A IMPORTÂNCIA DAS PESSOAS NA ATUAÇÃO DO GERENCIAMENTO DOS PROJETOS.
Publicado em 30 de novembro de 2010 por rosangela leidentz
A IMPORTÂNCIA DAS PESSOAS NA ATUAÇÃO DO GERENCIAMENTO DOS PROJETOS.
Rosangela Leidentz, AJES.
RESUMO
Este atigo, de natureza qualitativa, tem como objetivo analisar a aplicação do Gerenciamento de Projetos hoje utilizado globalmente e sem distinção por grandes corporações, governos e pequenas organizações sem fins lucrativos. A liderança em Gerenciamento de Projetos é uma habilidade altamente procurada como diferencial competitivo para que novos projetos e desenvolvimento de negócios sejam completados no prazo e dentro do orçamento. Profissionais que trabalham no gerenciamento de projetos dirigirão o desenvolvimento próspero de novas empresas. O gerenciamento de projetos torna-se, a cada dia, vital para o alcance de sucesso no desenvolvimento de iniciativas das organizações. Seu objetivo maior é refletido na necessidade de gerir projetos que atendam os objetivos estratégicos da organização, agregando valor e que resultem nos benefícios propostos e para que isso ocorra é necessário que atuação das pessoas no contexto total da empresa.
PALAVRAS-CHAVE: Projetos, Gerenciamento e Pessoas.
1. INTRODUÇAO
Empreendimento planejado que consiste em um conjunto de ações inter-relacionadas e coordenadas, para alcance de objetivos e resultados, dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dado. (ONU, 1984).
O presente artigo mostra que o processo decisório nas organizações se converte na essência da habilidade gerencial, em que a responsabilidade do gestor é decidir a melhor alternativa para cada momento em que se encontra a organização, de modo a garantir os resultados esperados no trabalho das pessoas (colaboradores).
Tem por objetivo geral identificar, como se dá o processo de tomadas de decisão nas organizações no gerenciamento de projetos e qual a importância das pessoas nessa atuação. Todas as organizações dependem, em maior ou menor grau, do desempenho humano para o sucesso. Estabelecer os conceitos básicos do tema, e atentar para os principais desafios da gestão de pessoas, previamente ao estabelecimento de discussão de sua importância para a Gestão de Projetos é, portanto, uma tarefa útil a ser cumprida. A importância que o comportamento humano vem assumindo no âmbito dos negócios fez com que a preocupação com sua gestão ganhasse espaço cada vez maior na teoria organizacional. É nesse contexto que surge o conceito de modelo de gestão de pessoas. Quando esse conceito é estrategicamente orientado, sua missão prioritária consiste em identificar padrões de comportamento coerentes com o negócio da organização. A partir de então, obtê-los, mantê-los, modificá-los e associá-los aos demais fatores organizacionais será o objetivo principal para ter ótimos resultados no que se almeja a empresa.
2. REVISÃO BIBLIOGRAFICA
2.1 História do Gerenciamento de Projetos
O primeiro "projeto" reconhecido do século 20 foi o Projeto Manhattan (criação da bomba atômica). O Gerenciamento de Projetos foi usado como um conceito isolado antes da Crise do Sputnik na Guerra Fria. Depois da crise, o Departamento de Defesa Americano teve a necessidade de acelerar o processo militar de projetos. Novas ferramentas (modelos) para atingir este objetivo foram inventadas. Em 1958 foi inventada a Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT - Program Evaluation and Review Technique), como parte do programa do míssil submarino Polaris. Ao mesmo tempo, a corporação DuPont inventou um modelo similar chamado CPM (Critical Path Method - Método do Caminho Crítico). Posteriormente, o PERT foi ampliado com a WBS (Work Breakdown Structure - Estrutura de Subdivisão do Trabalho). O fluxo de processo e a estrutura das atividades militares se espalharam rapidamente em muitas empresas privadas.
Existem muitas técnicas desenvolvidas ao longo dos anos que podem ser usadas para especificar formalmente como o projeto será gerenciado. Entre estas estão o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), e idéias como o Personal Software Process (PSP), o Team Software Process (TSP) e PRINCE2. Estas técnicas tentam padronizar as práticas do desenvolvimento de equipes, tornando-se mais fáceis de predizer, gerenciar e rastrear.
2. 2 Gerenciamento de projetos
É muito comum uma organização, não saber identificar a necessidade de uma estrutura especializada no gerenciamento de projetos. Isso ocorre devido o fato das organizações não conseguirem mensurar a relação custo x benefício e pessoas na implantação dessa estrutura.
Segundo Valeriano (2001, p. 94), "a administração de projetos presta-se, de forma excelente, para abreviar soluções para problemas não rotineiros, de maior ou menor grau de duração, custo e complexidade". Pois projetos nem sempre existem com o único objetivo de obter lucro financeiro, muitas vezes o foco do projeto é a organização dos processos objetivando clareza nas atividades em busca de bons resultados.
Podemos usar como exemplo as empresas e órgãos públicos que não utilizam do gerenciamento de projetos para obter lucro financeiro, mas sim para diminuir os custos administrativos e operacionais, e obter excelência no controle de prazos.
Um dos aspectos mais importantes e muitas vezes determinantes no sucesso ou fracasso de um projeto é o gerenciamento das partes interessadas. Nos projetos de qualquer natureza a gestão das partes interessadas é fundamental. Quando tratamos de gerenciamento das partes interessadas, estamos abordando inicialmente a identificação e posteriormente o seu gerenciamento propriamente dito.
A combinação do gerenciamento de projetos e o conhecimento comum do projeto por todas as principais partes interessadas permitem afirmar que todas estas peças podem atuar harmonicamente num único objetivo, o sucesso. Para Valeriano (2001, p. 30) "o gerenciamento estratégico e administração por projeto são opções para apoio as decisões e gerenciamento das mudanças, por exemplo, criação de um produto, processo e serviço".
