Contabilidade e a tecnologia da informação

 

Daiana Franciéle Righi[1]

Marines Janice Haezel[2]

Marlúci Jiselle Haezel3

João Antonio Cervi4

 

RESUMO

 

Desde a antiguidade, o homem já sentia a necessidade de controlar o patrimônio utilizando meios arcaicos como forma de moeda e conforme os anos se passavam sentiam a necessidade de aperfeiçoar seus métodos de controle. Houve grandes mudanças nos costumes e na cultura. A contabilidade evoluiu, onde anteriormente ela era manual e os arquivos impressos, agora ela conta com uma nova tecnologia criada pelo próprio governo para controlar tudo que acontece dentro da empresa, mudando totalmente seu cotidiano e dos contadores. Atualmente a fiscalização é eletrônica e os dados são cruzados, dificultando os ilícitos tributários de sonegar impostos. O objetivo deste estudo é descrever uma breve evolução histórica da contabilidade, seguido da Contabilidade na era digital, e finalizando com a criação do SPED Fiscal. O estudo realizou-se com base em livros especializados e artigos em meios físicos e eletrônicos, tendo em vista a importância deste tema tão emergente e atual. Conclui-se que essas mudanças impactam não somente na esfera contábil como também nas áreas de Tecnologia da Informação envolvidas com as novas tecnologias, sendo que seus maiores benefícios são a veracidade das informações nas demonstrações contábeis, diminuição de custos com armazenagem de documentos e emissão em papel.

 

Palavras-chave: contabilidade – era digital – tecnologia da informação

 

INTRODUÇÃO

 

A contabilidade é uma ferramenta muito utilizada para a tomada de decisões nas empresas, ela vem evoluindo de tal forma que cada vez mais as organizações e contadores precisam se atualizar, pois as leis mudam constantemente.

Atualmente os meios eletrônicos são utilizados como ferramenta de apoio à contabilidade, pois agilizam o processo decisório, as informações são mais rápidas e precisas, diferente de quando eram escritas manualmente, utilizando um tempo maior para análise das informações.

Devido às diferentes influências de cada região, econômica, politica e cultural, gerou-se normas contábeis diferenciadas, tornando-se uma barreira a evolução econômica internacional. Com a uniformização dos procedimentos contábeis, se tornará mais simples a análise e comparação das empresas mundialmente e, com clareza e transparência, poderão ser compreendidas independente da localização, sem que os regionalismos sejam empecilhos na concretização de negócios.

A contabilidade atrelada à tecnologia da informação tem evoluído de tal forma, que o governo utilizou-se desse meio para agilizar seu acesso aos dados de forma rápida e eficaz. Nesse intuito, o presente artigo teve como objetivo descrever uma breve evolução histórica da contabilidade até os dias atuais, incluindo-se a utilização da tecnologia da informação, para a agilização do processamento dos dados.

O trabalho foi estruturado da seguinte forma, inicialmente um breve parecer sobre contabilidade, seguida da contabilidade na era digital, para o melhor entendimento do assunto, envolveu-se contabilidade e sistema de informação, e por fim, a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

Foi utilizada como metodologia de trabalho a pesquisa bibliográfica, fundamentada junto a livros e periódicos científicos voltados à pesquisa e inovação.

 

1 EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE

Com o surgimento dos vilarejos e pequenas cidades primitivas, criou-se a primeira forma de moeda, mais conhecida como escambo, que se referia à troca de mercadorias ou serviços. Dessa forma sentiu-se a necessidade de controlar o patrimônio, surgindo assim a primeira forma de contagem.

A partir da existência dos primeiros seres vivos, a contabilidade já estava fazendo-se presente na vida humana, pois mesmo sem perceberem, os homens estavam de alguma forma utilizando peças, objetos ou até mesmo ossos que  serviam para realizar a contagem dos seus patrimônios.

De acordo com Sá (2008) o homem primitivo utilizava os instrumentos que possuía para caracterizar a riqueza patrimonial por meio de sua arte, fazendo inscrições nas paredes das grutas com pinturas e com pedaços de ossos, resultando em riscos e sulcos, os desenhos significavam a qualidade e os riscos, a quantidade.

