AUMENTO DA DISPONIBILIDADE LOGÍSTICA
Publicado em 08 de novembro de 2010 por Reginaldo Acacio do Nascimento
AUMENTO DA DISPONIBILIDADE LOGÍSTICA
RESUMO
O aumento dos processos puxados pela demanda de mercado das empresas de manufatura vem em grande crescente com o passar do tempo, portanto a logística vem atuando de maneira significativa para garantir o processo normal frente às novas demandas, o que certamente exige uma logística mais preparada com um planejamento mais eficaz, para acompanhar o crescimento da produção e dando condições logísticas tanto na entrada de insumos (matéria prima), disponibilizada na quantidade certa na hora certa, quanto na expedição de produtos acabados, com atendimento aos clientes levando sempre em consideração aspectos como prazo, custo e qualidade. A aplicação das ferramentas utilizadas em todo o artigo tem resultados positivos no que diz respeito a analise de processos, apontamentos de falhas e aplicação de melhoria em todo o processo, ferramentas estas com fundamentos baseados em fatos e dados, realizando de maneira minuciosa todos os pontos de melhoria do processo logístico. O objetivo é estudar todo o processo já existente de uma empresa de manufatura, onde o foco é nas operações logísticas, aumentando a disponibilidade dos recursos existentes e oferecer alternativas para o aumento de eficiência.
ABSTRACT
The increase in cases pulled by the market demand of manufacturing companies has largely increased over time, so the logistics has been working in a significant part of the process to ensure normal forward new demands, which certainly requires more logistics prepared with a effective planning to monitor the growth of production and providing logistical conditions in inputs (raw material), available in quantity at the right time, as the dispatch of finished products, with customer service always taking into account aspects such as time, cost and quality. The application of the tools used throughout the work has positive results as regards the analysis process point of failure and implementing improvements in the process, these tools with pleas on facts and data, performing a thorough way all points improvement of the logistics process. The goal is to study all the existing process Rhea manufacturing company where the focus is on logistics operations, increasing the availability of resources and offer alternatives to best efficiency.
1. INTRODUÇÃO
Os processos logísticos de algumas empresas de manufatura ainda são geridos pela própria empresa, que além de focar nas suas principais atividades de produção, algumas empresas mantêm a área de logística atuante para realizar um alinhamento ainda mais eficaz, envolvendo todo o processo do seu produto desde as matérias primas passando pelo processo fabril até a entrega no cliente.
Para atender a demanda de mercado além de ter um excelente processo de produção, fica muito difícil se não dizer impossível, se o seu processo de melhoria não envolver as atividades logísticas, já que a logística é peça chave para o atendimento as novas demandas do mercado. No artigo estarei mostrando as ferramentas desde a medição do processo até a proposta de modificação e ganhos reais. Iniciaremos com um Brainstorming para levantar as possíveis causas de impactos nos processos, realizando uma avaliação da das causas levantadas, gerando uma matriz de priorização para coleta de dados, preenchida pelos membros da equipe a partir da pontuação média identificada para cada causa. Implantar relatórios de medição para as causas identificadas e desenhar fluxograma dos principais processos logísticos, investigando as causas raízes utilizando a ferramenta dos 5 Porquês. Realizar um levantamento dos equipamentos envolvidos no processo logístico para determinar capacidade de operação e suas restrições, propondo planos de ação para os itens mais críticos, conforme matriz de priorização.
Estaremos focando nas atividades que realmente tem potencial de ganho para melhor aproveitamento do projeto, os resultados apresentados são realmente aplicáveis e reais.
2. DESENVOLVIMENTO E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
Para iniciar o processo foi extremamente importante uma equipe multidisciplinar para atuar diretamente no projeto, contribuindo com todo o processo de desenvolvimento do trabalho. Esta equipe deve ser selecionada com o intuito de captar percepções diferentes com indivíduos que realizam atividades diretamente ligadas no foco do projeto, ou seja, conhecedoras do processo logístico, assim como pessoas que realizam atividades de apoio a logística, por exemplo: manutenção, produção, planejamento, vendas, recursos humanos e qualquer outra atividade que julgarmos necessário.
Para melhor definir as atividades e responsabilidades disponibilizamos as atividades da seguinte forma:
Dono do projeto: Normalmente é a pessoa ligada à solicitação do projeto responsável por prover recursos e remover barreiras para que o projeto seja bem sucedido, sugerir e implementar ações, aprovar ou reprovar alterações do processo logístico, ou seja, é o cliente do projeto.
Líder do projeto: Conduz a equipe de projeto direcionando e ensinando as ferramentas adequadas para execução do projeto, cuida da distribuição das atividades entre os membros da equipe, consolida informações e apresenta propostas de alteração de processo baseado sempre em fatos e dados.
