A ESCRITURAÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA ERP-FISCAL PARA A GERAÇÃO DAS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Publicado em 20 de outubro de 2014 por Penélope Apolinário Ventura
PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MINAS GERAIS
Instituto de Ciências Econômicas e Gerenciais
Curso de Ciências Contábeis
Projeto de Monografia I
Penélope Apolinário Ventura
A ESCRITURAÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA ERP-FISCAL PARA A GERAÇÃO DAS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Belo Horizonte
2013
Penélope Apolinário Ventura
A ESCRITURAÇÃO DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA ERP-FISCAL PARA A GERAÇÃO DAS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Projeto de monografia I apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais- Unidade Coração Eucarístico, como requisito para obtenção do titulo de bacharel em Ciências Contábeis.
Professora Orientadora: Josimara Sampaio Magalhães
Belo Horizonte
2013
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO...................................................................................................................4
1.1 Tema...................................................................................................................................4
1.2 Título .................................................................................................................................4
1.3 Caracterização societária ................................................................................................4
1.4 Problemática......................................................................................................................4
1..5 Objetivos ..........................................................................................................................5
1.5.1Objetivos geral................................................................................................................5
1.5.2 Objetivos específicos......................................................................................................5
1.6 Delimitação do estudo.......................................................................................................6
1.7 Justificativa........................................................................................................................6
1.8 Relevância..........................................................................................................................7
1.9 Definição dos termos.........................................................................................................7
2 REFERENCIAL TEÓRICO..............................................................................................9
2.1 Contabilidade financeira...................................................................................................9
2.2 Escrituração contábil.......................................................................................................10
2.3 Contador...........................................................................................................................11
2.4 Usuários das informações contábeis...............................................................................13
2.5 Contabilidade tributária..................................................................................................14
2.6 Tributos ............................................................................................................................15
2.7 Obrigação acessória.........................................................................................................16
2.8 Contabilidade gerencial...................................................................................................17
2.9 Sistemas de informações..................................................................................................19
2.10 ERP..................................................................................................................................20
2.11 Parametrização...............................................................................................................22
3 METODOLOGIA..............................................................................................................21
3.1 Tipologia da pesquisa quanto aos objetivos .................................................................23
3.1.1 Descritiva ......................................................................................................................23
3.1.2 Explicativa ....................................................................................................................23
3.1.3 Metodológica ................................................................................................................24
3.1.4 Aplicada ........................................................................................................................24
3.2 Tipologia da pesquisa quanto aos procedimentos ........................................................24
3.2.1 Bibliográfica .................................................................................................................24
3.2.2 Documental ...................................................................................................................25
3.3 Abordagem do problema ................................................................................................25
3.4 Instrumentos de pesquisas .............................................................................................25
3.4.1 Coletas de dados ...........................................................................................................25
3.4.2 Seleção dos Sujeitos ......................................................................................................26
3.5 Universo e amostra ..........................................................................................................26
3.6 Organização, análise e interpretação dos dados ...........................................................26
3.6 Limitações metodológicas da pesquisa ..........................................................................27
CRONOGRAMA...................................................................................................................28
REFEÊNCIAS........................................................................................................................29
1 INTRODUÇÃO
1.1 Tema
Parametrização do sistema ERP para escrituração e controle fiscal.
1.2 Título
A escrituração das informações no sistema ERP-Fiscal para a geração das obrigações acessórias.
1.3 Caracterização Societária.
Para análise do estudo de caso proposto, serão utilizadas informações relativas à empresa Teknisa Software.
A Teknisa Software foi fundada em 1990 primeiramente com o objetivo de desenvolver programas de outsourcing (terceirização de atividades em área determinada e estratégica). Em 1991, superando as expectativas do mercado, os fundadores da empresa começaram a desenvolver sistemas de informações para a área de TecFood (cozinhas industriais) que apresentava um mercado carente de informações específicas na época.
Após a conquista do mercado brasileiro, surgiu a necessidade de oferecer soluções completas que permitissem uma gestão mais inteligente das empresas e uma solução completa para os clientes. Assim, a Teknisa lançou, em 1999, o software Agent2b (sistema de gestão corporativo), com tecnologia ERP, que abrange todas as áreas de uma empresa.
Com o sucesso no Brasil, Teknisa começou a expandir-se pela América Latina. Chile foi o primeiro país a utilizar o sistema TecFood, ainda no ano 2000. As vantagens foram facilmente percebidas por outras empresas do setor e, apenas cinco anos depois, Teknisa se transformou em líder de mercado na região.
Atualmente, Teknisa oferece sistemas de gestão para diferentes segmentos de alimentação coletiva como escolas, hospitais, buffets e serviços de bordo. Além dos já citados, a companhia oferece ainda soluções para a análise dos dados de maneiras diversas, de acordo com a necessidade de cada cliente.
1.4 Problemática
Hoje em dia com o grande avanço tecnológico e a busca pela praticidade da gestão e gerenciamento das informações, muitas empresas têm escolhido sistemas ERP (a sigla significa enterprise resourse planing, que em português quer dizer planejamento das necessidades empresariais) que os auxiliam de forma eficiente e prática nas suas rotinas.
As sociedades empresarias adotam a utilização de sistemas integrados para lançar todas as transações que ocorrem no seu cotidiano. É fundamental primeiramente, compreender a funcionalidade do sistema e como proceder na sua utilização. O manuseio dos sistemas deve ser seguido de acordo com a recomendação do fabricante. É preciso capacitar e realizar treinamentos para que os usuários possam executar a ferramenta e os processos da maneira correta. Além de conhecer as funcionalidades, é preciso identificar a real necessidade da instituição e adequá-las ao sistema. É essencial que haja a compreensão das atividades desenvolvidas na empresa para que os lançamentos das informações contábeis e fiscais ocorram de forma fiel às descritas nos documentos.
