avaliação De um sistema de informação utilizado NA CIA C/ da 3ª de com enfoque na qualidade¹

 

Fabio Garcia Dias²

Alexandre Galina Bolzan³

 

RESUMO

O presente trabalho apresenta a percepção do usuário em relação à qualidade do Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED). O estudo foi necessário haja vista que com a gama grande de sistemas utilizados pelo Exército e sua diversidade de finalidades, muitos acabam por não atender as necessidades da organização militar ou ainda tem lacunas em seu projeto dificultando a eficiência do mesmo. Sendo assim, os objetivos do estudo são descrever o SPED; classificar o sistema de informação; avaliar o grau de utilização do sistema; identificar as possíveis falhas do SPED e avaliar se o sistema de informação atende as necessidades da organização. Para melhor desenvolver a pesquisa, foi necessário um estudo da temática abordando os tipos de sistemas existentes, a importância de verificar a satisfação do usuário e o que significa qualidade do sistema. Para atingir os objetivos propostos optou-se por aplicar um questionário fechado a 12 militares da Companhia de Comando da 3ª Divisão de Exército (Cia C/ 3ª DE) que utilizam o sistema em tela. Foi possível identificar alguns pontos positivos do sistema como: confiabilidade, segurança das informações, a facilidade de controle de documento etc; e também alguns aspectos negativos: falta de treinamento dos usuários e falta de conexão com outras unidades; foi possível também classifica-lo como um Sistema Integrado de Gestão de Conteúdo Estruturado. Por fim, verificou-se que o SPED necessita receber alguns ajustes técnicos para seu êxito, bem como os seus usuários recebam um preparo para que consigam utilizar o sistema em sua totalidade com todas as ferramentas que o mesmo oferece.

PALAVRAS-CHAVE: Sistemas; Informação; Qualidade; Avaliação, SPED.

1 INTRODUÇÃO

 

A partir dos anos 60, a Era Tecnológica começou a tomar enfoque nas organizações, primeiramente, com processamento de dados. No início, as empresas voltavam seus investimentos tecnológicos nesses sistemas de processamento de dados, que eram armazenados nos chamados grandes computadores, e eram utilizados para as áreas mais comuns de uma empresa, os sistemas de controles operacionais, tais como faturamento, estoque, folha de pagamento, finanças e contabilidade (REZENDE, 2011).

Com o passar dos anos, a tecnologia evoluiu, e a necessidade de utilização dessas tecnologias dentro das organizações cresceu concomitantemente, fazendo cada vez mais necessárias a seu emprego dentro das mais variadas organizações e seus diversos setores.

Para Potts (2010) por mais que as pessoas questionem ou contrariem a utilização de novas tecnologias, essas se fazem totalmente necessárias nas organizações, pois a tecnologia

tem um papel importantíssimo na gestão destas, nos mais variados setores.

Esses paradigmas devem ser quebrados para que todos os indivíduos que formam uma organização tenham o entendimento de quanto, essas novas tecnologias agregadas ao gerenciamento da mesma se tornam importante na avaliação de resultados.

Assim, de acordo com Batista (2006, p. 2)

Atualmente vivemos na era da Revolução Tecnológica, e é fundamental que nossa economia e a sociedade se comportem de maneira semelhante à da época da Revolução Industrial. As grandes mudanças que ocorrem hoje são fruto direto de limitações humanas atuais.

A utilização dessas tecnologias também gera dentro da organização um grande fluxo de informações, influenciando assim, diretamente o desenvolvimento diário das atribuições dos colaboradores nas empresas, e de acordo com Laudon e Laudon (2007), esse fluxo contínuo de inovações na Tecnologia da Informação, combinado com as novas práticas empresariais e decisões gerenciais de alto padrão, está transformando a maneira de se fazer negócios, a maneira como as receitas são geradas e a maneira como os consumidores recebem os produtos e serviços.

Sendo assim, o presente estudo pretendeu desenvolver uma pesquisa a fim de entender a tecnologia que está à disposição de todos e dentro de uma organização específica, num sistema específico verificando assim se o mesmo realmente atende as perspectivas administrativas da organização.

Tendo em vista os sistemas no qual o Exército Brasileiro oferece para suas unidades, a pesquisa destinou-se a responder a seguinte questão: qual a percepção do usuário quanto à qualidade do sistema SPED (Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos)?

Tendo em vista o tema apresentado, o objetivo geral do presente estudo foi avaliar sob a ótica do usuário a qualidade do SPED.

Com o intuito de atingir o objetivo geral e a sua complementação de acordo com as etapas consecutivas, os objetivos específicos deste estudo foram: descrever o SPED; classificar o sistema de informação; avaliar o grau de utilização do sistema; identificar as possíveis falhas do SPED e avaliar se o sistema de informação atende as necessidades da organização.

As ferramentas tecnológicas, em específico os Sistemas de Informações Gerenciais, devem ser constantemente testadas e aprimoradas na organização para que atinjam sua finalidade, e isso se dá através de análise de resultados demonstrados pelos próprios usuários, sendo eles quem realmente entendem o sistema em tela, e sabem onde há necessidades de melhoria e quando o sistema está em perfeitas condições de uso, sem a necessidade de mudanças.

De posse de todas essas informações, foi possível realizar um estudo mais focado, como no caso desse estudo, identificando os principais sistemas utilizados no Exército Brasileiro, em particularidade, numa de suas unidades, a Companhia de Comando da 3ª Divisão de Exército, que se utiliza desses sistemas disponíveis para sua gestão, pois mesmo sendo uma unidade com autonomia administrativa, precisa e deve utilizar-se dessas ferramentas que são utilizadas em âmbito nacional, que com suas peculiaridades administrativas, alguns sistemas não atendem as expectativas, outros não se fazem necessários na organização e às vezes torna-se de difícil utilização por parte dos usuários.

A pesquisa de qualidade se faz necessária, pois foi possível a partir de então medir o grau de emprego e também sua adaptabilidade na ótica do usuário em relação aos sistemas. Segundo Hamel (2000), as organizações possuem necessidade real de instrumentos para medir o impacto da TI e também para avaliar a eficiência de investimentos em TI, tanto na gestão dos negócios atuais quanto na geração de novos conceitos.

Com o estudo também foi possível identificar problemas encontrados quanto a utilização do sistema, e com isso trazer novas sugestões de aprimoramento da ferramenta.