Equipe do projeto: Grupo multidisciplinar que conhecem o processo envolvido e ou são diretamente ligados as atividades como clientes ou fornecedores, pessoas pela qual fazem parte do processo e terão ganho direto com a aplicação bem sucedida do projeto. Serão também responsáveis em realizar levantamentos de dados aderentes ao processo. A equipe deve estar totalmente comprometida com a melhoria do processo, debatendo assuntos pertinentes nas reuniões periódicas em uma comunicação aberta sem preconceitos, para atingir um único objetivo, com persistência, disciplina, boa vontade e união de todos os envolvidos.
Deve-se iniciar com uma primeira reunião com a equipe utilizando uma ferramenta muito conhecida, capaz de levantar informações pertinentes ao foco do trabalho desenvolvido chamada de Brainstorming, dentre diversos outros métodos, a técnica de brainstorming propõe que um grupo de pessoas de duas até dez pessoas, se reúna e se utilizem das diferenças em seus pensamentos e idéias para que possam chegar a um denominador comum eficaz e com qualidade, gerando assim idéias inovadoras que levem o projeto adiante. Entraremos com mais detalhes sobre a ferramenta de Brainstorming, mostrando a sua potencialidade.
O propósito de uma sessão de brainstorming é o trabalho em grupo na identificação de um problema, e encontrar, através de uma intervenção participativa, a melhor decisão para um plano de ação que o solucione tal problema.
Exemplo:
Podemos utilizar um quadro e vários marcadores de recados utilizados em escritório, a forma de condução é simples, porém, com efeito muito positivo de se levado com clareza e objetividade. Colocamos em pauta um problema definido, ou deixamos livre para a abordagem dos participantes, com o foco em uma atividade, processo ou serviço. Os marcadores de recados são distribuídos entre os participantes, que anotam os principais pontos de melhoria dento do foco pré-estabelecido, que no nosso caso foi os pontos que mais impactam nos processos logísticos, alguns pontos foram identificados como: dificuldade nos horários para recebimento de matéria prima, falta de equipamentos para o processo de embalagem, equipamentos inadequados, tempo insuficientes, atraso no transporte interno, erros de inventário, enfim diversas condições problemas, que impactavam no bom andamento do processo logístico.
Todas as observações devem ser consideradas por mais extravagantes que sejam a idéia, é não barrar nenhuma sugestão de imediato, assim pode se perder a credibilidade da equipe. Após um tempo determinado, o facilitador deve reunir todas as sugestões e separá-las em grupos, por exemplo: 1- recebimento de matéria prima, 2- Estocagem, 3- Fracionamento, 4- Embalagem /Carregamento granel, 5- Estocagem e 6- Expedição. Desta forma todos poderão observar as sugestões, e em comum acordo de toda a equipe, a equipe mesmo se encarrega de excluir as observações menos prioritária para o processo logístico, já que seria impossível tratar todas as observações em um projeto, ser dar foco a que realmente trará resultados factíveis para toda a equipe.
Com o conhecimento dos pontos de melhoria no processo logístico, temos que identificar as causas raiz, para atuarmos de forma significativa no exato ponto, sem desperdiçarmos energia com ações que não refletem o resultado real esperado pela equipe.
Utilizamos então uma ferramenta muito conhecida como 5 porquês, que tem o objetivo de identificar a causa raiz do problema, levantando o fluxo em que ele se encontra, chegando ao ponto de sua resolução.
Definição: (O "5 Porquês" é uma técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema. Esta ferramenta é muito usada na área de qualidade, mas na prática se aplica em qualquer área, e inclusive pode ser muito útil em seu dia a dia. Foi desenvolvida por Sakichi Toyota (fundador da Toyota), e foi usada na no Sistema de Toyota de Produção durante a evolução de suas metodologias de manufatura. Fonte: Logisticando.com).
Com as causas raiz já definida e toda a equipe direcionada para o foco do processo de melhoria, partimos para outra ferramenta chamada de tabela de priorização, temos que certificar que de todas as observações consideradas, ainda temos potenciais para serem filtrados, e direcionar esforços realmente para o atingimento de resultados sólidos. Esta tabela visa descrever todas as observações em uma planilha simples do Excel, e pontuá-las, considerando tempo de implementação, custo, facilidade e impacto na métrica, ou seja, no resultado do projeto.
Esta ferramenta consiste em levantar dados para implementação de ações a partir do conhecimento da equipe, todos da equipe recebem uma planilha com as causas levantadas e ações propostas, e cada um dos colaboradores determinam uma pontuação, baseado em seus conhecimentos. As pontuações variam de 1 a 5 sendo 1 a de menor impacto e a 5 de maior impacto, sendo que para cada tipo de ação utilizamos pontos de vista diferentes, por exemplo:Tempo de implementação, pontuação 1 para demorado (+ de 6 meses), e 5 para rápido (1 à 2 meses). Custo da implememtação, pontuação de 1 para alto exige compra/investimento e 5 baixo, não exige compra. Facilidade da implementação, pontuação 1 para complexidade na implementação, e 5 para simples implementação. Impacto na métrica, quanto os resultados obtidos com a implementação, serão impactantes positivamente no resultado do projeto, neste caso utilizamos 1 para menor impacto nos resultados e 5 para maior impacto. Esta ferramenta assim como todas as outras devem ser muito bem explicada para a equipe, pois o não entendimento da mesma pode trazer resultados que não refletem a real situação, e consequentemente trará baixo desempenho do projeto. No final da etapa de priorização das ações propostas, passamos para a fase de implementação das ações.