A necessidade dos seres humanos de controlar e aumentar seu patrimônio não é de hoje, nos primórdios já se utilizavam métodos contábeis e, com isso, a contabilidade era utilizada de forma que se conseguisse ver a situação na qual se encontravam, quantos animais possuíam, quais as terras que dominavam e quais produtos poderiam produzir e trocar para assim aumentar seu capital, ou seja, a contabilidade não precisou de dinheiro para existir, o homem para controlar seus bens fez surgir de uma maneira simples o início da contabilidade.

Existem vestígios encontrados por arqueólogos de 8000 anos atrás, onde já havia inscrições em cavernas demonstrando que o homem já utilizava técnicas para controlar seu patrimônio, mais tarde as grandes civilizações da antiguidade como os romanos, gregos e egípcios desenvolveram sistemas de controle patrimonial. (CRUZ; ANDRICH;  SCHIER, 2008, p.18).

 

Conforme Santos et al. (2007) a ficha de barro foi considerada a primeira partida dobrada da pré-história, sendo somente implementada após o século XII, durante a revolução comercial.

De acordo com Hendriksen e Breda, “os sistemas de escrituração por partidas dobradas começaram a surgir nos séculos XIII e XIV em diversos centros de comércio do norte da Itália.” (2011, p. 39).

“Há vários estudiosos da contabilidade que escreveram sobre o método de registro contábil, como foi o caso de Benedetto Cotrugli, sendo assim Pacioli não seria o inventor das partidas dobradas como muitos se referem.” (SANTOS et al. 2007, p. 37)

 

Evoluiu-se da escrita manual para a utilização de máquina de escrever (datilografia) e hoje são utilizados os computadores, que começaram a ser difundidos por volta de 1980, juntamente com sistemas informatizados que unem as diversas áreas de uma empresa, bem como geram os mais diversos relatórios, a internet influenciou de tal maneira as pessoas e as empresas que criou um novo mercado de atuação para os profissionais das mais diversas áreas incluindo a contábil. Os softwares oferecidos facilitam os trabalhos contábeis proporcionando rapidez e segurança nos processos, evitando falhas e gerando maior eficácia das informações. (SASSO; ROSA, 2011, p.2).

 

            O Processo de convergência às normas internacionais da contabilidade é um dos maiores desafios aos contadores e estudiosos da área contábil, pois buscam confiança junto ao público externo, demonstrando transparência e segurança das informações transmitidas.

 

A utilização de um único padrão de normas contábeis permite que empresas e investidores acessem mercados múltiplos ou estrangeiros com mais facilidade. Isso pode estimular os investimentos e facilitar o fluxo de capital entre os países. (DELOITTE, 2008, apud BOENO; NOLASCO, 2011, p.6).

 

O trabalho do contador, de acordo com Rostás (2009, apud BOENO; NOLASCO, 2011, p.12), “será muito mais intenso e complexo, o que eleva sua importância dentro das empresas e resulta em balanços mais completos, propiciando a potencialização dos ganhos.” Com isso aumenta a responsabilidade do profissional contábil, que além de praticar uma contabilidade legal, será responsável subjetivamente.

 

2 CONTABILIDADE NA ERA DIGITAL

A contabilidade vem se tornando cada vez mais útil para a sobrevivência das empresas. Com o desenvolvimento tecnológico a informática se tornou um instrumento de suma importância no trabalho do contador, tornando mais rápido o desempenho de suas funções e contribuindo para as melhorias e qualidade de trabalho. Nota-se que ambas vêm em constante evolução, para isso é necessário que as organizações adaptem-se e não cometam mais erros e/ou fraudes, que venham a dificultar seu desempenho empresarial.

Segundo Bio, “o sistema contábil coleta e processa os dados monetários sobre todas as transações (vendas, compras, pagamentos, recebimento, despesas, etc.). Como registra os fatos administrativos efetivamente ocorridos, pode relatar resultados reais.” (2008, p.55).

Essa nova era da informatização trouxe grandes avanços para a área contábil, agilizando os processos e a qualidade do serviço prestado, onde anteriormente era despendido se muito tempo nos lançamentos manuais.

[...] o processo manual de escrituração contábil foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo eletrônico. As melhorias na forma de fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se a tecnologia da computação, trouxeram enormes benefícios para os profissionais da área. (OLIVEIRA, 1997, apud CILISTRINO; ELIAS; RIBEIRO, 2010, p.24).

A informática além de trazer benefícios, auxilia as empresas na rapidez em processar as informações através de seu sistema e apresentar os resultados, podendo dela retirar informações para a tomada de decisões em curto, médio e longo prazo, trazendo soluções, expectativas e novas ideias para quem dela se utiliza.

