CONSERVAÇÃO DE ACERVOS E A INFORMATIZAÇÃO: DOCUMENTOS – ARQUIVOS HISTÓRICOS E ADMINISTRATIVOS

CONSERVAÇÃO DE ACERVOS E A INFORMATIZAÇÃO: DOCUMENTOS – ARQUIVOS HISTÓRICOS E ADMINISTRATIVOS 

 

Paulo Batista de Almeida

Aluno do Curso de História – EAD – Universidade Estácio de Sá RJ.

Rio de Janeiro, 02 de agosto de 2015.

Resumo

Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano
passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor
dos documentos. Assim, os arquivos surgiram quando os indivíduos passaram a registrar seus atos e informações necessárias a sua vida social, política e econômica, o que se iniciou na mais remota Antigüidade. Portanto, os arquivos são locais destinados à guarda ordenada de documentos criados por instituições ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservação de dados, como um conjunto e não como unidades isoladas, tais documentos se tornam a guarda da memória e da história administrativa de uma organização publica ou privada. Embora o avanço tecnológico não faz suprir a necessidade de arquivos documentais, devido que os papeis podem serem digitalizados mais não podem ser destruídos quando classificados de guarda permanente. O uso da informática facilita na diminuição do espaço a ser utilizado como arquivo, outro recuso utilizado com o mesmo objetivo é o da microfilmagem.

Palavra-Chave: Arquivo, acervo, informatização.

Abstract

With the growth and evolution of writing and social life, the human being began to better understand the value of information and therefore the value of the documents. Thus, the files came when people started to record their actions and information necessary for their social, political and economic, which began in the remotest antiquity. Therefore, the files are local for the custody ordered documents created by institutions or individuals in the course of its activities, seeking the preservation of data, as a whole rather than as isolated units, such documents become the guardian of memory and history management of a public or private organization. Although technological advancement does not meet the need of documentary files, because the papers can be scanned more can not be destroyed when classified standing guard. The use of information technology facilitates in reducing the space to be used as a file, another refuse used for the same purpose is the microfilming.

Keyword: Archive, collection, computerization.

Introdução

 

A memória de um país, está atrelada em seus arquivos históricos culturais compostos de seus acervos documentais, artísticos e arquitetônicos e na memória de seu povo.

No Brasil, com intuito de manter vivo sua historia foi criado em 1937 através da lei nº378 o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN, suas atribuições está contida na Constituição Federativa de 1988 em seus artigos 215 e 216, que define o patrimônio cultural como formas de expressão, modos de criar, fazer e viver. Nesta definição encontra-se todo o conhecimento artístico, cientifico e tecnológico, dentre outros. Com o avanço tecnológico e para melhor conservação dos dados históricos, anteriormente depositados nos museus e bibliotecas, abriu se o recurso de informatizá-los em arquivos digitalizados.

Fundamentos históricos

 

Historicamente, para Gameiro(2008), foi a partir do século XVIII, que se desenvolveu os conceitos de restauração, preservação, conservação, e mais recentemente, o de conservação integrada, do acervo histórico. Os conceitos que envolvem a idéia de manutenção ou proteção do patrimônio histórico cultural se intensificaram na idade moderna através das novas reflexões filosóficas e culturais que despertaram a sociedade quanto à importância e o valor dos acervos dentro do contexto histórico-cultural.

No entanto, a sociedade já tinha a manutenção de sua história muito mais através das memórias revividas e dos patrimônios escritos e arquitetônicos que simbolizavam uma era. Algumas pessoas, ainda relutavam por associarem as lembranças do passado ao impedimento dos avanços futuros, esquecendo da importância de ser mantida a identidade cultural de um povo, e que o passado é parte integrante do presente e motivação para futuro.

No Brasil, o acervo documental teve sua preservação centrada nas bibliotecas embora, algumas não receberam suporte de aparatos apropriado para conservação e manuseio de seu material. No que se refere ao acervo de documentos públicos, seus critérios estão estabelecidos na Lei 8.159/1991, que reza sobre o tema, estendendo-se aos documentos privados.