Para a implementação das ações, devemos seguir os parâmetros da ferramenta utilizada anteriormente chamada tabela de priorização, esta ferramenta nos faz observar as ações propostas, não só com um foco de operação ou de resultado financeiro, mas sim envolvendo todas as possibilidades que podem influenciar na implementação das ações, e assim determinar através das análises desta ferramenta a ação que será mais factível, tendo resultados mais rápidos. Ex: Poderíamos em uma análise superficial de um processo logístico, observar que o maior impacto no processo seria a área de transporte, e sem nenhuma análise aprofunda poderíamos colocar como ação a renovação da frota por exemplo. Será que isso seria realmente a melhor ação? Economicamente isto é viável? Resolveria o problema? Com certeza não.
Quando temos a certeza que a equipe está alinhada com os propósitos principais, e com ferramentas deixam bem claro esta definição, contando com ações baseadas em fatos e não simplesmente inferências, a segurança que é passada para a equipe iniciar as ações são realmente factíveis e os resultados serão alcançados. Iniciaremos as ações com base nas prioridades levantadas, e criaremos um sistema para atender as ações propostas, se trata de um fluxo que descreve as atividades e responsabilidades, para cada colaborador realizar as ações de sua responsabilidade com sustentabilidade, para que não se perca durante o percurso de implantação das ações. Esta ferramenta chamamos de DRA (Diagrama de Rede de Atividades), com o objetivo de gerar um fluxo de atividades interligadas, em uma seqüência lógica, onde as atividades não passam para a atividade seguinte, sem que tenha terminada a atividade anterior. As responsabilidades são ordenadas por individuo, que tem prazos para as entregas baseados no escopo do projeto, podemos gerar um diagrama de redes de atividades (DRA), que é um escopo gráfico com as atividades, prazos e responsáveis.
É muito importante o acompanhamento de todas as atividades que compões o DRA, é fundamental que os prazos sejam seguidos fielmente para que possamos cumprir o cronograma definido. As variações devem der tratadas imediatamente, para minimizar o impacto na implantação das ações. Os DRA´s podem ser estendido as demais atividades levantadas na Tabela de Priorização, de acordo com a disponibilidade de investimento no projeto, já que todas as ações levantadas são importantes para o projeto, lembrando que todas as ações devem ser discutidas em equipe, e a inclusão ou não de mais uma ação para tratamento, deve ser de comum acordo coma equipe do projeto. Após as ações implementadas de acordo com os seus propósitos, devemos ter um acompanhamento das ações para verificar a sua real pontecialidade, ou seja, se o resultado é realmente o esperado pela equipe. Não adianta inserir ações para a melhoria de um processo ou serviço, se não existir acompanhamento periódico com apresentação para todos os envolvidos nas atividades e as demais equipes de apoio, comprovando ou não os resultados esperados. Para as situações que os resultados não forem os desejados devemos rever individualmente cada ação e propor modificações com foco no resultado. As atividades de uma empresa tendem a serem alteradas, as necessidades dos clientes em um ambiente globalizado são dinâmicas sendo indispensáveis mudanças no projeto de acordo com as mudanças previstas em cada situação, a necessidade de ser totalmente flexível sem perder o foco principal é essencial para o sucesso de um projeto deste porte.
Podemos ilustrar algumas formas de acompanhamento de indicadores de desempenho de um processo, a maiorias das empresas realizam acompanhamentos periódicos sejam mensais ou semanais, o intuito é mostrar para os demais colaboradores os andamento das atividades por eles realizadas, e o acompanhamento de forma gráfica com metas bem definidas é essencial, porque o que não é medido e controlado, jamais será gerido de forma sustentável. Alguns acompanhamentos devem ser definidos pela a equipe, os indicadores devem retratar o desempenho das atividades, uma sugestão é medir a atividade final, e qualquer variação deve ser tratada com novos planos de ação, objetivando a melhoria do processo, alguns indicadores são indispensáveis.
Ex: Movimentação de veículos por mês.
Este gráfico (indicador) de acompanhamento deve ilustrar a quantidade de movimentações por mês e o tipo de carga realizada dentro do período, com este gráfico temos uma visão ampla das movimentações, nos dando condições para a tomada de ações direto no foco, ou seja na atividade certa, e com algumas análise das atividade chegamos assim na causa raiz, tomando ações corretivas utilizando do conceito de melhoria continua. E mostra para a equipe onde deve ser direcionado os esforços, sem gastar energia nas atividades que não geram resultados.
