GERENCIAMENTO, PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DE PROJETOS

Escrito por Adm. Celina Olivindo

O mercado mundial de negócios está dentro de uma grande esfera de demandas e ofertas interagindo diretamente com indivíduos moradores do mundo de várias culturas, com desejos e preferencias distintas e necessidades semelhantes. Diante de tamanha complexidade dessa relação tornou-se impossível fazer gestão rígida, de maneira única como se todas as empresas necessitassem das mesmas coisas sendo executada de uma maneira uniforme como uma linha de produção fabril de uma peça. É bem verdade que as empresas têm processos iguais e necessidades parecidas, entretanto não se conhece uma que consiga replicar da mesma forma os processos administrativos executados por pessoas nas mais diversas unidades operacionais mesmo quando a empresa faz parte do mesmo grupo gestor, isso se dar pela complexidade de gerir pessoas e processos.

Conhecer intimamente a empresa é fator determinante para contribuir com o sucesso organizacional. Um gestor deve conhecer a empresa, interagir com os departamentos e relacionar-se bem com toda a equipe dos níveis estratégicos, tático e operacional. Há décadas atrás administrar uma empresa não requeria muitas habilidades e competências do gestor, as empresas tinham estruturas mais enxutas, com níveis hierárquicos bem definidos a relação era entre o proprietário da empresa e os funcionários, não existia linha de produção com comando distinto nem plano de remuneração, motivação e incentivos. A política de gestão era o que chamamos de poder tradicional onde quem mandava detinha o poder dos recursos estruturais e financeiros.

Após a revolução industrial e com a abertura dos mercados dinamizando a concorrência, dando início a um processo de fabricação em massa que perdura até os dias atuais de produtos em grande quantidade visando atender as demandas existente e provocando novas necessidades no consumidor, exemplo da fabricação do carro onde um dia houve fila de espera para mais de ano e hoje existe muito produto para um público limitado. Esse processo requereu das empresas uma reorganização na estrutura organizacional. Mesmo com as empresas crescendo em número de processo e pessoas a gestão continuava a mesma, a aquela aplicada para 100 funcionários, mas como poderia dar certo? Essa situação era um dos primeiros desafios que a gestão deveria resolver para acompanhar a evolução do mercado e continuar existindo.

Dentre várias ações realizadas para superar este desafio, as organizações por meio de estudos chegaram à conclusão de dividir a empresa por departamentos a gestão seria mais enxuta e focada. Assim foi feito, as empresas ganharam departamentos desde do ponto mais alto da hierarquia a presidência da empresa e em sentido vertical foi alocando os cargos de diretor, gerencias, supervisores e operacional. Com essa estrutura a gestão administrativa da empresa pode ter uma visão melhor dos processos e da empresa possibilitando traçar os objetivos não somente macro mas também de forma setorial. Feito essa modelagem organizacional os dirigentes das empresas perceberam que todos os dias a empresas não passava somente por processos rotineiros e repetitivos mas que existia um gargalo no processo que demanda tempo, custo e qualidade requerida por clientes com uma característica marcante por ser temporários e não repetitivos conhecido como projeto, assim para não perder esse nicho no mercado nasce o departamento de gestão de projetos vinculado a diretoria da empresa e em parceiras com todos os outros departamentos.

A forma que o departamento apresenta dentro da estrutura formal da empresa tem características próprias, com equipe formal, rotinas determinadas e uma séria de atividades diárias tudo com o único objetivo de atender as demandas dos clientes sejam eles internos ou externos. O objetivo do departamento de gestão de projeto é o de atender as necessidades do mercado dentro de um prazo determinado com custo viável e qualidade requerida. Para que todas as exigências sejam atendidas uma empresa deve montar uma equipe de projeto orientado por premissas e restrições organizacional estabelecida, a mesma deve ser composta por um Gerente de projeto, por uma equipe especializada dentro das necessidades do projeto. Todo projeto é único, tem início, meio e fim determinado obedecendo um ciclo de vida e isso não significa que será breve o tempo do projeto, existe empresas que só um departamento de projeto não supri suas necessidades por demandarem vários projetos no mesmo período quando isso ocorre o recomendável é que a empresa tenho um departamento de Programa, nele todos os projetos estarão juntos na mesma pasta de gestão, entretanto os projetos ocorrem de forma individual com gerente e equipe distinta respeito seus prazos, custo e peculiaridade de cada um.

