Administração do Tempo - Uma aplicação na prática
Publicado em 01 de agosto de 2014 por Adriano Levy Barbosa
Muitos clientes, parceiros e amigos me perguntam e me questionam em como realmente administrar o tempo, em como utilizar-se efetivamente de ferramentas que ajudem a diminuir e a controlar o tempo gasto com tarefas e processos muitas vezes repetitivos.
Existem diversas opções de manter a disciplina identificando o que realmente tem de ser feito, como deve ser feito e a que horas deve ser feito.
Uma das ferramentas que acho sensacional e o modelo 5W2H que consiste na prática construir uma tabela com informações de:
Objetivo (meta, objetivo, problema e projeto), O que? (what) = Ações, Por quê? (why) = Motivo, Onde? (where) = Locais, Quem? (Who) = Responsável, Quando? (When) = Prazos, Como? (how) = Ação, Quanto? (how much) = Custo
O ideal é pegar uma grande cartolina ou papel cartão e criar um título com Objetivo e uma coluna para cada uma das questões exemplificadas.
Para cada "O quê (What)" a fazer, coloca-se um post-it determinando os demais itens na mesma linha cada um em sua coluna especifica.
Por exemplo, se tiver uma viagem a realizar, iremos determinar:
Objetivo = Controle de Projetos, Metas e Objetivos, O que? = Viagem de Férias, Por quê? = Descanso, cultura e lazer, Onde? = Disneyland orlando, Quem? = Família, Quando? Inicio Planejamento Out/2014 - Viagem Jan/2015 , Como? Planilhas de Custo / aéreo / hotel / parques / compras, Quanto? Aprox. R$ 25.000,00
Para cada post-it colocado uma ação ou informação deverá ser especificada de forma a tornar claro o processo e podermos controlar o seu planejamento.
Outros processos e formas de controle também são bem eficazes como Tabela Urgência x Importância, Programa 5S e o quadro KanBan que iremos em outros artigos abordar
Para visualizar um exemplo do quadro 5W2H você poderá acessar nosso blog em: http://www.goodinfo.com.br/index.php/blog