Avaliando a necessidade de sistemas de informação em sua empresa

Hoje em dia as empresas estão cada vez mais vendo a tecnologia não como um centro de custo, mas como um fator estratégico que pode fazer toda a diferença na batalha contra os competidores. Mas a adoção de um tipo ou outro de sistema depende muito do tipo de mercado em que a empresa atua, seu tamanho e o quanto está disposta a investir.

Também é importante ter no quadro de recursos humanos da empresa, pessoas suficientemente capacitadas, que mesmo que a maior parte do trabalho seja terceirizado, possam ajudar no planejamento estratégico, e saibam dizer aos tomadores de decisão se eles estão sendo enrolados ou não.

Existe também a questão do quanto o sistema é específico para seu negócio. Existem softwares que só fazem sentido para um ramo, como por exemplo sistema para administração de consultório odontológico. Esses só podem ser verdadeiramente avaliados por usuários que tem conhecimento da área em que se aplicam e sejam suficientemente fluentes em pilotar um computador. Existem softwares que são feitos sob medida, e a utilidade e custo deles vai depender diretamente da competência dos responsáveis pelo desenvolvimento quanto pelas pessoas da empresa que forneceram as informações e vão pedir as funcionalidades do sistema a ser construído. Mas podemos analisar brevemente softwares que são mais comuns para empresas em geral.

ERP (Sistema de Planejamento de Recursos da Empresa ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) - é a espinha dorsal da empresa, geralmente composto por um módulo que centraliza a parte financeira da empresa e a integra com estoques, recursos humanos, vendas, etc. Basicamente ajuda o administrador a saber onde está o dinheiro e automatizar várias operações envolvidas. Também é o mais caro e mais demorado de se implantar, o que varia bastante dependendo do tamanho da empresa e de seu ramo de atuação. Indicado para empresas que já tenham um tamanho razoável a ponto do setor administrativo perder muito tempo se organizando ou cometendo erros que causam prejuízo. O maior obstáculo é seu custo, que envolve também a dificuldade de utilizar o software que nem sempre é intuitivo.

CRM (Sistema de Gestão de Relacionamento com Clientes) - utilizado para centralizar informações estratégicas sobre clientes e andamentos de processos de negociação, vendas ou pós vendas. Usado tanto para que um gerente de vendas possa acompanhar o trabalho de sua força de vendas, quanto para que diversos setores da empresa tenham uma base centralizada com informações importantes sobre um cliente. Indicado para empresas com muitos clientes ou com processos de vendas que exigem muito tempo e informação, ou quando existe mais de uma pessoa envolvida no atendimento a um cliente.

CMS (Sistema de Gerenciamento de Conteúdo) - utilizado para facilitar o acesso aos arquivos da empresa, pode também ser utilizado para disponibilizar informações para uma intranet ou internet. Normalmente tem recursos que permitem buscar arquivos, guardar várias versões de um mesmo arquivo e automatizar algumas tarefas, como converter arquivos para um formato padrão. Indicado para empresas que tenham muitos documentos digitalizados ou precisem manter um portal de informações.

Business Intelligence - utilizado para extrair dos dados armazenados pela empresa informações sobre tendências para onde apontam esses dados. Em geral, necessita de um especialista no assunto para operar o sistema. Costuma ter um custo elevado por necessitar de grandes bases de dados. Indicado para empresas que precisam extrair dos dados informações estratégicas, geralmente para utilização em campanhas de marketing.

E-mail marketing - utilizado para disparar e-mails em massa para uma base de endereços eletrônicos, normalmente possui recursos para indicar qual foi a efetividade da campanha, quantas pessoas realmente receberam e abriram o e-mail. Pode economizar muito tempo para quem utiliza desta estratégia de publicidade, e existem muitas opções a custos acessíveis na internet.