Para Smith (2009, s.p) “Utilizar indicadores que avaliem numericamente a área de TI pode ajudar muito para justificar orçamentos, mostrar o valor tangível da TI ou até mesmo identificar recursos alocados em projetos que não estejam alinhados às estratégias de negócio [...]”.

Smith (2009) ressalta ainda, que esse método da uma visão de como os usuários percebem os sistemas, e o quanto eles estão satisfeitos com a sua empregabilidade, utilidade entre outros, não será a partir desse método apenas, que o gestor poderá ter um resultado definitivo relativo aos sistemas por ele utilizados, mas servirá como uma ferramenta a mais para isso, e também de suporte para uma justificativa do ponto de vista financeiro da organização, quanto da necessidade da aquisição, atualização, ampliação e padronização da utilização de tecnologias gerencias.

 

2 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Segundo Stair (1998, p. 6) “Um sistema é um conjunto de elementos ou componentes que interagem para se atingir objetivos”. Ainda segundo o autor, a relação entre esses elementos determinam como o sistema irá trabalhar. Os mecanismos que formam esses sistemas podem ser definidos basicamente em entradas, processamentos, saídas e feedback. Os sistemas podem variar dos mais simples aos mais complexos, podendo gerar relatórios amplos bem como relatórios bem detalhados, determinando efetivamente na tomados de decisão dos gestores.

Para Martinez (2010) as quatro funções básicas de um administrador: planejar, coordenar, organizar e controlar, estão diretamente interligadas e dependentes dos sistemas de informação, principalmente no que tange o planejamento e controle.

Laudon e Laudon (2010) definem sistemas de informações gerenciais como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações, tudo isso visando à tomada de decisão.

Segundo Stair (1998, p. 11) “um sistema de informação é um tipo especializado de sistema”, que pode ser definido como “uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback”. Essa definição pode ser mais bem entendida na Figura 1. Ainda para Stair (1998) pode-se perceber nas duas abordagens que os SI não podem ser analisados apenas em termos de tecnologia, sendo necessário considerar também e, principalmente, os recursos humanos envolvidos e a organização como um todo.

 

Entrada

 

Processamento

 

Saída

F

 

 

 

 

 

 

Figura 1. Modelo de Sistema de Informação

Fonte: Laudon e Laudon (2005, p 13)

.

Agências Reguladoras

 

Fornecedores

 

Clientes

Os autores Laudon e Laudon (2010) explicam que o processo ilustrado na Figura 1 ocorre da seguinte maneira: o processo de entrada é dado bruto coletado pela organização externamente e também internamente; o processamento dentro de um sistema é o ato de converter os dados brutos em uma informação útil para a organização; já a saída caracteriza-se pela transferência das informações processadas às pessoas que utilizarão nas atividades nas quais elas serão empregadas. Ainda, por fim, um sistema de informação requer um feedback, ou seja, uma resposta a determinados membros da organização a corrigirem possíveis erros, elementos esses que em geral, são os tomadores de dados.

Para entender esse processo conforme demonstrado na figura 1, é preciso compreender as dimensões mais amplas, como a organização, as áreas humanas e tecnológicas, “[..] bem como seu poder de fornecer soluções para os desafios e problemas no ambiente empresarial” (LAUDON e LAUDON, 2005, p. 13).

Por isso o Sistema de Informação torna-se necessário pelo fato de que nas organizações há um enorme fluxo de informação de todos os tipos, vindos de todos os lugares e importantes a todos, e tendo-se um sistema bem estruturado e organizado o gestor dispõe de argumentos realísticos, precisos e seguros para sua tomada de decisão (MAGALHÃES E GEDRES, 2008).

Consequentemente, os Sistemas de Informação Gerencial estão diretamente interligados com o plano estratégico da empresa, pois a comunicação e a informação são de grande valia na instituição. O gestor deve saber identificar as informações válidas e úteis, pois depende dele a correta utilização destas informações para o bom andamento da organização como um todo (MARTINEZ, 2010). Dentro desse processo, do sistema de informação, a informação tem um valor significativo, ela representa, em muitos casos, poder para quem a tem, independente se quem detém essa informação são as pessoas, os processos, os sistemas, os recursos financeiros, a tecnologia etc. (REZENDE, 2003). Para Oliveira (2008) informação é um conjunto interdependente, que criam um todo único com um determinado objetivo e função.

As organizações devem ter um entendimento claro na diferenciação entre dado e informação, onde se pode dizer que dado é algo que por si só não conduz a nenhum resultado, já a informação propicia conhecimento ao tomador de decisões dentro da organização (UCPEL, s.d).

Já em Laudone Laudon (2010) verifica-se que: informações são os dados apresentados de forma significativa e útil para as pessoas, já pelo contrário, os dados são fatos ainda não analisados que representam eventos que ocorram, entretanto não foram arranjados de forma que não possam ser devidamente analisados e que se possam tirar conclusões a partir destes. Pode-se dizer também, que sistemas de informações contem informações sobre pessoas, locais e outros determinantes que se tornam significativos para a organização e/ou para o ambiente que a cerca.

De acordo com Oliveira (2008) as fontes de informação de uma organização podem ser: governo, concorrentes, fornecedores, Clientes, associações de classe, empregados e consultores especializados.

 

2.1 BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

 

A implantação dos sistemas de informação traz muitos benefícios para a organização, dentre eles pode-se destacar, segundo OLIVEIRA (2008), os seguintes:

• Reduz os custos de operações;
• Melhora o acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
• Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;
• Melhoria nos serviços realizados e oferecidos quer sejam eles internos a empresa, mas principalmente, externos a empresa;
• Melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
• Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão;
• Fornecimento de melhores projeções e simulações dos efeitos das decisões;
• Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
• Melhoria na estrutura de poder, propiciando maior poder para aqueles que entendem e controlam cada parte do sistema considerado;
• Redução do grau de centralização das decisões na empresa;
• Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais ou externos;
• Melhor interação com os fornecedores, possibilitando, em alguns casos, a consolidação de parcerias;
• Melhoria nas atitudes e nas atividades dos profissionais da empresa;
• Aumento do nível de motivação e de comprometimento das pessoas envolvidas;
• Redução de funcionários em atividades burocráticas;
• Redução dos níveis hierárquicos.

 

Os SIG’s, segundo Oliveira (2002, p. 186) “[...] atuam como elementos polarizadores nos eventos empresarias provenientes dos ciclos de atividades, tanto internos como externos a empresa”.

O sistema de informação ajuda a organização, pela sua eficiência, impactando diretamente na estratégia corporativa e também no sucesso organizacional. Esse impacto beneficia diretamente a organização, os usuários do sistema e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com o sistema de informação (STAIR, 1998).