 

O computador é um recurso transformador de dados em informações, e para tanto consome diversos fatores, como, por exemplo, tempo e energia. Quanto mais recursos de processamento, maiores as condições de tratar grandes volumes de dados, obtendo informações em menor tempo. (BIO, 2008, p.114).

 

“Tecnologia da informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, independentemente da maneira como é aplicado.” (BATISTA, 2006, p.59).

Para Navarro (2007, apud Nascimento 2011, p. 01), a Tecnologia da Informação é um conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação da informação, é a maneira como esses recursos estão organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas.

Segundo Beal (2000, apud BORGES; MIRANDA, 2009, p.01), “o principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores.”

O tempo está passando e a contabilidade sendo revolucionada pela tecnologia da informação. A forma de processar as informações foi alterada facilitando o acesso da fiscalização e exigindo do profissional contábil maior conhecimento e capacidade nos lançamentos, conferências e análise das informações.

A contabilidade e a tecnologia da informação vêm se tornando cada vez mais úteis para a sobrevivência das empresas. Com o desenvolvimento tecnológico, o profissional contábil deve saber analisar e interpretar as informações contábeis.

As informações geradas pela escrituração digital facilitam o controle gerencial, onde os dados vão ser precisos. Segundo Duarte (2009, apud SASSO; ROSA, 2011, p.03), “[...] com a contabilização de todas as operações empresariais para saciar a fome das entidades fiscais, não há motivos para não se aproveitar a riqueza de informações gerenciais que podem ser extraídas dos registros contábeis.” Daí se percebe que os gestores devem aproveitar a existência dos dados ao seu alcance para o auxílio no aperfeiçoamento da gestão empresarial.

 

3 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL (SPED)

 

A Contabilidade avançava em passos lentos. Após a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED as mudanças passam a ocorrer de forma rápida e o contador que anteriormente utilizava meios manuais para efetuar seu trabalho, teve que se adaptar às novas tecnologias, as quais foram criadas pelo próprio governo, a fim de controlar a estrutura da empresa e detectar possíveis sonegações.

A implantação do SPED busca integrar os fiscos através da padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, uniformizar as obrigações acessórias ao estabelecer a transmissão única destas obrigações de diferentes órgãos fiscalizadores e também com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e com isso identificar com mais agilidade e presteza os ilícitos tributários. (SASSO; ROSA, 2011, p.5).

As informações geradas pelas empresas precisavam ser armazenadas de forma que o fisco conseguisse obter acesso. Como a cada ano surgem mais fraudes e o número de informações aumenta constantemente, houve a necessidade por parte da fiscalização de criar um programa capaz de saber os acontecimentos nas organizações, desde a entrada das mercadorias até sua saída, sem haver modificações de dados, sendo que, caso isto ocorra possam ser tomadas as devidas providencias com maior facilidade.

O sistema consiste na criação de eficientes mecanismos de comunicação e compartilhamento de dados entre as empresas e as entidades governamentais, em tempo real, através do uso da Internet e de certificações digitais, em busca da substituição de documentos físicos, como a nota fiscal e livros fiscais, por documentos digitais, criando o que se poderia conceituar como contabilidade digital. (SILVA, 2006, apud LIMA; NASCIMENTO, 2008, p.02).

 

Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. (BRASIL, 2007b).

De acordo com o Decreto Lei nº 7.979 de 8 de abril de 2013, art. 2º que altera o Decreto lei nº 6022,de 22 janeiro de 2007“ O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações”.(BRASIL, 2013)

A maioria das empresas e escritórios de contabilidade precisaram se adaptar a essa nova realidade, onde os processos devem ser rápidos e precisos, não podendo haver erros nas entregas dos arquivos digitais.

Ainda segundo a Receita Federal (BRASIL, 2007a), o SPED tem como objetivo promover a integração dos fiscos, racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes e tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários. Dessa forma torna-se mais fácil o acesso às informações, sendo que a transmissão é rápida e os dados são cruzados identificando a ilicitude. Cabe destacar da grande importância das empresas estarem agindo dentro das normas tributárias para evitar maiores transtornos com o fisco.