O enfoque do sistema integrado é a alocar as informações em um único local e realizar a distribuição para os demais setores (onde for à necessidade da empresa). Após o romaneio das informações, é possível identificar e mensurar de forma quantitativa todas as transações ocorridas como, por exemplo, apurar o imposto devido por ela, apresentar as obrigações acessórias ao poder público, identificar as receitas auferidas pela sua atividade, destacar os custos e despesas de sua produção entre outros.
Para que os valores apresentados pelo sistema sejam verídicos é imprescindível à utilização do sistema da maneira correta. Todavia, às vezes, a falta de coerência na escrituração e parametrização do sistema acarretam erros e divergências nos resultados esperados. Com isso, levanta-se a seguinte problemática:
Quais são os erros recorrentes encontrados nos arquivos gerados pelos sistemas integrados para o preenchimento das obrigações acessórias, e as razões de suas reincidências?
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo Geral
Identificar as falhas no processo de parametrização do Sistema ERP-Fiscal.
1.5.2 Objetivo Específico
- Formular o conceito de Sistema ERP, obrigações acessórias e escrituração fiscal.
- Avaliar os processos de parametrização do Sistema ERP-Fiscal.
- Constatar os erros mais frequentes cometidos na hora da parametrização do sistema.
- Identificar quais são os usuários que operam o Sistema ERP-Fiscal.
1.6 Delimitação do estudo
Para o desenvolvimento adequado deste trabalho será feito um estudo de caso. As informações apresentadas serão relativas ao ano 2013 e terá como objeto principal de estudo o sistema ERP-Fiscal da empresa Teknisa Softawre.
Para o fundamento do estudo, serão utilizados embasamentos que comprovem a veracidades das informações apresentadas ao longo do trabalho. As pesquisas serão realizadas através de estudos em livros, conhecimentos eletrônicos e relatórios gerenciais para apontar as principais causas de erros e fatores de relevância no processo de padronização das informações contábeis e fiscais no cotidiano das empresas.
1.7 Justificativa
O tema abordará a questão da utilização do sistema ERP, que tem por finalidade integrar todas as informações gerenciais das sociedades empresárias. Com ele é possível sintetizar em um só lugar todas as informações necessárias e, distribuir adequadamente cada uma delas para seu setor de origem.
Com o crescimento da procura por estes sistemas (que tem por objetivo inovar e agilizar todo o processo produtivo da empresa), há consequentemente um aumento no descuido na hora de parametrizar corretamente as informações contábeis e fiscais. Esses erros acarretam trabalho redobrado para as empresas desenvolvedoras de sistemas que precisam retroceder todo o processo, e identificar as falhas que poderiam ser observadas com mais cuidado antes de serem informadas pelos usuários no sistema, além, de atrasar o processo da própria empresa.
Observaremos com esse estudo, meios que resultem uma solução para o problema de erros na hora da parametrização das informações no Sistema ERP-Fiscal.
1.8 Relevância
Desde os séculos passados a tecnologia está presente no desenvolvimento econômico mundial. No século XVIII os grandes sistemas mecânicos tornaram possível a Revolução Industrial. Com o desenvolvimento da máquina a vapor no século XIX tornou-se possível à agilidade da distribuição das produções. Já no século XX começou a denominação da era da informação. Hoje, no século XXI é possível observar a tecnologia tomando conta em todas as áreas de conhecimento. Destaca-se no setor empresarial, a utilização de sistemas de informações com a finalidade de aumentar de forma positiva os ganhos nas diversas áreas de sua empresa.
A centralização das informações em um só lugar reduz as possibilidades de erros e aumenta a capacidade produtiva da empresa e de seus funcionários tornando-a mais lucrativa e com o rendimento elevado. Para que isso ocorra é fundamental que os participantes desse processo possuam o domínio das informações. Porém, é possível observar que ainda há a falta de conhecimento sobre os procedimentos a serem adotados.
Torna-se relevante o conhecimento das funcionalidades e da execução dos sistemas de informações por parte de seus usuários. O contador como um dos principais deve estar sempre atualizado de toda a tecnologia que o rodeia. Esse fato torna viável a realização deste estudo de caso para apresentar as informações essenciais que serão abrangidas através do estudo desenvolvido.
Visto a grande abrangência deste assunto este estudo de caso acrescentará o conhecimento necessário ao aluno de graduação de contabilidade, aos bacharéis em contabilidade e a sociedade sobre o manuseio e os procedimentos adequados às informações no sistema integrado ERP-Fiscal.
1.9 Definição dos termos
Para o desenvolvimento do estudo de caso, serão definidos os seguintes termos:
Contabilidade Financeira;
Escrituração Contábil;
Contador;
Usuários das Informações Contábeis.
Contabilidade Tributária;
Tributos,
Obrigação acessória;
Contabilidade Gerencial;
Sistemas de informações;
ERP;
Parametrização;
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 Contabilidade Financeira
Para Ching, Marques e Prado (2012) a contabilidade financeira, diferentemente das demais contabilidades, trata de forma precisa todas as transações que ocorrem dentro da empresa relacionada a finanças. Todas as entradas e saídas de recursos monetários, relatórios voltados para as informações financeiras, que auxiliam na identificação da real condição econômica da entidade. Ainda, a contabilidade financeira é responsável por identificar a origem exata de cada recurso, como também controlar as datas de entradas e saídas dos mesmos. Posiciona-se de forma informativa para demonstrar a capacidade da empresa de honrar com o pagamento das suas dívidas e apresentar quais são as atividades que são capazes de gerar mais disponível para a empresa.
Figura 1 Estrutura típica da função finanças
Fonte: CHING, Hong Yuh; MARQUES, Fernandes; PRADO, Lucilene, 2007, p. 08.
