A IMPORTÂNCIA DA CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO DE MATERIAIS NO COTIDIANO DAS ORGANIZAÇ...
 
A IMPORTÂNCIA DA CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO DE MATERIAIS NO COTIDIANO DAS ORGANIZAÇÕES
 


INTRODUÇÃO

A administração de estoques é uma das atividades da Administração de Matérias, o que faz com que muitas vezes sejam entendidas como sinônimas, principalmente pelo fato dos estoques participarem amplamente do patrimônio material das empresas. A importância da administração de estoques para as empresas reside na possibilidade ? efetivada pelo uso de ferramentas específicas ? dos gestores controlarem as quantidades dos materiais em consonância com o volume e freqüência com que são consumidos (VIANA, 2010, p.35). A eficiência nesse caso consiste em estabelecer mecanismos que efetivem o controle de entradas e saídas de materiais. O presente trabalho, portanto, consiste num estudo de natureza teórica sobre classificação, descrição e codificação de materiais, que constituem etapas importantes para uma concreta gestão de materiais. A metodologia utilizada foi uma pesquisa bibliográfica desenvolvida a partir do exame de algumas obras que, embora escassas, contribuíram para uma melhor conceituação sobre a temática. No entanto, dentre as definições aqui adotadas a que melhor reflete os objetivos deste trabalho é a elaborada por Dias, que define a administração de materiais como "o agrupamento de materiais de várias origens e a coordenação dessa atividade com a demanda de produtos ou serviços da empresa" (2010, P. 12). Esta perspectiva remete aos objetivos deste trabalho, que consiste em estabelecer com clareza a importância dessas ferramentas no cotidiano dos administradores. É necessário enfatizar a enorme escassez de fontes e a brevidade exigida para a entrega, fatos que contribuíram para a incompletude, e em alguns aspectos, para a inconsistência da pesquisa. Não obstante, o trabalho possibilita visualizar a forma das empresas utilizarem as informações sobre seus estoques para reforçar a eficácia na tomada de decisão. É pertinente considerar a importância das novas tecnologias de codificação, com destaque para o Sistema Informatizado de Gerencialmente ? Enterprise Resource Planning (ERP), e o Sistema de Identificação - ID, que garantem a coleta e, sobretudo, a consistência e confiabilidade das informações concernentes à logística (RIBEIRO, 2010, p. 321). O uso dessas tecnologias potencializa a racionalização das decisões, minimizando os riscos e consequentemente ampliando o conhecimento da realidade organizacional.

1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Dias (2010), Viana (2010) e Costa, entendem os processos de classificação, codificação e descrição, como processos necessários a uma eficiente administração de estoques. Classificação refere-se à maneira pela qual os recursos são agrupados visando atender certas exigências provenientes do mercado no qual eles serão comercializados ou adquiridos ? no caso das matérias-primas -; enquanto que a codificação constitui-se de elementos e meios pelos quais será efetuada a classificação; devido a esse entendimento, alguns autores (Dias) entendem a codificação como um subgênero da classificação, ou seja, a codificação é um dos mecanismos utilizados para que se execute uma classificação adequada. No tocante a descrição, o entendimento (Viana) é de que para um armazenamento conveniente dos materiais, é necessário utilizar métodos e linguagens específicas que facilite a identificação dos produtos em função da frequência com que eles são solicitados.

1.1 Administração de Materiais

A Administração de Materiais é uma síntese de dois conceitos: Administração e materiais. Administrar consiste em atuar em determinado ambiente, com a finalidade de convergir certa forma de configuração do mesmo com objetivos específicos determinados previamente. Os estágios convencionalmente aceitos e tidos como etapas imprescindíveis para que se pratique a Administração São: o planejamento, a organização, o controle e a direção (WELSCH, 2007, p. 29). O significado restrito desses termos varia de acordo com as especificidades dos diversos modelos teóricos desenvolvidos até hoje. O material, de acordo com o dicionário Aurélio, é um conjunto de objetos que formam uma obra, uma construção (FERREIRA, 2000, p. 45), portanto, os materiais são componentes que existem para objetivar empreendimentos sejam eles tangíveis (casas, automóveis, CD? s, etc.) ou serviços. Para Filho, a Administração de materiais:

É um conjunto ambiental constituído por todos os órgãos da empresa, interagindo entre si, proporcionando condições necessárias a uma atuação integrada e eficiente, com objetivo de atender convenientemente às necessidades operacionais da empresa (2006, p. 14).