 

2.2 O VALOR DAS INFORMAÇÕES

 

Segundo Padoveze (2000) o conceito de valor da informação está relacionado com a redução da incerteza no processo de tomada de decisão em relação com o benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la e com o aumento da qualidade da decisão.

Em Stair e Reynolds (2011, p. 7) diz-se que “o valor da informação está diretamente relacionado ao modo como ela auxilia os tomadores de decisões a alcançar as metas da organização”. Para os autores esses valores podem assim serem elencados:

VALOR	DESCRIÇÃO
Acessíveis	As informações devem ser de fácil acesso aos seus usuários para que os mesmo possam atender suas necessidades em tempo hábil;
Exatas	Informações exatas estão livres de erros;
Completas	Quando contém todos os dados importantes;
Econômicas	As informações devem estar relativamente econômicas. Os tomadores de decisão devem comparar – valor da informação x custo pra produzi-la;
Flexíveis	A mesma informação pode ser analisada por diversos setores da organização para tomada de decisões;
Relevantes	Filtrar informações que realmente se fazem necessárias à organização e ao setor;
Confiáveis	A informação para ser confiável depende de sua confiabilidade da coleta de dados;
Seguras	Impedir o acesso às informações de usuários não autorizados;
Simples	Informações muito complexas podem atrapalhar o processo decisório. Quanto mais simples melhor;
Apresentadas em tempo hábil	As informações devem ser apresentadas no momento exato que se faz necessário, se contrário, podem atrapalhar a funcionalidade da organização como um todo;
Verificáveis:	As informações devem ser verificáveis para confirmação se a fonte de dados é realmente confiável e se os dados estão inseridos corretamente.

Quadro 1. Valores de Informação

Fonte: adaptado de Stair e Reynolds (2011)

 

Esses valores, de acordo com Oliveira (2002), são resultantes de dois itens: o impacto que uma determinada informação traz o tomador de decisão e o outro é a real utilidade dessa informação na organização, tendo em vista o tempo que ela permanece, ou é utilizada na organização.

 

2.3  TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Para Hassmann (s.d) os sistemas podem ser classificados segundo diversas dimensões. Eles podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados, estáveis ou dinâmicos, adaptativos ou não adaptativos, permanentes ou temporários. O Quadro 1 define isso:

VARIÁVEL	Tipos de Sistemas	Descrição
INTERAÇÃO	ABERTO	Há interação com o meio externo;
	FECHADO	Sem interação com o meio externo;
NÚMERO DE COMPONENTES	SIMPLES	Quando possui poucos componentes ou elementos;
	COMPLETO	Possui informações que altamente relacionadas;
MUDANÇAS DO AMBIENTE	ESTÁVEL	Esse tipo de sistema não se altera muito com as mudanças do ambiente;
	DINÂMICOS	Sofre mudanças rápidas e constantes;
ADAPTABILIDADE	ADAPTÁVEIS	É o que responde com as mudanças do ambiente;
	NÃO ADAPTÁVEIS	É o que não muda com as informações do ambiente, ou seja, suas mutações;
PERÍODO	PERMANENTES	Sistema que existe ou existirá por um longo período de tempo, no mínimo 10 (dez) anos;
	TEMPORÁRIOS	É o que existirá num curto espaço de tempo.

Quadro 2. Tipos de sistemas e suas funcionalidades

Fonte: adaptado de Hassmann (s.d)

De acordo com as classificações apresentados no Quadro 2, pode-se inferir que um sistema pode ser classificado simultaneamente em diversas categorias, não sendo, portanto, único e exclusivamente classificando em apenas 1 item. Independente do seu nível ou classificação, o objetivo principal de um SI é auxiliar nos processos de tomada de decisão na organização (REZENDE, 2002).

Para Laudon e Laudon (2010) os sistemas se classificam em diversos tipos, de acordo com a empresa, suas necessidades e as funcionalidades do sistema. As principais classificações podem ser verificar no Quadro 3, são:

 

 

 

 

Sistema	Tipo de Sistema	Finalidade	Níveis de Funcionalidade
Sistemas de Apoio a Decisão	Sistemas de informações Gerenciais	Produzir relatórios fixos; gerais e específicos.	Apoiam os Gerentes operacionais e funcionários
	Sistema de Apoio a Decisão	Apoia a análise de problemas semiestruturados e não estruturados. Permite aos usuários a extraírem informações úteis que estão escondidas em grandes quantidades de dados.	Apoiam os Gerentes Seniores e de Nível Médio
	Sistema de Apoio à Decisão em Grupo	Diretamente relacionado com a comunicação; apoia quando um grupo de necessita tomar decisão junto; esses profissionais podem estar em um mesmo lugar ou não;	Gerência Sênior
	Sistemas de Apoio à Decisão do Cliente na Web	Esses sistemas dão apoio à decisão de um cliente existente ou de um cliente potencial.	Cliente
	Sistema de Apoio ao Executivo	O SAE utiliza-se de dados externos e internos a empresa para auxiliar os executivos na tomada de decisão. Esse sistema gera gráficos, tabelas e diversas ferramentas.	Todos os níveis Gerenciais
Sistemas Inteligentes de Apoio a Decisão	Sistemas Especialistas	Esse tipo de sistema captura a inteligência de algumas pessoas, e processa essas informações transformando-as como base para tomada de decisão de outros dentro da organização;	Mais utilizados pela Gerencia Sênior
	Sistemas de Lógica Difusa	A Lógica Difusa é baseada em regras que representam as imprecisões, e assim criam algumas regras cm valores aproximados ou subjetivos.	Gerência Sênior
	Redes Neurais	São utilizados para resolver problemas complexos, em que grande parte dos dados informacionais já foram lançados no sistema (coletadas).	Gerência Sênior
	Algoritmos Genéticos	Serve para encontrar a solução ideal para um problema específico, após ser analisado um grande número de soluções alternativas.	Gerência Sênior
	Agentes Inteligentes	Esses sistemas trabalham na retaguarda, servem de apoio a um único usuário, e são utilizados para tomada de decisões desse usuário.	Apoia o Gerente Sênior de Nível Médio, operacional e funcionário.
	Sistema de Gestão Integrada do Conhecimento	Esses sistemas lidam com os três tipos de conhecimento: Sistemas integrados de Gestão do Conteúdo – Estruturado: documentos textuais estruturados; Semiestruturado: e-mail, mensagens de voz, troca de ideias em salas de bate-papo, vídeos, folhetos e mensagens em murais; Sistema de Rede de Conhecimento: o conhecimento pela experiência, esse conhecimento encontra-se na cabeça dos colaboradores da organização, não encontra-se por escrito, boa parte desse conhecimento é considerado conhecimento tático.	Apoiam os Gerentes Sênior de Nível Médio, operacional e funcionários
Sistema de Gestão do Conhecimento	Sistema de Trabalhadores do Conhecimento	Auxiliam principalmente engenheiros, cientistas e outros trabalhadores do conhecimento, com o objetivo de desenvolver a criação e assegurar que novas informações e perícia técnica sejam adequadamente integradas à empresa.	Apoiam os Gerentes Sênior

Quadro 3. Classificações dos Sistemas.