O CVM (29/86) caracteriza a função da contabilidade financeira como gerar demonstrativos financeiros que permita, a cada grupo principal de usuários, a avaliação da situação econômica e financeira da entidade, num sentido estático, bem como fazer inferências sobre suas tendências futuras. Para a consecução desse objetivo, é preciso que as empresas deem ênfase à evidenciação de todas as informações que permitam não só a avaliação da sua situação patrimonial e das mutações desse patrimônio, mas, além disso, que possibilitem a realização de inferências sobre o seu futuro.
Ainda, para TAL (2000) a contabilidade financeira é o ramo que envolve os registros diários das transações das atividades financeiras que ocorrem dentro da empresa. Deverá ser sempre observado os princípios contábeis para a elaboração dos demonstrativos para seus usuários.
Ainda, há pessoas que confundem a contabilidade gerencial com a contabilidade financeira, para sanar essa dúvida Jiambalvo esclarece:
Não devemos superestimar as diferenças entre contabilidade financeira e contabilidade gerencial em função dos seus respectivos grupos de usuários. Os relatórios de contabilidade financeira visam principalmente aos usuários externos e os relatórios de contabilidade gerencial visam principalmente aos usuários internos. No entanto, os gerentes também fazem uso significativo dos relatórios de contabilidade financeira e os usuários externos ocasionalmente requerem informações financeiras que são normalmente consideradas apropriadas para os usuários internos. Por exemplo, os credores podem pedir. (JIAMBALVO, 2002, p. 68)
Conclui-se então que a contabilidade financeira é voltada para satisfazer as necessidades dos usuários externos da contabilidade. As informações produzidas por ela, respondem questionamentos sobre a posição econômica e financeira que a empresa se encontra na sociedade.
2.2 Escrituração
Por definição a escrituração contábil é tratada como o registro das informações. É feita com o intuído de evidenciar as transações dos elementos contábeis ocorridos em uma empresa. É fundamental destacar que, como todos os procedimentos encontrados na sociedade, há também um parâmetro estabelecido para realizar a Escrituração Contábil.
A Resolução do CFC nº 1.330/11, estabelece os meios e os processos que deverão ser observados pelas entidades empresárias, independente da sua natureza e do porte. Estabelece a necessidade de desenvolver a Escrituração Contábil de acordo com a conveniência dos usuários das informações. Incontestavelmente deverá ser feita em idioma e moeda corrente nacional, em forma contábil, em ordem cronológica de dia, mês e ano, com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas e com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis. Ainda, deverá conter no mínimo a data do registro (que o fator contábil ocorreu), conta devedora, conta credora, histórico que represente a essência econômica da transação, valor do registro, informações que permita identificar de forma única todos os fatos. É atribuição específica do profissional da contabilidade legalmente habilitado, executar a escrituração contábil e a elaboração dos relatórios e demonstrativos contábeis. (RESOLUÇÃO CFC Nº 1.330, 2011).
O art. 177 da Lei nº 6.404/76 estabelece que:
A escrituração da empresa será mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação comercial e desta lei e aos princípios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo e registrar as mutações patrimoniais segundo o regime de competência.
Com a escrituração contábil é possível proceder à análise, reconhecimento e fiscalização de todas as transações que afetem de alguma forma o resultado patrimonial da empresa demonstrando o valor apurado, seja ele positivo ou negativo para os negócios.
Neste sentido Barreto (2010) caracteriza o ato de escriturar sendo a prática de manter sobre controle todos os registros das atividades e transações realizadas nas empresas, evidenciando-as de forma escrita para que haja a veracidade dos fatos ocorridos. Esses registros são elementos que compõem toda a estrutura do patrimônio da empresa. Para apontar corretamente os valores são necessários lançamentos minuciosos de todas as transações da empresa, as despesas e receitas auferidas pela venda de mercadoria ou prestação de serviço.
Pode-se concluir então que a escrituração é o registro exato de todas as transações que ocorrem no cotidiano das empresas. Através da escrituração, podem-se evidenciar os fatos passados e presentes que ocorreram. A técnica de escriturar é a maneira que permite o ligamento das informações dentro de uma empresa, onde um fato depende do outro, visto isso, todas as transações escrituradas deverão ser realizadas de forma completa para que haja coerência nos fatos.
2.3 Contador
O contador é o profissional que trabalha na função de registrar, interpretar e informar todas as transações e dados. Atuam tanto nos setores públicos quanto privados. Podem desenvolver suas atividades nas diversas áreas do mercado. Podem-se destacar alguns setores relevantes para o equilíbrio econômico e social, como por exemplo, o contador que atua no âmbito de perícia, presta serviços em relação a processos judiciais que necessitem de laudos técnicos direcionados a contabilidade. O contador fiscal realiza a inspeção dos contribuintes e suas contas, a vistoria das transações públicas e é responsável por manter o controle da execução correta dos fatos. Já o contador tributário atua no ramo da gestão, planejamento, execução das obrigações tributárias.
“Profissional que exerce as funções contábeis, com formação superior do ensino Contábil- Bacharel em Ciências Contábeis.” (IUDICIBUS;MARION;PEREIRA, 2003, p. 50).
Marion (2009) aponta o profissional de contabilidade como a peça fundamental para o desenvolvimento e o crescimento econômico das sociedades empresárias. O contador é responsável por auxiliar os gestores nas tomadas de decisões mais importantes. Decisões, que possuem a finalidade, por exemplo, de maximizar os lucros, aumentar a produtividade da empresa, reduzir o custo de produção, planejar investimentos viáveis, reduzir a carga tributária e outros. Tudo isso só é possível, pois, o Contador fornece às fundamentações e documentações de todos os fatos ocorridos ao longo das atividades das empresas, onde todos os resultados obtidos são apresentados nas demonstrações contábeis.
