Gestora e Líder: novo perfil da secretária executiva.

Em virtude das alterações advindas do cenário globalizado competitivo, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer eficazmente suas habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às exigências das organizações. Torna-se imprescindível que ela tenha uma visão estratégica de negócios para poder atuar em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.

 

A nova secretária executiva possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do trabalho.

 

A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional.

 

No cenário atual as secretárias executivas assistem a vários executivos e equipe, assim como têm diversos subordinados sob sua supervisão, exigindo habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar vários colaboradores que necessitam de sua supervisão. Nota-se que as organizações estão assimilando essa mudança de perfil e estão procurando investir em treinamentos gerenciais para que elas possam desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.

 

Há uma compreensão por parte dos colegas, superiores e de toda organização quanto ao novo perfil da secretária assessora multifuncional. Em virtude dessa nova percepção, elas estão participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo idéias e sugestões, sendo ouvidas e reconhecidas como profissionais competentes, hábeis e aptas a gerir processos e pessoas.

 

Há ainda um ponto a ser aprimorado referente à delegação de tarefas. Talvez, devido ao extenso período em que realizavam as atividades por si mesmas, as secretárias ainda têm dificuldade em exercer uma liderança mais democrática junto a seu subordinado. Ainda há um controle autoritário, por meio do qual elas determinam como as atividades serão executadas pelos seus auxiliares. Isso decorre do receio de que sejam responsabilizadas por possíveis erros que sua equipe possa cometer. Porém, esse comportamento vem se modificando aos poucos, já que as secretárias se predispõem a sanar dúvidas e a orientar seus subordinados durante a execução da atividade, o que demonstra já uma preocupação em treinar, orientar e direcionar o time em busca de um resultado.

 

Com a assimilação desse perfil mais empreendedor, as próprias secretárias visualizam mudanças em sua formação, por meio da realização de cursos de administração que propiciem uma visão mais estratégica e empreendedora, bem como o desenvolvimento das habilidades gerenciais e de liderança que a auxiliarão na sua performance executiva.

 

Mesmo não exercendo cargos diretivos na organização em que trabalha, o que automaticamente lhe daria autoridade e poder gerencial, a secretária executiva pode atuar como gestora de informações e processos e líder dos colaboradores que se reportam a ela.

A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual trabalha.

 

CARVALHO, Antonio Pires (org.). Talentos brasileiros do secretariado executivo. São Paulo: Secretária Multifuncional, 2004.

 

 

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 15. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1999.