Em função disso, o gerenciamento de projetos, como nas demais áreas, necessita passar periodicamente por uma reavaliação, de olho nas necessidades atuais da organização. É uma questão de sobrevivência, ou seja, ou ocorre a adaptação ao contexto atual e se mantém como fator de agregação de valor ou necessariamente não precisa existir.
Em um ambiente de competição e de mudanças, de um lado, e de competente administração participativa e cooperação de outro, os projetos devem ser executados por equipes integradas, em que todos conheçam o trabalho de todos, realizando com eficiência suas tarefas específicas. Todos estão comprometidos com os resultados e todos são gerentes de alguma parte do projeto e, ao mesmo tempo, clientes e fornecedores de outras. Isso exige projetos bem planejados, bem executados e controlados em todas as áreas e em todos os seus níveis, permitindo a descentralização da execução e do controle do projeto. A percepção da realidade organizacional é essencial para que o administrador possa realizar a escolha de uma ou mais alternativas que melhor se adaptem a esta realidade e levem ao rumo dos objetivos organizacionais.
2.3 O que é um Projeto?
Projeto é uma atividade organizada, que tem por objetivo evitar ou resolver um problema sendo um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico os projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados. Segundo PMBOK (2000, p. 4), "um projeto é um empreendimento temporário com objetivo de criar um produto ou serviço único".
Os projetos têm caráter temporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos. E único porque o produto ou serviço é de algum modo, diferente de todos os produtos e serviços, ainda que da mesma área ou semelhantes. Projetos são criados em todos os níveis da organização. Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia de negócio das empresas.
De acordo com, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, (2004).
Os projetos são um meio de organizar atividades que não podem ser abordadas dentro dos limites operacionais normais da organização. Os projetos são, portanto, freqüentemente utilizados como um meio de atingir o plano estratégico de uma organização seja a equipe do projeto formada por funcionários da organização ou um prestador de serviços contratado.
Fases dos projetos:
? Fase de iniciação:
Esta fase dá início ao projeto é resposta a uma percepção de demanda ou necessidade externa será uma oportunidade detectada pela organização ou o grupo do projeto identificando melhor a necessidade, oportunidade e o como supri-la sendo a fase de uma primeira avaliação de recursos e custos. Precisa do comprometimento da organização para passar para as próximas fases
? Fase de planejamento:
Utilizam-se as informações levantadas na fase de iniciação estabelecendo progressivamente o escopo do projeto planejamento preliminares definição do produto visando uma forma de alcançá-lo com um levantamento menos grosseiro de riscos. Custos e recursos planejamento detalhado, detalha o produto estabelecendo todas as atividades e "pacotes de trabalho" definem requisitos, entradas e saídas intermediária, interfaces e procedimentos técnicos a utilizar e o esquema de controle.
? Fase de execução:
Põem em execução todas as tarefas planejadas caracteriza-se por um alto trabalho da equipe coordenação gerais do gerente de projetos ações gerenciais descentralizadas.
Visa cumprir os objetivos de: prazo, custos, qualidade e interação contínua com a fase de controle.
? Fase de controle:
A fase de controle do projeto segue passo a passo a e execução. Dá origem a retoques e ajustes no planejamento originais procura manter o escopo do projeto sendo diluída nas diversas gerências específicas, mas é coordenado pelo controle de mudanças, processo importante da gestão da integração.
2.4 Para que serve o Gerenciamento de Projetos?
O Gerenciamento de Projetos se tornou indispensável para as organizações na medida em que efetivamente contribuim para os resultados organizacionais não dá para pensar em Gerenciamento de Projetos desatrelado dos objetivos de negócios das organizações. Todo esforço a ser despendido nao somente tem sentido de contribuir para os objetivos estratégicos das organizações. Por isso o Gerenciamento de Projetos tem que tratar de toda a cadeia de gestão de projetos.
Para Valeriano (2001, p.122), "um projeto é organizado com um objetivo que consiste executar um conjunto de ações que devem estar voltadas para uma única resultante que é o produto do projeto". O gerenciamento de projetos demanda um ciclo de fases que envolvem análise, estratégia e planejamento, execução e gestão e controle. A passagem por essas etapas confere muitos benefícios para todas as partes envolvidas. Segundo, PROJECT MANAGEMENTINSTITUTE, (2004, p. 5). "um projeto é um esforço exclusivo temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo".
Para os gerentes de projetos, gera-se apoio às decisões e compartilhamento de melhores práticas. Para a alta gerência, compatibilidade das propostas com a realidade, geração de informação útil e confiável e controle sobre o portfólio de projetos. Já para o cliente, aumento da satisfação, redução de riscos e retrabalhos e garantia da qualidade. E para a organização, finalmente, tem-se o alinhamento dos projetos com as estratégias da empresa, elevação do conhecimento, maior lucratividade e melhora no desempenho geral.
2.5 A importância das Pessoas na atuação e gerenciamento dos projetos.
Os profissionais de gerenciamento de projetos precisam ser antes de tudo compromissados com os negócios da organização. É a diferença entre o profissional que "informa que o seu trabalho é cortar pedras e o outro que, fazendo a mesma tarefa, informa que está construindo uma Catedral".