Custo da logística interna.
Este gráfico (indicador) procura retratar, quanto a indústria gasta para realizar suas atividades logísticas mensalmente, este gráfico é um dos mais usados pelos operadores logísticos, a partir deste gráfico as empresas podem tomar decisões como por exemplo se é viável continuar realizando as suas atividades logísticas ou terceirizar as atividades. Para uma tomada de decisão em longo prazo, podemos também realizar um projetado para o ano, que pode ser simplesmente comparado com os anos anteriores.
Diversos indicadores podem ser adotados de acordo com a necessidade de cada operação ou ramo de atividade, não adianta termos muitos indicadores se eles não conseguem retratar a realidade dos processos, ou mascaram a realidade. Portanto o volume de indicadores não é o mais importante, o importante é a qualidade dos indicadores, os indicadores deve ser uma foto do processo, um Raio-X que nos permite enxergar as as atividades claramente, facilitando a tomada de decisões.
A escolha de uma empresa que se propõe a realizar um projeto deste nível, deve ter muito bem formada a sua perspectiva de futuro, os planos de gerenciamento da empresa deve ser factíveis. A aplicação do projeto pode ser em um processo já existente ou no desenvolvimento e implantação de um novo processo ou atividade, que nunca deve ser esquecido é que o foco do projeto alinhado as estratégias da empresa são fundamentais, quando se decide por implantar um projeto sem bases firmes, em que a atividade foco do projeto não está bem definida ou pode ser que a atividade no futuro pode não mais existir, não é justificável gastar energia com a atividade. Por isso o estudo de viabilidade do projeto tem que ser muito bem definido antes de tomar a decisão para o inicio do mesmo, muitos projetos principalmente no ramo da logística não são concluídos por não serem bem definidos em seu escopo, a logística é uma atividade que muda constantemente, portanto, aí está um desafio em conduzir um projeto de logística.
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Existem várias formas para se executar um projeto de melhoria, o que este trabalho traz é uma forma de condução para que o projeto seja executado de forma sustentável, sem o gasto de energia desnecessária. Para a execução de um projeto logístico este sistema de condução é considerado o mais factível, por prever as variações já esperadas no ramo da logística que é dinâmico, não poderia conduzir um projeto logístico por um período muito extenso sem realizar ajustes ao longo do tempo.
O foco do trabalho é realizar uma melhoria continua de um processo logístico que necessita uma maior disponibilidade de recursos, equipamentos e mão de obra, para que possa atender uma demanda de manufatura que é puxada pelo mercado, portanto, os processos logísticos têm que ser cada vez mais eficazes para que não impacte nos processos de manufatura, e conseqüentemente no atendimento ao cliente. O desenvolvimento deste trabalho proporciona ao profissional uma aprendizagem impar, que correlacionada aos resultados obtidos, deixa bem claro a aplicabilidade dos conhecimentos obtidos no decorrer do curso de Tecnólogo em logística e é aplicável a qualquer empresa que realize operações logísticas, o conhecimento de ferramentas de gestão são imprescindíveis para quem quer atuar no ramo logístico e ter sucesso na vida profissional, os processos devem ser medidos, monitorados e realizadas as devidas análises criticas, com foco em melhoria continua. O que não se pode medir e controlar, certamente não terá uma gestão eficaz.
Todos os exemplos demonstrados no artigo são totalmente aplicáveis, pois se tratam de aplicações reais, portanto é a descrição de um projeto em andamento sendo fiel aos seus exemplos.
AGRADECIMENTOS
Este artigo foi escrito baseado em projetos desenvolvidos ao longo de minha carreira na área de logística, e conhecimento absorvido durante o curso de tecnólogo em logística, portanto, agradeço a todos os profissionais que trabalharam comigo e professores que me deram a oportunidade de aprender em diversas áreas de atuação onde estive inserido, e a oportunidade que me foi dada para a execução de projetos de melhoria, através da confiança depositada nos resultados.
REFERÊNCIAS
Programa de Aprimoramento Profissional, Inter&ação. São Paulo, 08 Dezembro 2007.
Curso da ISO14001-2004 ? Requisitos do sistema de gestão da qualidade, Interaction Plexus Recursos Terceirizados S/S Ltda. São Paulo, 05 de junho 2009.
Curso de FEMEA 4а Edição? Analise de Modos e Efeitos e Falha Potencial, Interaction Plexus Recursos Terceirizados S/S Ltda. São Paulo,04 de Novembro 2008.
Curso da ISO 9001-2008 ? Requisitos do sistema de gestão da qualidade, Interaction Plexus Recursos Terceirizados S/S Ltda. São Paulo,09 de junho 2009.