Já para Tadeu (2010, p. 6), administrar estoques consiste em estabelecer um equilíbrio entre as necessidades e disponibilidades dos recursos de uma empresa, sejam eles humanos, materiais, de espaços físicos, financeiros etc. Portanto, a Administração de materiais é o processo que visa dar de conta dos fluxos (entrada e saída) dos componentes da empresa, objetivando evitar, a falta e/ou excesso destes. Administrar estoques é também à forma de atingir os objetivos organizacionais dispondo de recursos na maioria das vezes escassos; esta atividade não se centra apenas na distribuição de produtos, mas também no fornecimento de recursos (MARTINS, 2009, p. 4).


2. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

O caminho trilhado pela pesquisa foi um estudo bibliográfico em que foram confrontadas algumas dais mais relevantes contribuições teóricas vigentes no atual contexto da Administração de Materiais. No manejo das contribuições acima citadas, os esforços convergiram para elucidar de forma significativa os conceitos de maior relevância para o presente trabalho, a saber, classificação, descrição e codificação de materiais.

3. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO

A classificação de materiais para ser devidamente realizada, se faz necessário observar os aspectos inerentes aos produtos que determinam a natureza específica de cada um deles. Estes aspectos segundo Lins (2005, p. 23), determinam a forma como os materiais devem ser classificados. Existem inúmeras formas de classificação que podem ser utilizadas pelos gestores, no entanto, a escolha deve se nortear pelas características específicas de cada situação, portanto, um critério específico pode se mostrar eficaz em algumas situações, enquanto em outras pode não ser adequado. De acordo com Dias (2010, p. 189), o objetivo de uma classificação consiste em uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação dos insumos que compõem o estoque da empresa. Outra contribuição importante é a dada por Costa (p. 20-24), que define a classificação como um mecanismo de controle que se aplica aos materiais:

a) quanto à industrialização, que se refere às características específicas do processo de fabricação de cada produto;

b) quanto ao aspecto contábil: impostos e encargos deduzidos de alguns produtos que os tornam diferentes no momento da apuração e cálculo de despesas e encargos;

c) quanto à demanda, que leva em conta o nível de procura dos produtos; e

d) quanto à movimentação: alguns produtos do estoque precisam ser dispostos de forma a facilitar a movimentação, este critério se fundamenta em estudos de previsão de demanda de mercado, classificação ABC, entre outras, que num primeiro momento avaliam a importância dos produtos, para posteriormente, determinar estrategicamente o local e a forma de serem estocados.

Na definição já citada por Dias (2010, p. 12), se nota que a codificação de materiais aparece como um elemento constitutivo da classificação. Como a codificação constitui um dos elementos prioritários a serem abordados neste trabalho, será feita a seguir uma descrição dos mais relevantes sistemas de codificação que são utilizados pelas empresas, ressaltando principalmente o sistema Decimal e o Sistema Informatizado de Gerenciamento.


4. SISTEMAS DE CODIFICAÇÃO

O objetivo da codificação é estabelecer formas de representação das diversas características dos produtos, tornando-os passíveis de controle e operacionalização (COSTA, p. 46).
Existem diversos sistemas de codificação: no Sistema Alfabético, os materiais são codificados de acordo com as letras do alfabeto; no Alfanumérico, a possibilidade de combinar letras e números, possibilita uma maior flexibilidade nos dados; já o sistema numérico, possui enorme amplitude, tendo inclusive variações importantes, dentre as quais se destaca o Sistema Americano Federal (SUPPLY CLASSIFICATION). (DIAS, 2010, p. 190).
Todavia, o sistema mais utilizado pelas empresas, é o Sistema Decimal e o sistema de código de barras que serão exemplificados a seguir.


4.1 Sistema Decimal

Utilizando o exemplo de Dias (2010), imagine que uma empresa utilize uma classificação que especifique os diversos tipos de produtos no estoque:


01 ? matéria-prima
02 ? óleos, combustíveis e lubrificantes.
03 ? produtos e processo
04 ? produtos acabados
05 ? produtos de escritório.


