No mundo inteiro as organizações públicas ou privadas estão se conscientizando da importância de revisar seus modelos de gestão. As empresas privadas se motivam para aumentar sua competitividade através do uso mais eficaz dos seus recursos, enquanto as empresas públicas buscam o cumprimento das suas atividades na prestação de serviços à sociedade de forma mais qualificada e eficiente. 

A gestão por processos ou Business Process Management – BPM, uma sigla muito citada nos últimos tempos, traz uma abordagem sistematizada para identificar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização, com diminuição de custos operacionais, e ganhos de produtividade e maior satisfação para os clientes. 

A aplicação do modelo de gestão por processos nas organizações inicia com etapas importantes para entendimento do negócio e reconhecimento das atividades que envolvem todas as gerências da organização. Através do mapeamento de processos realiza-se um levantamento de tudo o que é produzido dentro da organização, nas suas diversas áreas, atividades, tarefas, estruturas, recursos materiais e humanos, envolvidos e relacionados diretamente com a execução do trabalho. Com isso já possível às organizações identificarem quais são os recursos necessários para geração de produtos ou prestação de serviços e os recursos que mais agregam valor ao negócio. 

Após a realização do mapeamento, inicia-se a etapa de análise, outro ponto importante, que propõe uma avaliação mais ampla dos processos, do seu funcionamento e execução com objetivo de reconhecer as ferramentas que os integram, se a modelagem está adequada aos objetivos de cada um e também classificá-los em diferentes tipos. É nesta etapa que se identifica os possíveis riscos, ameaças e oportunidades do negócio. 

Os processos mapeados e analisados passam então por uma validação que tem por objetivo garantir a qualidade e o desempenho de todo o fluxo dos processos nas suas diferentes áreas de negócio. A validação resulta em evidências documentadas que prevêem o pleno funcionamento dos processos mapeados e permite a condução dos trabalhos definidos. Concretizadas as etapas do modelo de gestão por processos, a organização deve reunir a documentação, que se tornará a fonte de referência permanente para a implementação e/ou manutenção do sistema de gerenciamento dos processos que irá orientar a criação de novos documentos e facilitar a comunicação sobre a forma de gerenciamento, tanto internamente como junto aos externos que de alguma forma se relacionam com a organização. 

O BPM além de atuar na identificação de oportunidades de melhoria, permite também acompanhar a evolução e a maturidade dos processos através de indicadores alinhados ao planejamento estratégico do negócio. Permite que as organizações sejam mais eficientes, mais eficazes e mais capazes de mudar continuamente para acompanhar a evolução de um mercado cada dia mais dinâmico.

Autor: Paulo César Beck – Diretor da Agens – Gestão por processos

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