Para exercer a profissão de contador o código de ética profissional fixa a forma como a execução da atividade deverá ser realizada:
Exercer a profissão com zelo, diligência, honestidade e capacidade técnica, observada toda a legislação vigente, em especial aos Princípios de Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade, e resguardados os interesses de seus clientes e/ou empregadores, sem prejuízo da dignidade e independência profissionais. Guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional lícito, inclusive no âmbito do serviço público, ressalvados os casos previstos em lei ou quando solicitado por autoridades competentes, entre estas os Conselhos Regionais de Contabilidade. (RESOLUÇÃO CFC 803/96)
Ainda é dever de conduta do contador, sempre zelar pela sua qualidade profissional e exercer competentemente e corretamente todas as atividades realizadas pelo seu cargo. Realizar com precaução a revisão de todos os fatos contábeis e verificar se não deixou nenhum fato importante escapar da análise, antes de transmiti-los a terceiros para que não haja fatos irreais nos seus parecer. Quando avaliar que há falta de confiança pelas partes que contrataram o serviço, renuncia-lo de forma formal para os interessados não sejam prejudicados pela sua renuncia, sem transmiti-las de forma geral para a sociedade o motivo da sua recusa. Sempre exercer de forma clara suas atividades para quando for substituído em sua atividade o substituto consiga identificar e executar habilmente suas atividades de onde parou. Cumprir os Programas Obrigatórios de Educação Continuada estabelecida pelo CFC. (RESOLUÇÃO CFC 803/96)
Visto isso, pode-se concluir que o contador é responsável por dar continuidade à atividade da empresa, pois, é responsável por controlar todas as transações contábeis, escriturar as informações e emitir relatórios sobre as condições financeiras da mesma. Ainda, é de responsabilidade do profissional, executar sua atividade de forma correta para que não haja prejuízos à empresa em que ele estiver trabalhando.
2.4 Usuários das Informações Contábeis
Os usuários das informações contábeis e fiscais em geral são os que apresentam interesse de quaisquer naturezas em determinada entidade. A busca pelas informações tem o objetivo de analisar a condição de uma empresa, medir seu potencial de produção, verificar os cumprimentos de suas obrigações, apontar as falhas em seu processo, medir o retorno de sua atividade, etc.
Podem-se destacar os principais usuários sendo: os investidores, os financiadores e credores, os administradores e funcionários internos e o governo. Os investidores buscam através das informações contábeis, motivos que os levem a investir o seu capital em determinada empresa. Observam a política de distribuição de lucros e dividendos. Enfim, eles analisam cada fator relevante antes da sua tomada de decisão. Os financiadores e outros credores realizam a análise das condições financeiras da empresa, levando em consideração todos os financiamentos que a empresa já possui e sua capacidade de liquidá-los no prazo estabelecido. Analisam se o que a entidade destaca no seu disponível é capaz de suprir todas as obrigações perante seus funcionários, investidores, governo e instituições financeiras. Com isso, só disponibilizam um novo capital caso a empresa comprove que é possível quitá-los sem nenhum imprevisto. Os administradores e funcionários internos através das informações contábeis e fiscais planejam e executam suas atividades de acordo com a capacidade apontada por eles. Medidas a serem adotadas são mensuradas e planejadas de acordo com a real situação da empresa. A própria gestão só é realizada após a análise das informações contábeis. Além de ser possível, através de seus relatórios determinarem a distribuição de lucros e dividendos a seus acionistas. O Governo, órgãos reguladores ou autoridades tributárias por meio das informações, elaboram estatísticas da renda nacional das empresas, regulamenta as atividades das entidades, realiza politicas tributárias, investigam o cumprimento das obrigações tributárias e acessórias.
Quando se trata de usuário, há uma pré-disposição de entender que os usuários são apenas receptores das informações contábeis, sem influenciar no conteúdo das informações ou julgar a qualidade da mesma. Porém, o usuário tem um papel importante, de modo que é impossível ignorar sua participação na determinação das escolhas realizadas pela Contabilidade e nas próprias opções feitas pelo contador. A presença do usuário no processo contábil traz a necessidade de que as informações evidenciadas sejam comparadas. É fundamental observar o desempenho da empresa analisando-se o que ocorreu em uma determinada data com a posição atual, ou até mesmo, medir o desempenho entre empresas que atuam no mesmo setor. Para que os usuários das informações contábeis consigam executar essa função, é necessário que o tratamento contábil tenha similaridade entre as sociedades empresárias. (NIYAMA; SILVA, 2011)
“Toda pessoa física ou jurídica que tenha interesse na avaliação da situação e do progresso de determinada entidade, seja tal entidade empresa, ente de finalidades não lucrativas, ou mesmo patrimônio familiar.” (IUDICIBUS;MARION;PEREIRA, 2003, p. 215)
Ainda, o Comitê de Pronunciamentos Contábeis, define os usuários das informações, sendo eles investidores atuais e futuros, empregados, credores por empréstimos, fornecedores e outros credores comerciais, clientes, governos e suas agências e o público. Eles usam as demonstrações contábeis para satisfazer algumas das suas diversas necessidades de informação.
2.5 Contabilidade Tributária
O principal objetivo das empresas atualmente é reduzir os seus custos de produção para aumentar a competitividade no mercado e elevar o seu faturamento. Para que isso seja possível, à busca por medidas que apresentem essa solução torna-se cada vez mais relevante. O Brasil, possuí hoje, uma das maiores cargas tributárias do mundo, o que leva as empresas instaladas no país percorrer o sentido totalmente oposto do almejado.
Os tributos podem ser destacados como os fatores que mais pesam sobre o custo dos produtos e que não geraram benefícios diretos às organizações. Para realizar o planejamento e reduzir esses custos, além do papel convencional da contabilidade, registros contábeis das empresas, cuidar de documentação, abertura e fechamento de empresas, assessoria etc., um dos fatores mais relevantes da contabilidade tributária corresponde ao conjunto de operações, atuações e procedimentos operacionais de uma empresa. (PÊGAS, 2005, p. 40)
Oliveira et al. (2012) apresentam uma ideia da Contabilidade Tributária onde levam em consideração o crescimento e o desenvolvimento mundial das diversas áreas econômicas. A expansão do mercado, tem tornado relevante e fundamental o planejamento tributário das sociedades empresarias. Visto isso, pode-se fundamentar que o objetivo da Contabilidade Tributária é planejar corretamente, destacar os pontos fortes e fracos da situação fiscal das empresas e apresentar medidas que reduzam a carga tributária.