O líder de projeto é o responsável pelo gerenciamento e pela integração de todas as atividades e partes interessadas no projeto. Além de estar habilitado com conhecimento técnico, é necessário maximizar a capacidade criativa para lidar com os acontecimentos do dia-a-dia. As características abaixo são desejáveis a um líder de projeto:
Forte compromisso com o projeto consciência dos objetivos da organização para o projeto:
? Consciência dos custos e benefícios previstos para o projeto
? Capacidade de trabalhar em equipe
? Automotivação e capacidade para motivar
? Habilidades de negociação
? Orientação a resultados
O lider tera a missão selecionar de forma mais apropriada quais colaboradores irão fazer parte do projeto e integrar de forma organizada, onde cada um saiba a parte do outro colaborador para que cada qual desenvolva melhor a sua função ao qual foi destinado. Segundo Chiavenato (1999, p. 107) "a seleção se configura como a escolha certa da pessoa certa para o lugar certo", isto é a partir da análise da descrição do cargo devemos buscar uma pessoa com o perfil adequado buscando maximizar o seu desempenho pessoal bem como sua eficácia. Na área de gestão de projetos esta escolha está diretamente relacionada com o tamanho e a complexidade do projeto a ser desenvolvido, por esse motivo devem-se analisar as características do projeto para assim poder traçar um perfil do profissional adequando. Além dos líderes, os gerentes e as equipes dos projetos devem estar em constante busca por atualização e aperfeiçoamento. São eles que conduzem os projetos ao sucesso.
As empresas não funcionam sozinhas, os cargos que fazem parte do plano de carreira não tem vida própria. Equipes, empresas, corporações ou governos é o resultado do trabalho de um grupo de pessoas. Empresas não têm sucesso, pessoas sim. Pessoas são importantes nas corporações, nas empresas e no governo ou em qualquer outra instituição.
São as pessoas e suas reações que fazem as empresas serem bem-sucedidas ou quebrarem a diferença serão feitos pelas pessoas que compõem o organismo das organizações, indivíduos com capacidade de comunicação, espírito de equipe, liderança, percepção da relação custo-benefício e foco em resultados. Pessoas que tenham iniciativa, vontade de assumir riscos e agilidade na adaptação a novas situações, através do comprometimento, motivação, disciplina a busca constante de conhecimento e da habilidade no relacionamento pessoal. E quanto mais às pessoas assumirem esses papéis mais fortes se tornará as organizações.
Chiavenato, (1999, p. 27) define:
As pessoas como agentes pró-ativos e empreendedoras. São pessoas que gerem e fortalecem a inovação e que produzem, vendem, servem ao cliente, tomam decisões, lideram, motivam , comunicam, supervisionam e dirigem o negócio da empresa.
Outro fator importante é que cada membro da equipe saiba exatamente o que se espera dele, em termos de resultado. Uma vez que o papel de cada um esteja claro para todos, cada pessoa deve listar ações e recursos necessários para que os resultados planejados sejam obtidos. Dessa lista deve resultar toda a logística e um roteiro realista do que se pretende fazer, com data de inicio e fim.
A forma mais eficaz para fazer com que o planejamento nas organizações venha a cumprir o papel de ferramenta estratégica, reside no envolvimento das pessoas em todo o processo, de forma a manter e desenvolver uma equipe de colaboradores pró-ativos e empreendedores, gerando um capital intelectual que irá garantir a excelência e o cumprimento dos objetivos corporativos. Afinal de contas, planejar em uma empresa não é tão complicado assim, basta que nos organizemos, antes de agir, seguindo alguns princípios básicos, para que os objetivos traçados possam ser alcançados.
3. METODOLOGIA
3.1 Abordagens da Pesquisa
A metodologia de pesquisa utilizada para este artigo foi à pesquisa bibliográfica, para Cervo e Bervian, (2002. P. 65) "a pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referencias teóricas publicadas em documentos".
Já, segundo Marconi e Lakatos, (2001, p. 43), a pesquisa bibliográfica "é um procedimento reflexivo, controle e critico que permitem descobrir novos fatos ou dados, relações ou leis, em qualquer campo de conhecimento".
A pesquisa foi denominada como descritiva. De acordo com Gil (2002, p. 42) "a pesquisa descritiva têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno". Além de ser uma pesquisa descritiva, o método utilizado foi o qualitativo. Segundo Figueiredo (2004), a pesquisa qualitativa surge diante da impossibilidade de investigar e compreender por meio de dados estatísticos alguns fenômenos voltados para a percepção, à intuição e a subjetividade. Richardson (1999) complementa considerando que é uma forma adequada para entender a natureza de um fenômeno social, e que não emprega instrumental estatístico como base do processo de análise de um problema.
4. ANALISE DOS DADOS
4.1 Organização e gerenciamento de projetos
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução com "um olho no peixe e outro gato". O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem às informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.
O gerenciamento de projetos torna-se, a cada dia, vital para o alcance de sucesso na implementação de iniciativas das organizações. Seu objetivo maior é refletido na necessidade de gerir projetos que atendam os objetivos estratégicos da organização, que agreguem valor e que resultem nos benefícios propostos.
O gerenciamento de projetos é realizado por meio da adoção de metodologia padronizada e de ferramentas de apoio. Essa aplicação tem se mostrado fator importante no alcance de resultados efetivos dos projetos em termos de controle de escopo, tempo e custos planejados, assegurando a entrega de produtos e serviços de qualidade ao cliente.
Todo esforço para implantar a cultura de gerenciamento de projetos, construir uma metodologia própria, desenhar processos, treinar os profissionais, implantar ferramentas e estruturar as empresas não serão reconhecidos pela alta administração se não contribuir para os resultados organizacionais. Isso ocorre por uma razão muito simples: os gestores foram colocados na posição em que estão exatamente para isso, ou seja, produzir os ganhos esperados pelos controladores. No contexto das empresas privadas esses resultados se traduzem diretamente no aumento de valor para os acionistas, o que ocorre naturalmente a partir de bons resultados econômico-financeiros e da perspectiva futura de agregação de valor.
4.2 O que é um Projeto?
Um projeto surge em resposta a um problema concreto. Elaborar um projeto é, antes de qualquer coisa, contribuir para a solução de problemas, transformando idéias em ações.