Fonte: adaptado de Laudon e Laudon (2010).

 

Diversos atributos acabam por se incorporarem nas organizações ao usarem os sistemas de informação, tornando-se assim um item indispensável para que ela cresça, ou até mesmo permaneça no mercado. Como existem diversos tipos de sistemas, conforme visto no Quadro 3, a empresa deve adotar aquele que mais se aproxima com a sua realidade, as quais devem estar bem visíveis no momento em que for feita a seleção do software. A escolha incorreta de um programa de computador ocasionará a necessidade de uma nova informatização, ocasionando muito tempo e muito custo para a empresa (LAUDON e LAUDON, 2010).

 

2.4 QUALIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

 

Gualazzi (2000) afirma que a qualidade está sempre associada aos conceitos de completeza e correção. Afirma ainda, que a qualidade dos resultados dos sistemas de informação pressupõe a qualidade dos ambientes computacionais e organizacionais, de maneira a classificá-la, dentro de uma escala de medição, entre péssima e ótima, zero e dez, e outras, por exemplo.

Arouck (2001) apud Dias (2006) afirma que a qualidade da informação pode ser avaliada pelos atributos de: disposição da informação, arranjo, clareza, exatidão, confiabilidade, veracidade, atualização, completude, suficiência, concisão, singularidade, compreensibilidade, relevância, quantidade, eficácia, importância, utilidade, aplicabilidade, tempo de resposta, concepção, geografia e meio.

Para O´Brien (2010) as pessoas desejam informações de alta qualidade, ou seja, produtos que com sua gama de qualidades, tenham um retorno positivo no desempenho funcional. Segundo o autor, a informação é dotada de Três dimensões: tempo, conteúdo e forma. O Quadro 3 aborda essas três dimensões resumindo os atributos importantes da informação.

Quadro 4. Dimensões da informação

Fonte: adaptado de Arouck (2001) apud Dias (2006) e O´Brien (2010).

O Quadro 3 foi desenvolvido com base num estudo realizado pelos autores, em que foram comparados os atributos de qualidade da informação abordados por Arouck (2001) apud Dias (2006)  com as dimensões da informação de O’Brien (2010). Através desse quadro é possível visualizar, se não todos, os principais atributos de qualidade que podem agregar valor à informação, a fim de auxiliar os tomadores de decisão no momento em que a informação for ser utilizada.

2.5 SATISFAÇÕES DO USUÁRIO DE SISTEMAS

 

O nível de satisfação de um cliente é função, ou medida, da diferença entre o desempenho percebido e suas expectativas. Por sua vez, Engel et al. (2000) salientam que a satisfação relaciona-se com um resultado esperado, perfazendo uma avaliação pós-consumo ou utilização de algum recurso escolhido, o qual pelo menos atendeu ou excedeu às expectativas. No caso oposto estaria gerando insatisfação.

Os aspectos centrais para avaliação de um sistema de informação: valor econômico da informação; custo-benefício; custo-eficácia; e percepção do valor. As escolhas dos métodos estão relacionados a fatores como função gerencia, tipo de decisão a ser atendida pelo sistema, características do sistema, finalidade e momento da avaliação, CUSTÓDIO (1983).

Para Oliveira (1992) a avaliação e análise de um sistema de informação favorecem na identificação de erros, possibilitando ao usuário o completo conhecimento das deficiências desse sistema. O autor ainda destaca também, a importância da opinião do usuário, da verificação do impacto do SI na qualidade decisória, na relação custo-benefício, da rentabilidade e lucratividade.

A importância de medir a satisfação do usuário de um determinado sistema dentro de uma organização é simplesmente, verificar por meio da opinião do usuário, qual o nível de qualidade do SI, sendo assim:

O indicador de qualidade representa a eficácia com que o processo que está sendo avaliado atende às necessidades dos usuários. Assim, o caminho mais curto para se elaborar critérios para medir a qualidade é conhecer a opinião do usuário com relação aos seus produtos e serviços e transformar essa avaliação em indicadores. DIAS (S.d, P. 9).

De acordo com Freitas et al. (1994), um Sistema de Informação pode ser eficaz por duas razões: sua facilidade de ser utilizado (atributo ligado ao sistema), e a utilidade do sistema (expectativa do usuário). Para Freitas et al. (1994), num sistema de informação o que interessa saber é se efetivamente é útil, no ponto de vista organizacional; e se ele é fácil de ser utilizado, no ponto de vista do usuário; devendo estes, estarem relativamente interligados. Segundo o autor ainda, dependendo da situação, das características peculiares, tanto da organização quanto dos Softwares utilizados e sua credibilidade esses aspectos até podem ficar em segundo plano.

Para Arouck (2001), avaliar os sistemas de informações na organização se faz necessário tanto para verificar a sua empregabilidade e satisfação, quanto para justificar os altos investimentos no referidos sistemas.

 

3 METODOLOGIA

 

A metodologia serve como caminho, para a realização de um estudo, sobre isto segundo Cervo e Bervian (1996, p.62), “método ou metodologia, é a ordem que se deve impor aos diferentes processos necessários para atingir um fim dado ou um resultado desejado”.

No que diz respeito aos procedimentos metodológicos, quanto à natureza, a presente pesquisa teve como natureza quali-quantitativa. Segundo Fachin (2003) a variável quantitativa é determinada de acordo com a proporção numérica e não deve ser realizado por acaso, tendo em vista que envolve um sistema lógico através dos números para que os resultados sejam eficazes. Já, a variável qualitativa se relaciona à aspectos não medíveis, nas quais são definidos descritivamente através do entendimento dos dados coletados.