A Contabilidade Tributária é um termo utilizado para eleger o conjunto de ações e procedimentos visando apurar o resultado financeiro das empresas e conciliar o cálculo de tributos de uma empresa. Ainda, Fabretti (2011, p.11) define como sendo o ramo que tem por alvo desenvolver e relacionar a técnica dos principais conceitos da contabilidade e a legislação tributária. Para isso, é preciso realizar análises, reconhecer e fiscalizar todas as transações que afetem de alguma forma o resultado patrimonial da empresa demonstrando o resultado, seja ele positivo ou negativo para os negócios.
2.6 Tributos
A história dos tributos teve início logo nos primeiros sinais de convívio humano. Criaram-se grupos que passaram a desempenhar o papel de civilização. Logo, constituiu-se o Estado, que ficou responsável pela administração da sociedade e criou-se às leis e aos comandos. Assim, ficou instituído que parte de tudo que fosse produzido fosse destinado à própria sobrevivência e manutenção da estrutura e dos serviços estatais. No Brasil não é diferente, o recolhimento dos tributos tem por finalidade suprir as necessidades básicas de sua população e assegurar o direito instituído por lei a cada morador.
Tributo é a obrigação de recolher aos cofres púbicos parcelas relativas aos rendimentos. As pessoas físicas são tributadas nos valores sobre os salários, nas empresas os valores a serem pagos terão como base as receitas auferidas. Necessariamente arrecadação dos valores deverá estar expressa em lei para que haja validade. Os valores pagos tem a finalidade de realizar a manutenção e desenvolvimento do Estado. (FABRETTI, 2011, p. 104)
Martins apresenta na forma explicativa para o termo a seguinte citação:
Define o art. 3º do CTN tributo como 'toda prestação pecuniária compulsória, em moeda ou valor que nela se possa exprimir, que não constitua sanção de ato ilícito, instituída em lei e cobrada mediante atividade administrativa plenamente vinculada. Tributo é uma receita pública. Compreende o tributo prestação de dar, de pagar. Não se trata de obrigação de fazer ou não fazer. Tributo é o objeto da relação tributária. O tributo tem por objetivo carrear para os cofres do Estado meios financeiros para satisfação das necessidades coletivas. (MARTINS, 2011, p.79)
Oliveira et al. (2012, p.04) apresentam a definição de forma mais clara. A prestação pecuniária define que o tributo recolhido ao fisco, deve ser pago em unidade de moeda corrente nacional, onde possam ser mensurados valores. Compulsória, é o dever independente da vontade do contribuinte. Que não constitua sanção de ato ilícito, diz respeito à obrigatoriedade do pagamento do tributo desde que, à atividade da empresa não seja resultante de atos ilegais. O tributo a ser recolhido aos cofres do governo deverá necessariamente estar expresso em lei onde estabelece essa obrigação. Cobrada mediante atividade administrativa plenamente vinculada, garante ao contribuinte que as autoridades não irão de forma conveniente escolher a melhor oportunidade de cobrar o tributo.
No Brasil podem-se destacar os principais tributos encontrados hoje:
- Impostos Federais: de Importação (II), de Exportação (IE), de Produtos Industrializados (IPI), sobre Operações de Crédito e correlatas (IOF), sobre a Renda (IRPF/IRPJ), sobre a Propriedade Territorial Rural (ITR);
- Impostos Estaduais: sobre Transmissão de bens por causa mortis e doações (ITCMD), sobre Propriedade de veículos (IPVA), sobre Circulação de Mercadorias e prestações de Serviços de transporte e comunicação (ICMS);
- Impostos Municipais: sobre Propriedade predial e territorial urbana (IPTU), sobre transmissão de imóveis inter- vivos (ITBI), sobre serviços de qualquer natureza (ISS);
- Taxas: as taxas são tributos diretamente vinculados à prestação de um serviço para um contribuinte. Por exemplo, taxa recolhida pelo serviço de água potável e esgotamento sanitário;
- Contribuições Sociais: INSS, Contribuição do SENAI, SENAC, SESC etc;
- Contribuições de Melhoria;
- Empréstimos compulsórios.
2.7 Obrigação Acessória
Para que haja a compreensão do que é obrigação acessória é preciso antes, estabelecer sua definição e destacar quais fatores as gerou. O fato gerador da obrigação acessória é a obrigação principal. A obrigação principal é conhecida pelo dever de recolher aos cofres públicos os valores dos tributos que incidem sobre as atividades empresariais ou sobre os rendimentos das pessoas físicas. As obrigações acessórias são utilizadas pelo poder público como ferramentas de fiscalização e comprovação dos cumprimentos e pagamentos das obrigações principais. O descumprimento da obrigação acessória é revertido numa obrigação principal, no caso, o recolhimento da multa estabelecida em lei. (ALEXANDRE, 2010, p. 276)
A obrigação acessória é fundamentada como:
Decorre a obrigação acessória da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização do tributo. Prestação positiva é escriturar livros fiscais, apresentar documentos, guardá-los por certo período, inscrever-se o contribuinte no cadastro fiscal. Prestações negativas são abster-se o contribuinte de receber mercadorias sem exigir nota fiscal. O contribuinte também tem de tolerar a fiscalização tributária, que irá examinar documentos e livros fiscais. A obrigação acessória, pelo simples fato de sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária. O fato de o contribuinte, por exemplo, não ter escrituração fiscal, não guardar documentos, importa a conversão em obrigação principal, em que o fiscal lavra a multa pela ausência de escrituração ou de documentos, que é justamente a penalidade pecuniária. (MARTINS, 2011, p. 145)
O Código Tributário Nacional coloca as obrigações acessórias em conjunto com a obrigação de dar, apresenta finalidade de identificar os fatos ocorridos e os resultados alcançados, sejam positivamente ou negativamente. São estabelecidas por lei e estão vinculadas diretamente aos tributos existentes hoje no país. São responsáveis pela fiscalização e controla os recursos e caso não as empresas não cumpra a mesma, gera-se dessa forma uma nova obrigação principal, que é a obrigação de dar. (CTN, 2011, p. 154)
Pode-se definir então que, à obrigação acessória é a obrigação da empresa de apresentar e comprovar se está recolhendo devidamente os valores apurados pelas transações ocorridas pela sua atividade empresarial.
