Inovação no Processo de Organização no Armazenamento de Arquivos e Documentos

FACULDADE NOSSA CIDADE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS Orientador: Profº Lawton Nanni Benatti Ricardo Moreira de Oliveira Inovação no Processo de Organização no Armazenamento de Arquivos e Documentos Este artigo tem como intuito apresentar como o processo de inovação é de suma importância nas empresas e como podem ser implementados. Inovar na organização da empresa é um dos pontos essências para o seu desenvolvimento, o simples fato de aplicar o processo de inovação em como determinada atividade é realizada e a quem realiza, contribui exponencialmente para que a empresa se mantenha competitiva no mercado. “Inovação é o ato de introduzir algo novo – uma criação (novo dispositivo ou processo) resultante do estudo e experimentação; a criação de algo na mente” (SILVA FILHO e BENEDICTO, 2008, p.54). Segundo Drucker (1987) “a inovação é a capacidade de uma organização adotar recursos e materiais de uma nova ou maior capacidade para produzir riqueza. Inovação é supor que todos os produtos e processos da empresa se tornem obsoletos”. Sabe-se que com o crescente avanço da tecnologia e consequentemente a alta concorrência, fazem com que as empresas busquem meios de se manterem atualizadas no mercado e com isso, num prospecto positivo tendem a aumentar ou pelo menos manter sua demanda, o que corresponde maior necessidade de organização em suas atividades. Na busca para atingir tais resultados, faz-se necessário a adoção de algumas práticas, como: • A implantação de ferramentas que acompanhem no mesmo nível dos avanços tecnológicos; • A utilização de métodos e programas que auxiliem nos processos. Como estudo a evidenciar a necessidade de inovação, podemos destacar como exemplo uma empresa num ramo qualquer, cujo processo de organização não tenha parâmetro algum, ou seja, seus documentos quando arquivados, são feitos aleatoriamente sem uma ordem especifica, o que compromete sua localização numa eventual solicitação. Vale ressaltar que este tipo de comportamento presente nas empresas, acaba gerando stress e prejuízos, pois o tempo de procura do documento pode se tornar mais longo, isso quando não ocorre a perda do mesmo, portanto inovar no processo de organização é a meta a ser atingida. Neste momento o objetivo será propor um plano de melhoria com base no método PDCA, podendo ser utilizado inicialmente como ferramenta o Brainstorming e posteriormente um afinco estudo mais elaborado de tal forma a cumprir a meta estabelecida. Portanto traçar objetivos específicos é a solução mais indicada. • Observar o ambiente de trabalho com a finalidade de identificar o problema • Coletar os dados relevantes • Propor um plano de ação usando o modelo 5W2H • Apresentar o plano para o gestor da área • Adequar o plano com base nos apontamentos do gestor Com as pesquisas e os estudos finalizados, a aplicação do programa 5S deve entrar em ação, para que o planejamento de acompanhamento seja definido e se mantenha contínuo, assim evitando possíveis riscos. A proposta do programa 5S+A foi desenvolvida para que atendesse a mais de uma situação, é o chamado cinco sensos: organização e utilização; arrumação; conservação e limpeza; padronização e saúde; autodisciplina. Sua denominação 5S+A faz uma menção a questão ambiental, ou seja, a cada etapa dos sensos deve-se ter atenção para com o meio ambiente. Para se montar o Plano de Implantação é necessário: Relacionar todas as idéias possíveis sobre o tema, para depois, analisar criticamente e eliminar as idéias que não sejam adequadas; Fazer uma separação clara entre o plano diretor, genérico; o plano tático, mais detalhado; e o plano operacional, que deve conter os próprios padrões operacionais executáveis; Responder a todas as perguntas, como quem vai fazer e quem será beneficiado, quando a atividade deve ser feita, etc. É importante ter em mente na elaboração do plano à relação custo/benefício e a cultura local para não se fazer mudanças drásticas (SILVA, 1996, p.111). Implantar o programa 5S é garantir que a empresa tenha considerável retorno. Sendo: • Tempo para localizar documentos; • Redução do número de movimentos; • Diminuição na contratação de mão de obra; • Redução de custos; etc. Os benefícios apresentados podem ser obtidos com a inovação de processos, tornando-os mais burocráticos, permitindo assim que cada ação seja realizada de fato, e sua função de manter a organização não deixe de ser realizada, definindo ordenamento (físico e digital), bem como scanner e/ou microfilmagem, inovação esta que deve ser também aplicada ao processo de treinamento, para que os funcionários tenham a plena capacidade e o entendimento dos objetivos e metas que a empresa deseja alcançar. Em virtude do estudo aplicado neste artigo, é imprescindível que as empresas se conscientizem de que seu sucesso e sua sobrevivência no mercado altamente competitivo, requer inovação, seja qual for sua linha de interesse (processo, produto, serviço, outros), o importante é prevalecer o respeito, sempre. Referências Bibliográficas SILVA, João Martins. O ambiente da qualidade na prática – 5S. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1996. SILVA FILHO, Cândido Ferreira da; BENEDICTO, Gideon Carvalho de, Aprendizagem e gestão do conhecimento: fundamentos teóricos e experiências práticas. São Paulo: Alínea, 2008. DRUCKER, Peter Ferdinand, Inovação e espirito empreendedor: prática e princípios. São Paulo: Pioneira, 1987.