Para Granato e Campos (2013),ao investigarem os conceitos mais recentes de conservação do patrimônio cultural, entenderam que no decorrer do século XX, algumas teorias e concepções sobre a conservação e que estas coexistiram com as anteriores. Sendo que só a partir de meados desse século, veio a existir uma nova concepção a chamada “Nova Conservação Científica”. Nessa concepção, os cientistas e a metodologia científica, passam a definir o processo da preservação de acervos, e devido sua eficácia, essa abordagem torna-se, no final do século XX, a forma reconhecida de lidar com a preservação do material histórico.

 

Concepções da Teoria Contemporânea da Conservação

 

Algumas teorias que marcaram o final do século foram: a teoria de Garry Thomson , que propiciaram a publicação do livro The Museum Environment em 1988. Neste momento foi sinalizada de forma sistemática, os problemas referentes à climatização em museus e a importância do controle do ambiente onde estão colocadas as coleções.

Todavia, Salvador Muñoz Víñas (2005 apud GRANATO E CAMPOS, 2013), enfatiza que só recentemente, se fez a sistematização e a crítica das idéias de teóricos anteriores. Essas teorias teriam como pressuposto ser a conservação uma operação de imposição da verdade, de relevância apenas para um grupo restrito de formação específica, autorizadas a dizer o que deve ser conservado e restaurado.

O autor, propõe uma teoria contemporânea da conservação onde o interesse primário está nos sujeitos e não mais nos objetos. Os objetos de interesse da preservação têm, em comum sua natureza simbólica, portanto, todos são símbolos e todos têm um potencial de comunicação, seja de significados sociais, seja de sentimentais.

Assim, não caberia ao conservador limitar o material a ser preservado como acervo histórico, e sim adequar à linguagem para que todos os indivíduos tenham fácil absorção do que este acervo transmite culturalmente independente de sua instrução intelectual.

 

A informatização avaliação e gestão de documentos

 

Segundo Santos (2008), os anos 90 marcam a introdução da internet como um recurso mais popular, esta ferramenta facilitou a passagem do conhecimento e da história de um povo de forma globalizada.

Para Ramos(2005), a disponibilidade da informação, através do uso integrado de tecnologias , proporcionou o acesso ao ambiente digital, com serviços e recursos à disposição dos pesquisadores, instituições de ensino e a sociedade em geral, facilitando a acessibilidade a história cultural de forma mundial.

Sendo assim, os arquivos informatizados podem estar presentes em quatro formas, dados, texto, som e imagem.

Podem ser aplicados quatro tipos de processos à informação, que são:

1. Geração - capta a informação do ambiente e as transforma em : dados, texto, som , imagem;
2. Processamento - transforma a informação em padrões mais adequados para serem acessados;
3. Armazenamento - função de guarda da informação para ser usado quando necessário;
4. Transmissão - informação levada ao usuário;

Segundo Catro,Silva e Santos( 2004) de uma forma geral, podemos considerar documento eletrônico toda informação armazenada em dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM) ou transmitida através de um método eletrônico. Neste contexto encontram se, software, banco de dados, textos, imagens, assim como as informações acessadas via Internet: email, sites, etc.

            Embora, tecnologicamente aja um amplo meio para divulgar o conhecimento, existem alguns acervos como manuscritos e pergaminhos dentre outros, que  só têm a forma original para consulta, por se tratarem de documentos raros ou sigilosos ao qual não podem ter livre acesso ou manuseio por este poder vir a destruir os mesmos. Contudo, cada vez mais arquivos estão sendo passados para o meio eletrônico, no entanto, alguns, ainda são mantidos em papel.

O resumo, como já mencionado, esta nova tecnologia, pode ser uma tentativa de harmonizar o desenvolvimento presente e futuro mantendo suas memórias com o passado histórico, que pode vir a propiciar o crescimento econômico e social de uma comunidade. Entretanto, o método eletrônico ocupe quase nenhum espaço fico, deve ter um critério quando se refere o que é um bem cultural, dentro dos níveis preestabelecidos pela gestão.