Treinamento ferramenta 6 SIGMA- Curso para equipe de projeto Yellow Belt. São Paulo, 20 de Outubro 2009.
RESUMO
O aumento dos processos puxados pela demanda de mercado das empresas de manufatura vem em grande crescente com o passar do tempo, portanto a logística vem atuando de maneira significativa para garantir o processo normal frente às novas demandas, o que certamente exige uma logística mais preparada com um planejamento mais eficaz, para acompanhar o crescimento da produção e dando condições logísticas tanto na entrada de insumos (matéria prima), disponibilizada na quantidade certa na hora certa, quanto na expedição de produtos acabados, com atendimento aos clientes levando sempre em consideração aspectos como prazo, custo e qualidade. A aplicação das ferramentas utilizadas em todo o artigo tem resultados positivos no que diz respeito a analise de processos, apontamentos de falhas e aplicação de melhoria em todo o processo, ferramentas estas com fundamentos baseados em fatos e dados, realizando de maneira minuciosa todos os pontos de melhoria do processo logístico. O objetivo é estudar todo o processo já existente de uma empresa de manufatura, onde o foco é nas operações logísticas, aumentando a disponibilidade dos recursos existentes e oferecer alternativas para o aumento de eficiência.
ABSTRACT
The increase in cases pulled by the market demand of manufacturing companies has largely increased over time, so the logistics has been working in a significant part of the process to ensure normal forward new demands, which certainly requires more logistics prepared with a effective planning to monitor the growth of production and providing logistical conditions in inputs (raw material), available in quantity at the right time, as the dispatch of finished products, with customer service always taking into account aspects such as time, cost and quality. The application of the tools used throughout the work has positive results as regards the analysis process point of failure and implementing improvements in the process, these tools with pleas on facts and data, performing a thorough way all points improvement of the logistics process. The goal is to study all the existing process Rhea manufacturing company where the focus is on logistics operations, increasing the availability of resources and offer alternatives to best efficiency.
1. INTRODUÇÃO
Os processos logísticos de algumas empresas de manufatura ainda são geridos pela própria empresa, que além de focar nas suas principais atividades de produção, algumas empresas mantêm a área de logística atuante para realizar um alinhamento ainda mais eficaz, envolvendo todo o processo do seu produto desde as matérias primas passando pelo processo fabril até a entrega no cliente.
Para atender a demanda de mercado além de ter um excelente processo de produção, fica muito difícil se não dizer impossível, se o seu processo de melhoria não envolver as atividades logísticas, já que a logística é peça chave para o atendimento as novas demandas do mercado. No artigo estarei mostrando as ferramentas desde a medição do processo até a proposta de modificação e ganhos reais. Iniciaremos com um Brainstorming para levantar as possíveis causas de impactos nos processos, realizando uma avaliação da das causas levantadas, gerando uma matriz de priorização para coleta de dados, preenchida pelos membros da equipe a partir da pontuação média identificada para cada causa. Implantar relatórios de medição para as causas identificadas e desenhar fluxograma dos principais processos logísticos, investigando as causas raízes utilizando a ferramenta dos 5 Porquês. Realizar um levantamento dos equipamentos envolvidos no processo logístico para determinar capacidade de operação e suas restrições, propondo planos de ação para os itens mais críticos, conforme matriz de priorização.
Estaremos focando nas atividades que realmente tem potencial de ganho para melhor aproveitamento do projeto, os resultados apresentados são realmente aplicáveis e reais.
2. DESENVOLVIMENTO E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
Para iniciar o processo foi extremamente importante uma equipe multidisciplinar para atuar diretamente no projeto, contribuindo com todo o processo de desenvolvimento do trabalho. Esta equipe deve ser selecionada com o intuito de captar percepções diferentes com indivíduos que realizam atividades diretamente ligadas no foco do projeto, ou seja, conhecedoras do processo logístico, assim como pessoas que realizam atividades de apoio a logística, por exemplo: manutenção, produção, planejamento, vendas, recursos humanos e qualquer outra atividade que julgarmos necessário.
Para melhor definir as atividades e responsabilidades disponibilizamos as atividades da seguinte forma:
Dono do projeto: Normalmente é a pessoa ligada à solicitação do projeto responsável por prover recursos e remover barreiras para que o projeto seja bem sucedido, sugerir e implementar ações, aprovar ou reprovar alterações do processo logístico, ou seja, é o cliente do projeto.
Líder do projeto: Conduz a equipe de projeto direcionando e ensinando as ferramentas adequadas para execução do projeto, cuida da distribuição das atividades entre os membros da equipe, consolida informações e apresenta propostas de alteração de processo baseado sempre em fatos e dados.
