As previsões podem ser aperfeiçoadas com a aquisição de mais dados, mas só isso não melhora a exatidão da previsão. Com excesso de dados existe a possibilidade de que os erros se insinuem. Os erros cometidos na previsão têm de ser encobertos de várias maneiras:

• Manutenção de mais estoques;
• Ociosidade da produção e de outras capacidades;
• Necessidade de fontes de suprimento de emergência;
• Embaraçosas explicações aos clientes.

Todas essas atitudes custam dinheiro ou parte do mercado. Ter de manter estoques extras quando as vendas estão abaixo da previsão e pago pelo custo dos bens em estoque e pelo custo de armazená-los.

Capacidade de produção ociosa significa que os custos unitários serão mais altos pôr causa da baixa recuperação dos custos indiretos fixos. As fontes de suprimentos de emergência são, em geral, mais caras do que as normais. Quando os pedidos não podem ser atendidos, os clientes ficam frustrados e compram em outro lugar. Perdem-se lucros pôr causa de vendas não realizadas e existe perda de parte do mercado.

O Uso da Previsão de Vendas

Os executivos da empresa devem concordar que a estimativa de vendas seja usada como guia para a produção, as vendas e as finanças, e todas as três devem ser envolvidas no preparo da previsão.

O pessoal da produção faz recomendações sobre coisas como níveis de produção, grau de flexibilidade da produção, da disponibilidade de matérias-primas e componentes, praticas de manter estoques extras que possam vir a ser necessários, custos de produção em diferentes níveis de atividade.

Os profissionais de vendas apresentam relatórios sobre as tendências atuais dos consumidores nos mercados da empresa, novos mercados prováveis, análise de custo de distribuição, possibilidade de conseguir novos clientes, indicações de movimento de vendas a preços diferentes.

Os profissionais de finanças calculam os níveis ideais de comércio da empresa, o custo de manutenção de estoques, o custo do aumento de vendas, o crédito que tem de ser concedido aos clientes, etc.

Estatísticas de Vendas

Fazer previsões é prognosticar o que poderá ser o futuro; há muitas armadilhas para os imprevistos. Quanto mais extensa e firme a base em que são feitas as previsões, mais confiança Ter para tomar decisões fundamentadas nas previsões. Uma abordagem múltipla traz muitos exemplos para proporcionar os instrumentos a serem usados em sua aplicação.

Se pretendermos obter adesão às nossas metas de venda precisamos iniciar pela integração da opinião da força de vendas sobre o mercado futuro, expectativas dos clientes, dificuldades atuais enfrentadas e formas de solucioná-las. Ouvindo-os sempre (este é o segredo), entre todos os profissionais da empresa, do funcionamento do mercado poderemos colher importantes subsídios para conseguir números mais confiáveis e exeqüíveis em vendas. Teremos como benefício maior a Adesão da força de vendas às metas propostas e seu engajamento voluntário no esforço para alcançá-las.

A confiança está depositada no Gerente de Vendas e sua disposição para o trabalho de integrar a força de vendas ao trabalho de previsão e planejamento. Algumas medidas têm efeito prático imediato:

• Definir que a tarefa de fazer previsão de vendas é um dos trabalhos da equipe de vendas e que sua confecção e performance serão levadas em consideração no momento da avaliação;
• Estabelecer prêmios para os vendedores com maior índice de acertos nas previsões.
• Informar periodicamente a cada vendedor sua posição no ranking de metas e acertos de previsão.
• Treinar a força de vendas para “enxergar” o negócio do cliente.
• Instrumentar a força de vendas para elaborar planos de negócio para a sua região ou carteira de clientes.
• Disponibilizar e treinar os vendedores no uso do sistema de informações da empresa e nos softwares específicos.

O trabalho do gerente de vendas é o de coletar as previsões dos vendedores e fazer sua consolidação e crítica, corrigindo distorções, solicitando novas informações e retornando as conclusões para os vendedores.

O outro passo é estabelecer as cotas de venda para cada vendedor levando em consideração os objetivos da empresa e as previsões feitas pelo vendedor. Negociar os pontos divergentes e estabelecer planos de ação e ajuda para que o mesmo alcance suas metas.

O gerente de vendas deve examinar todas as fontes de informação disponíveis e adequá-las estabelecendo as metas para a sua força de vendas. Estas metas precisam ter algumas características, quais sejam:

• Ser específica e clara;
• Ser Mensurável e não deixar dúvidas quanto a atingi-las;
• Ser Atingível;
• Ser Compatível não conflitando com outras metas:

Ser atingível é a principal característica a ser observada pelo gerente de vendas quando definir as metas. É conhecido o impacto negativo que metas inatingíveis provocam na motivação do vendedor.

Estabelecer prioridades e subdividir as metas em etapas de tempo menores para poder acompanhar e corrigir quando necessário.

Outro fator relevante é o tempo despendido pela força de vendas no cumprimento das tarefas de previsão de vendas. Algumas vezes o processo é extremamente demorado e ineficiente, quer seja por falta de um sistema de apoio, quer seja pelo número excessivo de itens e clientes a prever. Algumas providências podem simplificar a elaboração da previsão de vendas:

• Fornecer aos vendedores informações sobre o comportamento das vendas, na sua região ou para os seus clientes, no mesmo período do ano anterior e nos últimos meses do ano corrente. As médias e tendências devem ser calculadas previamente. Fica facilitado o trabalho do vendedor se o mesmo possuir informações de referência.
• Selecionar pelo critério ABC os produtos, serviços e clientes mais relevantes, sobre os quais o esforço de previsão fará alguma diferença.
• Definir o horizonte de previsão e períodos de revisão.
• A atividade de vender é sempre de curto prazo. Exigir que o vendedor faça previsões anuais de vendas é transferir uma responsabilidade que é exclusiva do gerente de vendas e da diretoria da empresa. Os vendedores devem ser chamados a fazer previsões, no máximo, trimestrais.
• Incorporar a força de vendas ao esforço de realizar previsões de vendas mais confiáveis e realizáveis é o desafio do gerente de vendas.

O objetivo final do planejamento de vendas é transformar os objetivos globais de receita da empresa em cotas individuais por vendedor para que o mesmo saiba exatamente o que dele é esperado.