Segundo Sousa (2003), o termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é originário da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido no Brasil.

Para Pontal (2002 apud Santos, 2008),a gestão aplicada aos bens culturais objetiva a preservação dos valores culturais dentro de um contexto de sustentabilidade própria que garanta sua manutenção e preservação.

Rodrigues (2005), a gestão de documentos a serem arquivados, na perspectiva da arquivologia, refere-se a “um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.

Contudo, para Sousa (2003) a classificação como a medida crucial dentro da gestão dos arquivos, deve ser com base numa classificação de documentos determinada pelas demandas de documentos que compõe a gestão.

Assim, se convencionou, entre os autores da arquivologia, que a classificação dos documentos de caráter:

• Permanente - denomina-se Arranjo;
• Classificação - refere aos arquivos correntes;

Seguindo esta orientação, a classificação nada mais é do que uma seqüência de operações, determinadas de acordo com diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo.

Para Schellenberg, (1956 apud (CASTRO, SILVA e SANTOS, 2004)), há três elementos de classificação dos documentos públicos sendo:

1. De ação -  a que os documentos se referem;
2. De estruturação - órgão que os produz;
3. Por assunto dos documentos;

Schellenberg, trata separadamente da classificação por assunto, pois ela refere-se a documentos que não são identificáveis dentro de arquivos de órgãos públicos. Entendendo ainda que, só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referência e similares.

Segundo Rodrigues (2005), o tratamento de documentos a serem arquivados deve ter a observância de conservar os registros de ações e de fatos que comprovem a época de cada gestão.

Corrobora Sousa (2003), que muitos problemas nos arquivos correntes da administração pública brasileira, derivados da falta de uma metodologia bem delineada para sua classificação. E que identificar os arquivos montados nos setores de trabalho que são acervos, é passar por um crivo maior de bom senso, devido que os documentos ficam misturados, ativos, semi-ativos e inativos, que poderiam os últimos, serem possíveis de eliminação, por não serem do órgão, no entanto, podem se tratar de orientação normativa de órgão superior que disciplina um procedimento.

Para Bernardes (1998), a metodologia de gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos documentos, desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos, para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental - arquivos correntes, valor administrativo e vigência, das transferências aos arquivos centrais/intermediários, de longo prazo, do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente, de valor histórico-cultural.

Assim, pode-se conceitua a gestão de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação dos documentos, onde a avaliação de sua importância deve ser feita, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A avaliação dos documentos públicos que devem ser ou não arquivados, consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda, para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro.

Finalizando, a avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço público.

 

Conclusão

Concluindo, receber  conhecimento de sua cultura e da cultura dos demais povos do mundo, tornou-se um campo de expansão. O acervo histórico anteriormente retido a pequena elite, já não é mais aceitável, e perder informação do passado também não. Assim, o Brasil tenta avançar na era digital no que tange a manter os arquivos históricos e administrativos para  favorecer a inclusão de todos a esta nova tecnologia.

Que leva absorver com maior facilidade a história no contexto mundial. Muito embora, os acervos nacionais ainda estejam caminhando para serem digitalizados e informatizados, abrindo as portas e gavetas dos arquivos e bibliotecas brasileiras para socialização do conhecimento.

A informática ainda é um campo novo mais acelerado em  seu crescimento, esta importante ferramenta propicia a pesquisa e a recuperação da informação histórica do passado remoto e recente. No entanto, para que o governo brasileiro venha por em pratica os mecanismos da informática a seu dispor e da população, precisa implantar mais programas que facilite a todos o acesso a informação informatizada. Nesta situação de atualização e inclusão, estão também os arquivos públicos que a medida que forem digitalizados favorecerá maior acesso a seus dados. Este mecanismo que ocupa pouco espaço físico vem a favorecer a retenção de mais conhecimentos. Contudo, ao selecionar o acervo que deve ser ou pode ser digitalizado, deve se ter a observância que nem todos documentos podem passar por este processo de manuseio por serem de composição frágil ou sigilosos.