Equipe do projeto: Grupo multidisciplinar que conhecem o processo envolvido e ou são diretamente ligados as atividades como clientes ou fornecedores, pessoas pela qual fazem parte do processo e terão ganho direto com a aplicação bem sucedida do projeto. Serão também responsáveis em realizar levantamentos de dados aderentes ao processo. A equipe deve estar totalmente comprometida com a melhoria do processo, debatendo assuntos pertinentes nas reuniões periódicas em uma comunicação aberta sem preconceitos, para atingir um único objetivo, com persistência, disciplina, boa vontade e união de todos os envolvidos.
Deve-se iniciar com uma primeira reunião com a equipe utilizando uma ferramenta muito conhecida, capaz de levantar informações pertinentes ao foco do trabalho desenvolvido chamada de Brainstorming, dentre diversos outros métodos, a técnica de brainstorming propõe que um grupo de pessoas de duas até dez pessoas, se reúna e se utilizem das diferenças em seus pensamentos e idéias para que possam chegar a um denominador comum eficaz e com qualidade, gerando assim idéias inovadoras que levem o projeto adiante. Entraremos com mais detalhes sobre a ferramenta de Brainstorming, mostrando a sua potencialidade.
O propósito de uma sessão de brainstorming é o trabalho em grupo na identificação de um problema, e encontrar, através de uma intervenção participativa, a melhor decisão para um plano de ação que o solucione tal problema.
Exemplo:
Podemos utilizar um quadro e vários marcadores de recados utilizados em escritório, a forma de condução é simples, porém, com efeito muito positivo de se levado com clareza e objetividade. Colocamos em pauta um problema definido, ou deixamos livre para a abordagem dos participantes, com o foco em uma atividade, processo ou serviço. Os marcadores de recados são distribuídos entre os participantes, que anotam os principais pontos de melhoria dento do foco pré-estabelecido, que no nosso caso foi os pontos que mais impactam nos processos logísticos, alguns pontos foram identificados como: dificuldade nos horários para recebimento de matéria prima, falta de equipamentos para o processo de embalagem, equipamentos inadequados, tempo insuficientes, atraso no transporte interno, erros de inventário, enfim diversas condições problemas, que impactavam no bom andamento do processo logístico.
Todas as observações devem ser consideradas por mais extravagantes que sejam a idéia, é não barrar nenhuma sugestão de imediato, assim pode se perder a credibilidade da equipe. Após um tempo determinado, o facilitador deve reunir todas as sugestões e separá-las em grupos, por exemplo: 1- recebimento de matéria prima, 2- Estocagem, 3- Fracionamento, 4- Embalagem /Carregamento granel, 5- Estocagem e 6- Expedição. Desta forma todos poderão observar as sugestões, e em comum acordo de toda a equipe, a equipe mesmo se encarrega de excluir as observações menos prioritária para o processo logístico, já que seria impossível tratar todas as observações em um projeto, ser dar foco a que realmente trará resultados factíveis para toda a equipe.
Com o conhecimento dos pontos de melhoria no processo logístico, temos que identificar as causas raiz, para atuarmos de forma significativa no exato ponto, sem desperdiçarmos energia com ações que não refletem o resultado real esperado pela equipe.
Utilizamos então uma ferramenta muito conhecida como 5 porquês, que tem o objetivo de identificar a causa raiz do problema, levantando o fluxo em que ele se encontra, chegando ao ponto de sua resolução.
Definição: (O "5 Porquês" é uma técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema. Esta ferramenta é muito usada na área de qualidade, mas na prática se aplica em qualquer área, e inclusive pode ser muito útil em seu dia a dia. Foi desenvolvida por Sakichi Toyota (fundador da Toyota), e foi usada na no Sistema de Toyota de Produção durante a evolução de suas metodologias de manufatura. Fonte: Logisticando.com).
Com as causas raiz já definida e toda a equipe direcionada para o foco do processo de melhoria, partimos para outra ferramenta chamada de tabela de priorização, temos que certificar que de todas as observações consideradas, ainda temos potenciais para serem filtrados, e direcionar esforços realmente para o atingimento de resultados sólidos. Esta tabela visa descrever todas as observações em uma planilha simples do Excel, e pontuá-las, considerando tempo de implementação, custo, facilidade e impacto na métrica, ou seja, no resultado do projeto.
Esta ferramenta consiste em levantar dados para implementação de ações a partir do conhecimento da equipe, todos da equipe recebem uma planilha com as causas levantadas e ações propostas, e cada um dos colaboradores determinam uma pontuação, baseado em seus conhecimentos. As pontuações variam de 1 a 5 sendo 1 a de menor impacto e a 5 de maior impacto, sendo que para cada tipo de ação utilizamos pontos de vista diferentes, por exemplo:Tempo de implementação, pontuação 1 para demorado (+ de 6 meses), e 5 para rápido (1 à 2 meses). Custo da implememtação, pontuação de 1 para alto exige compra/investimento e 5 baixo, não exige compra. Facilidade da implementação, pontuação 1 para complexidade na implementação, e 5 para simples implementação. Impacto na métrica, quanto os resultados obtidos com a implementação, serão impactantes positivamente no resultado do projeto, neste caso utilizamos 1 para menor impacto nos resultados e 5 para maior impacto. Esta ferramenta assim como todas as outras devem ser muito bem explicada para a equipe, pois o não entendimento da mesma pode trazer resultados que não refletem a real situação, e consequentemente trará baixo desempenho do projeto. No final da etapa de priorização das ações propostas, passamos para a fase de implementação das ações.