2.1 Contabilidade Gerencial
A contabilidade gerencial possui todas as informações necessárias para apresentar de forma coerente e verídica todos os relatórios financeiros de uma empresa. As informações fornecidas pela contabilidade gerencial são fundamentadas em conceitos não apenas contábeis, mas também, conceitos econômicos e financeiros. Devem demonstrar os resultados cada ponto e de cada setor dentro de uma empresa. As tomadas de decisões dos gestores serão baseadas nos fatores de relevância destacado por ela. Apresentam as informações de maneira mais analítica e detalhada. Para acompanhar todo o processo gerencial, deverão ser utilizados subconjuntos de sistemas que atendam as necessidades e funcionalidades das empresas. (PADOZEVE, 2010)
Para a definição mais específica do termo é dada a seguinte explicação:
Contabilidade gerencial é o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação das informações financeiras usadas pela administração para planejar, avaliar e controlar uma organização e assegurar o uso apropriado de seus recursos. A informação contábil gerencial são dados financeiros e operacionais sobre atividades, processo, unidades operacionais, produtos, serviços e clientes de uma organização. (ATKINSON et al, 2012, p.67)
Barreto (2010) apresenta a Contabilidade Gerencial como a área que tem a finalidade de aconselhar, examinar, fiscalizar e contabilizar cada fato ocorrido nas empresas. Todas essas etapas tem por objetivo a elaboração dos demonstrativos contábeis para serem utilizados principalmente como fonte instrutora de tomada de decisões para os administradores e gestores.
É destacada por Marion (2009) como sendo o instrumento voltado para controle interno das informações. Destinada exclusivamente para tomada de decisões .
Observa-se na figura a seguir, qual a funcionalidade da contabilidade gerencial dentro de uma sociedade empresária.
Figura 2: Funcionalidade da contabilidade gerencial
Fonte: ATKINSON, Anthony A. et al., 2012, p. 65.
2.9 Sistemas de Informações
O avanço da tecnologia tem transformado o cotidiano de toda população mundial. Hoje, quem não rever seus métodos de comunicação e interação acaba falhando no seu próprio crescimento. Visto isso, as empresas para, se tornarem mais competitivas no mercado, estão aderindo uma nova forma de administrar suas empresas. Essa forma é conhecida como Sistema de Informações Gerenciais.
Oliveira (2011, p. 25) constatou que, para definir sistemas de informações podem-se destacar vários conceitos. Entre eles, observa-se que sistema de informação é considerado como um grupo de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicação. Em conjunto, atuam com o propósito de coletar e organizar as movimentações que acontecem dentro de uma empresa. Após a coleta separada das informações nos seus devidos setores, os módulos são interligados para apresentar todos os dados de forma conjunta, coerente e válida em um único lugar. Os informes são transformados em relatórios gerenciais para que seja possível executa-los em forma de planejamento, controle, gestão, fiscalização, enfim, cada um com a aplicação de acordo com a necessidade da empresa.
Definido ainda, por Padozeve como:
Um conjunto de elementos independentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Como sua resultante do enfoque sistêmico, o todo deve ser mais que a soma das partes. No ambiente empresarial, esta resultante tem sido denominada de sinergia, que significa que a ação conjunta de diversos componentes sistêmicos ou entidades podem obter desempenho melhor do que aqueles possível de se obter isoladamente. (PADOZEVE, 2008, p. 9)
Neste sentido, Gonçalves e Riccio (2009), enfatizam que os sistemas de informação tem sua aplicação destinada a gerar comunicação entre as diversas áreas. Ainda, permitem o acesso às informações neles registradas que, retratam a real posição social e econômica da empresa dentro de uma sociedade. Consideram três métodos de sistemas mais aplicados na rotina das empresas sendo eles, os sistemas informais, que são responsáveis por gerar e processar quaisquer tipos de comunicação informal dentro da empresa. Os de recuperação de informação que, trabalham levando em consideração as informações contidas em documentos. E, os sistemas em que os dados, são processados com o uso de computadores, auxílio de software adequado para cada situação específica dentro da empresa. Essas definições apresentadas ressaltam o uso das informações geradas para o processo de tomadas de decisões e a administração do conhecimento dentro das empresas.
2.10 ERP
O desenvolvimento mais aprimorado de sistemas ERP alavancou a utilização da tecnologia de informação dentro sociedades empresárias. São adquiridos através de licenças concedidas pelas empresas desenvolvedoras de software, permitindo-se a utilização de cada funcionalidade disponibilizada dentro do programa.
É fundamental compreender o que significa ERP. A sigla apresentada é a abreviatura das palavras Enterprise resourse planing. Sua tradução significa Planejamento das necessidades empresariais. O principal objetivo do sistema ERP é facilitar a transferência e a interação das informações por todas as áreas de atividades da empresa. Sua arquitetura tem por ideal captar todas as entradas de informações uma única vez no sistema e, encarregar-se de distribuir a mesma de acordo com o setor de destino da informação. (NORRIS et al, 2001, p. 88).
