A GESTÃO DA INFORMAÇÃO ORGÂNICA DA PMES...

A GESTÃO DA INFORMAÇÃO ORGÂNICA DA PMES: um estudo de caso sob o  olhar do CEDOC/PMES

 1 INTRODUÇÃO

A gestão de documento é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos.
O conceito de gestão de documentos surgiu após a II Guerra Mundial, época de avanço da ciência e da tecnologia e da exploração documental na administração pública, o que impôs a necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas (MDA).
No Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão documental é abordada como uma área da administração geral dos órgãos relacionada com os princípios de economia e de eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se como um "conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo". Trata-se de um processo de intervenção no ciclo de vida dos documentos de arquivo para garantir agilidade no controle, utilização e recuperação de documentos e informações e, portanto, imprescindível para o processo da tomada de decisões imediatas e para a preservação da memória institucional.
No Brasil, a Constituição de 1988 define que "compete à administração pública, na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, § 2). A Carta Magna brasileira ofereceu, assim, o fundamento necessário para aprovação da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei Nacional de Arquivos.
A gestão de documentos é definida no artigo 3º da referida lei como "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".
De acordo com NASCIMENTO (2012, p. 22) O termo informação arquivística, cada vez mais presente e explorado na produção científica do campo arquivístico, apresenta alguns aspectos que 11 orientam para alguns questionamentos e visões vem de encontro à problematização proposta por esta pesquisa. A escolha epistemológica9 por tratar da informação arquivística e não do documento de arquivo foi um dos pontos mais complexos e que nos acompanhou por todo o percurso deste trabalho. As primeiras impressões e reflexões a respeito de uma abordagem informacional nos arquivos e, em especial, à noção de informação arquivística, tiveram origem no universo empírico deste pesquisador. Por tal razão, resolveu-se dedicar uma seção específica para tratar da questão documento ou informação. Para tanto, apresentaremos a seguir um breve resumo histórico sobre as abordagens que privilegiam o documento arquivístico, sobre o momento de transição em que novos questionamentos indicam a emergência de um viés informacional nos arquivos e, por fim, sobre a escolha epistemológica do pesquisador pela informação arquivística.
Ainda discorrendo sobre o uso da expressão informação arquivística no nosso TCC buscamos apoio teórico FONSECA (1998 apud CALDERON et al, 2004, s.p) afirma que "Nesse sentido, vale lembrar que o conceito de informação arquivística vem se consolidando entre os arquivistas canadenses, preconizando maior relação entre a arquivologia e a ciência da informação".
O objetivo geral do Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) é "Analisar sob o ponto de vista do CEDOC/PMES a necessidade de se realizar a gestão da informação orgânica produzida pelos setores da Polícia Militar do Estado do Espírito Santo". Já os objetivos específicos visam Descrever o ambiente institucional da PMES e do CEDOC/PMES; Revisitar a literatura nacional produzida durante o período de 2010 a 2015 sobre gestão da informação orgânica registrada em meio físico e em meio eletrônico; Discorrer sobre a gestão da informação orgânica da PMES vista sob o olhar do CEDOC/PMES; Analisar os resultados obtidos a partir da aplicação do instrumento de coleta de dados junto ao funcionário do CEDOC/PMES e tecer comentários a respeito dos resultados obtidos a partir da aplicação do questionário ao funcionário/servidor do CEDOC/PMES.
De acordo com PIMENTA (2008, p.7) A implantação de um programa de gestão documental garante aos órgãos públicos e empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem, uma significativa economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial, a otimização e racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações.
12 Os instrumentos da gestão de documentos são o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. Os dois instrumentos, juntos, garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação das informações registradas nos suportes documentais.