Para que esta pesquisa pudesse ser realizada, foi realizada uma pesquisa bibliográfica do assunto, para que se tenha um bom embasamento teórico sobre a temática. Segundo Lakatos e Marconi (2005, p.185) “a pesquisa bibliográfica abrange toda bibliografia já tornada pública em relação ao estudo e com a finalidade de colocar o pesquisador em contato direto com tudo o que já foi dito sobre determinado assunto”.

Quanto aos objetivos, esta pesquisa foi classificada como descritiva. Cervo (1983, p.55) diz que “a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos (variáveis) sem manipulá-los. Procura descobrir, com precisão possível, a frequência com que um fenômeno ocorre, sua relação e conexão com os outros”.

Quanto aos procedimentos técnicos, a pesquisa configurou-se como um estudo de caso. De acordo com Triviños (2007), o estudo de caso é a pesquisa acerca de um determinado indivíduo, família ou comunidade que seja representativo do seu universo, para verificar aspectos variados de sua vida. Dentre os tipos de pesquisa qualitativa característicos, o estudo de caso é um dos que mais se sobressai em relação às outras.

De acordo com Martins (2006, p. 3):

O sucesso de um estudo de Caso, em muito, depende da perseverança, criatividade e

raciocínio crítico do investigador para construir descrições, interpretações, enfim, explicações originais que possibilitem a extração cuidadosa de conclusões e

recomendações.

Como instrumento de pesquisa utilizado, foi construído de um questionário, que de acordo com o conceito de Malhotra (2006, p.274) “é uma técnica estruturada para a coleta de dados, que consiste de uma série de perguntas – escritas ou verbais – que um entrevistado deve responder”. Esse questionário constituiu-se de 6 (seis) questões fechadas com alternativas pré-definidas que foram utilizadas para determinar o perfil dos respondentes. Para o levantamento de dados, foi aplicado um questionário estruturado com 17 (dezessete) questões fechadas, sendo que uma destas se referia ao grau de satisfação com o sistema e outra com o grau de conhecimento em informática do usuário, sendo que ambas estavam numa escala de zero a dez; as demais questões estavam estruturadas de acordo com a escala de Likert, ou seja, o usuário dava uma pontuação para cada questão, onde um era quando ele discordava totalmente da afirmação e cinco era quando ele concordava totalmente com a referida afirmação. E por último, 1 (uma) pergunta aberta, que visou dar oportunidade do pesquisado, caso achasse necessário, em tecer algum comentário que possa ser útil na análise dos resultados. A população total compreendesse em torno de 300 militares, mas sendo que utilizam o SPED 12 (doze), sendo assim o questionário foi aplicado a esta amostra.

O plano de coleta de dados ocorreu em três etapas. A primeira fase foi uma análise bibliográfica, que sob a ótica de Michel (2009), caracteriza-se como uma busca por dados, através de conteúdos e assuntos que tenham relação com o estudo em questão.

Na segunda etapa, foi uma análise documental, que se realizada uma comparação direta com a análise bibliográfica tem-se com principal diferença a natureza da fonte. Nesse tipo de pesquisa, os dados ainda não receberam um tratamento específico, ou ainda se faz necessária uma reestruturação (DIEHL E TATIN, 2004).

E na terceira e última etapa, de caráter descritivo, os dados primários foram coletados através de um questionário fechado, visando atingir a todos os usuários da organização em tela. Para Gil (2002, p.116) “A elaboração de um questionário consiste basicamente em traduzir os objetivos específicos da pesquisa em itens bem redigidos. Naturalmente, não existem normas rígidas a respeito da elaboração do questionário”.

Os dados foram analisados com base nos resultados obtidos nos questionários dirigidos aos usuários, com 24 (vinte e quatro) questões ao total, que foram tabuladas e analisadas através do auxílio do software SPSS v. 20. A partir de então, foi realizada uma análise descritiva desses resultados, com a utilização de técnicas estatísticas de média e frequência.

 

4 ANÁLISE DOS RESULTADOS

             

 Neste capítulo apresenta-se uma análise dos resultados obtidos na pesquisa realizada com os militares da Companhia de comando da 3ª Divisão de Exército, a Cia C/ 3ª DE, onde possui em torno de 200 militares do efetivo profissional e 95 do efetivo variável. Sendo que destes 200 militares, apenas 12 exercem suas funções administrativas na Companhia, sendo que o restante presta serviço no Cmdo da 3ª DE ou em locais diversos, já os militares do efetivo variável não possuem acesso aos sistemas utilizados, pois esses exercem atividades administrativas de apoio e também atividades operacionais específicas da instituição.

 A pesquisa foi dividida em quatro partes, sendo a primeira um estudo e descrição do SPED, na segunda parte analisar o perfil dos respondentes, a terceira uma análise qualitativa do sistema e por último refere-se a uma questão aberta na qual o questionado tinha ali, uma oportunidade em tecer algum comentário que acredite ser relevante para análise do sistema.

4.1 SISTEMA DE PROTOCOLO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – SPED

            O Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED) é um sistema WEB que surgiu da necessidade de integrar o controle na troca de documentos internos e externos das Organizações Militares do Exército.

A partir desta necessidade o sistema foi desenvolvido pelo Exército para controlar o protocolo de documentos. O Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED), módulo integrante do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística e Documental do Exército (SIGADEx), é desenvolvido pelo Centro de Desenvolvimento de Sistemas (CDS) localizado no Quartel General do Exército em Brasília. A Força Aérea Brasileira também desenvolve projeto semelhante, conhecido como SIGADAer, sendo parceira do Exército neste projeto.

O SPED, cuja à página inicial pode ser verificada na Figura 2, é uma aplicação Web que contempla o controle de protocolo e a elaboração de documentos das Organizações Militares do Exército Brasileiro. Ele foi concebido para oferecer maior organização dos documentos, garantir a padronização e facilitar o trâmite interno dos documentos, para cada OM em que a solução for utilizada.

 

Figura 2. Página Inicial do SPED

Fonte: Site DECEx, 1º Ten Cristiane (s.d)

 

As principais funções do sistema apresentado na Figura 2 são: Redigir documentos oficiais utilizando editor de texto interno; Criar grupo de trabalho; Permitir delegação de contas; acompanhar e controlar despachos; Controlar a geração de NUP/NUD dentro da OM e armazenar documentos.

Segundo o site da DECEx ainda não há conexão direta entre as unidades para expedição de documentos, mas há previsão e estudos acerca para que isso seja possível, ainda sem prazo definido.