Para Haberkorn (1999) é fundamental destacar como e quando surgiram os primeiros sistemas de ERP. Logo no final da década de 50, quando estourou o conceito moderno de controle tecnológico e gestão corporativa, a única tecnologia até então, era a grande forma de controles de estoque, porém, limitada aos bolsos das empresas por se tratar de uma tecnologia que na época, era considerada muito cara para as empresas que ainda estavam na fase de crescimento. Ao longo dos anos 70, com o crescimento econômico e a maior expansão computacional foram surgindo novas soluções para as necessidades das empresas. Após isso, foram criadas as redes de computadores ligadas a servidores, tornando a aquisição dos programas mais baratos, e facilitando o gerenciamento de produção e logística. A sigla ERP teve seu ingresso definitivo no mercado na década de 90, isso ocorreu, pela evolução e o objetivo definitivo das funcionalidades e do aprimoramento das redes de comunicação entre computadores e a transmissão de informações ligadas aos servidores, com vantagens econômicas, e fundamentais para a gestão das diversas áreas.
Ozaki et al. (2003) afirmam que, os sistemas ERP realmente integrados são construídos como um único sistema de informação que atende simultaneamente aos diversos departamentos da empresa. O sistema é uma ferramenta para atingir os objetivos da maneira que a empresa desejar utilizar as informações. Os sistemas ERP são divididos em módulos, que representam conjuntos de funções que normalmente atendem a um ou mais departamentos da empresa.
Pode-se observar a seguir, como o processo de interação das informações nas diversas áreas ocorrem.
Figura 3: Estrutura conceitual de sistema ERP
Fonte: Leandro Campos.
A figura mostra de forma clara a interligação das informações entre os diversos setores de uma empresa. O primeiro passo que é possível identificar é o cadastro das informações de estoque. Após dar entrada no sistema ERP-Módulo Estoque, é possível realizar pedidos de comprar ou vendas. Após processado os dados nesse módulo, às informações são repassadas para o sistema ERP-Módulo DFE/DFS (DFE= documentos fiscais de entrada, DFS= documentos fiscais de saída) que são responsáveis por gerar os documentos fiscais, como as notas fiscais e cupons fiscais. A partir das informações que constam nesse módulo geram-se automaticamente as informações para as contas a receber (no caso da saída de mercadorias/serviços) da empresa, ou informações para as contas a pagar (no caso da entrada de mercadorias/serviços) da empresa. Ainda, com as mesmas informações do módulo ERP-DFE/DFS geram-se as informações relacionadas ao sistema ERP-Fiscal, onde são tratados todos os dados relacionados à apuração de tributos da empresa.
2.11 Parametrização
O processo de adaptação das necessidades de cada empresa ao software de ERP é denominado de parametrização. As necessidades variam de acordo com cada empresa, com isso, as informações fundamentais para o funcionamento da empresa serão apontadas pelos gestores. A parametrização deve ser realizada de forma correta para que haja a interação e a transferência das informações nos diversos módulos dos sistemas ERP. Os responsáveis por indicar a forma correta de parametrizar as informações no sistema são os contadores das próprias empresas que contratam o serviço. (PADOVEZE, 2004)
Cautela e Polloni (1992) definem que os sistemas apresentam critérios básicos para que seja possível atingir o objetivo final das empresas. É necessário que a informação contábil seja explorada e executa da ao máximo e da maneira correta realizando-se sempre revisões das informações para que haja a fidedignidade dos fatos ocorridos.
De acordo com Zanela e Souza (2000) a parametrização é o processo de arbitramento e descrição utilizado necessariamente para uma específica funcionalidade. Esse parâmetro atribuído processará de uma determinada forma dentro do sistema.
3 METODOLOGIA
A metodologia do trabalho apresentada a forma e os passos que o trabalho deverá seguir para alcançar a solução para o tema apresentado.
“Metodologia é o método para se conseguir o conhecimento verdadeiro, analisando o objeto real, viabilizando sua comprovação e benefícios sociais, ou seja, o conhecimento é provado por qualquer pessoa em qualquer parte do universo. A ciência cria novos objetos de estudo que não existem no cotidiano.” (LAROSA, 2003, p. 36).
3.1 Tipologia da pesquisa quanto aos objetivos
Os tipos de pesquisas são escolhidos para desenvolver a atividade proposta. As informações apresentadas por esta servirão para executar da maneira correta e apontar a solução para o problema exposto.
Para Vergara (1997) a pesquisa que apresentará as soluções da problemática, pode ser dividida quanto aos meios e quanto aos fins. Para os meios observa-se ainda a divisão dos estudos em exploratória, descritiva, explicativa e metodológica.
Para o desenvolvimento deste projeto de monografia serão utilizadas pesquisas descritiva, explicativa, metodológica e aplicada.
3.1.1 Descritiva
De acordo com Vergara (2011) a pesquisa descritiva tem o objetivo de apresentar de forma precisa os pontos fundamentais para identificar e realizar os registros, Quem? Quando? Onde? Como? Ressalta-se ainda, as dificuldades, as preocupações, a supervisão e o controle e registro dos dados.
Visto isso, pode-se destacar que a pesquisa será utilizada para sanar os problemas expostos, de forma precisa e fundamentada de acordo com os fatos ocorridos. Observar-se onde ocorrem os erros na parametrização das informações, com qual frequência sua reincidência acontece e por que, são características descritivas de uma pesquisa.
3.1.2 Explicativa
“Visa esclarecer quais fatores contribuem para a ocorrência de determinado fenômeno, justificando os motivos”. (Vergara, 2010, p.42),
Para a realização da monografia a pesquisa assumirá um caráter explicativo, na medida em que terá como objetivo desvendar os fatores que contribuíram para a ocorrência do fenômeno, que é a reincidência de erros na escrituração das informações no sistema ERP- Fiscal.