O documento chamado projeto é o resultado obtido ao se "projetar" no papel tudo o que é necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são os objetivos, que meios serão buscados para atingi-los, quais recursos serão necessários, onde serão obtidos e como serão avaliados os resultados.
Requisitos de um projeto:
? Objetivos claros
? Resultados exeqüíveis
? Definição dos beneficiários diretos
? Localização espacial
? Tempo de duração
? Definição de recursos
Fases dos projetos:
Fase de iniciação:
O inicio de tudo a ideia ate a criação de tornar um desejo, objetivo ou sonho em realidade ou seja algo palpável que futuramente trará lucros e benefícios.
Fase de planejamento:
O planejamento é a parte mais importante de um projeto, pois é quando se define tudo que será necessário para realizar o projeto para isso é necessário estudar tudo que é preciso para o desenvolvimento do mesmo para que a finalização seja correta e dentro do planejado.
Fase de execução:
Esta fase é quando se coloca em pratica tudo aquilo que se foi planejado e almejado anteriormente é quando realmente verificam-se as falhas os acertos.
Fase de controle:
Nesta fase é necessária a dedicação de total do criador do projeto porque esta é a fase onde ira se corrigir erros qualificarem acertos e cumprir com o prazo e estratégias determinadas.
Fase de encerramento:
Objetivos atingidos, entrega do produto feita, produto aceito.
Verifica o cumprimento dos objetivos de:
Prazos
Custos
Qualidade
4.3 Para que serve o Gerenciamento de Projetos?
O gerenciamento de projetos aplicado na gerência das habilidades técnicas, conhecimentos e elaboração de atividades para compor um projeto. É neste aspecto que o profissional consegue em uma linha de execução seguir seus objetivos dentro de um processo nos quais são adaptados ou readaptados. Neste inclui o acompanhamento em seqüência da implantação, planejamento, execução, meio e fim.
4.4 A importância das Pessoas na atuação e gerenciamento dos projetos.
Podemos aumentar significativamente o sucesso de um projeto adicionando pessoas que demonstrem:
? Colaboração;
? Cooperação;
? Comprometimento;
? Atitude;
? Disciplina;
? Conhecimento;
? Comando;
? Liderança.
Sem esses requisitos básicos provavelmente a empresa não obterá sucesso no desenvolvimento e finalização do seu projeto.
As organizações focalizadas na estratégia compreendem bem a importância de comprometer e alinhar todos os colaboradores com a estratégia. Os colaboradores são as pessoas que efetivamente implantarão a estratégia. Sem a implementação efetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional.
As pessoas que participam do processo de gestão estratégica de uma Organização devem ser consultadas, sobre as mudanças que poderiam ser promovidas, essas pessoas são consideradas o coração da organização. São elas que conhecem realmente os problemas que começam na parte operacional de uma empresa. Por outro lado, além de terem cérebro e coração, as pessoas têm sentimento, o que tem de ser muito respeitado, pois só serão alcançados objetivos estratégicos através de uma ponte que una as metas da organização com os objetivos pessoais de cada uma das pessoas envolvidas no processo. Na implantação de ações estratégicas, é importante levar as pessoas a colaborarem com este processo (pois do contrário elas resistirão), e procurar também perceber o impacto que essa mudança ocasionará na vida de cada uma dela.
5. CONCLUSÃO
As Pessoas procuram agregar determinado valor ao projeto. Para sua permanência é preciso avaliar seu desempenho, sua necessidade e seu compromisso perante o projeto.
Para colocarmos em prática as ações criadas pelo planejamento estratégico das organizações, é necessária a implantação de uma estrutura de controle especializada. Cada organização tem as suas necessidades quanto á estrutura de gerenciamento de projeto. Geralmente essas necessidades são determinadas pelo tipo de planejamento adotado pela administração.
A escolha de um profissional com o perfil adequado para ocupar o cargo de gestor é um dos passos mais importantes para se determinar o alcance dos objetivos dos projetos garantindo assim o seu sucesso. As pessoas são a parte mais importante do projeto, lembrando que os projetos existem para atender necessidades específicas das pessoas.
As ferramentas de gerenciamento são criadas para auxiliar os colaboradores no controle das atividades e na tomada de decisão, cabe aos gestores diagnosticar a melhor maneira de adotar o uso dessa ferramenta buscando realizar as mudanças necessárias, sem causar resistência por parte dos colaboradores envolvidos.
São o conjunto de ferramentas, técnicas, metodologias, recursos e procedimentos usados para gerenciar um projeto. Pode ser formal ou informal e ajuda o gerente de projetos a conduzir um projeto ao seu término de modo eficaz. O sistema é um conjunto de processos e funções de controles relacionados que serão consolidados e combinados para formar um todo funcional e unificados.
O plano de gerenciamento do projeto descreve como o sistema de gerenciamento de projetos será usado. O conteúdo do sistema de gerenciamento de projetos irá variar dependendo da área de aplicação, da influência organizacional, da complexidade do projeto e da disponibilidade dos sistemas existentes. As influências organizacionais moldam o sistema para a execução de projetos dentro dessa organização
REFERENCIAS
CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia científica. 5.ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas; o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus 2004.
KISIL, Rosana - Manual de Elaboração de Projetos e Propostas - Universidade de São Paulo, l995.
NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criação de Conhecimento na Empresa. 14. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997
PMBOK ? Project Mangement Body of Knowledge, 2000 ? Versão em português e www.pmimg.org.br em abril 2001.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK® Guide). Newtown Square, 2004.
SABBAG, Paulo Y. Gerir projetos requer gerir conhecimentos. Revista Mundo
Project Management. Ano 5, n. 27, jun-jul 2009.
VALERIANO, D. L. Gerenciamento estratégico e administração por projetos. São Paulo: Makron Books, 2001.
