A IMPORTÂNCIA DA APLICAÇÃO DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS NAS EMPRESAS

A IMPORTÂNCIA DA APLICAÇÃO DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS NAS EMPRESAS

Daniele Castro dos Anjos[1]

 RESUMO

Planejar para elaborar metas e planos, fazer levantamentos dos recursos materiais, financeiros e humanos para organizar os processos, direcionar de forma eficaz e eficiente para que assim possa conduzir os funcionários para alcançar os objetivos e controlar todo o processo para que não ocorra imprevistos s e que o resultado final seja praticamente idêntico à meta pré-estabelecida; essas são as quatro funções que têm que estar presentes para se alcançar uma organização eficaz. Ressalta-se ainda, a importância da necessidade de conhecimento por parte dos acadêmicos de administração sobre os conceitos das funções do Administrador as ferramentas utilizadas no dia-a-dia nas empresas e principalmente sua utilidade como ferramenta estratégica de concorrência empresarial e também pela relevância de se aumentar o acervo de pesquisas acadêmicas que tratam deste assunto, facilitando com isso, a busca por novas literaturas a respeito do assunto. Assim, o presente artigo tem como objetivo geral apresentar através de um estudo bibliográfico, como proceder para estruturar uma empresa com sucesso em uma determinada organização. Enfim, para conseguir atingir os objetivos empresariais não é fácil, é um trabalho contínuo, principalmente porque uma de suas funções é que a empresa consiga obter vantagem competitiva por meio da gestão estratégica  integrada e utilizando com eficácia as funções do administrador.

Palavras-Chaves: Funções Administrativas. 

 ABSTRACT

  Plan to develop goals and plans to survey the material, financial and human resources to organize the processes, target effectively and efficiently so that we can drive employees to achieve the goals and control the entire process so that no unforeseen events occur that the end result is virtually identical to the pre-established goal; these are the four functions that have to be present to achieve effective organization. It is worth noting the importance of the need for knowledge on the part of management scholars on the concepts of Administrator functions the tools used in day-to-day in business and especially its usefulness as a strategic tool for business competition and also the relevance of increasing the academic research acquis dealing with this issue, thereby facilitating the search for new literature on the subject. The present article has as main objective to present through a bibliographic study, how to structure a successful business in a particular organization. Finally, in order to accomplish business goals is not easy, it's a work in progress, especially since one of its functions is that the company can gain competitive advantage through integrated strategic management and using with administrator functions effectively.

 Keywords: Administrative functions

INTRODUÇÃO

Este artigo tem como o tema “A importância da aplicação das funções administrativas nas empresas”, aborda a importância das funções administrativas e suas formas de aplicação no contexto atual.

Atualmente há uma necessidade premente que as empresas do século XXI utilizem em sua estrutura organizacional as funções administrativas, a fim de se ajustarem às normas vigentes de uma boa governança corporativa exigidas das empresas que primam pela excelência da gestão. Diante de tal exigência e de um número crescente de novos concorrentes no mercado, a aplicação correta das funções administrativas visando levar a empresa a patamares de excelência junto aos seus clientes internos e externos, surge como um diferencial para a organização em um mercado altamente competitivo.

Desde a Revolução Industrial, profissionais vêm procurando soluções para os problemas de administração das organizações. As funções administrativas foram definidas primeiramente por Fayol, sendo mais conhecidos como POCCC: planejar, organizar, coordenar, controlar e comandar. Atualmente estas funções foram reestruturadas e são conhecidas como: planejar, organizar, dirigir (liderar) e controlar (PODC).

Segundo Stoner e Freeman (1999), "a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos." Uma empresa que tem em vista a excelência não pode pensar apenas em vender seus produtos ou prestar seus serviços, sem levar em conta os princípios de uma boa administração que levem sua organização a trabalhar com eficácia e eficiência buscando um retorno positivo para seus investimentos. E isso deve ser feito de forma sustentável e com responsabilidade social.

A aplicação das funções administrativas dentro de uma empresa, no contexto atual, tem a finalidade de colocá-la entre as organizações de primeira linha, tornando-a competitiva no mercado. Uma empresa que:

• planeja, sabe aonde quer chegar;
• se organiza, sabe como chegar ao patamar definido;
• sabe liderar, constrói melhores resultados;
• controla, garante ótimos resultados e melhorias contínuas nos seus processos.

A aplicação das funções administrativas dentro de uma empresa é capaz de elevá-la a um nível de excelência dentro do mercado. A não aplicação ou a aplicação negligente pode prejudicar sua eficiência e eficácia nas diversas áreas da organização.

DESENVOLVIMENTO

Função: Planejamento e Estratégia

Sobral e Peci (2008), definem planejamento como “A função da administração responsável pela definição dos objetivos da organização e pela concepção de planos que integram e coordenam suas atividades”.

Planejamento não é tudo, mas é o elemento necessário e importante para todo o processo, ele pode ir longe à ajuda à empresa para organizar, liderar e controlar organizações para alcançar produtividade.

