes eletrônicas envolvendo o uso do e-mail ou a internet de uma forma geral. O escopo deste artigo são as empresas, mas muitas das citações podem, e devem, também ser empregadas pelo usuário comum em sua "vida digital".

Sabe-se que as pequenas e médias empresas não se preocupam com a segurança da informação por esta gerar altos investimentos. Entretanto, segurança não está ligada diretamente a investimento. Existem diversas formas de inibir ou até mesmo aniquilar problemas gerados pelo mau uso do e-mail.

Políticas de utilização dos equipamentos e softwares devem ser implantadas nas empresas, além das boas práticas de utilização da internet e do e-mail por parte dos funcionários. Normas e procedimentos devem ser apresentadas ao funcionário no momento da admissão, e quando forem adotadas posteriormente, devem ser cuidadosamente implantadas. Para o desenvolvimento de uma Norma ou Procedimento é importante envolver a TI, Recursos Humanos, Gerência e o departamento ou representante jurídico, afim de definir as necessidades de cada funcionário para o desempenho de suas funções e suas limitações eletrônicas.

Documentos impositivos de negação sobre utilização de determinados acessos ou utilização de programas é um instrumento de defesa para a empresa, mas não assegura a sua proteção no futuro. Quando existe uma ocorrência que necessite da intervenção da esfera jurídica, um advogado deve tomar frente ao caso.

Sendo mais específico sobre o e-mail, pode-se citar alguns problemas que ocorrem com freqüência tais como vazamento de informações confidenciais, mensagens de cunho racista ou ofensa à moral, spams, além do uso da estrutura corporativa para uso em benefício próprio.

Para minimizar esses problemas, uma educação corporativa pode ser empregada alertando o funcionário sobre o uso indevido do e-mail, ou seja, entenda-se por indevido tudo aquilo que violar a norma ou procedimento interno, além dos cuidados com a manipulação das mensagens sendo elas origem da mensagem, conteúdo, entre outras.

"O Spam veio para ficar"! Esta frase circulou durante muito tempo na internet. Muitos o defendem, mas é inadmissível termos nossa caixa de correio invadida pelo Lixo Eletrônico? diariamente, provocando perda de tempo e prejuízo financeiro.

No ambiente corporativo é pior ainda, pois tais mensagens, muitas vezes, chegam infectadas por vírus, cavalos de tróia e outros artefatos maliciosos que só prejudicam o funcionamento dos sistemas. Por esta razão, quando toma-se providências quanto à utilização do e-mail, os riscos ficam minimizados, pois os funcionários não utilizarão suas contas de correio para cadastrarem-se em qualquer site ou sistema de troca de mensagens, evitando o recebimento do Spam, até mesmo em forma de correntes.

Bem pessoal, essa artigo foi para situar sobre alguns dos problemas que o lixo eletrônico (Spam) associado à má utilização do e-mail pode causar. Em um outro artigo pretendo apresentar dois Estudos de Caso que ocorrem com freqüência e que comprometem diretamente a imagem da empresa quanto à sua credibilidade.

Espero que este texto possa contribuir em algo.

Um grande abraço.

Edson Melo de Souza
MBA Treinamentos
Dw2 Consultoria Empresarial