E-Mail: uma ferramenta de trabalho

Caros Amigos,
 
O que me leva a escrever este pequeno artigo é um problema crítico dentro e fora das organizações que venho observando: a falta de comunicação.
 
Tenho observado em algumas empresas que as pessoas ainda se comunicam por sinal de fumaça, ou seja, deixa um recadinho no papel sobre a mesa da criatura, do tipo: "assim que chegar me liga." ou ainda "preciso do documento xyz..." e a secretária com um milhão de papéizinhos sobre sua mesa com recados: "avisar o Sr. José que a D. Maria não vem hoje.", ou ainda, "avisar o sr.João que o Sr. Pedro ligou e pediu para ele retornar"... 
 
No caso que estou citando, tanto a secretária como a pessoa que vai receber o recado tem um computador com, no mínimo, Outlook Express e o pacote Office 2003 e tem também uma pessoa de TI pelo menos 12 horas na empresa, com quem eles podem esclarecer suas dúvidas.
 
A mesma coisa quando ouço: "Precisamos comprar um caderninho para anotar os telefones dos clientes que nós mais ligamos." Caderninho ??? Vamos salvar o planeta, vamos diminuir o consumo de papel, vamos utilizar os contatos do Outlook ou de qualquer outro gerenciador de e-mails que tenhamos em mão... Caderninho é coisa do século passado, meus Deus ! ! !
 
Como é difícil mudar não ?! É o paradigma da Tecnologia da Informação.
 
Estas mesmas pessoas que agem desta forma são as mesmas que se utilizam de web mail, durante o expediente ou no horário de almoço ou até mesmo em casa, pra falar da vida alheia. E pra quem já utilizou web-mail sabe que é bem mais complicado que o Outlook, por exemplo.
 
O e-mail é uma ferramenta prá lá de colaborativa, porém, utilizada de qualquer forma, para envio de qualquer coisa para qualquer pessoa sem um mínimo de avaliação técnica no caso dos e-mails corporativos e sem avaliação de conteúdo no caso dos e-mails particulares.
 
Dentro da corporação o e-mail deve sempre ser utilizado para comunicar qualquer fato relevante ou para documentar uma ação e seus desdobramentos e sempre mantermos o conteúdo do e-mail anterior para mantermos o histórico das ações e/ou operações efetuadas.
 
Em nossos e-mails pessoais devemos observar também o histórico dos e-mails e mantê-los em nossa comunicação para que sempre que lermos um determinado e-mail possamos nos lembrar dos fatos anteriores. É comum você ler um e-mail recebido de alguém falando de um determinado assunto e não lembrar do assunto...Conclusão: ou responde por e-mail que não se lembra do assunto ou telefona para a pessoa que lhe enviou o e-mail para lembrar.
 
A questão é bem simples de solução para as duas áreas, corporativa e pessoal: as 3 peneiras de Sócrates.
 
A primeira peneira é a VERDADE. O que você quer contar é um fato? Caso você apenas tenha ouvido falar, a coisa deve morrer por aí mesmo. Suponhamos, então, que seja verdade. Deve agora passar pela segunda peneira: a BONDADE. O que você vai contar é coisa boa? Ajuda a construir ou destruir o caminho, a reputação do próximo? Se o que você vai contar é verdade, e coisa boa, deve passar ainda pela terceira peneira: a NECESSIDADE. Convém contar? É realmente importante a divulgação desta informação? Resolve alguma coisa? Ajuda a comunidade? Pode melhorar o mundo?

E arremata Sócrates:
- Se passar pelas três peneiras, conte! Tanto eu, como você iremos nos beneficiar. Caso contrário, esqueça e enterre tudo. Será uma fofoca a menos para envenenar o planeta e fomentar a discórdia.
 
A falta de comunicação se dá justamente por utilizar uma ferramenta tão poderosa para outros fins, adversos dos verdadeiros fins da ferramenta.
 
Concordo com aqueles que dirão que existem pessoas que utilizam o e-mail para isso mesmo, para denegrir imagem e outras coisas deste gênero, porém, o público a qual me refiro e escrevo este artigo, não utilizam o e-mail para isto mas são prejudicados por aqueles que utilizam.
 
Este artigo foi mais para clarear o assunto àqueles que me pergutaram e está longe de ser um compêndio sobre o assunto.
 
Um grande abraço a todos.

Marcello Papavero