Comunicação em Gestão de Projetos

 

Vivemos em um mundo globalizado onde as inovações na área de Tecnologia da Informação são importantes para a Globalização e principalmente para as organizações, gerando impactos imediatos em sua estratégia de negócios. Por exigir investimentos, é importante certificar que o sucesso de qualquer tipo de projeto seja garantido, para que isso ocorra é necessário realizar uma comunicação correta. Os aspectos importantes relacionados à comunicação em projetos de tecnologia da informação, baseado no Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – PMBOK.

A comunicação é um dos componentes mais importantes dentro de qualquer projeto. O sucesso da maioria dos projetos, seja tratado por uma equipe de projeto específica ou por uma equipe de projeto entre departamentos, depende de um conjunto de fatores como habilidades de comunicação e técnicas. Curiosamente, todos os gerentes de projeto de TI e desenvolvimento concordam que a comunicação e interação humana aliada a tecnologia são capazes de influenciar no sucesso ou insucesso de um projeto.

Comunicação em projeto se refere especificamente no comportamento e técnicas usadas para motivar, liderar, engajar e informar os stakeholders que tenham interesse e que possam influenciar positivamente ou negativamente o projeto. Há três canais de comunicação para estabelecer quando o projeto é iniciado, canal superior para à equipe do projeto. Gerenciar e melhorar estes canais pode aumentar dramaticamente o sucesso do projeto.

Para o sucesso do gerenciamento de projetos em uma organização é altamente dependente de um estilo de comunicação organizacional eficaz, especialmente em decorrência da globalização da profissão de gerenciamento de projetos de acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK, 2013). Após identificar os stakeholders do projeto, é necessário definir os meios de comunicação que serão utilizados, pois para cada individuo ou grupo de stakeholders se deve utilizar um tipo de comunicação mais eficaz, com isso as dificuldades do fluxo de informação é reduzido consideravelmente.

“O gerenciamento ativo das partes interessadas aumentam a probabilidade de o projeto não se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos com as partes interessadas” (SOUZA,2008). Definido o meio de comunicação e distribuir as informações corretamente envolve a maneira que as mesmas serão passadas a todos os stakeholders.

É necessário passar as informações em uma linguagem de maneira que todos os participantes tenham a mesma compreensão da mensagem enviada pelo gerente de projeto. Os participantes em conjunto com o gerente de projeto, utilizam os vários meios de comunicação como, e-mail, redes sociais, celulares, conferência através de aplicativos, mídia eletrônica e outros meios de comunicação, para realizarem uma comunicação formal e ou informal com o gerente de projetos (PMBOK,2013).

É comum encontrar empresas com alto índice de insucesso em determinados projetos, na maior parte devido a falhas na comunicação entre os stakeholders, em sua maioria não entendendo qual é sua responsabilidade e deveres a serem cumpridos no projeto. Com esta situação é possível indicar que sem a compreensão correta das informações do projeto, não há uma integração entre eles. Falhas na comunicação muitas vezes impedem que todos tenham dados básicos do projeto em que estão trabalhando, pois para cada área ou stakeholders é necessário identificar a maneira que as informações serão enviadas, com isso há uma grande chance de todos “falarem a mesma língua”.

Barreiras de comunicação devem ser identificadas, pois com isso é possível mitigar as falhas na comunicação, estas barreiras de comunicação influenciam negativamente no projeto aumentando a possibilidade de insucesso. De acordo com DINSMORE, 2005 tais barreiras são: falta de canais de comunicação claros; distância física ou temporal entre o emissor e o receptor; uso inadequado de linguagem técnica; fatores ambientais de distração; atitudes prejudiciais; informação excessiva; falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado; diferenças culturais.

Para reverter este quadro as organizações realizam esforços para alinhar a comunicação dentro e fora da empresa, estruturando e criando um padrão a ser utilizado por seus funcionários. Para melhorar a gestão da comunicação é necessário aprimorar os seus processos, minimizando ou até eliminando as barreiras de comunicação. Tendo como foco principal os objetivos aplicados adequadamente na gestão de projetos ajudando na comunicação direta e efetiva.

O PMBOK nos trás as metodologias e melhores práticas, que auxilia o gerente de projeto a elaborar um plano de ação para cada projeto, pois nenhum projeto é igual ao outro o tornando único. Para garantir a comunicação eficaz entre a equipe do projeto o PMI recomenda a utilização de seis ações: ser um comunicador efetivo; ser um facilitador de comunicações; evitar bloqueadores de comunicação; manter a equipe de projeto o mais próximo possível; ter uma sala de comando para o projeto e conduzir reuniões eficazes (DINSMORE, 2005).

A comunicação adequada fornece uma base para que a equipe do projeto passe a trabalhar em sincronia e consiga compreender os objetivos e tarefas a serem realizadas. Adequando a comunicação e levando a uma melhora no plano de comunicação.

Para informar a todos os stakeholders do projeto quais dos canais de comunicação serão utilizados no projeto, quem se reportará a quem, a frequência, o tipo e o formato das reuniões do projeto, onde uma boa comunicação significa um melhor desempenho no projeto a ser realizado.

Uma boa comunicação a partir do início de cada projeto se torna mais simples manter os stakeholders atualizados, diminuindo a necessidade de criação de documentação adicional e levando a uma redução na documentação do projeto.

O gerente de projeto gasta a maior parte de seu tempo em comunicação, para que o projeto se torne eficaz o planejamento de comunicação é essencial. Deve-se estabelecer o uso de ferramentas e colocar processos em vigor para garantir uma boa comunicação diária durante a execução do projeto superando os desafios e contribuindo para um projeto mais bem sucedido.

Alguns processos envolvem dados de desempenho, coleta de informações para identificar como os recursos serão distribuídos em suas atividades e conseguir alcançar os resultados desejados do projeto e a eficiência para aumentar a possibilidade de êxito no projeto.

As organizações devem utilizar as melhores práticas indicadas pelo Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – PMBOK com isso as empresas podem criar uma metodologia própria, o gerente de projetos deve elaborar um plano de comunicação independente do tamanho do projeto que será desenvolvido, pois desta maneira as informações serão destinadas para os stakeholder certos e no tempo certo e de maneira correta, lembrando que as informações enviadas aos interessados são possivelmente diferentes e chegam por meios diferentes devido a área de atuação de seus colaboradores.

Considerar um planejamento do projeto bem sucedido depende da metodologia que foi estruturada com base nas melhores praticas do PMBOK, assim cada projeto deve ter um planejamento adequado a sua realidade. Obter um resulta positivo do projeto dependerá da comunicação bem feita por parte do gerente de projetos e stakeholders.

 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) - 5ª edição, Project Management Institute, Inc., 2013

SOUZA, Arnaldo Renato Pires, PMP, Apostila de Gestão da Comunicação, IETEC, 2008.

DINSMORE, P.C. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos: Livro-Base de Preparação para Certificação PMP – Project Management Professional. 2ª