Implantando Sistemas ERP com a Técnica do P.O.V.D.M. ? parte II
Publicado em 21 de outubro de 2010 por mauricio de oliveira
Implantando Sistemas ERP com a Técnica do P.O.V.D.M. ? parte II
Vimos que existe um roteiro a ser seguido que objetiva guiar a reflexão entre as decisões dos gestores sobre a adoção de sistemas. O roteiro ideal compreende cinco partes principais, como veremos aqui.
1 - Avaliação Sobre a Necessidade de se Implantar um Sistema ERP. Ou seja, análise da situação atual, reflexão e discussão sobre os pontos fortes e fracos da empresa e analisar os POVDM´s, que vem a ser o Ponto Onde Vai Dar M*e#r%d*a. Esta é a análise crucial e não se iluda: sempre dá m*e#r*d%a. Não há como fugir disso! Cada empresa é uma cultura; o que funciona numa grande multinacional, de repente nunca funcionará na empresa xis. Um possível POVDM nesta situação seria o sistema "caixapretismo" ou seja, tratar o assunto como caixa preta, excluindo outros gerentes e chefes, e se achando o demiurgo do assunto. Sem essa, abra o processo, discuta com todo, não se esquecendo nem da copeira, pois eis que a moça do cafezinho, por ser quase invisível dentro da empresa, é detentora de grandes segredos. Uma vez determinado os POVDM´s, passe ao segundo ponto;
2 ? Análise dos Processos da Empresa. (Avaliar as necessidades de customizações, adaptações e modificações do sistema); seleção do sistema (analisar os sistemas disponíveis no mercado através da avaliação de suas características técnicas); adequação (comparar as funcionalidades e processos do sistema com as necessidades organizacionais); análise de custo (verificar customizações necessárias, mão de obra especializada ou não para a implantação, treinamento, investimento em hardware, e o contrato de manutenção após a implantação). POVDM aqui é mato! Eis que inclui os compradores, a contabilidade, a diretoria e todos os demais setores. A matéria-prima nesta parte é informação fidedigna, honesta e correta, mas aparecerá quilos e toneladas de abobrinhas. Informação é poder, então pise em ovos.
3 ? Implantação. Onde se planeja desde atividades que precedem a implantação propriamente dita, até a consumação da mesma, detalhada em três etapas: definição da equipe de implantação (constituída por funcionários experientes no negócio da empresa e de diversas áreas; planejamento das atividades de implantação (estabelecer o escopo do projeto e o tempo necessário para a execução, definindo os módulos a serem implantados, a ordem de implantação, matriz de responsabilidades e planos de contingência); implantação dos módulos do sistema (parametrização e/ou customização do sistema, e instalação do equipamento necessário, que deverá estar funcionando corretamente). Nesta fase a análise do POVDM tem que ser profunda, envolvendo e consultando o máximo possível de pessoas. Não se perder de vista que normalmente os sistemas ERP´s vêm em módulos, os quais são implantados separadamente e depois integrados. O POVDM provável nesta fase é a necessidade de se codificar todos os insumos, matérias-primas, peças, conjuntos e sub-conjuntos, com informações cem por cento confiáveis no módulo de materiais, bem como definir a forma de entradas de dados diários da produção no sistema. Analise muito o processo, faça simulações, consulte os operadores, foque centrado nos possíveis POVDM´s;
4 - Conscientização e Treinamento para os Membros Organizacionais. Treinamento operacional e gerencial, constituída por três etapas: palestras, seminários de conscientização sobre o sistema, mudanças introduzidas, importância organizacional, implicações sobre má utilização e relevância do papel dos envolvidos; treinamento gerencial focando aspectos e possibilidades gerenciais do sistema; treinamento operacional realizado por área na empresa, focando os módulos específicos (enfatizar a busca pelo aperfeiçoamento do sistema e o não estabelecimento de controles paralelos). O possível POVDM nesta fase será o modo de abordagem do sistema com as pessoas de todos os níveis, inclusive os diretores. Nunca tente treiná-los (os diretores), deixe esta tarefa para o fornecedor do sistema, porque a mortadela não pode cortar a máquina, e sim o contrário. Ressalte-se que é extremamente fácil boicotar o sistema para que saia tudo errado, visto que o mesmo depende de dados e informações introduzidas pelos usuários; um elevado número de problemas causado por usuários insatisfeitos pode desmoralizar o processo como um todo em curto espaço de tempo;
5 - Utilização ? abrangendo etapas de uso e identificação de alterações para se atender a mudanças nas regras de negócio, detalhada em duas etapas: identificação de modificações no sistema e feedback, dando orientação as modificações necessárias para atender as mudanças da empresa, podendo ser simples ou exigirem novos desenvolvimentos, induzindo a nova aplicação do roteiro. O POVDM possível nesta etapa seria a permanência de controles paralelos por pessoas inseguras na utilização do sistema (inclusive a diretoria, mas neste caso praticamente não haveria muito o que se fazer) e a desmoralização do sistema por desuso.
Por fim, apesar da complexidade que envolve um projeto de implantação de um sistema ERP, mesmo nas pequenas e médias empresas, ele pode ser executado por uma equipe multidisciplinar interna, com suporte do fornecedor do sistema, e não necessariamente formada por especialistas e exegetas em tecnologia da informação, analistas de negócios ou consultores puristas em redesenho de processo. Utilizando-se a ferramenta da técnica do POVDM, consegue-se antecipar os problemas , evita-los e montar um sistema customizado com a cara da sua empresa. Carpe diem!