Disponível em Fonte: http://www.webartigosos.com/articles/17531/1/Planejamento-Estrategico-de-Gestao-de-Pessoas/pagina1.html#ixzz15YlxbDT9 data 17 de novembro de 2010.
Rosangela Leidentz, AJES.
RESUMO
Este atigo, de natureza qualitativa, tem como objetivo analisar a aplicação do Gerenciamento de Projetos hoje utilizado globalmente e sem distinção por grandes corporações, governos e pequenas organizações sem fins lucrativos. A liderança em Gerenciamento de Projetos é uma habilidade altamente procurada como diferencial competitivo para que novos projetos e desenvolvimento de negócios sejam completados no prazo e dentro do orçamento. Profissionais que trabalham no gerenciamento de projetos dirigirão o desenvolvimento próspero de novas empresas. O gerenciamento de projetos torna-se, a cada dia, vital para o alcance de sucesso no desenvolvimento de iniciativas das organizações. Seu objetivo maior é refletido na necessidade de gerir projetos que atendam os objetivos estratégicos da organização, agregando valor e que resultem nos benefícios propostos e para que isso ocorra é necessário que atuação das pessoas no contexto total da empresa.
PALAVRAS-CHAVE: Projetos, Gerenciamento e Pessoas.
1. INTRODUÇAO
Empreendimento planejado que consiste em um conjunto de ações inter-relacionadas e coordenadas, para alcance de objetivos e resultados, dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dado. (ONU, 1984).
O presente artigo mostra que o processo decisório nas organizações se converte na essência da habilidade gerencial, em que a responsabilidade do gestor é decidir a melhor alternativa para cada momento em que se encontra a organização, de modo a garantir os resultados esperados no trabalho das pessoas (colaboradores).
Tem por objetivo geral identificar, como se dá o processo de tomadas de decisão nas organizações no gerenciamento de projetos e qual a importância das pessoas nessa atuação. Todas as organizações dependem, em maior ou menor grau, do desempenho humano para o sucesso. Estabelecer os conceitos básicos do tema, e atentar para os principais desafios da gestão de pessoas, previamente ao estabelecimento de discussão de sua importância para a Gestão de Projetos é, portanto, uma tarefa útil a ser cumprida. A importância que o comportamento humano vem assumindo no âmbito dos negócios fez com que a preocupação com sua gestão ganhasse espaço cada vez maior na teoria organizacional. É nesse contexto que surge o conceito de modelo de gestão de pessoas. Quando esse conceito é estrategicamente orientado, sua missão prioritária consiste em identificar padrões de comportamento coerentes com o negócio da organização. A partir de então, obtê-los, mantê-los, modificá-los e associá-los aos demais fatores organizacionais será o objetivo principal para ter ótimos resultados no que se almeja a empresa.
2. REVISÃO BIBLIOGRAFICA
2.1 História do Gerenciamento de Projetos
O primeiro "projeto" reconhecido do século 20 foi o Projeto Manhattan (criação da bomba atômica). O Gerenciamento de Projetos foi usado como um conceito isolado antes da Crise do Sputnik na Guerra Fria. Depois da crise, o Departamento de Defesa Americano teve a necessidade de acelerar o processo militar de projetos. Novas ferramentas (modelos) para atingir este objetivo foram inventadas. Em 1958 foi inventada a Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT - Program Evaluation and Review Technique), como parte do programa do míssil submarino Polaris. Ao mesmo tempo, a corporação DuPont inventou um modelo similar chamado CPM (Critical Path Method - Método do Caminho Crítico). Posteriormente, o PERT foi ampliado com a WBS (Work Breakdown Structure - Estrutura de Subdivisão do Trabalho). O fluxo de processo e a estrutura das atividades militares se espalharam rapidamente em muitas empresas privadas.
Existem muitas técnicas desenvolvidas ao longo dos anos que podem ser usadas para especificar formalmente como o projeto será gerenciado. Entre estas estão o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), e idéias como o Personal Software Process (PSP), o Team Software Process (TSP) e PRINCE2. Estas técnicas tentam padronizar as práticas do desenvolvimento de equipes, tornando-se mais fáceis de predizer, gerenciar e rastrear.
2. 2 Gerenciamento de projetos
É muito comum uma organização, não saber identificar a necessidade de uma estrutura especializada no gerenciamento de projetos. Isso ocorre devido o fato das organizações não conseguirem mensurar a relação custo x benefício e pessoas na implantação dessa estrutura.
Segundo Valeriano (2001, p. 94), "a administração de projetos presta-se, de forma excelente, para abreviar soluções para problemas não rotineiros, de maior ou menor grau de duração, custo e complexidade". Pois projetos nem sempre existem com o único objetivo de obter lucro financeiro, muitas vezes o foco do projeto é a organização dos processos objetivando clareza nas atividades em busca de bons resultados.
Podemos usar como exemplo as empresas e órgãos públicos que não utilizam do gerenciamento de projetos para obter lucro financeiro, mas sim para diminuir os custos administrativos e operacionais, e obter excelência no controle de prazos.
Um dos aspectos mais importantes e muitas vezes determinantes no sucesso ou fracasso de um projeto é o gerenciamento das partes interessadas. Nos projetos de qualquer natureza a gestão das partes interessadas é fundamental. Quando tratamos de gerenciamento das partes interessadas, estamos abordando inicialmente a identificação e posteriormente o seu gerenciamento propriamente dito.
A combinação do gerenciamento de projetos e o conhecimento comum do projeto por todas as principais partes interessadas permitem afirmar que todas estas peças podem atuar harmonicamente num único objetivo, o sucesso. Para Valeriano (2001, p. 30) "o gerenciamento estratégico e administração por projeto são opções para apoio as decisões e gerenciamento das mudanças, por exemplo, criação de um produto, processo e serviço".