O SPED veio para facilitar a transmissão dos dados constantes em cada empresa para o poder público, sem precisar deles impressos, economizando no tempo, no transporte e ajudando na diminuição dos gastos com papel e seu lançamento no meio ambiente, além da agilidade que traz o serviço, podendo desta forma auxiliar pequenas e médias empresas na diminuição de sonegação dos impostos, regularizando-as e proporcionando maior segurança a toda sociedade.

                                                                                       

O Sped pode ser entendido como um software que será disponibilizado pela Receita Federal para todas as empresas a fim de que elas mantenham e enviem a este órgão informações de natureza fiscal e contábil (a partir da escrituração digital mantida nas empresas) e informações previdenciárias, bem como os Livros Fiscais, Comerciais e Contábeis gerados a partir da escrituração (já registrados nos órgãos do Comércio), além das Demonstrações Contábeis. (CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE, 2007).

De acordo com Sasso e Rosa (2011, p. 6): o SPED é formado pelos seguintes subprojetos:

 

a)     Escrituração Contábil Digital – ECD: visa substituir a impressão dos Livros Razão e Diário por arquivos e registros digitais;

b)    Escrituração Fiscal Digital – EFD: visa substituir a impressão de livros fiscais, Registros de Entradas, Saídas, Apuração do ICMS, Apuração do IPI e Inventário por arquivos e registros digitais;

c)     Nota Fiscal Eletrônica – NF-e: substitui a emissão de documentos fiscais por documentos eletrônicos;

d)    Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e: substitui a emissão de documentos fiscais por documentos eletrônicos;

e)     Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e: visa substituir os documentos fiscais, Nota Fiscal de Serviço de Transporte e Transporte Ferroviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Rodoviário, Aquaviário e Ferroviário de Cargas, Conhecimento Aéreo;

f)     E-Lalur: visa eliminar a redundância de informações existentes na escrituração contábil, no LALUR e na DIPJ;

g)    Central de Balanços: pretende reunir os demonstrativos contábeis e informações econômico-financeiras públicas e disponibilizá-los em meio magnético.

 

De acordo com os autores Azevedo e Mariano (2011, apud SASSO; ROSA, 2011, p. 7), “o Projeto SPED trará mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias.” Percebe-se que com a ação do poder público no sentido de agilizar a evolução tecnológica, as empresas também se beneficiam, pois passam a utilizar-se de processos atualizados.

 

CONCLUSÃO

 

A Contabilidade está inserida atualmente na era digital, onde os arquivos são eletrônicos e as tecnologias permitem acesso imediato às informações por parte de todas as pessoas envolvidas. Portanto, o SPED se tornou o meio mais moderno  e eficaz de agilizar para o governo, o acesso às informações empresariais, podendo assim verificar os ilícitos tributários. O profissional contábil deve conhecer bem esta função, para através dela repassar as informações corretas e em tempo hábil.

A tecnologia da informação atrelada à era digital promove conhecimento, agilidade e facilidade no acesso aos dados, transformando o que antes precisava de muito tempo. Hoje, pode-se considerar o avanço tecnológico como responsável pelo aumento da capacidade de armazenamento e cruzamento de dados, tornando assim as empresas mais qualificadas e incapazes de sonegar impostos. Para isso os profissionais contábeis precisam dispor de mais conhecimento, pois fazem a intermediação entre as empresas e o governo.

O objetivo principal do presente artigo foi demonstrar que com a nova era digital os contadores e as organizações devem estar preparados para as mudanças, como os arquivos são eletrônicos e o acesso às informações são rápidos e eficazes, surge uma nova forma de trabalho, facilitando sua operacionalização e reduzindo custos.

Com o estudo do artigo, observou-se que a nova era digital tende a trazer mais facilidades e competências ao ramo contábil, precisando assim de constante atualização por parte dos profissionais contábeis e também das empresas que precisam adequar-se com sistemas mais eficientes e pessoas qualificadas para realizarem o trabalho.

 

REFERÊNCIAS

 

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[1]    Acadêmica do Curso de Ciências Contábeis - 6º semestre. Faculdades Integradas Machado de Assis. [email protected]

[2]    Acadêmica do Curso de Ciências Contábeis - 6º semestre. Faculdades Integradas Machado de Assis. [email protected]

3 Acadêmica do Curso de Ciências Contábeis - 4º semestre. Faculdades Integradas Machado de Assis. [email protected]

4 Mestre em Engenharia de Produção. Orientador. Professor do Curso de Ciências Contábeis. Faculdades Integradas Machado de Assis. [email protected]