4.2 PERFIL DOS USUÁRIOS

Na análise do perfil pode-se verificar que todos são do sexo masculino. Dentre esses, quanto à escolaridade, 8,3% disseram ter o Ensino Fundamental Completo, 33,3% Ensino Médio Completo, 41,7% estão cursando o Ensino Superior e 16,7% possuem o Ensino Superior Completor. Em relação à idade verificou-se que 33,3% dos profissionais já entra 26 e 35 anos são 16,7%; entre 36 e 49 anos são 41,7% e mais de 50 anos apenas 8,3%.

Verificando-se o grau hierárquico de cada militar respondente do questionário, pode-se observar que 25% são Oficiais Subalternos, ou seja, 1ºs ou 2ºs Tenentes; 58,3% são ST/Sgt, nesse universo incluem-se Sub Tenentes, 1ºs, 2ºs e 3ºs Sargentos; e no universo de cabos e soldados, 16,7%  dos questionados pertencem a este.

Outro dado levantado na pesquisa de perfil do usuário refere-se ao tempo que o mesmo tem de serviço do Exército, no qual se pode verificar que 41,7% destes não tem mais do que 10 anos de serviço e 58,3% tem mais de 11 anos de serviço, mostrando assim que o universo pesquisado está com uma equidade no que tange ao tempo de serviço no Exército. Como no Exército Brasileiro há uma grande movimentação de militares por todo o país, foi realizada uma análise no tempo em que cada militar está servindo na Cia C/ 3ª DE, e verificou-se que mais de 80% tem no máximo três anos de serviço na unidade.

4.3 ANÁLISES QUANTITATIVAS DO SPED

Após ser feita uma análise do perfil dos entrevistados, a pesquisa identificou o grau de satisfação desses com o Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos, onde o resultado pode ser visto na Tabela 01 abaixo:

Tabela 01 - Grau de Satisfação com o SPED

Grau de Satisfação com o SPED	Freq.	%
1	0	0,0%
2	0	0,0%
3	0	0,0%
4	1	8,3%
5	0	0,0%
6	0	0,0%
7	1	8,3%
8	5	41,7%
9	5	41,7%
10	0	0,0%
TOTAL OBS.	12	100%

Conforme apresentado na tabela 01, mais de 90% responderam que está satisfeito com o sistema e pouco menos de 10% se diz insatisfeito. Assim, como para  Arouck (2001), avaliar os sistemas de informações na organização se faz necessário tanto para verificar a sua empregabilidade e satisfação, quanto para justificar os altos investimentos no referidos sistemas.

Outro aspecto identificado nos usuários foi em relação ao grau de conhecimento em informática como se pode analisar na Tabela 02 abaixo:

Tabela 02 - Grau de Conhecimento em Informática

Grau de Conhecimento em Informática	Freq.	%
1	0	0,0%
2	0	0,0%
3	0	0,0%
4	0	0,0%
5	1	8,3%
6	0	0,0%
7	7	58,3%
8	4	33,3%
9	0	0,0%
10	0	0,0%
TOTAL OBS.	12	100%

Como se observou na Tabela 02, todos entrevistados tem algum conhecimento em informática, sendo que mais de 90% desses possuem um elevado nível de conhecimento em informática, e pouco menos de 10% afirma que possui um conhecimento básico em informática.

Na segunda parte do trabalho foi feita uma análise focada no sistema proposto a ser avaliado, e na Tabela 03 pode ser verificado o treinamento recebido por eles para a utilização do SPED:

Tabela 03 - Treinamento Recebido para Utilização do SPED

Recebeu Treinamento	Freq.	%
Discorda Totalmente	4	33,3%
Discorda	2	16,7%
Indiferente	1	8,3%
Concorda	5	41,7%
Concorda Totalmente	0	0,0%
TOTAL OBS.	12	100%

O treinamento para utilização de um sistema é de suma importância, pois assim, o usuário usufruirá melhor e na totalidade o sistema. No resultado da Tabela 03 identifica-se que apenas 41,7% dos usuários receberam treinamento para utilizar o SPED, e quase 60% afirmam que não receberam se quer algum tipo de treinamento para a utilização do sistema demonstrando que muitos podem não estarem utilizando corretamente o sistema, prejudicando o bom funcionamento do mesmo e até mesmo não conhecendo muito das funcionalidades desse.

Em outra análise relativa ao treinamento dos militares quanto a utilização do sistema apresentando na Tabela 03, verificou a necessidade de serem realizados mais treinamentos para utilização do sistema, conforme apresentado na Tabela 04:

Tabela 04 - Necessidade de Receber mais Treinamento:

Precisa Receber mais Treinamento	Freq.	%
Discorda Totalmente	0	0,0%
Discorda	2	16,7%
Indiferente	1	8,3%
Concorda	7	58,3%
Concorda Totalmente	2	16,7%
TOTAL OBS.	12	100%

A Tabela 04 apresenta que em torno de 75% dos usuários julgam necessário receber mais treinamento, sendo que apenas em torno de 16% acredita que não seja necessário receber, e 8% ficou indiferente com a questão. Mesmo o resultado apresentado na Tabela 03 em que 41,7% dos usuários afirmam que receberam treinamento, grande parte desses e outros vê a necessidade de serem realizados mais treinamentos para a utilização do sistema.

Em relação ao acesso a arquivos de documentos expedidos e recebidos, a Tabela 05 apresenta os seguintes resultados:

Tabela 05 - Acesso a Documentos Expedidos e Recebidos

Acesso à Documentos Expedidos e Recebidos	Freq.	%
Discorda Totalmente	0	0,0%
Discorda	1	8,3%
Indiferente	1	8,3%
Concorda	8	66,7%
Concorda Totalmente	2	16,7%
TOTAL OBS.	12	100%

Mais de 80% dos entrevistados afirmaram que conseguem acessar a documentos expedidos e recebidos. Em uma análise comparativa com o treinamento recebido pelos usuários e a necessidade de serem realizados mais treinamentos, um possível fator de influência para que 8% discorda, pode estar diretamente relacionada com a falta de preparo para a utilização do SPED por parte desses militares.

Na tabela 06 são apresentados os resultados obtidos quanto à análise feita em relação ao Layout do sistema, verificando se o mesmo é de fácil visualização:

Tabela 06 - Layout do Sistema

Layout de Fácil Visualização	Freq.	%
Discorda Totalmente	0	0,0%
Discorda	0	0,0%
Indiferente	2	16,7%
Concorda	7	58,3%
Concorda Totalmente	3	25,0%
TOTAL OBS.	12	100%

De acordo com os resultados obtidos apresentados na Tabela 06 verifica-se que nenhum respondente está insatisfeito, sendo que pouco mais de 83% dos usuários responderam que o programa possui um Layout satisfatório, e em torno de 17% ficaram indiferente a questão e/ou não souberam responder, sendo esse um ponto bem positivo, pois tendo-se um Layout agradável ao usuário torna o sistema mais fácil e acessível.