Fayol dividiu a função administrativa nas cinco funções do administrador, que são:

• ·Planejar - constituir os objetivos da empresa, visualizando o futuro e traçar os planos. O administrador define os objetivos, as atividades e os recursos que a empresa irá utilizar;

• Organizar - dispor todos os recursos da empresa, constituindo o duplo organismo material e social da empresa. Define-se o trabalho, distribuem-se as tarefas, responsabilidades e os recursos disponíveis;

• ·Comandar - dirigir e orientar o pessoal;

• ·Coordenar - unir harmonicamente todos os atos e esforços coletivos para o alcance dos objetivos;

• ·Controlar - verificar se tudo ocorre de acordo com as normas e ordens estabelecidas. Assegura-se nesta função a realização dos objetivos e o administrador deve estar atento para identificar as mudanças, ajustando a gestão as novas tendências de mercado (CHIAVENATO, 2004).

A administração esta dividida em três planos: Estratégico; Tático e Operacional.

Planejamento estratégico: é o processo de desenvolvimento da missão e das metas de longo prazo, determinando com antecedência como elas serão atingidas.

Planejamento tático: é o processo que traduz os objetivos gerais em objetivos específicos de uma unidade da organização.

Planejamento operacional: é o processo de estabelecimento de metas de curto prazo, igualmente determinando com antecedência como elas serão alcançadas.

Sobre o conceito de estratégia, Sobral e Peci (2008), definem como “Um processo que consiste no conjunto de decisões e ações que visam proporcionar uma adequação competitivamente superior entre a organização e seu ambiente, de forma a permitir que a organização alcance seus objetivos”.

Função: Organização

Sobre a conceituação de organização, Peter Drucker (1997) vincula o conceito de organização no conhecimento. Para esse autor o conhecimento é a base onde à organização deveria ser especializada e as funções definidas pela tarefa para tornar conhecimento em conhecimento produtivo. A função das organizações é tornar produtivos os conhecimentos, e quanto mais especializados forem, mais eficazes serão.

A melhor forma de se conhecer o conceito de uma estrutura é o organograma, que é um diagrama que descreve o arranjo formal das posições do trabalho dentro da organização. Em quanto à estrutura formal do organograma mostra quem se reporta a quem, a estrutura informal representa relações de trabalho de todo dia em termos de quem conversa e interagem regulamente com quem.

Os elementos do processo de organização foram formulados no inicio do século XX por Fayol e Weber. Apesar de todas as mudanças muitos desses processos ainda oferecem contribuições importantes para o entendimento do processo organizacional, dentro dessas tomadas de decisões temos seis elemento: especialização do trabalho, cadeia de comando, amplitude de controle departamentalização, centralização é formalização das funções e tarefas organizacionais.

Para Sobral e Peci (2008), autoridade é uma forma de poder e um conceito estreitamente relacionado com a estrutura organizacional.

Função: Direção

A direção através de seus administradores enfrenta um complexo desafio em manter os colaboradores motivados e alinhados com as diretrizes da organização, por possuírem necessidades diferentes.

Os lideres devem ter habilidade em conduzir seus subordinados para que compreendam sua participação dentro da organização. Suas ações terão como base os comportamentos individuais e de grupo e os fatores motivação e liderança.

Função: Controle

Essa função tem o objetivo de monitorar todos os processos existentes em todos os níveis da organização adotando critérios diferenciados, de acordo com seus setores ou atividades exercidas, tomando-se como parâmetro as projeções estabelecidas durante a função planejamento.

O controle deve ser feito através de processos predeterminados, considerando os ambientes, interno e externo da organização onde as informações serão colhidas e avaliadas, podendo ser sistemáticas ou continuas de acordo com seu grau de sua importância e influência, no alcance de seus objetivos.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Entendemos que a organização é de fato um sistema que está interligado entre si e o meio ambiente e as decisões que são tomadas não são atos isolados, pois afetam a todas as áreas da organização.

Nesse contexto observa-se que as funções administrativas se forem bem aplicadas, tornam-se uma ferramenta que beneficia grandemente a empresa.  Tornando-a uma ferramenta de gestão para a busca de melhorias em sua estrutura. Os resultados dessa implantação mostrarão as áreas que necessitam de uma intervenção mais vigorosa por parte do gestor, o qual pode aplicar outras ferramentas, sempre buscando a melhoria contínua da organização.

Podemos constatar também que para uma empresa ser bem sucedida, ela tem de utilizar de forma clara e objetiva essas quatro funções da administração, sendo necessário que o profissional executor desenvolva habilidades de liderança e que transmita com clareza as idéias às outras pessoas, e consequentemente obter os resultados positivos.

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2.ed. Rio de Janeiro: Elservier, 2004.

DRUCKER, Peter. Sociedade Pos - Capitalística. São Paulo: Pioneira. 1997.

SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.

STONER, James A. F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5 ed. Rio de Janeiro: Prentice Hall do Brasil, 1999.