Vimos que existe um roteiro a ser seguido que objetiva guiar a reflexão entre as decisões dos gestores sobre a adoção de sistemas. O roteiro ideal compreende cinco partes principais, como veremos aqui.
1 - Avaliação Sobre a Necessidade de se Implantar um Sistema ERP. Ou seja, análise da situação atual, reflexão e discussão sobre os pontos fortes e fracos da empresa e analisar os POVDM´s, que vem a ser o Ponto Onde Vai Dar M*e#r%d*a. Esta é a análise crucial e não se iluda: sempre dá m*e#r*d%a. Não há como fugir disso! Cada empresa é uma cultura; o que funciona numa grande multinacional, de repente nunca funcionará na empresa xis. Um possível POVDM nesta situação seria o sistema "caixapretismo" ou seja, tratar o assunto como caixa preta, excluindo outros gerentes e chefes, e se achando o demiurgo do assunto. Sem essa, abra o processo, discuta com todo, não se esquecendo nem da copeira, pois eis que a moça do cafezinho, por ser quase invisível dentro da empresa, é detentora de grandes segredos. Uma vez determinado os POVDM´s, passe ao segundo ponto;
2 ? Análise dos Processos da Empresa. (Avaliar as necessidades de customizações, adaptações e modificações do sistema); seleção do sistema (analisar os sistemas disponíveis no mercado através da avaliação de suas características técnicas); adequação (comparar as funcionalidades e processos do sistema com as necessidades organizacionais); análise de custo (verificar customizações necessárias, mão de obra especializada ou não para a implantação, treinamento, investimento em hardware, e o contrato de manutenção após a implantação). POVDM aqui é mato! Eis que inclui os compradores, a contabilidade, a diretoria e todos os demais setores. A matéria-prima nesta parte é informação fidedigna, honesta e correta, mas aparecerá quilos e toneladas de abobrinhas. Informação é poder, então pise em ovos.
3 ? Implantação. Onde se planeja desde atividades que precedem a implantação propriamente dita, até a consumação da mesma, detalhada em três etapas: definição da equipe de implantação (constituída por funcionários experientes no negócio da empresa e de diversas áreas; planejamento das atividades de implantação (estabelecer o escopo do projeto e o tempo necessário para a execução, definindo os módulos a serem implantados, a ordem de implantação, matriz de responsabilidades e planos de contingência); implantação dos módulos do sistema (parametrização e/ou customização do sistema, e instalação do equipamento necessário, que deverá estar funcionando corretamente). Nesta fase a análise do POVDM tem que ser profunda, envolvendo e consultando o máximo possível de pessoas. Não se perder de vista que normalmente os sistemas ERP´s vêm em módulos, os quais são implantados separadamente e depois integrados. O POVDM provável nesta fase é a necessidade de se codificar todos os insumos, matérias-primas, peças, conjuntos e sub-conjuntos, com informações cem por cento confiáveis no módulo de materiais, bem como definir a forma de entradas de dados diários da produção no sistema. Analise muito o processo, faça simulações, consulte os operadores, foque centrado nos possíveis POVDM´s;
4 - Conscientização e Treinamento para os Membros Organizacionais. Treinamento operacional e gerencial, constituída por três etapas: palestras, seminários de conscientização sobre o sistema, mudanças introduzidas, importância organizacional, implicações sobre má utilização e relevância do papel dos envolvidos; treinamento gerencial focando aspectos e possibilidades gerenciais do sistema; treinamento operacional realizado por área na empresa, focando os módulos específicos (enfatizar a busca pelo aperfeiçoamento do sistema e o não estabelecimento de controles paralelos). O possível POVDM nesta fase será o modo de abordagem do sistema com as pessoas de todos os níveis, inclusive os diretores. Nunca tente treiná-los (os diretores), deixe esta tarefa para o fornecedor do sistema, porque a mortadela não pode cortar a máquina, e sim o contrário. Ressalte-se que é extremamente fácil boicotar o sistema para que saia tudo errado, visto que o mesmo depende de dados e informações introduzidas pelos usuários; um elevado número de problemas causado por usuários insatisfeitos pode desmoralizar o processo como um todo em curto espaço de tempo;
5 - Utilização ? abrangendo etapas de uso e identificação de alterações para se atender a mudanças nas regras de negócio, detalhada em duas etapas: identificação de modificações no sistema e feedback, dando orientação as modificações necessárias para atender as mudanças da empresa, podendo ser simples ou exigirem novos desenvolvimentos, induzindo a nova aplicação do roteiro. O POVDM possível nesta etapa seria a permanência de controles paralelos por pessoas inseguras na utilização do sistema (inclusive a diretoria, mas neste caso praticamente não haveria muito o que se fazer) e a desmoralização do sistema por desuso.
Por fim, apesar da complexidade que envolve um projeto de implantação de um sistema ERP, mesmo nas pequenas e médias empresas, ele pode ser executado por uma equipe multidisciplinar interna, com suporte do fornecedor do sistema, e não necessariamente formada por especialistas e exegetas em tecnologia da informação, analistas de negócios ou consultores puristas em redesenho de processo. Utilizando-se a ferramenta da técnica do POVDM, consegue-se antecipar os problemas , evita-los e montar um sistema customizado com a cara da sua empresa. Carpe diem!