Segundo Stair e Reynolds (2011, p. 7) o valor da informação está relacionado com a tomada de decisões, e um desses valores está relacionada a confiabilidade das mesmas,  e os autores afirmam que informação para ser confiável depende de sua confiabilidade da coleta de dados. A Tabela 07 apresenta o grau de confiabilidade dos usuários, e apresenta os seguintes resultados:

Tabela 07 - Confiabilidade das Informações

As Informações são Confiáveis	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	0	0,0%
Indiferente	1	8,3%
Concordo	10	83,3%
Concordo Totalmente	1	8,3%
TOTAL OBS.	12	100%

De acordo com os resultados obtidos na Tabela 07, verifica-se que mais de 91% dos usuários confiam nas informações que são apresentadas no sistema, e pouco mais de 8% destes ficaram indiferentes e/ou não souberam responder, sendo esse outro aspecto positivo para o SPED. Outro aspecto que fala sobre qualidade do sistema está relacionada quanto à facilidade de compreensão de uma forma geral, seja nas informações apresentadas ou no sistema como um todo. A facilidade de compreensão do SPED está configurada na Tabela 08 abaixo:

Tabela 08 - Facilidade de Compreensão das Informações

Fácil Compreensão	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	1	8,3%
Indiferente	2	16,7%
Concordo	8	66,7%
Concordo Totalmente	1	8,3%
TOTAL OBS.	12	100%

                   Em relação à compreensão das informações do sistema também se tem um resultado positivo, conforme se pode visto na Tabela 08, mais de 75% dos usuários compreendem facilmente as informações apresentadas, 16,7% ficaram indiferente ou não souberam e/ou não opinaram, demonstrando outro aspecto de qualidade. Para O´Brien (2010) que dividi a informação em três dimensões, e uma dessas dimensões encontra-se a forma, e uma dessas formas está a clareza e que segundo o autor a informação deve ser fornecida de uma forma que seja fácil de compreender.

              Outra item apresentado por O´Brien (2010) nas Dimensões está a Apresentação e a Mídia, onde ambas estão no item de Forma da informação e se referem quando a informação pode ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica, documentos em papel impresso, monitores de vídeo ou outras mídias. Sendo assim, foi analisado junto aos militares quanto à possibilidade do sistema em fornecer as informações nas mais variadas formas, e os resultados são apresentados na Tabela 09:

Tabela 09 - Diversidade nas Formas de Obter-se as Informações

Diversidade nas Formas De se Obter as Informações	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	4	33,3%
Indiferente	5	41,7%
Concordo	3	25,0%
Concordo Totalmente	0	0,0%
TOTAL OBS.	12	100%

                   De acordo com a Tabela 09 se pode verificar que 33% dos entrevistados dizem não conhecer muitas formas de obterem-se as informações fornecidas pelo sistema, outros 41,7% não souberam responder ou ficaram indiferentes a questão, sendo que apenas 25% deles admitiram ou concordaram que conseguem obter as informações em formas variadas . Dentre as formas apresentadas por O´Brien (2010) está a forma imprensa; na Tabela 10 está o resultado obtido quanto a questão da possibilidade do sistema em fornecer os documentos em forma impressa, e obteve-se o seguinte resultado:

Tabela 10 - Emissão de Documentos na Forma Impressa    

O SPED Emite Documentos na forma Impressa	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	2	16,7%
Indiferente	1	8,3%
Concordo	5	41,7%
Concordo Totalmente	4	33,3%
TOTAL OBS.	12	100%

              Consoante com O´Brien (2010), que refere numa das dimensões da informação e referente a qualidade do sistema, este apresenta as formas de emissão de documentos, e como verifica-se o resultado apresentado na Tabela 10, 75% dos militares entrevistados afirmam que com o sistema eles tem a possibilidade de emitir os documentos na forma impressa, e apenas 16,7% disseram que não conseguem obter o documento na forma impressa.

              Outro fator importante para ser analisado num sistema se refere quanto à segurança, no qual este é um item importante quanto à utilização do sistema, e esse resultado na pesquisa pode ser visto na Tabela 11:

                  

Tabela 11 - Usuários Não Autorizados tem Acesso às Informações

Usuários Não Autorizados tem Acesso às Informações	Freq.	%
Discordo Totalmente	5	41,7%
Discordo	3	25,0%
Indiferente	3	25,0%
Concordo	0	0,0%
Concordo Totalmente	1	8,3%
TOTAL OBS.	12	100%

            Na Tabela 11 verifica-se o resultado obtido no item segurança onde quase 70% discordam, ou seja, dizem que não é possível um usuário não autorizado acessar dados que não sejam permitidos pelo administrador do sistema, e apenas 01 (um) respondente, ou seja, 8,3%, afirmou que não confia no sistema, alegando que usuários não autorizados tem acesso aos usuários. De acordo com Stair e Reynolds (2011) a segurança se refere ao fato de impedir o acesso às informações de usuários não autorizados.

            Referente ao relacionamento do sistema pesquisado com o meio externo, foi perguntado aos entrevistados quanto à possibilidade de elaboração de documentos no programa para destinatários externos, e a Tabela 12 apresenta os resultados:

Tabela 12 - Elaboração de Documentos Externos

O SPED Elabora Documentos Externos	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	0	0,0%
Indiferente	3	25,0%
Concordo	6	50,0%
Concordo Totalmente	3	25,0%
TOTAL OBS.	12	100%

                De acordo com o apresentado na Tabela 12, 75% dos militares entrevistados afirmam que conseguem elaborar documentos para destinatários externos, sendo que 25% ficaram indiferentes à pergunta, não sabendo informar. Com esse resultado pode-se classificar o SPED quanto ao Tipo de sistema, que de acordo com Hassmann (s.d) como um sistema Aberto, que é aquele que possui interação com o meio externo e segundo O´Brien (2010), referente as dimensões das informações, o autor aborda sobre a Amplitude e Flexibilidade, no qual diz que a informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo; sendo assim pode-se dizer que o sistema possui um alcance amplo com foco tanto interno quanto externo.