3.1.3 Metodológica
“É o estudo que se refere a instrumentos de captação ou de manipulação da realidade. Está, portanto, associada a caminhos, formas, maneiras, procedimentos para atingir determinado fim”. (Vergara, 2010, p.42),
A metodologia da pesquisa será apresentada através de medidas encontradas para diminuir os erros de escrituração e evitar sua reincidência.
3.1.4 Aplicada
A pesquisa aplicada, utilizando-se dos resultados das pesquisas teóricas, vincula-se a uma finalidade prática, buscando soluções para problemas concretos. (MARCONI, LAKATOS, 2006).
Pode-se destacar que a pesquisa que será realizada terá o objetivo de apresentar uma solução para o problema exposto na monografia.
3.2 Tipologia da pesquisa quanto aos procedimentos
Quanto aos procedimentos, a pesquisa é bibliográfica e documental e consiste em um estudo de caso.
3.2.1 Bibliográfica
Vergara (2010) define a pesquisa bibliográfica como sendo “o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral.”.
Para tanto, será utilizadas fontes bibliográficas fundadas em livros, resoluções, códigos, artigos científicos, além da pesquisa no meio eletrônico. Servirão como fundamentação dos fatos demonstrados em documentos e relatórios.
3.2.2 Documental
A pesquisa documental é definida por Vergara (2010) como, “realizada em documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas, registros, relatórios...”.
Destaca ainda, o estudo de caso sendo a pesquisa sobre um determinado indivíduo, família, grupo ou comunidade que seja representativo do seu universo, para examinar aspectos variados de sua vida. (VERGARA, 2010, p. 44).
Para o desenvolvimento do tema proposto, serão realizadas análises de documentos e relatórios expostos pela empresa TEKNISA SOFTWARE aplicando-os em forma de estudo de caso. Visto isso, serão apresentadas as medidas adotadas pela empresa para diminuir a incidência de erros na escrituração de informações contábeis dentro do software ERP-Fiscal.
3.3 Abordagem do problema
A abordagem do problema proposto neste projeto de monografia será feita através de fatores quantitativos, pois os dados que serão utilizados para evidenciar o tema proposto possuem características mensuráveis tanto na fase das coletas de informações quanto na evidenciação das mesmas.
Para respondê-lo, serão utilizados quadros e gráficos para avaliar resultados expressos em números. Sendo eles, números das ocorrências dos erros, onde são encontrados, qual a época do ano que eles mais ocorrem, quais usuários são responsáveis pelos erros. Através das abordagens qualitativas, será possível uma análise direta de todos os dados expostos e, em sua forma demonstrativa, a compreensão dos fatos tornara-se mais eficiente.
3.4 Instrumentos de pesquisas
Os instrumentos de pesquisas que serão utilizados para desenvolver a monografia serão através da coleta de dados e informações disponibilizadas pelos sujeitos da pesquisa.
3.4.1 Coletas de dados
Para Vergara (2010) o tratamento de dados refere-se à forma pelo qual serão demonstrados os elementos coletados. A seleção de informações e a delimitação dos dados adequando-os ao propósito do estudo. São para traçar objetivos e direcionar a forma como serão atingidos.
A coleta de dados dos será realizada em documentos. Serão utilizados relatórios de erros de escrituração no período do ano de 2013 e as medidas adotadas pela empresa para evitar a reincidência dos erros.
3.4.2 Seleção dos Sujeitos
Para a investigação dos erros encontrados na escrituração contábil/fiscal, serão utilizados dados (relatórios, documentos) fornecidos pela empresa TEKNISA SOFTWARE sobre quais são os erros e o grau de reincidência. Quem ficará responsável pela coleta das informações é a estagiária Penélope Apolinário Ventura que buscará também, informações junto aos desenvolvedores de sistemas da empresa através de entrevistas.
3.5 Universo e amostra
Na concepção de Vergara (2010, p. 46) universo é o “um conjunto de elementos que possuem as características que serão objeto de estudo”.
Para o desenvolvimento da monografia as pesquisas serão realizadas apenas internamente na empresa pesquisada. O universo que servirá como objeto de estudo são os relatórios de erros que a empresa mantem para evidenciar os erros da escrituração contábil/fiscal no sistema ERP-Fiscal.
Para Vergara (2010, p. 50), amostra “é uma parte do universo (população) escolhida segundo algum critério de representatividade”. É uma parcela significativa do universo pesquisado ou da coleta de dados.
A amostra utilizada para evidenciar o universo será referente aos dados coletados nos relatórios de erros do sistema ERP-Fiscal no ano de 2013. A amostra tratara-se de forma probabilística, pois irá evidenciar e diagnosticar os erros encontrados no sistema.
3.6 Organização, análise e interpretação dos dados
Os dados da monografia serão organizados em gráficos e quadros. Para relatar as informações apresentadas nesses, serão desenvolvidos textos que possibilitarão a compreensão do que foi expresso de forma demonstrativa.
Através da pesquisa exploratória e explicativa e metodológica, será possível analisar quais os efeitos da reincidência de erros na escrituração das informações contábeis/fiscais no sistema ERP-Fiscal e à medida que deverá ser adotada para evita-los.
3.6 Limitações metodológicas da pesquisa
As limitações metodológicas da pesquisa afetam diretamente no tempo efetivo para e realização da monografia. As atividades deverão ser organizadas de acordo com a disponibilidade dos recursos. Os obstáculos principais encontrados são as constantes mudanças na legislação fiscal, à escassez de tempo para a coleta de informações, a dificuldade no acesso às informações (relatórios e pesquisas com desenvolvedores de sistemas), disponibilidade do aluno e organização das informações coletadas.
CRONOGRAMA
O cronograma evidencia o planejamento e o período que serão realizadas as atividades da Monografia II que será desenvolvida no 1º semestre de 2014.
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