Em função disso, o gerenciamento de projetos, como nas demais áreas, necessita passar periodicamente por uma reavaliação, de olho nas necessidades atuais da organização. É uma questão de sobrevivência, ou seja, ou ocorre a adaptação ao contexto atual e se mantém como fator de agregação de valor ou necessariamente não precisa existir.
Em um ambiente de competição e de mudanças, de um lado, e de competente administração participativa e cooperação de outro, os projetos devem ser executados por equipes integradas, em que todos conheçam o trabalho de todos, realizando com eficiência suas tarefas específicas. Todos estão comprometidos com os resultados e todos são gerentes de alguma parte do projeto e, ao mesmo tempo, clientes e fornecedores de outras. Isso exige projetos bem planejados, bem executados e controlados em todas as áreas e em todos os seus níveis, permitindo a descentralização da execução e do controle do projeto. A percepção da realidade organizacional é essencial para que o administrador possa realizar a escolha de uma ou mais alternativas que melhor se adaptem a esta realidade e levem ao rumo dos objetivos organizacionais.
2.3 O que é um Projeto?
Projeto é uma atividade organizada, que tem por objetivo evitar ou resolver um problema sendo um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico os projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados. Segundo PMBOK (2000, p. 4), "um projeto é um empreendimento temporário com objetivo de criar um produto ou serviço único".
Os projetos têm caráter temporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos. E único porque o produto ou serviço é de algum modo, diferente de todos os produtos e serviços, ainda que da mesma área ou semelhantes. Projetos são criados em todos os níveis da organização. Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia de negócio das empresas.
De acordo com, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, (2004).
Os projetos são um meio de organizar atividades que não podem ser abordadas dentro dos limites operacionais normais da organização. Os projetos são, portanto, freqüentemente utilizados como um meio de atingir o plano estratégico de uma organização seja a equipe do projeto formada por funcionários da organização ou um prestador de serviços contratado.
Fases dos projetos:
? Fase de iniciação:
Esta fase dá início ao projeto é resposta a uma percepção de demanda ou necessidade externa será uma oportunidade detectada pela organização ou o grupo do projeto identificando melhor a necessidade, oportunidade e o como supri-la sendo a fase de uma primeira avaliação de recursos e custos. Precisa do comprometimento da organização para passar para as próximas fases
? Fase de planejamento:
Utilizam-se as informações levantadas na fase de iniciação estabelecendo progressivamente o escopo do projeto planejamento preliminares definição do produto visando uma forma de alcançá-lo com um levantamento menos grosseiro de riscos. Custos e recursos planejamento detalhado, detalha o produto estabelecendo todas as atividades e "pacotes de trabalho" definem requisitos, entradas e saídas intermediária, interfaces e procedimentos técnicos a utilizar e o esquema de controle.
? Fase de execução:
Põem em execução todas as tarefas planejadas caracteriza-se por um alto trabalho da equipe coordenação gerais do gerente de projetos ações gerenciais descentralizadas.
Visa cumprir os objetivos de: prazo, custos, qualidade e interação contínua com a fase de controle.
? Fase de controle:
A fase de controle do projeto segue passo a passo a e execução. Dá origem a retoques e ajustes no planejamento originais procura manter o escopo do projeto sendo diluída nas diversas gerências específicas, mas é coordenado pelo controle de mudanças, processo importante da gestão da integração.
2.4 Para que serve o Gerenciamento de Projetos?
O Gerenciamento de Projetos se tornou indispensável para as organizações na medida em que efetivamente contribuim para os resultados organizacionais não dá para pensar em Gerenciamento de Projetos desatrelado dos objetivos de negócios das organizações. Todo esforço a ser despendido nao somente tem sentido de contribuir para os objetivos estratégicos das organizações. Por isso o Gerenciamento de Projetos tem que tratar de toda a cadeia de gestão de projetos.
Para Valeriano (2001, p.122), "um projeto é organizado com um objetivo que consiste executar um conjunto de ações que devem estar voltadas para uma única resultante que é o produto do projeto". O gerenciamento de projetos demanda um ciclo de fases que envolvem análise, estratégia e planejamento, execução e gestão e controle. A passagem por essas etapas confere muitos benefícios para todas as partes envolvidas. Segundo, PROJECT MANAGEMENTINSTITUTE, (2004, p. 5). "um projeto é um esforço exclusivo temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo".
Para os gerentes de projetos, gera-se apoio às decisões e compartilhamento de melhores práticas. Para a alta gerência, compatibilidade das propostas com a realidade, geração de informação útil e confiável e controle sobre o portfólio de projetos. Já para o cliente, aumento da satisfação, redução de riscos e retrabalhos e garantia da qualidade. E para a organização, finalmente, tem-se o alinhamento dos projetos com as estratégias da empresa, elevação do conhecimento, maior lucratividade e melhora no desempenho geral.
2.5 A importância das Pessoas na atuação e gerenciamento dos projetos.
Os profissionais de gerenciamento de projetos precisam ser antes de tudo compromissados com os negócios da organização. É a diferença entre o profissional que "informa que o seu trabalho é cortar pedras e o outro que, fazendo a mesma tarefa, informa que está construindo uma Catedral".