O gerenciamento de um projeto requer em primeiro momento que os participantes reúnam-se para discutir possíveis espoco para o projeto, nas reuniões devem ser elaboradas atas para que o processo seja acompanhado pela empresa e gestor. Nas reuniões é importante que todos possam falar e contribuir com as ideias que possam vim a surgir, sendo que estas reuniões podem ser demandas por necessidades internas da empresa ou via contratação de um cliente que deseja contratar um produto ou serviço.

Após determinar o escopo do projeto, ou seja, o objetivo a ser atingido o próximo passo e a elaboração do plano de trabalho que o gerente irá desenvolver e apresentar para a equipe de trabalho focando o alcance do escopo estabelecido, para essa fase deve se fazer uso um documento já existente ou a ser desenvolvido conhecido como plano, onde no mesmo constará todas as ações a serem desenvolvidas na fase do planejamento do projeto.

No processo de gerenciamento não pode esquecer de levantar todas as necessidades de input, processamento e output do projeto, exemplificando essa fase, imagine que seu casamento deverá acontecer dia 26/09/16 para que tudo ocorra bem você resolve contratar a empresa Casamento e CIA para organizar esse momento único de felicidade, sendo assim a empresa deverá elaborar o plano para lhe apresentar e caso aprovado dará início ao processo de elaboração do projeto responsabilizando-se com o gerenciamento, planejamento e execução de tudo. Levando em consideração que o projeto será para o casamento os input (entradas) seria as informações de onde os noivos querem a cerimônia do casamento, para quantas pessoas, qual o tipo de decoração, as informações sobre os noivos, lista de presente, etc em posse dessas informações a próxima ação é o processamento dos inputs (entradas) nesta fase o gerente do projeto deverá providenciar a garantir o local requerido para o casamento, bem como providenciar o convite para a quantidade demanda, além de disponibilizar aos convidados a lista de presentes dentre outras providencias, em seguida o gestor do projeto deve garantir os resultados na execução de todos os desejos do clientes, acompanhando os outputs (saídas) ou melhor os resultados gerados com as entras e processamento, esse controle é de suma importância para garantir o sucesso do projeto e a satisfação do cliente e neste momento que o gerente pode corrigir alguma falha e/ou melhorar.

Gerenciar projeto requer do profissional habilidades e competências especificas para o cargo, o mesmo deve ser criterioso com a qualidade do produto, focar nos custos não devendo ultrapassar o valor estabelecido para o projeto sem prejudicar a qualidade do mesmo, deve saber relacionar-se com pessoas lembrando que seu relacionamento com as pessoas interfere diretamente com a qualidade do produto, o gerente precisa estar em sintonia com a equipe para assim elaborar um planejamento coeso com custos controlados, prazos respeitados, pessoas corretas nas funções específicas a elaboração do planejamento é fundamental para que a execução do mesmo não fique comprometida e gere perdas no projeto. No planejamento fica definido o escopo do projeto, o cronograma a ser seguido, os valores empregados em cada momento e as pessoas responsáveis por cada atividade, só depois de elaborado o projeto avança para a fase de execução.

Na execução o desafio é acompanhar diariamente recebendo e dando feedback a todos os envolvidos sempre com foco na gestão de risco. Uma ferramenta para auxiliar nesta fase é o ciclo PDCA – Planejar, Executar, Coordenar e Avaliar as ações que estão sendo realizadas para saber ser estar acontecendo o que foi planejado para alcançar o escopo do projeto. Um bom gestor nunca deixa para o fim do projeto sua avaliação, essa deve ser feito em paralelo a elaboração de todo o projeto, o risco de fracasso do projeto é eminente desde do início dos trabalhos. A gestão de risco deve acompanhar a equipe sempre, o medo de errar é que faz o sucesso ficar mais próximo e real, preparar a empresa para um possível fracasso é minimizar o impacto do mesmo, na fase de executar é onde ocorre ajustes pois até o momento tudo está no papel e só a partir desta fase coloca-se em prática as instruções e todos os stakeholder, patrocinadores, clientes, funcionários, fornecedores e a direção estarão acompanhando de perto todo o processo, visando a culminância do projeto de forma satisfatória.

O processo de gestão de projetos tem um desafio global de atender os desejos do cliente de forma única e não repetitiva com equipes cada vez mais difícil de formar dentro das habilidades e competências necessárias para trabalhar com esse formato de gestão. Este modelo contribui de forma significativa para a administração de empresas, tem um foco na redução dos custos fator predominante no atual cenário mundial, gerencia o tempo outro elemento determinante para o sucesso de qualquer empresa e além de focar na qualidade dos produtos e/ou serviços ofertados aos clientes. É um modelo inovador e bastante divulgado em livros, periódicos, internet e meio acadêmico.

Nome em citações bibliográficas: OLIVINDO, C. M. S.