Os instrumentos de gestão de documentos têm sua operacionalização assegurada pela criação oficial das Comissões Setoriais de Avaliação (CSA) e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPDA). As CSA estão subordinadas à CPDA e cabe a elas proporem prazos de guarda para os documentos em funções dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, ficais, operacionais ou técnicos, propondo a tabela de temporalidade e destinação do documento, atuando também como suporte técnico da CPDA no processo de avaliação documental.
A metodologia utilizada para o estudo de caso relativo ao olhar que o Centro de Documentação (CEDOC) tem com sobre a gestão da informação orgânica da PMES foi à pesquisa bibliográfica com a técnica conduzida por um questionário para levantamento de dados desse setor para obtenção de informações cruciais para a realização do estudo de caso.
O trabalho em foco é composto de quatro itens, sem contar com a Introdução, cujo pano de fundo consiste em dar à luz as informações necessárias para a compreensão pelo leitor sobre a gestão da informação orgânica da PMES sob o olhar do CEDOC/PMES. Para viabilizarmos o trabalho realizamos um estudo de caso quando, na oportunidade, entrevistamos o arquivista do CEDOC da corporação objeto de estudo.
O item 3 denominado "Ambiente Institucional" tem como objetivo traçar a evolução histórica da Polícia Militar do Estado do Espírito Santo (PMES), bem como, trazer à tona a história da criação do CEDOC/PMES cujos fragmentos conseguimos recuperar por meio dos atos legais pertinentes ao assunto. Também, de modo informal, lançamos mão da história oral materializada a partir de conversas com os funcionários contemporâneos à criação do CEDOC. 13 No item 4 fazemos uma revisão da literatura sobre Gestão da Informação Orgânica produzida pela Polícia Militar do Brasil compreendida entre os anos limites de 2010 a 2015. Nossa decisão ao fazermos o recorte temporal teve como base o ano de criação do CEDOC/PMES que se deu pela Portaria nº481-R de 21 de maio de 2009.
Tendo em vista a escassa literatura, em 2009, referente à gestão da informação orgânica produzida pela Polícia Militar do Brasil decidimos usar 2010 como ano base para iniciarmos a nossa revisão de literatura pertinente ao assunto em foco.
O item 5 é, com propriedade, chamado de "A gestão da informação orgânica da PMES vista sob o olhar do CEDOC/PMES". A opção por este título do item em questão que, inclusive, é também o título do TCC, não indica que o CEDOC/PMES seja um modelo de gestão da informação produzida pelos setores da PMES. Nossa intenção é, na realidade, identificar a preocupação do CEDOC/PMES com relação à necessidade de se fazer uma efetiva e eficaz gestão da informação que permeie todo o contexto orgânico-funcional da PMES. Conforme pode ser verificado no desenvolvimento deste item, os funcionários do CEDOC/PMES já iniciaram, ainda de forma incipiente, estudos diagnósticos com vistas a embasar a implantação da gestão da informação orgânica da PMES.
O item 6 ficou responsável pela "Análise e Apresentação dos Resultados" cujos dados foram coletados a partir da aplicação do questionário ao arquivista do CEDOC/PMES. Mais uma vez, o título do TCC encontra respaldo neste item porque o todo da PMES se dá a conhecer pelos funcionários do CEDOC/PMES ao encaminharem para este centro as informações produzidas e que já saíram do uso imediato. Durante a realização desse processo, os funcionários do Centro de Documentação são capazes de identificar os gargalos existentes no fluxo orgânicofuncional da PMES e, a partir daí, torna-se possível estabelecer a forma como será elaborada e implementada a gestão da informação arquivística produzida pela instituição objeto de estudo.

2 METODOLOGIA

Para que seja considerado conhecimento científico é necessária a identificação dos passos para a sua verificação, GIL (1999) diz que“ o método científico é um conjunto 14 de procedimentos intelectuais e técnicos utilizados para atingir o conhecimento”. Para a realização deste trabalho, a metodologia científica utilizada foi à pesquisa bibliográfica e para proceder à investigação dos fatos sobre a gestão da informação orgânica da PMES vista sob o olhar do CEDOC/PMES foi realizada a aplicação do questionário com questões fechadas e abertas (APÊNDICE1) aplicado ao responsável pelo CEDOC/PMES. O questionário “[...] refere-se a um meio de obter respostas às questões por uma fórmula que o próprio informante preenche