O líder de projeto é o responsável pelo gerenciamento e pela integração de todas as atividades e partes interessadas no projeto. Além de estar habilitado com conhecimento técnico, é necessário maximizar a capacidade criativa para lidar com os acontecimentos do dia-a-dia. As características abaixo são desejáveis a um líder de projeto:
Forte compromisso com o projeto consciência dos objetivos da organização para o projeto:
? Consciência dos custos e benefícios previstos para o projeto
? Capacidade de trabalhar em equipe
? Automotivação e capacidade para motivar
? Habilidades de negociação
? Orientação a resultados
O lider tera a missão selecionar de forma mais apropriada quais colaboradores irão fazer parte do projeto e integrar de forma organizada, onde cada um saiba a parte do outro colaborador para que cada qual desenvolva melhor a sua função ao qual foi destinado. Segundo Chiavenato (1999, p. 107) "a seleção se configura como a escolha certa da pessoa certa para o lugar certo", isto é a partir da análise da descrição do cargo devemos buscar uma pessoa com o perfil adequado buscando maximizar o seu desempenho pessoal bem como sua eficácia. Na área de gestão de projetos esta escolha está diretamente relacionada com o tamanho e a complexidade do projeto a ser desenvolvido, por esse motivo devem-se analisar as características do projeto para assim poder traçar um perfil do profissional adequando. Além dos líderes, os gerentes e as equipes dos projetos devem estar em constante busca por atualização e aperfeiçoamento. São eles que conduzem os projetos ao sucesso.
As empresas não funcionam sozinhas, os cargos que fazem parte do plano de carreira não tem vida própria. Equipes, empresas, corporações ou governos é o resultado do trabalho de um grupo de pessoas. Empresas não têm sucesso, pessoas sim. Pessoas são importantes nas corporações, nas empresas e no governo ou em qualquer outra instituição.
São as pessoas e suas reações que fazem as empresas serem bem-sucedidas ou quebrarem a diferença serão feitos pelas pessoas que compõem o organismo das organizações, indivíduos com capacidade de comunicação, espírito de equipe, liderança, percepção da relação custo-benefício e foco em resultados. Pessoas que tenham iniciativa, vontade de assumir riscos e agilidade na adaptação a novas situações, através do comprometimento, motivação, disciplina a busca constante de conhecimento e da habilidade no relacionamento pessoal. E quanto mais às pessoas assumirem esses papéis mais fortes se tornará as organizações.
Chiavenato, (1999, p. 27) define:
As pessoas como agentes pró-ativos e empreendedoras. São pessoas que gerem e fortalecem a inovação e que produzem, vendem, servem ao cliente, tomam decisões, lideram, motivam , comunicam, supervisionam e dirigem o negócio da empresa.
Outro fator importante é que cada membro da equipe saiba exatamente o que se espera dele, em termos de resultado. Uma vez que o papel de cada um esteja claro para todos, cada pessoa deve listar ações e recursos necessários para que os resultados planejados sejam obtidos. Dessa lista deve resultar toda a logística e um roteiro realista do que se pretende fazer, com data de inicio e fim.
A forma mais eficaz para fazer com que o planejamento nas organizações venha a cumprir o papel de ferramenta estratégica, reside no envolvimento das pessoas em todo o processo, de forma a manter e desenvolver uma equipe de colaboradores pró-ativos e empreendedores, gerando um capital intelectual que irá garantir a excelência e o cumprimento dos objetivos corporativos. Afinal de contas, planejar em uma empresa não é tão complicado assim, basta que nos organizemos, antes de agir, seguindo alguns princípios básicos, para que os objetivos traçados possam ser alcançados.
3. METODOLOGIA
3.1 Abordagens da Pesquisa
A metodologia de pesquisa utilizada para este artigo foi à pesquisa bibliográfica, para Cervo e Bervian, (2002. P. 65) "a pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referencias teóricas publicadas em documentos".
Já, segundo Marconi e Lakatos, (2001, p. 43), a pesquisa bibliográfica "é um procedimento reflexivo, controle e critico que permitem descobrir novos fatos ou dados, relações ou leis, em qualquer campo de conhecimento".
A pesquisa foi denominada como descritiva. De acordo com Gil (2002, p. 42) "a pesquisa descritiva têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno". Além de ser uma pesquisa descritiva, o método utilizado foi o qualitativo. Segundo Figueiredo (2004), a pesquisa qualitativa surge diante da impossibilidade de investigar e compreender por meio de dados estatísticos alguns fenômenos voltados para a percepção, à intuição e a subjetividade. Richardson (1999) complementa considerando que é uma forma adequada para entender a natureza de um fenômeno social, e que não emprega instrumental estatístico como base do processo de análise de um problema.
4. ANALISE DOS DADOS
4.1 Organização e gerenciamento de projetos
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução com "um olho no peixe e outro gato". O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem às informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.
O gerenciamento de projetos torna-se, a cada dia, vital para o alcance de sucesso na implementação de iniciativas das organizações. Seu objetivo maior é refletido na necessidade de gerir projetos que atendam os objetivos estratégicos da organização, que agreguem valor e que resultem nos benefícios propostos.
O gerenciamento de projetos é realizado por meio da adoção de metodologia padronizada e de ferramentas de apoio. Essa aplicação tem se mostrado fator importante no alcance de resultados efetivos dos projetos em termos de controle de escopo, tempo e custos planejados, assegurando a entrega de produtos e serviços de qualidade ao cliente.
Todo esforço para implantar a cultura de gerenciamento de projetos, construir uma metodologia própria, desenhar processos, treinar os profissionais, implantar ferramentas e estruturar as empresas não serão reconhecidos pela alta administração se não contribuir para os resultados organizacionais. Isso ocorre por uma razão muito simples: os gestores foram colocados na posição em que estão exatamente para isso, ou seja, produzir os ganhos esperados pelos controladores. No contexto das empresas privadas esses resultados se traduzem diretamente no aumento de valor para os acionistas, o que ocorre naturalmente a partir de bons resultados econômico-financeiros e da perspectiva futura de agregação de valor.
4.2 O que é um Projeto?
Um projeto surge em resposta a um problema concreto. Elaborar um projeto é, antes de qualquer coisa, contribuir para a solução de problemas, transformando idéias em ações.
O documento chamado projeto é o resultado obtido ao se "projetar" no papel tudo o que é necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são os objetivos, que meios serão buscados para atingi-los, quais recursos serão necessários, onde serão obtidos e como serão avaliados os resultados.