Verifica-se que todos os produtos estão codificados de acordo com títulos gerais, refletindo as características de cada um. Em seguida é feita uma subdivisão individualizando cada produto. Por exemplo:


05 ? produtos de escritório
1 ? canetas
2 ? papel
3 ? régua


4.1 Sistemas de códigos de barra
No atual contexto da administração de estoques, novas ferramentas vêm sendo utilizadas de forma cada vez mais intensa, principalmente pelas grandes empresas que possuem uma maior dependência de sistemas de informação mais eficientes e rigorosos. Os sistemas ID e ERP são exemplo de sistemas de gerenciamento que possuem uma maior precisão nas informações, este fato potencializa a racionalização nas decisões gerenciais (RIBEIRO, 2010). Dentre estes, o Sistema de Geração de Códigos de Barras ? SGC, possuem uma abrangente aplicabilidade, por permitir que produtos com diferentes características, formas, finalidade etc. possam ser agrupados de acordo com códigos gerados de forma aleatória pelo sistema, permitindo uma distinção sistemática passível de controle eficiente (RIBEIRO, p. 321).

4.2 Sistema de código de barras

Existem diversos tipos de códigos, no entanto, o mais utilizado é código EAN que possui variações: EAN 13, EAN 14, EAN/UCC 128. Essas variações permitem codificar os produtos de acordo com as especificidades de cada um. O exemplo a seguir se baseia em Ribeiro (p. 324), que descreve as características de cada variação:


a) EAN 13, que possui 13 dígitos, seguindo a seguinte ordem de classificação: país + empresa + produto + dígito de controle. Para uma fácil identificação do EAN 13, cada país estabeleceu um código de identificação, no Brasil, por exemplo, foi atribuído o código 789;





Figura 1 ? EAN 13
Fonte: http://www.devmedia.com.br/imagens/gold/CD/15/artigo3/image.jpg




b) EAN/UCC 14 é geralmente utilizado no suprimento de contêineres, fardos, etc. Portanto, é utilizado com maior frequência na cadeia de suprimento e não para o consumidor final;




Figura 2 ? EAN 14
Fonte: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/9/9b/Codigo_EAN.JPG



c) EAN/UCC 128 permite compactar uma quantidade grande de informações utilizando um "espaço relativamente pequeno", estas informações podem ser: data de validade, fabricante, data de fabricação, lote, etc.



Figura 3 ? EAN 128
Fonte: http://www.gim-magazine.com.br/projetosisbov_arquivos/eanidentificadores.gif

É muito proveitoso descrever algumas das vantagens que decorrem do uso do sistema de códigos de barra - o que será feito mais uma vez a partir da contribuição de Ribeiro (idem) -. A principal delas reside na possibilidade de contabilizar cada produto distintamente no sistema econômico. Outra é a intensificação do processo de controle principalmente para indústria, evitando a insipiência das informações.
A utilização dessas tecnologias possui uma enorme abrangência, que vai desde as questões estratégicas até às operacionais, atestando a imprescindibilidade das empresas considerarem todos os pontos importantes que às influenciam, mas que devido à deficiência dos sistemas de informações utilizados em épocas passadas não eram identificados, o que sem dúvida contribuía para um conhecimento apenas parcial dos problemas organizacionais, o que ocasionava falhas nas projeções de crescimento (CORONADO, 2007).


5. DESCRIÇÃO

Esta é a última das práticas de controle de materiais a ser abordada, pelo fato de constituir um dos principais passos para que se estabeleça um controle eficiente dos recursos existentes nas organizações. O sucesso desta técnica irá depender de algumas condições fundamentais abaixo descritas:

a) Existência de catalogação de nomes, que necessariamente precisa ser padronizada;

b) Estabelecimento de padrões de descrição;

c) Existência de programa de normalização de materiais. (VIANA, 2010, p. 73)




A especificação dos produtos recebe inúmeras definições, como por exemplo, a dada por Viana, que entende que a especificação é


a representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitas por um produto, um material ou um processo, indicando-se, sempre que for apropriado, o procedimento por meio do qual se possa determinar se os requisitos estabelecidos são atendidos (2010, p. 74)

sobre o que foi dito, a especificação (descrição) é a identificação dos aspectos mais relevantes de um produto, que ajuda a classificá-lo de acordo com algum critério de interesse circunstancial. Para que a descrição seja feita de maneira adequada, é preciso considerar alguns critérios ou regras, que ajudam a tornar o processo preciso e eficiente, são eles:

a) A denominação deve ser sempre no singular, o que possibilita à determinação das quantidades específicas dos produtos;

b) A denominação deve se prender ao material especificamente e não a sua embalagem ou forma;

c) Utilizar denominações únicas para materiais de mesma natureza;

d) Utilizar abreviaturas padronizadas (Dias, 2010).