Para a implementação das ações, devemos seguir os parâmetros da ferramenta utilizada anteriormente chamada tabela de priorização, esta ferramenta nos faz observar as ações propostas, não só com um foco de operação ou de resultado financeiro, mas sim envolvendo todas as possibilidades que podem influenciar na implementação das ações, e assim determinar através das análises desta ferramenta a ação que será mais factível, tendo resultados mais rápidos. Ex: Poderíamos em uma análise superficial de um processo logístico, observar que o maior impacto no processo seria a área de transporte, e sem nenhuma análise aprofunda poderíamos colocar como ação a renovação da frota por exemplo. Será que isso seria realmente a melhor ação? Economicamente isto é viável? Resolveria o problema? Com certeza não.
Quando temos a certeza que a equipe está alinhada com os propósitos principais, e com ferramentas deixam bem claro esta definição, contando com ações baseadas em fatos e não simplesmente inferências, a segurança que é passada para a equipe iniciar as ações são realmente factíveis e os resultados serão alcançados. Iniciaremos as ações com base nas prioridades levantadas, e criaremos um sistema para atender as ações propostas, se trata de um fluxo que descreve as atividades e responsabilidades, para cada colaborador realizar as ações de sua responsabilidade com sustentabilidade, para que não se perca durante o percurso de implantação das ações. Esta ferramenta chamamos de DRA (Diagrama de Rede de Atividades), com o objetivo de gerar um fluxo de atividades interligadas, em uma seqüência lógica, onde as atividades não passam para a atividade seguinte, sem que tenha terminada a atividade anterior. As responsabilidades são ordenadas por individuo, que tem prazos para as entregas baseados no escopo do projeto, podemos gerar um diagrama de redes de atividades (DRA), que é um escopo gráfico com as atividades, prazos e responsáveis.
É muito importante o acompanhamento de todas as atividades que compões o DRA, é fundamental que os prazos sejam seguidos fielmente para que possamos cumprir o cronograma definido. As variações devem der tratadas imediatamente, para minimizar o impacto na implantação das ações. Os DRA´s podem ser estendido as demais atividades levantadas na Tabela de Priorização, de acordo com a disponibilidade de investimento no projeto, já que todas as ações levantadas são importantes para o projeto, lembrando que todas as ações devem ser discutidas em equipe, e a inclusão ou não de mais uma ação para tratamento, deve ser de comum acordo coma equipe do projeto. Após as ações implementadas de acordo com os seus propósitos, devemos ter um acompanhamento das ações para verificar a sua real pontecialidade, ou seja, se o resultado é realmente o esperado pela equipe. Não adianta inserir ações para a melhoria de um processo ou serviço, se não existir acompanhamento periódico com apresentação para todos os envolvidos nas atividades e as demais equipes de apoio, comprovando ou não os resultados esperados. Para as situações que os resultados não forem os desejados devemos rever individualmente cada ação e propor modificações com foco no resultado. As atividades de uma empresa tendem a serem alteradas, as necessidades dos clientes em um ambiente globalizado são dinâmicas sendo indispensáveis mudanças no projeto de acordo com as mudanças previstas em cada situação, a necessidade de ser totalmente flexível sem perder o foco principal é essencial para o sucesso de um projeto deste porte.
Podemos ilustrar algumas formas de acompanhamento de indicadores de desempenho de um processo, a maiorias das empresas realizam acompanhamentos periódicos sejam mensais ou semanais, o intuito é mostrar para os demais colaboradores os andamento das atividades por eles realizadas, e o acompanhamento de forma gráfica com metas bem definidas é essencial, porque o que não é medido e controlado, jamais será gerido de forma sustentável. Alguns acompanhamentos devem ser definidos pela a equipe, os indicadores devem retratar o desempenho das atividades, uma sugestão é medir a atividade final, e qualquer variação deve ser tratada com novos planos de ação, objetivando a melhoria do processo, alguns indicadores são indispensáveis.
Ex: Movimentação de veículos por mês.
Este gráfico (indicador) de acompanhamento deve ilustrar a quantidade de movimentações por mês e o tipo de carga realizada dentro do período, com este gráfico temos uma visão ampla das movimentações, nos dando condições para a tomada de ações direto no foco, ou seja na atividade certa, e com algumas análise das atividade chegamos assim na causa raiz, tomando ações corretivas utilizando do conceito de melhoria continua. E mostra para a equipe onde deve ser direcionado os esforços, sem gastar energia nas atividades que não geram resultados.