Requisitos de um projeto:
? Objetivos claros
? Resultados exeqüíveis
? Definição dos beneficiários diretos
? Localização espacial
? Tempo de duração
? Definição de recursos
Fases dos projetos:
Fase de iniciação:
O inicio de tudo a ideia ate a criação de tornar um desejo, objetivo ou sonho em realidade ou seja algo palpável que futuramente trará lucros e benefícios.
Fase de planejamento:
O planejamento é a parte mais importante de um projeto, pois é quando se define tudo que será necessário para realizar o projeto para isso é necessário estudar tudo que é preciso para o desenvolvimento do mesmo para que a finalização seja correta e dentro do planejado.
Fase de execução:
Esta fase é quando se coloca em pratica tudo aquilo que se foi planejado e almejado anteriormente é quando realmente verificam-se as falhas os acertos.
Fase de controle:
Nesta fase é necessária a dedicação de total do criador do projeto porque esta é a fase onde ira se corrigir erros qualificarem acertos e cumprir com o prazo e estratégias determinadas.
Fase de encerramento:
Objetivos atingidos, entrega do produto feita, produto aceito.
Verifica o cumprimento dos objetivos de:
Prazos
Custos
Qualidade
4.3 Para que serve o Gerenciamento de Projetos?
O gerenciamento de projetos aplicado na gerência das habilidades técnicas, conhecimentos e elaboração de atividades para compor um projeto. É neste aspecto que o profissional consegue em uma linha de execução seguir seus objetivos dentro de um processo nos quais são adaptados ou readaptados. Neste inclui o acompanhamento em seqüência da implantação, planejamento, execução, meio e fim.
4.4 A importância das Pessoas na atuação e gerenciamento dos projetos.
Podemos aumentar significativamente o sucesso de um projeto adicionando pessoas que demonstrem:
? Colaboração;
? Cooperação;
? Comprometimento;
? Atitude;
? Disciplina;
? Conhecimento;
? Comando;
? Liderança.
Sem esses requisitos básicos provavelmente a empresa não obterá sucesso no desenvolvimento e finalização do seu projeto.
As organizações focalizadas na estratégia compreendem bem a importância de comprometer e alinhar todos os colaboradores com a estratégia. Os colaboradores são as pessoas que efetivamente implantarão a estratégia. Sem a implementação efetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional.
As pessoas que participam do processo de gestão estratégica de uma Organização devem ser consultadas, sobre as mudanças que poderiam ser promovidas, essas pessoas são consideradas o coração da organização. São elas que conhecem realmente os problemas que começam na parte operacional de uma empresa. Por outro lado, além de terem cérebro e coração, as pessoas têm sentimento, o que tem de ser muito respeitado, pois só serão alcançados objetivos estratégicos através de uma ponte que una as metas da organização com os objetivos pessoais de cada uma das pessoas envolvidas no processo. Na implantação de ações estratégicas, é importante levar as pessoas a colaborarem com este processo (pois do contrário elas resistirão), e procurar também perceber o impacto que essa mudança ocasionará na vida de cada uma dela.
5. CONCLUSÃO
As Pessoas procuram agregar determinado valor ao projeto. Para sua permanência é preciso avaliar seu desempenho, sua necessidade e seu compromisso perante o projeto.
Para colocarmos em prática as ações criadas pelo planejamento estratégico das organizações, é necessária a implantação de uma estrutura de controle especializada. Cada organização tem as suas necessidades quanto á estrutura de gerenciamento de projeto. Geralmente essas necessidades são determinadas pelo tipo de planejamento adotado pela administração.
A escolha de um profissional com o perfil adequado para ocupar o cargo de gestor é um dos passos mais importantes para se determinar o alcance dos objetivos dos projetos garantindo assim o seu sucesso. As pessoas são a parte mais importante do projeto, lembrando que os projetos existem para atender necessidades específicas das pessoas.
As ferramentas de gerenciamento são criadas para auxiliar os colaboradores no controle das atividades e na tomada de decisão, cabe aos gestores diagnosticar a melhor maneira de adotar o uso dessa ferramenta buscando realizar as mudanças necessárias, sem causar resistência por parte dos colaboradores envolvidos.
São o conjunto de ferramentas, técnicas, metodologias, recursos e procedimentos usados para gerenciar um projeto. Pode ser formal ou informal e ajuda o gerente de projetos a conduzir um projeto ao seu término de modo eficaz. O sistema é um conjunto de processos e funções de controles relacionados que serão consolidados e combinados para formar um todo funcional e unificados.
O plano de gerenciamento do projeto descreve como o sistema de gerenciamento de projetos será usado. O conteúdo do sistema de gerenciamento de projetos irá variar dependendo da área de aplicação, da influência organizacional, da complexidade do projeto e da disponibilidade dos sistemas existentes. As influências organizacionais moldam o sistema para a execução de projetos dentro dessa organização
REFERENCIAS
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CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas; o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus 2004.
KISIL, Rosana - Manual de Elaboração de Projetos e Propostas - Universidade de São Paulo, l995.
NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criação de Conhecimento na Empresa. 14. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997
PMBOK ? Project Mangement Body of Knowledge, 2000 ? Versão em português e www.pmimg.org.br em abril 2001.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK® Guide). Newtown Square, 2004.
SABBAG, Paulo Y. Gerir projetos requer gerir conhecimentos. Revista Mundo
Project Management. Ano 5, n. 27, jun-jul 2009.
VALERIANO, D. L. Gerenciamento estratégico e administração por projetos. São Paulo: Makron Books, 2001.
Disponível em Fonte: http://www.webartigosos.com/articles/17531/1/Planejamento-Estrategico-de-Gestao-de-Pessoas/pagina1.html#ixzz15YlxbDT9 data 17 de novembro de 2010.