Além dos critérios acima mostrados, existem os tipos de estruturas e formação das descrições, cada uma possuindo elementos característicos que se aplicam a diversas situações.



CONSIDERAÇÕES FINAIS

São notórios os avanços nas pesquisas de administração de materiais, no entanto, a literatura disponível sobre métodos de classificação, descrição e codificação de materiais ainda é escassa. Congressos como o ENANPAD, por exemplo, ainda não possui em seus registros, obras específicas sobre a temática aqui abordada o que contribuiu significativamente para uma descabida redundância presente algumas vezes nesse trabalho. Sobre a classificação dos materiais, pode-se concluir que as empresas, quando classificam seus produtos evitam principalmente confusões no processo de armazenamento e venda dos mesmos; entende-se também que a codificação e descrição, são mecanismos que viabilizam a classificação, portanto a classificação é um processo genérico que para ser devidamente operacionalizado faz-se necessário que as ferramentas de codificação e descrição sejam aplicadas de maneira eficiente, de forma a agrupar os materiais de acordo com as características comuns sem se descuidar das particularidades inerentes a cada um deles. No tocante a codificação especificamente, o sistema de código de barra constitui um dos mecanismos mais utilizados, dado a eficiência com que as informações são processadas, além da vantagem de proporcionar um rígido mecanismo de controle, onde os dados concernentes aos produtos podem ser confrontados de forma mais rápida e precisa. O objetivo das tecnologias é produzir o máximo possível de informações, potencializando a racionalização nos processos de gestão, pois muitos dos elementos considerados hoje pelos administradores como relevantes, na ausência de mecanismos como os sistemas de código de barras que os evidenciam, se quer eram percebidos, o que sem dúvida contribuía para uma percepção insipiente do ambiente organizacional.
O sistema de código de barras é um, dentre vários sistemas que integram os chamados Sistemas de Identificação e Sistema Informatizado de Gerenciamento, que podem ser entendidos como um conjunto de técnicas que visam estabelecer controle aos produtos existentes nos estoques.
Os administradores de materiais precisam adequar às etapas do processo de gestão ? planejamento, organização, direção e controle - aos recursos materiais das organizações, compreendendo que um processo estratégico bem elaborado passa necessariamente pela forma como materiais estão dispostos na empresa.



REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS


DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística.- 4.ed. ? 22. reimpr.- São Paulo: Atlas, 2010.

FACULDADE DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS E CONTÁBEIS DE LINS ? Curso de Administração ? LINS, 2005

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda Mini Aurélio século XXI Escolar: Minidicionário da língua portuguesa. 4.ed rev. e ampliada. ? Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000.

LEAL COSTA , Fabio J.C Introdução à Administração de Materiais em Sistemas Informatizados. Pesquisado em: http://www.googlelivros.com no dia 15/11/2010

SEVERINO FILHO, João Administração de Logística Integrada: materiais, PCP e marketing / João Severino Filho. - 2.ed.rev. e atual.. - Rio de Janeiro: E-papers, 2006.

VIANA, João José Administração de Materiais: Um Enfoque Prático.-1.ed.-11.reimpr.- São Paulo: Atlas, 2010

WELSCH, Glen Albert: Orçamento Empresarial. ? 4.ed. ? 19. reimpr. ? São Paulo: Atlas, 2007.

MORITA, A. Etiquetas inteligentes. Revista Supermercado Moderno, set. 2004.

CORONADO, O. Logística Integrada: Modelo de Gestão. São Paulo: Atlas, 2007.

VÁRIOS AUTORES. Gestão de Estoques: fundamentos, modelos matemáticos e melhores práticas aplicadas. São Paulo: Cengage Learning, 2010.

MARTINS, Petrônio G. e CAMPOS, Renato. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3 ed. rev. e atualizada. ? São Paulo: Saraiva, 2009.
 
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