Quanto à facilidade de controle de documentos, a Tabela 13 abaixo apresenta os dados coletados junto aos entrevistados:

Tabela 13 - Facilidade de Controle de Documentos

O Programa Facilita o Controle de Documentos	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	0	0,0%
Indiferente	2	16,7%
Concordo	2	16,7%
Concordo Totalmente	8	66,7%
TOTAL OBS.	12	100%

                   Conforme Tabela 13, verificou-se que mais de 80% dos entrevistados afirmaram que com a utilização do sistema o controle de documentos ficou mais fácil, e menos de 20% ficaram indiferentes com a resposta, não sabendo informar alguma diferença com a utilização do sistema. Essa facilidade de controle de documentos apontada pelos usuários é algo reflexivo positivo, pois por ser uma instituição pública, a mesma necessita ter uma organização documental para possíveis inspetorias futuras e rotineiras realizadas nas organizações militares.

              A Tabela 14 expressa se o sistema atende as expectativas dos usuários:

               

Tabela 14 - O Programa Atende Todas Minhas Expectativas

O Programa Atende todas minhas expectativas	Freq.	%
Discordo Totalmente	0	0,0%
Discordo	2	16,7%
Indiferente	1	8,3%
Concordo	8	66,7%
Concordo Totalmente	1	8,3%
TOTAL OBS.	12	100%

               De acordo com os resultados obtidos na Tabela 14 é possível verificar que 75% dos usuários relatam que o sistema atende todas as expectativas, sendo que apenas 16,7% informaram que o SPED não está atendendo as expectativas.

             

4.4 ANÁLISE QUALITATIVO DO SPED

 

Ressaltou-se a falta de técnicos em informática dentro da Cia para que possam dar o suporte necessário para a utilização do sistema. Outro aspecto apresentado pelos usuários é a impossibilidade de emitir as informações em forma de relatório, dificultando a execução de algumas tarefas. Também foi apontando pelos usuários o fato de que o sistema não possui um método digital de envio dos documentos direto para os destinatários externos, tendo que ser primeiramente impresso, para que só assim seja possível ser encaminhado para o seu destinatário por meio físico. E por último, um fator apresentado também pelos usuários, foi quanto ao elogio do sistema, acentuando-o como uma ótima ferramenta, necessitando de um aprimoramento dos usuários.

              Um dos fatores negativo verificado no sistema é a impossibilidade de diversificação de métodos de obtenção de resultados, a falta de conexão direta com os destinatários externos, tendo que os documentos externos serem impressos e encaminhados por meio físico.

 

5 CONCLUSÃO E APRECIAÇÃO CRÍTICA

             

              Após a realização do levantamento de fundamentos teóricos do tema abordado pelo estudo, foi necessário um estudo bibliográfico referente ao SPED e a elaboração de um questionário com a finalidade de captar informações dos usuários da Cia C/ 3ª DE, pois segundo DIAS (S.d) um dos caminhos mais curtos para se avaliar um sistema é essa avaliação ser feita pelos próprios usuários.

              De acordo com os resultados obtidos na pesquisa foi possível chegar algumas conclusões referentes ao Sistema em tela. Primeiramente referente à descrição do sistema, pode-se observar que o sistema foi criado com a finalidade principal de elaboração e controle de documentos de circulação interna ao Exército Brasileiro. Outro fator analisado referente ao sistema apresenta a previsibilidade da conexão entre as unidades para expedição e recebimento de documentos, fator este apontado pelos usuários como sendo um dos principais problemas e aspecto negativo do sistema.

Referente à pesquisa realizada junto aos usuários e analisando esses resultados, algumas conclusões que se pode chegar de acordo com os resultados, primeiramente o que se pode abordar é referente ao treinamento para utilização do SPED. Dessa maneira, verifica-se a necessidade da instituição oferecer um maior treinamento para seus usuários, para que estes consigam utilizar todas as ferramentas por ele oferecido. Nos resultados identificaram-se diversos pontos positivos, dentre eles se podem destacar o Layout, a Confiabilidade, Segurança das Informações, Compreensão das Informações, Expedição de Documentos Externos e a Facilidade de Controle de Documentos, tanto expedidos quanto recebidos. Pontos esses que, segundo os autores Arouck (2001) apud Dias (2006) e O´Brien (2010), são atributos básicos para que um sistema possua qualidade.

De acordo com Freitas et al. (1994), um Sistema de Informação pode ser eficaz por duas razões: sua facilidade de ser utilizado, atributo ligado ao sistema, e a utilidade do sistema (expectativa do usuário). Sendo assim pode-se concluir que o sistema em estudo possui os atributos necessários para ser caracterizado como um sistema eficaz, pois sobre a ótica dos usuários ele atende as expectativas, necessitando apenas de alguns aprimoramentos tanto do sistema quanto dos usuários para que ele seja efetivamente eficiente e eficaz.

De acordo com as referencias bibliográficas pesquisadas e com a pesquisa realizada junto aos usuários do SPED, pode-se classificar o sistema como um Sistema de Gestão do Conhecimento, quanto ao tipo de sistema como um Sistema de Gestão Integrada do Conhecimento, que se subdividi nos três tipos de conhecimentos, o sistema em tela é classificado como sendo um Sistema integrado de Gestão do Conteúdo Estruturado, pois com o SPED tem-se a capacidade de elaborar documentos textuais estruturados.

              E por fim, de acordo com o autor Hassmann (s.d) quanto ao tipo de sistema pode-se classificar o SPED como um Sistema Aberto, pois possui interação com o ambiente externo, e em Simples, por possuir poucos componentes ou informações.

              Mesmo o SPED tendo muitos aspectos positivos já apresentados, muitos aperfeiçoamentos são necessários, dentre eles pode-se apontar a necessidade do sistema apresentar mais formas de obtenção de resultados, como por exemplo, em forma de relatórios. Outro aspecto identificado refere-se ao fato de não se ter uma conexão direta, tanto com outras unidades militares como com o escalão superior, dificultando os trabalhos executados pelos militares da Cia, pois quando se necessita remeter documentos a outras unidades, o mesmo precisa ser impresso, assinado fisicamente, e encaminhado para outra organização, demandando tempo, gerando mais gastos, como com folha, tinta de impressora, tempo de militares entre outros. E um último aspecto obtido na pesquisa se refere ao treinamento, esse de suma importância, pois ele atingi diretamente na correta utilização do sistema, pois quando tem-se um usuário despreparado e sem conhecimento da utilização do mesmo, acaba que não é utilizado na integra, podendo gerar conflitos organizacionais e falta de rendimento do militar despreparado para utilização do mesmo.

 

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