Atualmente, a principal desvantagem do uso do meio eletrônico, para controle dos documentos e conhecimentos, reside na atualização constante da tecnologia. Onde os equipamentos e softwares necessários para a recuperação e exibição de dados arquivados, ainda carece de aplicativos específicos, de atualização constante. Para que haja  êxito quando refere-se a  documentos, a gestão administrativa deve ser composta de pessoas que tenham uma visão ampla do que consiste um acervo. E o acesso primário a estes dados originais deve ser feito por profissionais que sejam de confiabilidade, integridade e de disponibilidade motivados pela conservação do patrimônio e pela  passagem da informação.

Outra situação importante é manter guardados, com o total zelo, os documentos originais que foram digitalizados.

Em suma, as  unidades de informação e pesquisa, possuem um papel social, onde são incumbidas da evolução e inclusão de uma sociedade de forma linear na consulta de dados bibliográficos , artísticos e administrativos, que podem vir a diminuir a diferença entre classes. Contudo, este modelo de informação não pode ser o único meio de acesso  da população ao conhecimento, por ainda terem muitos indivíduos, que não disponibilizam  desta ferramenta  ou nem sabe como manuseá-la.

Referencia Bibliografia

 

BERNARDES(1998). Como avaliar documentos de arquivos.São Paulo, p.1-89.

http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf1.pdf acessado em 25-7-2015.

CASTRO, SILVA e SANTOS(2004). O controle de documentos mantidos em maio eletrônico e os requisitos da NBR ISSO/IEC 17025. – IV Congresso Latino-Americano de Metrologia. Paraná / Brasil.

GAMEIRO(2008). Gestão de Bens Culturais: estudo de caso Engenho Poço Comprido- vivência/PE. Dissertação para obtenção do título de mestre em desenvolvimento urbano- do Curso de Pós-Graduação em Arquitetura e Urbanismo- UFPE, p..641-649.

http://www.unicamp.br/chaa/eha/atas/2008/GAMEIRO,%20Fabiana%20-%20IVEHA.pdf acessado em 25-7-2015.

GRANATO e CAMPOS(2013),Teorias da conservação e desafios relacionados aos acervos científicos.http://midas.revues.org/131 acessado em 25-7-2015.

LUTTERBACH (2005). Os principais conceitos da arquivologia: Uma metodologia de gestão dos documentos de arquivo.http://www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a09 acessado em 25-7-2015.

RAMOS e OLIVEIRA,(2005). Acessibilidade digital: análise de web sites em Instituições de Ensino Superior no Brasil. XXI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – CBBD. Curitiba/Brasil.

RODRIGUES(2005). A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Dissertação de Mestrado – para obtenção do título de Mestre  em Filosofia do Centro de Pós graduação  em Ciência da Informação pela – Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG- Belo Horizonte/ Brasil.

RODRIGUES, (2005). Manual de tipologia documental: um instrumento de gestão para arquivos municipais brasileiros. CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, Brasília/BRASIL.

SANTOS(2008).Gestão de Informação. Monografia para obtenção do título de bacharel em Biblioteconomia – do Departamento de Biblioteconomia e Gestão da Informação da Universidade Estadual de Santa Catariana- UDESC.

HTTP://www.pergamum.udesc.br/dados-bu/000000/00000000000/B/00000BB2.pdf acessado em 25-7-2015.

SILVA,RIBEIRO e RAMOS(2002).Arquivística – Teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Afrontamento..

SOUSA,(2003). Os princípios arquivísticos e o conceito de classificação. In: RODRIGUES; LOPES. Organização e Representação do Conhecimento. Brasília: Thesaurus, 2003. p.240-271.

SCHELLENBERG,(1959).A Avaliação dos Documentos Públicos Modernos. Tradução de RODRIGUES. Arquivo Nacional, Rio de Janeiro.