Custo da logística interna.
Este gráfico (indicador) procura retratar, quanto a indústria gasta para realizar suas atividades logísticas mensalmente, este gráfico é um dos mais usados pelos operadores logísticos, a partir deste gráfico as empresas podem tomar decisões como por exemplo se é viável continuar realizando as suas atividades logísticas ou terceirizar as atividades. Para uma tomada de decisão em longo prazo, podemos também realizar um projetado para o ano, que pode ser simplesmente comparado com os anos anteriores.
Diversos indicadores podem ser adotados de acordo com a necessidade de cada operação ou ramo de atividade, não adianta termos muitos indicadores se eles não conseguem retratar a realidade dos processos, ou mascaram a realidade. Portanto o volume de indicadores não é o mais importante, o importante é a qualidade dos indicadores, os indicadores deve ser uma foto do processo, um Raio-X que nos permite enxergar as as atividades claramente, facilitando a tomada de decisões.
A escolha de uma empresa que se propõe a realizar um projeto deste nível, deve ter muito bem formada a sua perspectiva de futuro, os planos de gerenciamento da empresa deve ser factíveis. A aplicação do projeto pode ser em um processo já existente ou no desenvolvimento e implantação de um novo processo ou atividade, que nunca deve ser esquecido é que o foco do projeto alinhado as estratégias da empresa são fundamentais, quando se decide por implantar um projeto sem bases firmes, em que a atividade foco do projeto não está bem definida ou pode ser que a atividade no futuro pode não mais existir, não é justificável gastar energia com a atividade. Por isso o estudo de viabilidade do projeto tem que ser muito bem definido antes de tomar a decisão para o inicio do mesmo, muitos projetos principalmente no ramo da logística não são concluídos por não serem bem definidos em seu escopo, a logística é uma atividade que muda constantemente, portanto, aí está um desafio em conduzir um projeto de logística.
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Existem várias formas para se executar um projeto de melhoria, o que este trabalho traz é uma forma de condução para que o projeto seja executado de forma sustentável, sem o gasto de energia desnecessária. Para a execução de um projeto logístico este sistema de condução é considerado o mais factível, por prever as variações já esperadas no ramo da logística que é dinâmico, não poderia conduzir um projeto logístico por um período muito extenso sem realizar ajustes ao longo do tempo.
O foco do trabalho é realizar uma melhoria continua de um processo logístico que necessita uma maior disponibilidade de recursos, equipamentos e mão de obra, para que possa atender uma demanda de manufatura que é puxada pelo mercado, portanto, os processos logísticos têm que ser cada vez mais eficazes para que não impacte nos processos de manufatura, e conseqüentemente no atendimento ao cliente. O desenvolvimento deste trabalho proporciona ao profissional uma aprendizagem impar, que correlacionada aos resultados obtidos, deixa bem claro a aplicabilidade dos conhecimentos obtidos no decorrer do curso de Tecnólogo em logística e é aplicável a qualquer empresa que realize operações logísticas, o conhecimento de ferramentas de gestão são imprescindíveis para quem quer atuar no ramo logístico e ter sucesso na vida profissional, os processos devem ser medidos, monitorados e realizadas as devidas análises criticas, com foco em melhoria continua. O que não se pode medir e controlar, certamente não terá uma gestão eficaz.
Todos os exemplos demonstrados no artigo são totalmente aplicáveis, pois se tratam de aplicações reais, portanto é a descrição de um projeto em andamento sendo fiel aos seus exemplos.
AGRADECIMENTOS
Este artigo foi escrito baseado em projetos desenvolvidos ao longo de minha carreira na área de logística, e conhecimento absorvido durante o curso de tecnólogo em logística, portanto, agradeço a todos os profissionais que trabalharam comigo e professores que me deram a oportunidade de aprender em diversas áreas de atuação onde estive inserido, e a oportunidade que me foi dada para a execução de projetos de melhoria, através da confiança depositada nos resultados.
REFERÊNCIAS
Programa de Aprimoramento Profissional, Inter&ação. São Paulo, 08 Dezembro 2007.
Curso da ISO14001-2004 ? Requisitos do sistema de gestão da qualidade, Interaction Plexus Recursos Terceirizados S/S Ltda. São Paulo, 05 de junho 2009.
Curso de FEMEA 4а Edição? Analise de Modos e Efeitos e Falha Potencial, Interaction Plexus Recursos Terceirizados S/S Ltda. São Paulo,04 de Novembro 2008.
Curso da ISO 9001-2008 ? Requisitos do sistema de gestão da qualidade, Interaction Plexus Recursos Terceirizados S/S Ltda. São Paulo,09 de junho 2009.
Treinamento ferramenta 6 SIGMA- Curso para equipe de projeto Yellow Belt. São Paulo, 20 de Outubro 2009.